Bán hàng với VHTerp

Không tạo phiếu giao hàng(Skip Delivery Note)

Trong VHTerp, khi bạn chọn "Không tạo phiếu giao hàng" trong Đơn hàng, hệ thống sẽ bỏ qua bước tạo Phiếu giao hàng và cho phép bạn tạo Hóa đơn bán hàng trực tiếp từ Đơn hàng, ngay cả khi hàng chưa được giao.

Điều gì sẽ xảy ra khi chọn "Không tạo phiếu giao hàng"?

  1. Không cần tạo Không tạo phiếu giao hàng

    • Bình thường, khi tạo Hóa đơn bán hàng, hệ thống yêu cầu phải có phiếu giao hàng  trước để ghi nhận việc giao hàng.

    • Nếu chọn Không tạo phiếu giao hàng, bạn có thể tạo Hóa đơn bán hàng trực tiếp mà không cần bước trung gian này.

  2. Hàng hóa không được ghi nhận trong kho

    • Vì không có phiếu giao hàng, VHTerp không giảm số lượng tồn kho khi tạo Hóa đơn bán hàng.

    • Điều này có nghĩa là hệ thống sẽ không ghi nhận rằng hàng đã xuất kho.

  3. Phù hợp cho dịch vụ hoặc sản phẩm không cần giao hàng

    • Nếu bạn bán dịch vụ hoặc sản phẩm không có quản lý kho, bạn có thể chọn Không tạo phiếu giao hàng để bỏ qua bước giao hàng.

  4. Ảnh hưởng đến báo cáo hàng tồn kho

    • Nếu sử dụng hệ thống quản lý kho (Inventory), việc Không tạo phiếu giao hàng có thể làm cho báo cáo Sổ cái tồn kho và Số dư tồn kho không chính xác, vì VHTerp không giảm số lượng hàng xuất kho.

Khi nào nên chọn "Không tạo phiếu giao hàng"?

✅ Bán dịch vụ (vì không cần giao hàng vật lý).
✅ Bán sản phẩm không theo dõi tồn kho.
✅ Muốn tạo hóa đơn nhanh mà không cần qua bước giao hàng.

⚠️ Khi không nên chọn "Không tạo phiếu giao hàng"
❌ Nếu bạn cần quản lý kho chính xác, vì hàng sẽ không bị giảm khỏi tồn kho khi hóa đơn được tạo.
❌ Nếu doanh nghiệp cần kiểm soát quy trình giao hàng chặt chẽ.

Điều gì sẽ xảy ra, nếu cho phép tạo Hóa đơn bán hàng từ Đơn hàng ở trạng thái chỉnh sửa(nháp)

- Một thực tế và quan trọng — đặc biệt khi bạn muốn linh hoạt quy trình “Nhận cọc → Tạo  đơn → Ra hóa đơn” hoặc tạo hóa đơn tạm khi Đơn hàng vẫn đang được chỉnh sửa (trạng thái Draft).

- VHTerp mặc định KHÔNG cho phép bạn tạo Hóa đơn bán hàng từ Đơn hàng ở trạng thái chỉnh sửa, vì đó chưa phải là đơn hàng chính thức.

Nếu bạn cho phép tạo Hóa đơn bán hàng từ Đơn hàng đang chỉnh sửa, thì

Tác động Chi tiết
Vi phạm nguyên tắc kế toán cơ bản Vì bạn ghi nhận doanh thu dựa trên đơn hàng chưa chốt
Có thể tạo nhiều hóa đơn từ 1 bản nháp chưa hoàn chỉnh Ví dụ: sản phẩm, giá, thuế còn đang thay đổi
Rủi ro dữ liệu trùng / sai Vì SO chưa finalized mà đã tạo hóa đơn
Doanh thu được ghi nhận kế toán Dù khách có thể hủy đơn
Khi ghi nhận đơn hàng sau này Không tự liên kết ngược lại được đầy đủ (nếu có thay đổi sản phẩm)

I. Tại sao Vi phạm nguyên tắc kế toán cơ bản

1. Nguyên tắc Kế toán: Ghi nhận doanh thu khi đã hoàn thành nghĩa vụ

Theo nguyên tắc Doanh thu được ghi nhận khi có cơ sở chắc chắn rằng hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp và khách hàng có nghĩa vụ thanh toán.

