Invoice - Hóa đơn
- Invoice Portion - Phần giá trị lập hóa đơn.
- Sales Taxes and Charges - Thuế và phí
- Allow multi-currency invoices against a single party account - hóa đơn đa tiền tệ với tài khoản của đối tác
- Over Billing Allowance (%) - Hóa đơn được phép vượt quá (%)
Invoice Portion - Phần giá trị lập hóa đơn.
là một tính năng dùng để xác định phần trăm hoặc phần cụ thể của tổng giá trị hóa đơn cần được lập hóa đơn hoặc xử lý trong một giao dịch. Tính năng này thường xuất hiện trong các trường hợp lập hóa đơn từng phần hoặc theo giai đoạn, đặc biệt trong các ngành có các hợp đồng lớn hoặc các dự án.
Giải thích chi tiết
-
Ý nghĩa:
- Invoice Portion đại diện cho một phần của tổng giá trị hợp đồng hoặc giao dịch sẽ được đưa vào hóa đơn tại một thời điểm cụ thể.
- Tính năng này hỗ trợ việc lập hóa đơn linh hoạt, đặc biệt khi thanh toán và giao hàng được thực hiện theo nhiều giai đoạn.
-
Ứng dụng:
- Được sử dụng trong các dự án lớn, hợp đồng xây dựng, hoặc dịch vụ tư vấn nơi thanh toán không diễn ra một lần mà được chia nhỏ thành nhiều đợt.
- Thích hợp khi lập hóa đơn theo các cột mốc như: hoàn thành 20%, 50%, hoặc 100% công việc.
Cách hoạt động
Khi tạo một hóa đơn, bạn có thể chỉ định phần trăm hoặc phần giá trị cụ thể sẽ được tính trong hóa đơn hiện tại, ví dụ:
- Tổng giá trị hợp đồng: 100 triệu VND
- Invoice Portion: 30%
- Hóa đơn này sẽ chỉ bao gồm giá trị: 30 triệu VND.
Phần còn lại sẽ được xử lý trong các hóa đơn tiếp theo.
Lợi ích
- Quản lý thanh toán từng phần:
- Giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và theo dõi các khoản thanh toán theo từng giai đoạn.
- Phù hợp với hợp đồng dài hạn:
- Hỗ trợ các hợp đồng hoặc dự án có thời gian thực hiện kéo dài, nơi khách hàng hoặc nhà cung cấp không thanh toán toàn bộ ngay lập tức.
- Đảm bảo minh bạch:
- Mỗi hóa đơn chỉ phản ánh phần giá trị thực tế cần thanh toán trong giai đoạn đó.
Ví dụ thực tế
Trường hợp: Dự án xây dựng văn phòng
- Hợp đồng tổng giá trị: 1 tỷ VND
- Thanh toán chia làm 3 giai đoạn:
- 30% khi bắt đầu dự án.
- 50% khi hoàn thành 50% công việc.
- 20% khi bàn giao công trình.
Trong VHTerp:
- Tạo hóa đơn đầu tiên với Invoice Portion = 30%: Hóa đơn sẽ có giá trị 300 triệu VND.
- Sau đó, tạo hóa đơn thứ hai với Invoice Portion = 50%: Hóa đơn sẽ có giá trị 500 triệu VND.
- Cuối cùng, lập hóa đơn cho phần còn lại.
Sales Taxes and Charges - Thuế và phí
Khi tạo một Sales Invoice trong VHTerp, phần "Sales Taxes and Charges" dùng để ghi nhận các khoản thuế và phí liên quan đến giao dịch bán hàng. Mỗi dòng trong phần này sẽ bao gồm các trường sau:
-
Type (Tax Type):
- Đây là loại thuế được áp dụng cho mặt hàng hoặc dịch vụ trong hóa đơn bán hàng. Ví dụ, bạn có thể chọn các loại thuế như VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt (TCD), hoặc thuế suất khác. TType có thể được định nghĩa trong hệ thống thuế của VHTerp.
-
Account Head:
- Đây là tài khoản kế toán mà thuế sẽ được ghi nhận vào. Tài khoản này sẽ đại diện cho tài khoản kế toán thuế mà bạn đã thiết lập trong hệ thống. Ví dụ, nếu bạn áp dụng thuế VAT, tài khoản này có thể là "Thuế GTGT phải nộp".
-
Tax Rate:
- Đây là tỷ lệ thuế áp dụng cho mặt hàng hoặc dịch vụ. Ví dụ, nếu bạn bán hàng với thuế suất VAT là 10%, bạn sẽ nhập tỷ lệ thuế là 10%.
-
Net Amount:
- Đây là giá trị của mặt hàng hoặc dịch vụ sau khi áp dụng các chiết khấu (nếu có), trước khi áp dụng thuế. Ví dụ, nếu giá bán của một mặt hàng là 100.000 VND và có chiết khấu 5%, net amount sẽ là 95.000 VND.
-
Amount:
- Đây là số tiền thuế mà bạn phải tính theo tỷ lệ thuế áp dụng. Ví dụ, nếu mặt hàng có net amount là 95.000 VND và thuế VAT là 10%, Amount sẽ là 9.500 VND (10% của 95.000 VND).
-
Total:
- Đây là tổng số tiền bao gồm cả thuế. Ví dụ, nếu net amount là 95.000 VND và thuế VAT là 9.500 VND, tổng tiền sẽ là 104.500 VND.
Ví dụ thực tế:
Giả sử bạn đang tạo một Sale Invoice cho một khách hàng, và bạn có một sản phẩm có giá 100.000 VND. Thuế VAT là 10%.
- Type: VAT (Thuế giá trị gia tăng)
- Account Head: Thuế GTGT phải nộp (tài khoản kế toán thuế)
- Tax Rate: 10%
- Net Amount: 100.000 VND (giá trị sản phẩm trước thuế)
- Amount: 10.000 VND (thuế VAT 10% của 100.000 VND)
- Total: 110.000 VND (100.000 VND + 10.000 VND)
Charges" thường được sử dụng để biểu thị các khoản phí hoặc chi phí bổ sung liên quan đến giao dịch bán hàng. Đây là các chi phí không phải thuế nhưng vẫn được tính vào hóa đơn. Các khoản Charges này có thể bao gồm:
Ví dụ về Charges:
- Phí vận chuyển (Shipping Charges): Nếu bạn giao hàng cho khách và muốn tính phí vận chuyển vào hóa đơn.
- Phí bảo hiểm (Insurance Charges): Nếu bạn mua bảo hiểm cho hàng hóa và muốn khách hàng chi trả khoản này.
- Phí đóng gói (Packing Charges): Nếu bạn có chi phí đóng gói hàng hóa đặc biệt.
- Phí xử lý (Handling Charges): Nếu bạn có chi phí xử lý đơn hàng.
- Phí dịch vụ (Service Charges): Nếu bạn cung cấp dịch vụ kèm theo hàng hóa.
2. Cách hoạt động của Charges trong VHTerp:
- Account Head: Chỉ định tài khoản kế toán mà phí này sẽ được ghi nhận. Ví dụ, "Chi phí vận chuyển thu từ khách hàng."
- Tax Rate: Với Charges, thường không có thuế suất trực tiếp, nhưng nếu phí này chịu thuế (ví dụ: VAT), bạn có thể áp dụng thuế lên phí.
- Net Amount: Giá trị cơ bản của phí bổ sung trước khi áp dụng thuế (nếu có).
- Amount: Số tiền của phí bổ sung.
- Total: Tổng số tiền bao gồm phí và thuế (nếu có).
3. Ví dụ thực tế:
Bạn bán một sản phẩm trị giá 1.000.000 VND và áp dụng:
- Phí vận chuyển: 50.000 VND.
- Thuế VAT (10%) áp dụng cho cả giá trị hàng hóa và phí vận chuyển.
Các dòng trong Sales Taxes and Charges sẽ như sau:
-
Type: VAT
Account Head: Thuế GTGT phải nộp
Tax Rate: 10%
Net Amount: 1.050.000 VND (Giá trị hàng + phí vận chuyển)
Amount: 105.000 VND (10% của 1.050.000 VND)
Total: 1.155.000 VND. -
Type: Charges (Phí vận chuyển)
Account Head: Chi phí vận chuyển thu từ khách hàng
Tax Rate: 0%
Net Amount: 50.000 VND
Amount: 50.000 VND
Total: 1.155.000 VND.
4. Khi nào sử dụng Charges?
- Khi bạn muốn tách riêng các chi phí bổ sung để minh bạch với khách hàng.
- Khi các chi phí này ảnh hưởng đến tổng giá trị hóa đơn nhưng không phải là thuế.
- Khi bạn cần theo dõi riêng từng loại phí trong hệ thống kế toán.
Allow multi-currency invoices against a single party account - hóa đơn đa tiền tệ với tài khoản của đối tác
Trong VHTerp là một tùy chọn cho phép công ty tạo hóa đơn với nhiều loại tiền tệ khác nhau cho cùng một tài khoản bên ngoài (có thể là khách hàng hoặc nhà cung cấp).
Giải thích chi tiết:
Trong môi trường kinh doanh quốc tế hoặc các công ty có hoạt động giao dịch với nhiều quốc gia, họ có thể làm việc với nhiều loại tiền tệ khác nhau. Tùy chọn "Allow multi-currency invoices against a single party account" cho phép công ty tạo hóa đơn với nhiều loại tiền tệ (ví dụ, hóa đơn bán hàng có thể sử dụng USD, trong khi hóa đơn mua hàng có thể sử dụng VND) cho cùng một đối tác (khách hàng hoặc nhà cung cấp).
Công dụng:
-
Tiện lợi cho giao dịch quốc tế: Khi làm việc với các đối tác nước ngoài, một công ty có thể cần xuất hóa đơn bằng một loại tiền tệ khác với tiền tệ nội địa (VND). Tùy chọn này cho phép bạn tạo hóa đơn bằng nhiều loại tiền tệ khác nhau cho cùng một đối tác, giúp giảm thiểu sự phức tạp trong việc quản lý các giao dịch đa tiền tệ.
-
Đơn giản hóa quy trình kế toán: Khi giao dịch với một đối tác duy nhất nhưng sử dụng nhiều loại tiền tệ, kế toán viên không cần phải tạo nhiều tài khoản riêng biệt cho từng loại tiền tệ. Điều này giúp việc quản lý các giao dịch tài chính trở nên dễ dàng hơn và tránh nhầm lẫn trong việc phân loại tài khoản.
-
Quản lý tỷ giá hối đoái: VHTerp sẽ tự động xử lý tỷ giá hối đoái khi bạn tạo các hóa đơn với các loại tiền tệ khác nhau. Điều này giúp đảm bảo rằng số tiền trên hóa đơn được chuyển đổi chính xác theo tỷ giá hiện hành.
Dưới đây là một ví dụ cụ thể để giúp bạn hiểu rõ hơn về việc sử dụng tính năng "Allow multi-currency invoices against a single party account" trong VHTerp.
Bối cảnh:
Công ty Nội Thất Việt chuyên sản xuất và bán các sản phẩm nội thất, đồng thời nhập khẩu nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp quốc tế. Công ty này có một khách hàng ở Mỹ và một nhà cung cấp từ Trung Quốc.
Cấu hình hệ thống:
- Tiền tệ công ty: VND (Viet Nam Dong).
- Tiền tệ khách hàng: USD (Đô la Mỹ).
- Tiền tệ nhà cung cấp: CNY (Nhân dân tệ).
Tình huống 1: Hóa đơn bán hàng cho khách hàng quốc tế
Công ty Nội Thất Việt bán 10 chiếc bàn làm việc cho khách hàng ở Mỹ với giá mỗi chiếc là 500 USD.
- Tiền tệ bán hàng: USD.
- Tổng giá trị hóa đơn: 10 bàn × 500 USD = 5,000 USD.
Khi công ty tạo hóa đơn bán hàng trong VHTerp, họ sẽ chọn USD là loại tiền tệ cho hóa đơn bán hàng này (mặc dù tiền tệ mặc định của công ty là VND). VHTerp sẽ sử dụng tỷ giá hối đoái hiện tại để chuyển đổi từ USD sang VND khi ghi nhận thanh toán và báo cáo tài chính.
Quy trình:
- Công ty tạo hóa đơn bán hàng cho khách hàng, với tổng giá trị 5,000 USD.
- VHTerp tự động ghi nhận tỷ giá hối đoái (ví dụ tỷ giá là 1 USD = 23,500 VND).
- Hóa đơn sẽ có giá trị quy đổi sang VND là:
5,000 USD × 23,500 VND/USD = 117,500,000 VND. - Khách hàng thanh toán bằng USD, nhưng công ty nhận tiền qua tài khoản ngân hàng nội địa với tiền tệ là VND. VHTerp sẽ tự động chuyển đổi số tiền thanh toán từ USD sang VND và ghi nhận vào tài khoản ngân hàng của công ty.
Tình huống 2: Hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp quốc tế
Công ty Nội Thất Việt nhập khẩu 100 bộ phụ kiện kim loại từ nhà cung cấp ở Trung Quốc, với giá mỗi bộ là 200 CNY.
- Tiền tệ mua hàng: CNY.
- Tổng giá trị hóa đơn: 100 bộ × 200 CNY = 20,000 CNY.
Khi công ty tạo hóa đơn mua hàng trong VHTerp, họ sẽ chọn CNY là loại tiền tệ cho hóa đơn mua hàng này (mặc dù tiền tệ mặc định của công ty là VND). VHTerp sẽ sử dụng tỷ giá hối đoái để chuyển đổi từ CNY sang VND khi ghi nhận thanh toán và báo cáo tài chính.
Quy trình:
- Công ty tạo hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp Trung Quốc, với tổng giá trị 20,000 CNY.
- VHTerp tự động ghi nhận tỷ giá hối đoái (ví dụ tỷ giá là 1 CNY = 3,500 VND).
- Hóa đơn sẽ có giá trị quy đổi sang VND là:
20,000 CNY × 3,500 VND/CNY = 70,000,000 VND. - Công ty thanh toán hóa đơn bằng VND qua tài khoản ngân hàng. VHTerp sẽ tự động chuyển đổi số tiền thanh toán từ CNY sang VND và ghi nhận vào tài khoản phải trả.
Kết quả trên VHTerp:
-
Hóa đơn bán hàng (USD):
- Hóa đơn có giá trị 5,000 USD.
- VHTerp tự động chuyển đổi sang VND (117,500,000 VND) khi ghi nhận trong báo cáo tài chính và khi thanh toán.
-
Hóa đơn mua hàng (CNY):
- Hóa đơn có giá trị 20,000 CNY.
- VHTerp tự động chuyển đổi sang VND (70,000,000 VND) khi ghi nhận trong báo cáo tài chính và khi thanh toán.
Cách kích hoạt trong VHTerp:
Để sử dụng tính năng này trong VHTerp, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Truy cập vào Settings > Accounting Settings.
- Tìm mục Allow multi-currency invoices against a single party account và bật tùy chọn này.
- Khi tạo hóa đơn cho một khách hàng hoặc nhà cung cấp, bạn có thể chọn loại tiền tệ khác với tiền tệ mặc định của công ty.
Lợi ích:
- Giúp công ty dễ dàng xử lý các giao dịch quốc tế và sử dụng nhiều loại tiền tệ cho các giao dịch với cùng một đối tác.
- Đảm bảo tính chính xác trong việc chuyển đổi tiền tệ và quản lý các giao dịch trong hệ thống kế toán.
Over Billing Allowance (%) - Hóa đơn được phép vượt quá (%)
là một thiết lập trong VHTerp cho phép bạn tính toán một tỷ lệ phần trăm cho phép bạn hóa đơn quá số tiền đã đặt hàng.
Cụ thể hơn, Over Billing Allowance (%) xác định tỷ lệ phần trăm mà bạn có thể tính thêm vào số tiền đã được đặt hàng trong một giao dịch. Điều này hữu ích khi có những tình huống mà khách hàng đồng ý thanh toán nhiều hơn một chút so với số tiền ban đầu đã được đặt hàng, chẳng hạn như các khoản chi phí phát sinh hoặc thay đổi trong đơn hàng.
Cách hoạt động:
Giả sử bạn có một đơn hàng với giá trị là 100 USD cho một mặt hàng, và bạn thiết lập Over Billing Allowance là 10%. Điều này có nghĩa là bạn có thể hóa đơn lên tới 110 USD (100 USD + 10% của 100 USD) cho mặt hàng đó.
Giải thích chi tiết:
Ví dụ minh họa:
Giả sử bạn có đơn hàng sau:
Bạn có thể tính toán giá trị hóa đơn tối đa như sau:
Vậy là bạn có thể xuất hóa đơn lên tới 110 USD, tức là thêm 10 USD so với giá trị đơn hàng ban đầu.
Lợi ích của "Over Billing Allowance (%)":
Lưu ý:
Tóm lại:
"Over Billing Allowance (%)" cho phép bạn tính thêm một phần trăm vào số tiền của đơn hàng khi xuất hóa đơn. Ví dụ, nếu đơn hàng có giá trị 100 USD và tỷ lệ Over Billing Allowance là 10%, bạn có thể xuất hóa đơn lên tới 110 USD, tức là có thể tăng lên 10% so với giá trị ban đầu của đơn hàng.