Ledger - Sổ cái

General Ledger - Sổ cái tổng hợp

Sổ cái là gì?

Sổ cái (General Ledger) là một sổ ghi chép kế toán tổng hợp trong đó lưu trữ tất cả các giao dịch tài chính của một doanh nghiệp. Nó là nơi tập hợp toàn bộ thông tin liên quan đến tài khoản tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí. Sổ cái đóng vai trò là cơ sở để lập các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Vai trò của sổ cái

  1. Quản lý tài chính tổng thể:

    • Sổ cái là nơi lưu trữ tất cả giao dịch tài chính, giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình tài chính tổng thể.

  2. Cơ sở cho báo cáo tài chính:

    • Dữ liệu trong sổ cái được sử dụng để lập báo cáo tài chính theo các chuẩn mực kế toán.

  3. Theo dõi từng tài khoản:

    • Mỗi tài khoản trong sổ cái phản ánh thông tin chi tiết về biến động số dư, giúp kiểm soát tài sản, nợ và doanh thu hiệu quả.

  4. Hỗ trợ kiểm toán:

    • Sổ cái cung cấp bằng chứng cụ thể để kiểm toán viên đánh giá tính minh bạch của báo cáo tài chính.

Cấu trúc của sổ cái

Sổ cái bao gồm nhiều tài khoản, được tổ chức theo một hệ thống mã số tài khoản (Chart of Accounts). Mỗi tài khoản trong sổ cái có:

  1. Tên tài khoản: Ví dụ: Tiền mặt, Khoản phải thu, Doanh thu bán hàng.
  2. Mã số tài khoản: Để dễ dàng phân loại và truy xuất.
  3. Số dư đầu kỳ: Số tiền còn lại từ kỳ kế toán trước.
  4. Các giao dịch: Bao gồm các bút toán ghi Nợ (Debit) hoặc Có (Credit).
  5. Số dư cuối kỳ: Số dư sau khi đã cộng/trừ tất cả các giao dịch trong kỳ.

Ví dụ minh họa

Một giao dịch mua hàng:

Tài khoản Nợ (Debit) Có (Credit)
Nguyên liệu (Tài sản) 10.000.000  
Tiền mặt (Tài sản)   10.000.000

Ý nghĩa:

Phân loại tài khoản trong sổ cái

  1. Tài sản (Assets):
    • Bao gồm: Tiền mặt, Khoản phải thu, Hàng tồn kho, Tài sản cố định.
  2. Nợ phải trả (Liabilities):
    • Bao gồm: Khoản phải trả, Vay nợ, Thuế phải nộp.
  3. Vốn chủ sở hữu (Equity):
    • Bao gồm: Vốn góp, Lợi nhuận chưa phân phối.
  4. Doanh thu (Revenue):
    • Bao gồm: Doanh thu bán hàng, Doanh thu dịch vụ.
  5. Chi phí (Expenses):
    • Bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu, Chi phí vận hành, Chi phí lương.

Sổ cái trong VHTerp

Trong VHTerp, Sổ cái (General Ledger) được tự động cập nhật khi có các giao dịch như:

Báo cáo Sổ cái trong VHTerp:

Immutable Ledger - Sổ cái bất biến

Immutable Ledger trong VHTerp là một tính năng bảo mật giúp đảm bảo rằng các bút toán kế toán không thể bị thay đổi sau khi đã được ghi nhận. Điều này giúp duy trì tính toàn vẹn và minh bạch của sổ cái kế toán, đáp ứng các tiêu chuẩn kiểm toán và quy định tài chính nghiêm ngặt.

Tính năng của Immutable Ledger

  1. Không thể chỉnh sửa hoặc xóa bút toán:

    • Một khi bút toán đã được ghi nhận trong sổ cái, bạn không thể chỉnh sửa hoặc xóa nó. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu kế toán không thể bị thay đổi một cách tùy tiện.

  2. Sửa lỗi thông qua bút toán đảo ngược:

    • Nếu có sai sót, bạn phải tạo một bút toán đảo ngược (Reversal Entry) để điều chỉnh sai lệch thay vì thay đổi trực tiếp bút toán ban đầu.

  3. Lịch sử giao dịch minh bạch:

    • Mọi thay đổi (như bút toán đảo ngược hoặc ghi nhận bổ sung) đều được lưu lại, giúp truy vết dễ dàng và đảm bảo tính minh bạch.

  4. Tuân thủ quy định kế toán:

    • Tính năng này giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định kế toán và kiểm toán, nơi yêu cầu các giao dịch phải được ghi nhận trung thực và không thể bị chỉnh sửa.