Tại sao điều này là sai?
Lý do Diễn giải
Thiếu ràng buộc pháp lý Đơn hàng Nháp không có giá trị pháp lý – khách hàng chưa ký, chưa cam kết
Doanh thu ảo Ghi nhận doanh thu sớm làm sai lệch kết quả kinh doanh – giống như “doanh thu ảo”
Báo cáo tài chính sai Doanh thu được ghi nhận không đúng thời điểm => báo cáo lợi nhuận sai lệch
Thuế GTGT (VAT) Nếu tạo hóa đơn thuế từ đơn hàng chưa xác nhận, có thể bị truy thu, phạt do ghi nhận sai thời điểm chịu thuế 
Ngày 01: Khách đặt hàng (Trạng thái chỉnh sửa)
Ngày 02: Nhân viên tạo hóa đơn từ đơn hàng Trạng thái chỉnh sửa => hệ thống ghi nhận 10 triệu doanh thu
Ngày 03: Khách hủy đơn => không mua nữa

=> Doanh thu 10 triệu là **sai** – vì đơn hàng chưa chắc chắn xảy ra.
Giải pháp khuyên dùng (chuẩn & linh hoạt):
Tình huống Giải pháp
Khách muốn lấy hóa đơn tạm ứng (đặt cọc) khi Đơn hàng chưa chốt Tạo Hóa đơn bán hàng không liên kết với Đơn hàng, chỉ ghi "đặt cọc hợp đồng XYZ"
Sau này Đơn hàng hoàn tất Tạo hóa đơn còn lại và khấu trừ khoản thanh toán trước(deduct advance payment)
Muốn theo dõi số tiền đã trả cho 1 đơn Chỉnh sửa Như ta đã làm: custom field + tính tổng tiền đã thanh toán

Câu hỏi đặt ra
vậy khi tạo Hóa đơn độc lập, không liên kết Đơn hàng,  thì số tiền vẫn tính vào doanh thu mà, nếu khách hàng hủy thì sao?

Trả lời:

Không nên ghi nhận doanh thu thực sự cho khoản đặt cọc.
Khoản này nên được hạch toán là "nợ phải trả" (liability) hoặc "doanh thu chưa thực hiện" (unearned revenue).
Nếu khách hủy thì xử lý hoàn trả hoặc khấu trừ theo thỏa thuận.

Chi tiết hơn: Ghi nhận kế toán đúng cho hóa đơn đặt cọc
Khoản mục Kế toán đúng Giải thích
Hóa đơn đặt cọc Không ghi vào doanh thu Vì bạn chưa thực hiện nghĩa vụ cung cấp hàng hóa/dịch vụ
Ghi nhận ở đâu? Vào tài khoản "Tiền nhận trước của khách hàng" (Advance from customers) Đây là nợ phải trả, bạn nợ khách hàng 1 nghĩa vụ
Khi nào mới ghi doanh thu? Khi giao hàng xong hoặc hoàn thành dịch vụ, tạo hóa đơn chính Lúc đó mới ghi vào doanh thu thực hiện
Vì Vây, Nếu ghi doanh thu từ hóa đơn đặt cọc và khách hủy

Bạn sẽ gặp rủi ro:

II. Ghi nhận doanh thu sớm làm sai lệch kết quả kinh doanh – giống như “doanh thu ảo”

1. Doanh thu ảo là gì?

Doanh thu ảo là khoản doanh thu được ghi nhận trên sổ sách, nhưng thực tế chưa phát sinh nghĩa vụ cung cấp hàng hóa/dịch vụ.

Nói cách khác: chưa làm gì, chưa giao hàng, chưa xong hợp đồng, nhưng đã ghi nhận doanh thu.

2. Ví dụ thực tế

Giả sử bạn có một khách hàng ký hợp đồng mua hàng trị giá 100 triệu, yêu cầu đặt cọc 30 triệu.

Bạn tạo Hóa đơn bán hàng cho 30 triệu và hệ thống/kế toán ghi nhận:

Doanh thu: +30,000,000

Nhưng:

Thực chất bạn chưa có doanh thu! Mà mới chỉ nhận được tiền tạm ứng.

3. Hậu quả của việc ghi nhận doanh thu sớm

Hậu quả Giải thích
Lợi nhuận tăng ảo Vì hệ thống tính: Doanh thu - Chi phí = Lợi nhuận. Nếu doanh thu sai → lợi nhuận sai
Đóng thuế thu nhập doanh nghiệp sai Bạn phải đóng thuế trên doanh thu chưa thật sự phát sinh
Báo cáo tài chính không phản ánh đúng Ban giám đốc, cổ đông... hiểu nhầm rằng công ty đang "ăn nên làm ra"
Vỡ kế hoạch tài chính Khi kế hoạch chi tiêu dựa vào "doanh thu ảo" mà không có dòng tiền thật
Phải điều chỉnh báo cáo, hủy hóa đơn, ghi giảm doanh thu Rắc rối kế toán, dễ bị truy thu thuế nếu cơ quan phát hiện

4. Nguyên tắc kế toán liên quan

Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) và chuẩn quốc tế (IFRS), doanh thu chỉ được ghi nhận khi hội đủ 5 điều kiện:

  1. Có rủi ro và lợi ích của hàng hóa đã chuyển giao cho khách hàng

  2. Không còn quyền quản lý hoặc kiểm soát hàng hóa

  3. Doanh thu được xác định chắc chắn

  4. Có khả năng thu được tiền

  5. Chi phí liên quan đến giao dịch được xác định đáng tin cậy

 Như vậy: nếu đơn hàng vẫn chỉnh sửa, chưa giao hàng → không được ghi nhận doanh thu.

5. Giải pháp thay thế

Khi khách đặt cọc, bạn nên:

III. Rủi ro dữ liệu trùng / sai

Ý chính:

Nếu bạn tạo hóa đơn (invoice) khi đơn hàng vẫn còn ở trạng thái chỉnh sửa (draft), thì dễ dẫn đến:

Ví dụ dễ hiểu

Tình huống:

  1. Bạn có đơn hàng SO-001 đang ở trạng thái Chỉnh sửa (chưa được xác nhận).

  2. Nhân viên kế toán tạo luôn Sales Invoice từ đơn hàng này.

  3. Sau đó nhân viên bán hàng sửa lại đơn hàng (thay đổi sản phẩm / số lượng / giá).

  4. Hóa đơn đã phát hành lại không đúng với thông tin đơn hàng sau cùng.

Rủi ro gặp phải:

Rủi ro Mô tả
Dữ liệu bị trùng Một đơn hàng có thể được tạo hóa đơn nhiều lần vì chưa được "chốt", dẫn đến ghi nhận doanh thu 2 lần
Thông tin hóa đơn không khớp đơn hàng Ví dụ: đơn hàng đặt 10 sản phẩm, nhưng sau chỉnh lại còn 8 → hóa đơn đã xuất vẫn là 10
Báo cáo sai lệch Báo cáo doanh thu, công nợ, tồn kho sai vì số liệu không đồng nhất
Hóa đơn không hợp lệ theo quy định Hóa đơn cần căn cứ trên giao dịch cụ thể đã xác nhận, không phải trạng thái tạm
Khó xử lý điều chỉnh / hoàn / sửa Nếu hóa đơn đã gửi cho khách, mà thông tin thay đổi → bạn phải hủy hóa đơn, làm lại thủ tục phức tạp

Vì sao nên chốt đơn hàng trước khi tạo hóa đơn?

Trạng thái Đã Ghi Nhận trong hệ thống VHTerp:

→ Giúp cho hệ thống hóa đơn, ghi nhận doanh thu, tồn kho, giao hàng đều đồng nhất và tin cậy.


IV. Doanh thu được ghi nhận kế toán, dù khách có thể hủy đơn

Nghĩa là gì?

Nhưng nếu hóa đơn này được tạo trước khi đơn hàng chính thức chốt, khách vẫn có thể hủy đơn, hoặc thay đổi, hoặc từ chối nhận hàng.

Kết quả là:
Doanh thu đã ghi nhận = Không thực tế
→ Gọi là doanh thu ảo hoặc doanh thu bị ghi nhận sai.

Một ví dụ thực tế

  1. Khách hàng yêu cầu đơn hàng 100 triệu → bạn tạo Đơn hàng (SO-001) ở trạng thái Chỉnh sửa.

  2. Kế toán lập luôn Hóa đơn hệ thống ghi nhận:

    • Doanh thu +100 triệu

    • Công nợ phải thu +100 triệu

  3. Sau đó, khách hàng hủy đơn hoặc giảm xuống còn 60 triệu.

 Trong hệ thống kế toán, vẫn ghi nhận 100 triệu doanh thu, điều này:

Vì sao kế toán phải cẩn trọng với ghi nhận doanh thu?

Theo Chuẩn mực kế toán (VAS/IFRS):

Doanh thu chỉ được ghi nhận khi:

Tức là: Không ghi nhận trước, không ghi khi còn "dự kiến".

Hệ quả nếu ghi nhận sai
Hệ quả Mô tả
Báo cáo tài chính sai lệch Doanh thu, lợi nhuận, công nợ… không đúng với thực tế
Sai sót trong ra quyết định quản trị Lãnh đạo nghĩ công ty lãi, nhưng thật ra không
Rủi ro kiểm toán / thuế Thuế thu nhập doanh nghiệp, VAT bị tính trên doanh thu không thực tế
Phải hủy/sửa hóa đơn – gây rối hệ thống Xử lý hoàn, điều chỉnh, ghi bút toán đảo cực kỳ phức tạp

V. Không tự liên kết ngược lại được đầy đủ (nếu có thay đổi sản phẩm)

Ý nghĩa là gì?

Khi bạn tạo Hóa đơn bán hàng không liên kết trực tiếp với đơn hàng (Sales Order) — ví dụ vì đơn hàng còn ở trạng thái "Chỉnh sửa" — hệ thống sẽ:

Tình huống thực tế minh họa:

Bước 1: Tạo đơn hàng (Sales Order)

Nhưng đơn hàng này còn ở trạng thái Chỉnh sửa (chưa được xác nhận).

Bước 2: Kế toán tạo luôn hóa đơn (Sales Invoice)

Bước 3: Nhân viên kinh doanh chỉnh lại đơn hàng

Nhưng hóa đơn cũ vẫn giữ nguyên thông tin ban đầu.

💥 Hệ quả:

Vấn đề Tác động
Không có liên kết giữa SO và Invoice Không thể biết hóa đơn này thuộc đơn nào
Không thể đối chiếu chính xác Sản phẩm, số lượng, giá đã bị thay đổi
Rủi ro sai lệch số liệu Doanh thu không khớp với thực tế bán hàng
Tính toán tồn kho / chiết khấu / thuế bị lệch Do hệ thống không hiểu được quan hệ dữ liệu chính xác

Tổng kết

Khi bạn không liên kết hóa đơn với đơn hàng:

Tác giả: Đỗ Ngọc Tú
Công Ty Phần Mềm VHTSoft

Mối quan hệ giữa Bút toán thanh toán, Đơn hàng, và Hóa đơn bán hàng

– Khi nào liên kết với nhau?
– Tiền đi đâu?
– Ghi nhận kế toán ra sao?

Trước hết: hiểu rõ từng thành phần

Loại chứng từ Vai trò chính Có ảnh hưởng kế toán không?
Đơn hàng Đơn đặt hàng ❌ Không tạo bút toán
Hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng (ghi nhận doanh thu) Có
Bút toán thanh toán Chứng từ thu tiền từ khách Có

Mối quan hệ tổng quát:

Đơn hàng (khách đặt hàng)
       ↓
Hóa đơn bán hàng (xuất hóa đơn / ghi nhận doanh thu)
       ↓
Bút toán thanh toán (khách trả tiền - 1 phần hoặc toàn bộ)

Cụ thể quan hệ từng cặp:

1. Đơn hàng ↔ Hóa đơn bán hàng

Mối quan hệ Ghi chú
Đơn hàng → Hóa đơn bán hàng nếu chia thành nhiều đợt hóa đơn
Khi tạo Hóa đơn bán hàng từ Đơn hàng hệ thống sẽ tính Số tiền đã lập hóa đơn, cập nhật tỷ lệ

Trạng thái Đã lập hóa đơn của Đơn hàng sẽ tăng dần theo % đã lập Hóa đơn

2. Hóa đơn bán hàng ↔ Bút toán thanh toán(payment entry)

Mối quan hệ Ghi chú
1 Hóa đơn bán hàng → nhiều Bút toán thanh toán nếu khách trả tiền nhiều lần
Mỗi Bút toán thanh toán sẽ gắn với Hóa đơn bán hàng thông qua tham chiếu   
Khi Bút toán thanh toán được Ghi nhận hệ thống cập nhật Số tiền đã trả và Số tiền chưa thanh toán của Invoice

3. Đơn hàng ↔ Bút toán thanh toán (khi chưa tạo Hóa đơn bán hàng)

Mặc định trong VHTerp, Đơn hàng và Bút toán thanh toán không liên kết trực tiếp với nhau nếu bạn chưa tạo Hóa đơn bán hàng.

Chi tiết hơn:

Hành động VHTerp xử lý ra sao?
Tạo Đơn hàng Không sinh bút toán, không ảnh hưởng kế toán
Tạo Bút toán thanh toán trước khi tạo Hóa đơn bán hàng Có thể làm được, nhưng không có liên kết trực tiếp với Đơn hàng
Hệ thống có lưu Đơn hàng trong Bút toán thanh toán không? ❌ Không (mặc định)
Có ghi nhận là "đặt cọc cho đơn hàng nào" không? ❌ Không có mặc định – bạn phải tự custom 

Vậy tiền đi đâu?

Khi bạn tạo Bút toán thanh toán mà không có Hóa đơn bán hàng nào để gắn vào, VHTerp sẽ:

  1. Thu tiền → Sinh bút toán:

    • Nợ 111/112 (tiền mặt/ngân hàng)

    • Có 131 (hoặc 3387) nếu thiết lập đúng

  2. Ghi vào Số tiền chưa phân bổ trong Bút toán thanh toán

  3. Tiền này được xem là  Đặt cọc(Advance) của khách hàng

  4. Sẽ được gợi ý để dùng trừ vào Hóa đơn bán hàng sau này

Đỗ Ngọc Tú
Công Ty Phần Mềm VHTSoft

Mối quan hệ giữa: Hóa đơn bán hàng, Số tiền đã lập hóa đơn, Công nợ phải thu từ khách hàng (Accounts Receivable)

Mối quan hệ giữa:

  1. Hóa đơn bán hàng (Sales Invoice)

  2. Số tiền đã lập hóa đơn (Amount Billed)

  3. Công nợ phải thu từ khách hàng (Accounts Receivable)

1. Hóa đơn bán hàng (Sales Invoice)

2. Số tiền đã lập hóa đơn (Amount Billed)

Tình huống Số tiền đã lập hóa đơn
Đã tạo hóa đơn 50% = 50% Tổng sau thuế(Grand Total)
Đã tạo hóa đơn đủ 100% = 100%
Chưa tạo hóa đơn nào = 0

3. Công nợ (Accounts Receivable)

Mối quan hệ giữa 3 khái niệm

Hoạt động Tác động
Tạo Hóa đơn bán hàng → Làm tăng Số tiền đã lập hóa đơn và công nợ
Thanh toán Bút toán thanh toán gắn với Hóa đơn → Giảm công nợ
Gắn Đơn hàng vào Hóa đơn bán hàng → Cập nhật Số tiền đã lập hóa đơn  cho Đơn hàng

Ví dụ thực tế:

Đơn hàng trị giá 100 triệu

Hành động Ghi nhận
Tạo Đơn hàng Số tiền đã lập hóa đơn = 0, Công nợ = 0
Tạo hóa đơn 60 triệu Số tiền đã lập hóa đơn = 60 triệu, Công nợ = 60 triệu
Khách trả 30 triệu Công nợ = 30 triệu, Số tiền đã lập hóa đơn không đổi
Tạo hóa đơn còn lại 40 triệu Số tiền đã lập hóa đơn = 100 triệu, Công nợ = 70 triệu
Khách trả tiếp 70 triệu Công nợ = 0  Đã thanh toán hết Số tiền đã lập hóa đơn không đổi(100 triệu)

Kết nối với báo cáo:

Báo cáo Dữ liệu sử dụng
📊 Phân tích bán hàng Hóa đơn bán hàng → thể hiện doanh thu
📋 Công nợ phải thu từ khách hàng Hóa đơn bán hàng + Bút toán thanh toán→ thể hiện công nợ
📈 Theo dõi đơn hàng Số tiền đã đã lập hóa đơn, Số lượng hàng hóa đã giao, Tổng số tiền đã thanh toán

Tóm lại:

Khái niệm Vai trò Sinh ra từ
Hóa đơn bán hàng Ghi nhận doanh thu, khởi tạo công nợ Bước xuất hóa đơn
Số tiền đã lập hóa đơn Cho biết bạn đã hóa đơn hóa bao nhiêu của đơn hàng Tính từ các hóa đơn
Công nợ (AR) Phần tiền khách chưa trả Hóa đơn bán hàng - Thanh toán

Tác giả: Đỗ Ngọc Tú
Công Ty Phần Mềm VHTSoft

 

Tại sao doanh thu là số tiền đã lập hóa đơn, chứ không phải số tiền đã thu được

Trả lời ngắn gọn:

💰 Doanh thu = Số tiền đã lập hóa đơn (Amount Billed)
❌ Không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa

Lý do: Nguyên tắc kế toán dồn tích (Accrual Accounting

Doanh thu được ghi nhận tại thời điểm bạn giao hàng/dịch vụ và lập hóa đơn,
Không chờ đến lúc khách hàng trả tiền.

Ví dụ thực tế:

  1. Ngày 1/4: Bạn giao nội thất cho khách, tạo hóa đơn 100 triệu
    → Hệ thống ghi nhận doanh thu 100 triệu

  2. Ngày 10/4: Khách trả tiền 50 triệu
    → Hệ thống giảm công nợ còn lại 50 triệu

  3. Ngày 20/4: Khách trả nốt 50 triệu
    → Công nợ = 0, nhưng doanh thu vẫn là 100 triệu từ ngày 1/4

Tại sao phân biệt điều này rất quan trọng?

Điều gì Ghi nhận ở đâu?
Doanh thu → Hóa đơn bán hàng(ghi sổ doanh thu – 511)
Công nợ → Số tiền khách còn nợ → 131 (Accounts Receivable)
Tiền mặt / ngân hàng → Chỉ khi có Bút toán thanh toán

Tóm lại:

Nội dung Ghi nhận từ đâu Ảnh hưởng tài chính
Doanh thu Khi tạo Hóa đơn bán hàng Là thu nhập hợp pháp
Đã thu tiền Khi tạo Bút toán thanh toán Là dòng tiền (cash flow)
Còn nợ Hóa đơn bán hàng - Bút toán thanh toán Là công nợ (Accounts Receivable)

 

Trong hệ thống VHTerp:

Tác giả: Đỗ Ngọc Tú
Công Ty Phần Mềm VHTSoft

Tính doanh số trong VHTerp

Trong VHTerp, doanh số bán hàng được tính dựa trên:

🔹 Hóa đơn bán hàng đã được Ghi nhận
🔸 Không phụ thuộc vào việc khách đã trả tiền hay chưa

Vậy “doanh số” là gì?

Doanh số thường được hiểu là:
Tổng giá trị hàng hóa/dịch vụ đã bán ra (đã lập hóa đơn) trong một khoảng thời gian.

→ Tức là:

Doanh số = Tổng sau thuế của các Hóa đơn bán hàng đã được nghi nhận

Ví dụ:

Ngày Hành động Kết quả
01/04 Tạo Đơn hàng trị giá 100 triệu ❌ Không ảnh hưởng doanh số
05/04 Tạo Hóa đơn bán hàng 60 triệu → Ghi nhận Doanh số tăng 60 triệu
07/04 Khách trả tiền 30 triệu ❌ Không ảnh hưởng doanh số

Sao Doanh số lại giống Doanh thu vậy?

Thực tế: Doanh số và doanh thu rất gần nhau – nhưng KHÔNG hoàn toàn giống nhau, và sự khác biệt phụ thuộc vào ngữ cảnh sử dụng (đặc biệt là giữa kế toán và kinh doanh).

Trong VHTerp (và đa số phần mềm ERP):

Doanh số = Doanh thu
đều được tính khi lập Hóa đơn bán hàng

Vì hệ thống kế toán chỉ ghi nhận "doanh số bán hàng" khi có hóa đơn chính thức.

Trong thực tế Việt Nam:

Góc nhìn Doanh số là… Doanh thu là…
Kinh doanh / bán hàng Tổng giá trị đơn hàng bán ra (đã chốt hoặc đã giao) Có thể trùng, hoặc chưa đủ
Kế toán Tổng tiền đã xuất hóa đơn (Sales Invoice) Chính là doanh thu hợp pháp
VHTerp Tổng giá trị Hóa đơn bán hàng Giống nhau 

✅ Vì vậy trong VHTerp: "doanh số" = "doanh thu" = giá trị từ Hóa đơn bán hàng đã được ghi nhận

Một số người phân biệt thế này:

Khác biệt Doanh số Doanh thu
Bao gồm đặt hàng chưa hóa đơn? Có thể ❌ Không
Ghi nhận khi nào? Khi chốt đơn, giao hàng Khi xuất hóa đơn
Được xem là thu nhập kế toán? ❌ Không Có

Nhưng trong VHTerp, để đảm bảo chặt chẽ – hợp chuẩn kế toán, chỉ lấy Hóa đơn bán hàng để tính cả doanh số & doanh thu

Vậy khi nào cần phân biệt?

Tình huống Nên phân biệt
Theo dõi năng suất nhân viên kinh doanh Dùng “doanh số” từ Đơn hàng
Báo cáo kết quả kinh doanh, lợi nhuận Dùng “doanh thu” từ Hóa đơn bán hàng
Phân tích thực thu, công nợ So sánh Hóa đơn bán hàng và Bút toán thanh toán

Kết luận:

Khái niệm Trong VHTerp
Doanh số (Sales Performance) = Hóa đơn bán hàng đã Nghi nhận
Doanh thu (Accounting Revenue) = Hóa đơn bán hàng đã Ghi nhận

Tác giả: Đỗ Ngọc Tú
Công Ty Phần Mềm VHTSoft

Làm thế nào để quản lý Dòng tiền chi ra cho doanh nghiệp một cách hiệu quả trong VHTerp?

Trước hết: Dòng tiền chi ra là gì?

Là tất cả số tiền thực tế công ty bạn đã chi ra trong một khoảng thời gian (thường theo ngày, tuần, tháng).

Bao gồm:

Trong VHTerp: dòng tiền chi ra được ghi nhận từ đâu?

Loại giao dịch Ghi nhận từ
Trả tiền nhà cung cấp Bút toán thanh toán(Trả tiền) gắn với Hóa đơn mua hàng
Trả lương Phiếu lương+ Bút toán thanh toán
Chi phí vận hành Bút toán nhật ký hoặc Bút toán thanh toán
Tạm ứng cho nhân viên Bút toán thanh toán hoặc Yêu cầu hoàn phí

Tất cả các khoản này đều tạo bút toán, và thể hiện trong Báo cáo dòng tiền

Cách quản lý dòng tiền chi ra hiệu quả trong VHTerp

1. Chuẩn hóa việc ghi nhận chi tiền

Mọi khoản chi đều phải qua Bút toán thanh toán, không dùng chi tay hoặc chỉ nhập Excel.

Bước Thực hiện
Tạo hóa đơn mua hàng Tạo hóa đơn mua hàng
Khi thanh toán Tạo Bút toán thanh toán→ loại: Trả tiền
Ghi rõ mục đích Gắn vào Tham chiếu(Hóa đơn mua hàng, hoặc dùng Tài khoản chi phí)
Không có hóa đơn? Dùng Bút toán nhật ký hoặc Yêu cầu hoàn phí

2. Gắn đúng loại chi phí

Trong Bút toán thanh toán, hãy gắn vào đúng:

Giúp bạn biết chi tiền cho ai / cái gì / khi nào / vì sao

3. Theo dõi dòng tiền theo thời gian

Vào:
Kế toán > Báo cáo > Dòng tiền

Tại đây bạn sẽ thấy:

Diễn giải
Tồn đầu kỳ
Tiền thu vào
Tiền chi ra 
Thu – Chi
Số dư cuối kỳ

Cho phép bạn đánh giá: “Tháng này mình thu được bao nhiêu – chi bao nhiêu – dư/thiếu bao nhiêu tiền mặt”

4. Phân tích theo loại chi / nhà cung cấp

Bạn có thể:

5. Kiểm soát trước khi chi

Khi doanh nghiệp lớn hơn, bạn có thể:

Kiểm soát Cách làm
Trình duyệt phê duyệt Dùng Qui trình trong VHTerp: mỗi Bút toán thanh toán phải được quản lý duyệt
Giới hạn ngân sách Gắn Bút toán thanh toán theo  Trung tâm chi phí so với Ngân sách
Tự động cảnh báo nếu chi vượt mức Dùng Notification hoặc Script đơn giản

Mục tiêu cuối cùng khi quản lý dòng tiền chi:

Đảm bảo doanh nghiệp chi tiêu hợp lý, đúng lúc, không lãng phí
Không để hết tiền mặt, dẫn đến khủng hoảng tài chính
Có thể trả lời ngay câu hỏi:

💬 “Tháng này công ty đã chi những gì? Cho ai? Bao nhiêu? Còn tiền không?”

Tác giả: Đỗ Ngọc Tú
Công Ty Phần Mềm VHTSoft

Làm thế nào để quản lý dòng tiền thu vào hiệu quả trong VHTerp

Việc quản lý dòng tiền thu vào (Cash Inflow) là xương sống tài chính của mọi doanh nghiệp — giúp bạn trả lời các câu hỏi quan trọng như:

Vậy Dòng tiền thu vào là gì?

Là số tiền thực tế doanh nghiệp thu được trong một khoảng thời gian
từ: khách hàng, đặt cọc, hoàn nợ, hoàn thuế, bán tài sản, v.v.

Trong VHTerp, dòng tiền thu vào đến từ:

Loại dòng tiền Ghi nhận bằng
Khách hàng thanh toán Bút toán thanh toán – loại Nhận tiên
Trả trước (đặt cọc) Bút toán thanh toán – loại Nhận tiên(chưa phân bổ)
Khách trả cho hóa đơn Tham chiếu bút toán thanh toán trong hóa đơn
Khách hàng chuyển khoản hoặc tiền mặt Phương thức thanh toán
Hoàn tiền từ nhân viên / ngân hàng Bút toán nhật ký hoặc Bút toán thanh toán

Cách quản lý dòng tiền thu vào trong VHTerp.

Mục tiêu:

Cần theo dõi Làm gì trong VHTerp?
Ai đã trả tiền? Lọc Bút toán thanh toán theo Khách hàng
Đã thu bao nhiêu trong tháng? Lọc theo Ngày ghi nhận
Đã thu cho hóa đơn nào? Xem tab Tham chiếu trong Bút toán thanh toán
Đã thu đủ cho đơn hàng chưa? So sánh Tổng sau thuế với Số tiền đã trả trong Hóa đơn bán hàng
Dòng tiền ròng theo ngày? Xem Báo cáo dòng tiền

 

Các bước thiết lập & sử dụng:

1. Ghi nhận đầy đủ các khoản thu

Mỗi lần khách hàng thanh toán:

2. Phân loại rõ ràng Phương thức thanh toán

Loại thanh toán
Chuyển khoản ngân hàng
Tiền mặt
Momo/ZaloPay
Đặt cọc trước

Cho phép bạn phân tích theo Phương thức thanh toán

3. Theo dõi tiền đã thu theo thời gian

Vào: Kế toán > Báo cáo > Dòng tiền

Bạn sẽ thấy:

Diễn giải
Tồn đầu kỳ
Tổng tiền thu được
Tiền chi
Thu – Chi
Tồn cuối kỳ

4. Lọc trong danh sách Bút toán thanh toán

  1. Vào: Accounts > Payment Entry

  2. Lọc:

    • Kiểu thanh toán = Nhận tiền

    • Ngày ghi nhận theo tháng/tuần

  3. Nhóm bởi:

    • Khách hàng

    • Phương thức thanh toán

    • Nhân viên kinh doanh(nếu có)

5. Xây dựng báo cáo Dòng tiền thu

Báo cáo nên có
Tổng tiền thu theo tháng
Tổng thu theo khách hàng
Tổng thu so với hóa đơn
Tạm ứng chưa lập hóa đơn

Một số chỉ số hữu ích để quản lý:

Chỉ số Ý nghĩa Cách tính
Tổng tiền thu trong tháng Tổng dòng tiền vào Sum của Bút toán thanh toán
% hóa đơn đã được thanh toán Tỷ lệ thu tiền Đã thanh toán  / Tổng sau thuế
Công nợ còn lại Còn phải thu Hóa đơn bán hàng chưa được thanh toán
Tạm ứng chưa lập hóa đơn Tiền đã nhận trước Số tiền chưa phân bổ

Gợi ý chiến lược quản lý tốt dòng tiền thu:

Việc cần làm Gợi ý
Luôn tạo Bút toán thanh toán cho mọi khoản thu Đừng chỉ đánh dấu “đã thu”
Gắn với Hóa đơn bán hàng nếu có Giúp theo dõi công nợ chính xác
Nếu chưa có hóa đơn → gắn Tạm ứng Sau này trừ vào hóa đơn sau
Phân loại Phương thức thanh toán rõ ràng Để phân tích hình thức thanh toán
Báo cáo định kỳ Theo tháng, khách hàng, nhân viên bán hàng

Tóm tắt:

Bạn muốn biết gì? Dữ liệu từ
Tiền thực sự đã thu Bút toán thanh toán(Nhận tiền)
Khách đã trả bao nhiêu? Bút toán thanh toán nhóm bởi Khách hàng
Có khớp với hóa đơn chưa? So sánh với Hóa đơn bán hàng
Tạm ứng chưa hóa đơn? Bút toán thanh toán chưa có tham chiếu

 

Tác giả: Đỗ Ngọc Tú

Công Ty Phần Mềm VHTSoft


 

 

Quản lý Lãi / Lỗ trong doanh nghiệp sử dung VHTerp

Làm sao để quản lý Lãi / Lỗ trong doanh nghiệp bằng VHTerp?

