# Điều gì sẽ xảy ra, nếu cho phép tạo Hóa đơn bán hàng từ Đơn hàng ở trạng thái chỉnh sửa(nháp) **- Một thực tế và quan trọng** — đặc biệt khi bạn muốn linh hoạt quy trình “**Nhận cọc → Tạo đơn → Ra hóa đơn**” hoặc tạo hóa đơn tạm khi **Đơn hàng vẫn đang được chỉnh sửa (trạng thái Draft)**. **- VHTerp mặc định KHÔNG cho phép** bạn tạo Hóa đơn bán hàng từ Đơn hàng ở trạng thái chỉnh sửa, **vì đó chưa phải là đơn hàng chính thức**. Nếu bạn **cho phép** tạo Hóa đơn bán hàng từ Đơn hàng đang chỉnh sửa, thì
Tác độngChi tiết
Vi phạm nguyên tắc kế toán cơ bảnVì bạn ghi nhận doanh thu dựa trên đơn hàng chưa chốt
Có thể tạo nhiều hóa đơn từ 1 bản nháp chưa hoàn chỉnhVí dụ: sản phẩm, giá, thuế còn đang thay đổi
Rủi ro dữ liệu trùng / saiVì SO chưa finalized mà đã tạo hóa đơn
Doanh thu được ghi nhận kế toánDù khách có thể hủy đơn
Khi ghi nhận đơn hàng sau nàyKhông tự liên kết ngược lại được đầy đủ (nếu có thay đổi sản phẩm)
### **I. Tại sao Vi phạm nguyên tắc kế toán cơ bản** ### 1. Nguyên tắc Kế toán: **Ghi nhận doanh thu khi đã hoàn thành nghĩa vụ** > Theo nguyên tắc **Doanh thu được ghi nhận khi có cơ sở chắc chắn rằng hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp và khách hàng có nghĩa vụ thanh toán**. - Đơn hàng ở trạng thái **Chỉnh sửa** => nghĩa là khách hàng chưa **cam kết**, bạn chưa có nghĩa vụ giao hàng, và **giao dịch chưa chắc chắn xảy ra**. - Nếu bạn tạo hóa đơn (ghi nhận doanh thu) từ một đơn hàng chưa được xác nhận, tức là **bạn ghi nhận doanh thu sớm**, trước khi có bằng chứng chắc chắn rằng khách hàng **chấp nhận mua**. ##### **Tại sao điều này là sai?**
Lý doDiễn giải
Thiếu ràng buộc pháp lýĐơn hàng Nháp không có giá trị pháp lý – khách hàng chưa ký, chưa cam kết
Doanh thu ảoGhi nhận doanh thu sớm làm sai lệch kết quả kinh doanh – giống như “doanh thu ảo”
Báo cáo tài chính saiDoanh thu được ghi nhận không đúng thời điểm => báo cáo lợi nhuận sai lệch
Thuế GTGT (VAT)Nếu tạo hóa đơn thuế từ đơn hàng chưa xác nhận, có thể bị truy thu, phạt do ghi nhận sai thời điểm chịu thuế
```html Ngày 01: Khách đặt hàng (Trạng thái chỉnh sửa) Ngày 02: Nhân viên tạo hóa đơn từ đơn hàng Trạng thái chỉnh sửa => hệ thống ghi nhận 10 triệu doanh thu Ngày 03: Khách hủy đơn => không mua nữa => Doanh thu 10 triệu là **sai** – vì đơn hàng chưa chắc chắn xảy ra. ``` ##### **Giải pháp khuyên dùng (chuẩn & linh hoạt):**
Tình huốngGiải pháp
Khách muốn lấy hóa đơn tạm ứng (đặt cọc) khi Đơn hàng chưa chốtTạo **Hóa đơn bán hàng không liên kết với Đơn hàng**, chỉ ghi "đặt cọc hợp đồng XYZ"
Sau này Đơn hàng hoàn tấtTạo hóa đơn còn lại và **khấu trừ khoản thanh toán trước**(deduct advance payment**)**
Muốn theo dõi số tiền đã trả cho 1 đơn Chỉnh sửaNhư ta đã làm: custom field + tính tổng tiền đã thanh toán
Câu hỏi đặt ra vậy khi tạo Hóa đơn độc lập, không liên kết Đơn hàng, thì số tiền vẫn tính vào doanh thu mà, nếu khách hàng hủy thì sao? ## Trả lời: **Không nên ghi nhận doanh thu thực sự** cho khoản **đặt cọc**. Khoản này nên được hạch toán là **"nợ phải trả" (liability)** hoặc **"doanh thu chưa thực hiện" (unearned revenue)**. Nếu khách hủy thì xử lý hoàn trả hoặc khấu trừ theo thỏa thuận. ##### **Chi tiết hơn: Ghi nhận kế toán đúng cho hóa đơn đặt cọc**
Khoản mụcKế toán đúngGiải thích
Hóa đơn đặt cọc**Không ghi vào doanh thu**Vì bạn **chưa thực hiện nghĩa vụ cung cấp hàng hóa/dịch vụ**
Ghi nhận ở đâu?Vào tài khoản **"Tiền nhận trước của khách hàng"** (Advance from customers)Đây là **nợ phải trả**, bạn nợ khách hàng 1 nghĩa vụ
Khi nào mới ghi doanh thu?Khi giao hàng xong hoặc hoàn thành dịch vụ, tạo hóa đơn chínhLúc đó mới ghi vào **doanh thu thực hiện**
##### **Vì Vây, Nếu ghi doanh thu từ hóa đơn đặt cọc và khách hủy** Bạn sẽ gặp rủi ro: - Doanh thu bị ghi sai – cần hoàn trả → phải làm bút toán điều chỉnh - Nếu đã khai thuế → rắc rối với cơ quan thuế vì phải điều chỉnh hóa đơn - Báo cáo lợi nhuận sai - Có thể phải hủy hóa đơn đã phát hành (liên quan đến hóa đơn điện tử) ### **II. Ghi nhận doanh thu sớm làm sai lệch kết quả kinh doanh – giống như “doanh thu ảo”** #### 1. **Doanh thu ảo là gì?** **Doanh thu ảo** là khoản **doanh thu được ghi nhận trên sổ sách**, nhưng thực tế **chưa phát sinh** nghĩa vụ cung cấp hàng hóa/dịch vụ. Nói cách khác: **chưa làm gì, chưa giao hàng, chưa xong hợp đồng**, nhưng đã ghi nhận doanh thu. #### **2. Ví dụ thực tế** Giả sử bạn có một khách hàng ký hợp đồng mua hàng trị giá **100 triệu**, yêu cầu đặt cọc **30 triệu**. Bạn tạo **Hóa đơn bán hàng** cho 30 triệu và hệ thống/kế toán ghi nhận: ``` Doanh thu: +30,000,000 ``` Nhưng: - Hàng chưa giao - Đơn hàng chưa xác nhận (vẫn draft) - Khách có thể hủy bất kỳ lúc nào **Thực chất bạn chưa có doanh thu!** Mà mới chỉ nhận được **tiền tạm ứng**. #### **3. Hậu quả của việc ghi nhận doanh thu sớm**
Hậu quảGiải thích
**Lợi nhuận tăng ảo**Vì hệ thống tính: Doanh thu - Chi phí = Lợi nhuận. Nếu doanh thu sai → lợi nhuận sai
**Đóng thuế thu nhập doanh nghiệp sai**Bạn phải đóng thuế trên doanh thu chưa thật sự phát sinh
**Báo cáo tài chính không phản ánh đúng****Ban giám đốc, cổ đông... hiểu nhầm rằng công ty đang "ăn nên làm ra"**
**Vỡ kế hoạch tài chính**Khi kế hoạch chi tiêu dựa vào "doanh thu ảo" mà không có dòng tiền thật
**Phải điều chỉnh báo cáo, hủy hóa đơn, ghi giảm doanh thu**Rắc rối kế toán, dễ bị truy thu thuế nếu cơ quan phát hiện
#### **4. Nguyên tắc kế toán liên quan** Theo **Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS)** và **chuẩn quốc tế (IFRS)**, **doanh thu chỉ được ghi nhận** khi hội đủ 5 điều kiện: 1. Có **rủi ro và lợi ích** của hàng hóa đã chuyển giao cho khách hàng 2. Không còn quyền quản lý hoặc kiểm soát hàng hóa 3. **Doanh thu được xác định chắc chắn** 4. Có **khả năng thu được tiền** 5. Chi phí liên quan đến giao dịch **được xác định đáng tin cậy** **Như vậy: nếu đơn hàng vẫn chỉnh sửa, chưa giao hàng → không được ghi nhận doanh thu.** #### **5. Giải pháp thay thế** Khi khách đặt cọc, bạn nên: - Ghi nhận vào tài khoản **nợ phải trả** (VD: `3387 – Doanh thu chưa thực hiện` hoặc `131 – Khách hàng trả trước`) - Không ghi vào doanh thu (tài khoản 511) - Khi giao hàng, cung cấp dịch vụ, **chuyển khoản tạm ứng sang doanh thu** ### **III. Rủi ro dữ liệu trùng / sai** #### **Ý chính:** > Nếu bạn tạo hóa đơn (invoice) khi đơn hàng vẫn còn **ở trạng thái chỉnh sửa (draft)**, thì dễ dẫn đến: - Dữ liệu trùng (duplicate) - Dữ liệu sai lệch - Giao dịch không rõ ràng / thiếu căn cứ #### Ví dụ dễ hiểu ##### Tình huống: 1. Bạn có đơn hàng **SO-001** đang ở trạng thái Chỉnh sửa (chưa được xác nhận). 2. Nhân viên kế toán tạo luôn **Sales Invoice** từ đơn hàng này. 3. Sau đó nhân viên bán hàng sửa lại đơn hàng **(thay đổi sản phẩm / số lượng / giá)**. 4. Hóa đơn đã phát hành lại không đúng với thông tin đơn hàng sau cùng. Rủi ro gặp phải:
Rủi roMô tả
**Dữ liệu bị trùng**Một đơn hàng có thể được tạo hóa đơn **nhiều lần** vì chưa được "chốt", dẫn đến **ghi nhận doanh thu 2 lần**
**Thông tin hóa đơn không khớp đơn hàng**Ví dụ: đơn hàng đặt 10 sản phẩm, nhưng sau chỉnh lại còn 8 → hóa đơn đã xuất vẫn là 10
**Báo cáo sai lệch**Báo cáo doanh thu, công nợ, tồn kho sai vì số liệu không đồng nhất
**Hóa đơn không hợp lệ theo quy định**Hóa đơn cần căn cứ trên **giao dịch cụ thể đã xác nhận**, không phải trạng thái tạm
**Khó xử lý điều chỉnh / hoàn / sửa**Nếu hóa đơn đã gửi cho khách, mà thông tin thay đổi → bạn phải hủy hóa đơn, làm lại thủ tục phức tạp
Vì sao nên **chốt đơn hàng trước** khi tạo hóa đơn? Trạng thái Đã Ghi Nhận trong hệ thống VHTerp: - Nghĩa là: đơn hàng **đã được duyệt** và **không thể chỉnh sửa tùy ý** - Đảm bảo rằng: thông tin về **giá, số lượng, chiết khấu, điều khoản** là chính thức → Giúp cho hệ thống **hóa đơn**, **ghi nhận doanh thu**, **tồn kho**, **giao hàng** đều đồng nhất và tin cậy. ### **IV. Doanh thu được ghi nhận kế toán, dù khách có thể hủy đơn** ### Nghĩa là gì? - Khi bạn **tạo hóa đơn (Hóa đơn bán hàng)**, hệ thống kế toán sẽ: - **Ghi nhận doanh thu** - **Tăng công nợ phải thu (Accounts Receivable)** - **Ảnh hưởng đến báo cáo tài chính** > Nhưng nếu hóa đơn này được tạo **trước khi đơn hàng chính thức chốt**, **khách vẫn có thể hủy đơn**, hoặc thay đổi, hoặc từ chối nhận hàng. Kết quả là: **Doanh thu đã ghi nhận = Không thực tế** → Gọi là **doanh thu ảo** hoặc **doanh thu bị ghi nhận sai**. ##### **Một ví dụ thực tế** 1. Khách hàng yêu cầu đơn hàng 100 triệu → bạn tạo Đơn hàng (SO-001) ở trạng thái Chỉnh sửa. 2. Kế toán lập luôn Hóa đơn hệ thống ghi nhận: - Doanh thu +100 triệu - Công nợ phải thu +100 triệu 3. Sau đó, khách hàng hủy đơn hoặc giảm xuống còn 60 triệu. > Trong hệ thống kế toán, **vẫn ghi nhận 100 triệu doanh thu**, điều này: - Là **sai** so với thực tế. - Làm **báo cáo lợi nhuận bị phóng đại**. - Gây **rủi ro kiểm toán / thuế**. #### Vì sao kế toán *phải* cẩn trọng với ghi nhận doanh thu? Theo **Chuẩn mực kế toán (VAS/IFRS)**: > Doanh thu chỉ được ghi nhận khi: - Giao dịch đã hoàn tất hoặc gần như chắc chắn hoàn tất - Quyền sở hữu & rủi ro đã chuyển giao cho khách hàng - Giá trị doanh thu xác định được, và có khả năng thu được tiền Tức là: **Không ghi nhận trước**, không ghi khi còn "dự kiến". ##### Hệ quả nếu ghi nhận sai
Hệ quảMô tả
**Báo cáo tài chính sai lệch**Doanh thu, lợi nhuận, công nợ… không đúng với thực tế
**Sai sót trong ra quyết định quản trị**Lãnh đạo nghĩ công ty lãi, nhưng thật ra không
**Rủi ro kiểm toán / thuế**Thuế thu nhập doanh nghiệp, VAT bị tính trên doanh thu không thực tế
**Phải hủy/sửa hóa đơn – gây rối hệ thống**Xử lý hoàn, điều chỉnh, ghi bút toán đảo cực kỳ phức tạp
### **V. Không tự liên kết ngược lại được đầy đủ (nếu có thay đổi sản phẩm)** #### Ý nghĩa là gì? Khi bạn tạo **Hóa đơn bán hàng** **không liên kết trực tiếp với đơn hàng (Sales Order)** — ví dụ vì đơn hàng còn ở trạng thái "Chỉnh sửa" — hệ thống sẽ: - Không hiểu hóa đơn này **thuộc đơn hàng nào** - Không thể **đối chiếu lại** nếu đơn hàng sau đó được cập nhật, thay đổi, hay xác nhận. #### Tình huống thực tế minh họa: ##### **Bước 1: Tạo đơn hàng (Sales Order)** - Đơn hàng SO-001 gồm: - Sản phẩm A – 10 cái – 1 triệu/chiếc = 10 triệu > Nhưng đơn hàng này còn ở trạng thái Chỉnh sửa (chưa được xác nhận). --- #### **Bước 2: Kế toán tạo luôn hóa đơn (Sales Invoice)** - Ghi lại hóa đơn: - Sản phẩm A – 10 cái – 10 triệu - Không liên kết trực tiếp tới SO-001 (vì nó chưa được submit) --- #### **Bước 3: Nhân viên kinh doanh chỉnh lại đơn hàng** - Khách yêu cầu đổi sang: - Sản phẩm A – 8 cái - Sản phẩm B – 2 cái > Nhưng hóa đơn cũ **vẫn giữ nguyên thông tin ban đầu**. 💥 Hệ quả:
Vấn đềTác động
Không có liên kết giữa SO và InvoiceKhông thể biết hóa đơn này thuộc đơn nào
Không thể đối chiếu chính xácSản phẩm, số lượng, giá đã bị thay đổi
Rủi ro sai lệch số liệuDoanh thu không khớp với thực tế bán hàng
Tính toán tồn kho / chiết khấu / thuế bị lệchDo hệ thống không hiểu được quan hệ dữ liệu chính xác
## Tổng kết > Khi bạn không liên kết hóa đơn với đơn hàng: - Mất **tính đối chiếu tự động** - Mất khả năng **kiểm tra toàn vẹn dữ liệu** - Dễ phát sinh **sai lệch số liệu**, **khó kiểm toán**, **khó truy vết** **Tác giả: Đỗ Ngọc Tú Công Ty Phần Mềm [VHTSoft](https://vhtsoft.com "Công Ty Phần Mềm VHTSoft")**