# Mối quan hệ giữa Bút toán thanh toán, Đơn hàng, và Hóa đơn bán hàng – Khi nào liên kết với nhau? – Tiền đi đâu? – Ghi nhận kế toán ra sao? Trước hết: hiểu rõ từng thành phần
Loại chứng từVai trò chínhCó ảnh hưởng kế toán không?
**Đơn hàng**Đơn đặt hàng❌ Không tạo bút toán
**Hóa đơn bán hàng**Hóa đơn bán hàng (ghi nhận doanh thu)Có
**Bút toán thanh toán**Chứng từ thu tiền từ kháchCó
**Mối quan hệ tổng quát:** ``` Đơn hàng (khách đặt hàng) ↓ Hóa đơn bán hàng (xuất hóa đơn / ghi nhận doanh thu) ↓ Bút toán thanh toán (khách trả tiền - 1 phần hoặc toàn bộ) ``` **Cụ thể quan hệ từng cặp:** ****1. Đơn hàng ↔ **Hóa đơn bán hàng******
Mối quan hệGhi chú
****Đơn hàng**** → **Hóa đơn bán hàng**nếu chia thành nhiều đợt hóa đơn
Khi tạo **Hóa đơn bán hàng** từ **Đơn hàng**hệ thống sẽ tính **Số tiền đã lập hóa đơn**, cập nhật tỷ lệ
Trạng thái **Đã lập hóa đơn** của **Đơn hàng** sẽ tăng dần theo % đã lập **Hóa đơn** **2. **Hóa đơn bán hàng ↔ Bút toán thanh toán****(payment entry)
Mối quan hệGhi chú
1 **Hóa đơn bán hàng** **→** nhiều **Bút toán thanh toán**nếu khách trả tiền nhiều lần
Mỗi **Bút toán thanh toán** sẽ gắn với Hóa đơn bán hàng thông qua **tham chiếu**
Khi **Bút toán thanh toán** được Ghi nhậnhệ thống cập nhật **Số tiền đã trả** và **Số tiền chưa thanh toán** của Invoice
**3. Đơn hàng ↔ Bút toán thanh toán** (khi chưa tạo Hóa đơn bán hàng) Mặc định trong VHTerp, **Đơn hàng** và **Bút toán thanh toán** không liên kết trực tiếp với nhau nếu bạn chưa tạo **Hóa đơn bán hàng**. **Chi tiết hơn:**
**Hành động****VHTerp xử lý ra sao?**
Tạo **Đơn hàng**Không sinh bút toán, không ảnh hưởng kế toán
Tạo Bút toán thanh toán trước khi tạo Hóa đơn bán hàngCó thể làm được, **nhưng không có liên kết trực tiếp với Đơn hàng**
Hệ thống có lưu **Đơn hàng** trong **Bút toán thanh toán** không?❌ Không (mặc định)
Có ghi nhận là "đặt cọc cho đơn hàng nào" không?❌ Không có mặc định – bạn phải tự **custom**
**Vậy tiền đi đâu?** Khi bạn tạo **Bút toán thanh toán** mà không có **Hóa đơn bán hàng** nào để gắn vào, VHTerp sẽ: 1. Thu tiền → Sinh bút toán: - **Nợ 111/112** (tiền mặt/ngân hàng) - **Có 131 (hoặc 3387)** nếu thiết lập đúng 2. Ghi vào **Số tiền chưa phân bổ** trong **Bút toán thanh toán** 3. Tiền này được xem là **Đặt cọc(Advance)** của khách hàng 4. Sẽ được gợi ý để dùng trừ vào **Hóa đơn bán hàng** sau này **Đỗ Ngọc Tú Công Ty Phần Mềm [VHTSoft](https://vhtsoft.com "Công Ty Phần Mềm VHTSoft")**