Lợi ích của Immutable Ledger

  1. Tăng cường bảo mật:

    • Ngăn chặn việc giả mạo dữ liệu kế toán hoặc thay đổi không được phép.

  2. Giảm sai sót:

    • Giảm nguy cơ thay đổi dữ liệu vô tình dẫn đến lỗi kế toán.

  3. Phù hợp với các tiêu chuẩn kiểm toán:

    • Đảm bảo hệ thống tuân thủ các tiêu chuẩn như GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) hoặc IFRS (International Financial Reporting Standards).

  4. Minh bạch và tin cậy:

    • Cung cấp dữ liệu minh bạch, giúp củng cố lòng tin từ các bên liên quan như kiểm toán viên, cổ đông, hoặc cơ quan thuế.

Cách hoạt động của Immutable Ledger

  1. Ghi nhận bút toán:

    • Khi một giao dịch (ví dụ: hóa đơn bán hàng, phiếu thu, hoặc bút toán thủ công) được đăng (Submit), giao dịch đó sẽ được ghi nhận vào sổ cái.

  2. Khóa bút toán:

    • Sau khi ghi nhận, bút toán sẽ bị khóa, không thể chỉnh sửa hoặc xóa.

  3. Điều chỉnh thông qua bút toán mới:

    • Nếu cần điều chỉnh, bạn phải tạo:
      • Bút toán đảo ngược (Reversal Entry): Hủy bỏ hiệu lực của bút toán gốc.
      • Bút toán mới: Ghi nhận giá trị đúng thay thế.

  4. Lưu lịch sử:

    • Hệ thống lưu lại toàn bộ lịch sử giao dịch và các bút toán liên quan, cho phép kiểm tra mọi thay đổi.

Kích hoạt và sử dụng Immutable Ledger

  1. Bật tính năng Immutable Ledger:

    • Truy cập Accounts Settings trong module Accounting.
    • Bật tùy chọn Enable Immutable Ledger.

  2. Sử dụng:

    • Khi tính năng được kích hoạt, mọi giao dịch kế toán sẽ tuân thủ quy tắc không chỉnh sửa sau khi được ghi nhận.

  3. Kiểm tra nhật ký hệ thống:

    • Truy cập Audit Trail hoặc General Ledger Report để xem lịch sử các giao dịch.

 

Ví dụ về sử dụng Immutable Ledger

  1. Hóa đơn bị sai:

    • Một hóa đơn bán hàng đã được ghi nhận với số tiền sai.
    • Bạn không thể sửa trực tiếp số tiền trên hóa đơn. Thay vào đó:
      • Ghi nhận một bút toán đảo ngược để hủy hóa đơn sai.
      • Tạo một hóa đơn mới với thông tin chính xác.

  2. Sai sót trong phiếu thu:

    • Một phiếu thu đã được ghi nhận nhưng sai số tiền hoặc tài khoản.
    • Bạn phải tạo bút toán đảo ngược và ghi nhận lại phiếu thu đúng.

Tóm lại

Immutable Ledger là một tính năng quan trọng trong VHTerp để đảm bảo tính toàn vẹn và minh bạch của dữ liệu kế toán. Nó ngăn ngừa việc chỉnh sửa hoặc xóa bút toán đã ghi nhận, đồng thời cho phép sửa lỗi thông qua bút toán điều chỉnh, giúp hệ thống kế toán minh bạch và tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế.

Phân chia sổ cái

Trong một công ty có thể có nhiều sổ cái (Ledgers), nhưng thường chỉ có một sổ cái tổng hợp (General Ledger). Điều này phụ thuộc vào cách tổ chức kế toán và các yêu cầu quản lý tài chính cụ thể của công ty. Dưới đây là các trường hợp và giải thích chi tiết:

1. Sổ cái tổng hợp (General Ledger)

2. Sổ cái chi tiết hoặc sổ cái bổ sung (Subsidiary Ledgers)

Ngoài sổ cái tổng hợp, các doanh nghiệp thường sử dụng các sổ cái chi tiết để quản lý giao dịch liên quan đến các khía cạnh cụ thể:

Mối quan hệ với General Ledger:

3. Sổ cái theo chi nhánh, bộ phận hoặc dự án

Trong các công ty lớn, có thể có nhiều sổ cái tổng hợp riêng biệt để quản lý tài chính của từng:

Lợi ích:

4. Sổ cái đa tiền tệ

Tóm lại:

Việc sử dụng nhiều sổ cái phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, cách tổ chức tài chính và yêu cầu quản lý. Trong VHTerp, hệ thống hