Invoice - Hóa đơn

Invoice Portion - Phần giá trị lập hóa đơn.

là một tính năng dùng để xác định phần trăm hoặc phần cụ thể của tổng giá trị hóa đơn cần được lập hóa đơn hoặc xử lý trong một giao dịch. Tính năng này thường xuất hiện trong các trường hợp lập hóa đơn từng phần hoặc theo giai đoạn, đặc biệt trong các ngành có các hợp đồng lớn hoặc các dự án.

Giải thích chi tiết

  1. Ý nghĩa:

    • Invoice Portion đại diện cho một phần của tổng giá trị hợp đồng hoặc giao dịch sẽ được đưa vào hóa đơn tại một thời điểm cụ thể.
    • Tính năng này hỗ trợ việc lập hóa đơn linh hoạt, đặc biệt khi thanh toán và giao hàng được thực hiện theo nhiều giai đoạn.

  2. Ứng dụng:

    • Được sử dụng trong các dự án lớn, hợp đồng xây dựng, hoặc dịch vụ tư vấn nơi thanh toán không diễn ra một lần mà được chia nhỏ thành nhiều đợt.
    • Thích hợp khi lập hóa đơn theo các cột mốc như: hoàn thành 20%, 50%, hoặc 100% công việc.

Cách hoạt động

Khi tạo một hóa đơn, bạn có thể chỉ định phần trăm hoặc phần giá trị cụ thể sẽ được tính trong hóa đơn hiện tại, ví dụ:

Phần còn lại sẽ được xử lý trong các hóa đơn tiếp theo.

Lợi ích

  1. Quản lý thanh toán từng phần:
    • Giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và theo dõi các khoản thanh toán theo từng giai đoạn.
  2. Phù hợp với hợp đồng dài hạn:
    • Hỗ trợ các hợp đồng hoặc dự án có thời gian thực hiện kéo dài, nơi khách hàng hoặc nhà cung cấp không thanh toán toàn bộ ngay lập tức.
  3. Đảm bảo minh bạch:
    • Mỗi hóa đơn chỉ phản ánh phần giá trị thực tế cần thanh toán trong giai đoạn đó.

Ví dụ thực tế

Trường hợp: Dự án xây dựng văn phòng

Trong VHTerp:

Sales Taxes and Charges - Thuế và phí

Khi tạo một Sales Invoice trong VHTerp, phần "Sales Taxes and Charges" dùng để ghi nhận các khoản thuế và phí liên quan đến giao dịch bán hàng. Mỗi dòng trong phần này sẽ bao gồm các trường sau:

  1. Type (Tax Type):

    • Đây là loại thuế được áp dụng cho mặt hàng hoặc dịch vụ trong hóa đơn bán hàng. Ví dụ, bạn có thể chọn các loại thuế như VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt (TCD), hoặc thuế suất khác. TType có thể được định nghĩa trong hệ thống thuế của VHTerp.

  2. Account Head:

    • Đây là tài khoản kế toán mà thuế sẽ được ghi nhận vào. Tài khoản này sẽ đại diện cho tài khoản kế toán thuế mà bạn đã thiết lập trong hệ thống. Ví dụ, nếu bạn áp dụng thuế VAT, tài khoản này có thể là "Thuế GTGT phải nộp".

  3. Tax Rate:

    • Đây là tỷ lệ thuế áp dụng cho mặt hàng hoặc dịch vụ. Ví dụ, nếu bạn bán hàng với thuế suất VAT là 10%, bạn sẽ nhập tỷ lệ thuế là 10%.

  4. Net Amount:

    • Đây là giá trị của mặt hàng hoặc dịch vụ sau khi áp dụng các chiết khấu (nếu có), trước khi áp dụng thuế. Ví dụ, nếu giá bán của một mặt hàng là 100.000 VND và có chiết khấu 5%, net amount sẽ là 95.000 VND.

  5. Amount:

    • Đây là số tiền thuế mà bạn phải tính theo tỷ lệ thuế áp dụng. Ví dụ, nếu mặt hàng có net amount là 95.000 VND và thuế VAT là 10%, Amount sẽ là 9.500 VND (10% của 95.000 VND).

  6. Total:

    • Đây là tổng số tiền bao gồm cả thuế. Ví dụ, nếu net amount là 95.000 VND và thuế VAT là 9.500 VND, tổng tiền sẽ là 104.500 VND.

Ví dụ thực tế:

Giả sử bạn đang tạo một Sale Invoice cho một khách hàng, và bạn có một sản phẩm có giá 100.000 VND. Thuế VAT là 10%.

Charges" thường được sử dụng để biểu thị các khoản phí hoặc chi phí bổ sung liên quan đến giao dịch bán hàng. Đây là các chi phí không phải thuế nhưng vẫn được tính vào hóa đơn. Các khoản Charges này có thể bao gồm:

Ví dụ về Charges:

2. Cách hoạt động của Charges trong VHTerp:

3. Ví dụ thực tế:

Bạn bán một sản phẩm trị giá 1.000.000 VND và áp dụng:

Các dòng trong Sales Taxes and Charges sẽ như sau:

  1. Type: VAT
    Account Head: Thuế GTGT phải nộp
    Tax Rate: 10%
    Net Amount: 1.050.000 VND (Giá trị hàng + phí vận chuyển)
    Amount: 105.000 VND (10% của 1.050.000 VND)
    Total: 1.155.000 VND.

  2. Type: Charges (Phí vận chuyển)
    Account Head: Chi phí vận chuyển thu từ khách hàng
    Tax Rate: 0%
    Net Amount: 50.000 VND
    Amount: 50.000 VND
    Total: 1.155.000 VND.

4. Khi nào sử dụng Charges?

Allow multi-currency invoices against a single party account - hóa đơn đa tiền tệ với tài khoản của đối tác

Trong VHTerp là một tùy chọn cho phép công ty tạo hóa đơn với nhiều loại tiền tệ khác nhau cho cùng một tài khoản bên ngoài (có thể là khách hàng hoặc nhà cung cấp).

Giải thích chi tiết:

Trong môi trường kinh doanh quốc tế hoặc các công ty có hoạt động giao dịch với nhiều quốc gia, họ có thể làm việc với nhiều loại tiền tệ khác nhau. Tùy chọn "Allow multi-currency invoices against a single party account" cho phép công ty tạo hóa đơn với nhiều loại tiền tệ (ví dụ, hóa đơn bán hàng có thể sử dụng USD, trong khi hóa đơn mua hàng có thể sử dụng VND) cho cùng một đối tác (khách hàng hoặc nhà cung cấp).

Công dụng:

Dưới đây là một ví dụ cụ thể để giúp bạn hiểu rõ hơn về việc sử dụng tính năng "Allow multi-currency invoices against a single party account" trong VHTerp.

Bối cảnh:

Công ty Nội Thất Việt chuyên sản xuất và bán các sản phẩm nội thất, đồng thời nhập khẩu nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp quốc tế. Công ty này có một khách hàng ở Mỹ và một nhà cung cấp từ Trung Quốc.

Cấu hình hệ thống:

Tình huống 1: Hóa đơn bán hàng cho khách hàng quốc tế

Công ty Nội Thất Việt bán 10 chiếc bàn làm việc cho khách hàng ở Mỹ với giá mỗi chiếc là 500 USD.

Khi công ty tạo hóa đơn bán hàng trong VHTerp, họ sẽ chọn USD là loại tiền tệ cho hóa đơn bán hàng này (mặc dù tiền tệ mặc định của công ty là VND). VHTerp sẽ sử dụng tỷ giá hối đoái hiện tại để chuyển đổi từ USD sang VND khi ghi nhận thanh toán và báo cáo tài chính.

Quy trình:

  1. Công ty tạo hóa đơn bán hàng cho khách hàng, với tổng giá trị 5,000 USD.
  2. VHTerp tự động ghi nhận tỷ giá hối đoái (ví dụ tỷ giá là 1 USD = 23,500 VND).
  3. Hóa đơn sẽ có giá trị quy đổi sang VND là:
    5,000 USD × 23,500 VND/USD = 117,500,000 VND.
  4. Khách hàng thanh toán bằng USD, nhưng công ty nhận tiền qua tài khoản ngân hàng nội địa với tiền tệ là VND. VHTerp sẽ tự động chuyển đổi số tiền thanh toán từ USD sang VND và ghi nhận vào tài khoản ngân hàng của công ty.

Tình huống 2: Hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp quốc tế

Công ty Nội Thất Việt nhập khẩu 100 bộ phụ kiện kim loại từ nhà cung cấp ở Trung Quốc, với giá mỗi bộ là 200 CNY.

Khi công ty tạo hóa đơn mua hàng trong VHTerp, họ sẽ chọn CNY là loại tiền tệ cho hóa đơn mua hàng này (mặc dù tiền tệ mặc định của công ty là VND). VHTerp sẽ sử dụng tỷ giá hối đoái để chuyển đổi từ CNY sang VND khi ghi nhận thanh toán và báo cáo tài chính.

Quy trình:

  1. Công ty tạo hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp Trung Quốc, với tổng giá trị 20,000 CNY.
  2. VHTerp tự động ghi nhận tỷ giá hối đoái (ví dụ tỷ giá là 1 CNY = 3,500 VND).
  3. Hóa đơn sẽ có giá trị quy đổi sang VND là:
    20,000 CNY × 3,500 VND/CNY = 70,000,000 VND.
  4. Công ty thanh toán hóa đơn bằng VND qua tài khoản ngân hàng. VHTerp sẽ tự động chuyển đổi số tiền thanh toán từ CNY sang VND và ghi nhận vào tài khoản phải trả.

Kết quả trên VHTerp:

  1. Hóa đơn bán hàng (USD):

    • Hóa đơn có giá trị 5,000 USD.
    • VHTerp tự động chuyển đổi sang VND (117,500,000 VND) khi ghi nhận trong báo cáo tài chính và khi thanh toán.

  2. Hóa đơn mua hàng (CNY):

    • Hóa đơn có giá trị 20,000 CNY.
    • VHTerp tự động chuyển đổi sang VND (70,000,000 VND) khi ghi nhận trong báo cáo tài chính và khi thanh toán.

Cách kích hoạt trong VHTerp:

Để sử dụng tính năng này trong VHTerp, bạn có thể làm theo các bước sau:

  1. Truy cập vào Settings > Accounting Settings.
  2. Tìm mục Allow multi-currency invoices against a single party account và bật tùy chọn này.
  3. Khi tạo hóa đơn cho một khách hàng hoặc nhà cung cấp, bạn có thể chọn loại tiền tệ khác với tiền tệ mặc định của công ty.

Lợi ích:

Over Billing Allowance (%) - Hóa đơn được phép vượt quá (%)

là một thiết lập trong VHTerp cho phép bạn tính toán một tỷ lệ phần trăm cho phép bạn hóa đơn quá số tiền đã đặt hàng.

Cụ thể hơn, Over Billing Allowance (%) xác định tỷ lệ phần trăm mà bạn có thể tính thêm vào số tiền đã được đặt hàng trong một giao dịch. Điều này hữu ích khi có những tình huống mà khách hàng đồng ý thanh toán nhiều hơn một chút so với số tiền ban đầu đã được đặt hàng, chẳng hạn như các khoản chi phí phát sinh hoặc thay đổi trong đơn hàng.

Cách hoạt động:

Giả sử bạn có một đơn hàng với giá trị là 100 USD cho một mặt hàng, và bạn thiết lập Over Billing Allowance là 10%. Điều này có nghĩa là bạn có thể hóa đơn lên tới 110 USD (100 USD + 10% của 100 USD) cho mặt hàng đó.

Giải thích chi tiết:

  • Over Billing Allowance (%) cho phép bạn hóa đơn hơn số tiền đã thỏa thuận trong đơn hàng, nhưng chỉ trong phạm vi phần trăm đã được chỉ định.
  • Nếu không có Over Billing Allowance hoặc tỷ lệ phần trăm là 0%, bạn không thể vượt quá giá trị đơn hàng ban đầu.
  • Điều này có thể hữu ích trong các tình huống như:
    • Phát sinh chi phí: Nếu có những chi phí phát sinh ngoài dự kiến trong quá trình sản xuất hoặc vận chuyển.
    • Thay đổi đơn hàng: Nếu có sự thay đổi trong yêu cầu của khách hàng sau khi đơn hàng được đặt, bạn có thể sử dụng allowance để điều chỉnh giá trị hóa đơn.

Ví dụ minh họa:

Giả sử bạn có đơn hàng sau:

  • Đơn hàng ban đầu: 100 USD.
  • Over Billing Allowance: 10%.

Bạn có thể tính toán giá trị hóa đơn tối đa như sau:

Giaˊ trị toˆˊi đa=100 USD×(1+10%)=100 USD×1.1=110 USD\text{Giá trị tối đa} = 100 \, \text{USD} \times (1 + 10\%) = 100 \, \text{USD} \times 1.1 = 110 \, \text{USD}

Vậy là bạn có thể xuất hóa đơn lên tới 110 USD, tức là thêm 10 USD so với giá trị đơn hàng ban đầu.

Lợi ích của "Over Billing Allowance (%)":

  1. Quản lý chi phí phát sinh: Bạn có thể tính toán thêm chi phí phát sinh mà không phải tạo một đơn hàng mới.
  2. Linh hoạt trong quản lý hóa đơn: Điều này cho phép bạn linh hoạt trong việc điều chỉnh giá trị hóa đơn khi có thay đổi trong yêu cầu của khách hàng hoặc khi phát sinh chi phí bất ngờ.
  3. Tuân thủ thỏa thuận hợp đồng: Nếu hợp đồng có quy định về một mức độ chênh lệch cho phép, tính năng này sẽ giúp bạn tuân thủ các thỏa thuận đó.

Lưu ý:

  • Cần cẩn thận khi sử dụng: Việc áp dụng Over Billing Allowance có thể làm tăng giá trị hóa đơn, vì vậy cần đảm bảo rằng khách hàng đã đồng ý với các điều chỉnh này trước khi xuất hóa đơn.
  • Tuân thủ chính sách: Cần chắc chắn rằng việc sử dụng Over Billing Allowance không vi phạm các chính sách về định giá hoặc thỏa thuận hợp đồng với khách hàng.

Tóm lại:

"Over Billing Allowance (%)" cho phép bạn tính thêm một phần trăm vào số tiền của đơn hàng khi xuất hóa đơn. Ví dụ, nếu đơn hàng có giá trị 100 USD và tỷ lệ Over Billing Allowance là 10%, bạn có thể xuất hóa đơn lên tới 110 USD, tức là có thể tăng lên 10% so với giá trị ban đầu của đơn hàng.

4o mini