Đây là mục tiêu cốt lõi của một hệ thống ERP — không chỉ để ghi nhận mà còn giúp bạn ra quyết định kinh doanh đúng đắn.

MỤC TIÊU:

Trả lời được câu hỏi:

“Doanh nghiệp tôi đang lời hay lỗ?”,
“Lãi bao nhiêu? Lỗ vì đâu?”,
“Mảng nào lãi, mảng nào lỗ?”

CƠ BẢN: Lãi – Lỗ là gì?

📘 Lợi nhuận (Lãi) = Doanh thu – Chi phí

1. CÁCH VHTerp TÍNH LÃI / LỖ

VHTerp sử dụng báo cáo:

Báo cáo lãi lỗ
(= Báo cáo Kết quả Hoạt động Kinh doanh)

Menu: Kế toán > Báo cáo > Báo cáo Kết quả Hoạt động Kinh doanh

Công thức trong VHTerp:

LỢI NHUẬN = Doanh thu (Revenue) - Giá vốn (COGS)
          = Lợi nhuận gộp (Gross Profit) - Chi phí hoạt động (Operating Expenses)
          = Lợi nhuận thuần (Net Profit)

VHTerp tự động lấy từ các bút toán kế toán (GL Entry) sinh ra khi bạn:

2. CÁC NGUỒN DỮ LIỆU VHTerp DÙNG ĐỂ TÍNH

Chứng từ Góp phần vào
Tạo Hóa đơn bán hàng Doanh thu
Tạo Hóa đơn mua hàng Giá vốn, chi phí
Phiếu lương Chi phí nhân sự
Bút toán thanh toán Không ảnh hưởng (chỉ dòng tiền)
Bút toán nhật ký Chi phí, điều chỉnh, chi phí khác
Chứng từ kho Giá vốn hàng bán nếu có tính tồn kho

3. CÁCH QUẢN LÝ LÃI / LỖ HIỆU QUẢ

BƯỚC 1: TẠO VÀ PHÂN LOẠI TÀI KHOẢN CHI TIẾT

Có thể phân chia theo Trung tâm chi phí, dự ánnếu muốn chi tiết theo bộ phận

BƯỚC 2: GHI NHẬN ĐẦY ĐỦ

Loại hoạt động Phải làm gì
Bán hàng Tạo Hóa đơn bán hàng
Mua hàng Tạo Hóa đơn mua hàng
Lương Dùng Bảng lương hoặc Bút toán nhật ký
Chi phí khác Tạo Bút toán nhật ký hoặc Yêu cầu khi phí
Tồn kho Dùng Chứng từ kho, Đối chiếu tồn kho
BƯỚC 3: CHẠY BÁO CÁO

Vào:
Kế toán > Báo cáo > Hoạt động kinh doanh

Lọc theo:

Khoản mục Số tiền (VND)
1. Doanh thu bán hàng 500,000,000
2. Giá vốn hàng bán (COGS) 300,000,000
  ------------------
➤ Lợi nhuận gộp 200,000,000
   
3. Chi phí nhân viên 50,000,000
4. Chi phí thuê mặt bằng 20,000,000
5. Chi phí khác 10,000,000
  ------------------
➤ Lợi nhuận thuần 120,000,000

BÁO CÁO HỮU ÍCH KHÁC

Báo cáo Dùng làm gì
Phân tích hiệu quả kinh doanh(Profitability Analysis) Lãi/lỗ theo đơn hàng, dự án, khách hàng
Lợi nhuận gộp(Gross Profit) Phân tích lợi nhuận gộp từng sản phẩm
Chênh lệch ngân sách(Budget Variance) So sánh chi phí thực tế vs ngân sách
Bảng cân đối thử(Trial Balance) Kiểm tra toàn bộ số dư tài khoản

MẸO QUẢN LÝ LÃI / LỖ CHẶT CHẼ

Mẹo Giải thích
Dùng Trung tâm chi phí theo phòng ban Biết bộ phận nào lời, bộ phận nào lỗ
Gắn Dự án cho từng công trình / hợp đồng Biết lời/lỗ theo dự án
Luôn gắn Tài khoản rõ ràng khi chi Phân loại chi phí chính xác
Thiết lập Ngân sách theo Trung tâm chi phí Kiểm soát chi trước khi phát sinh
Định kỳ xem Lãi / lỗ theo tháng Ra quyết định nhanh, điều chỉnh kịp thời

Tác giả: Đỗ Ngọc Tú
Công Ty Phần Mềm VHTSoft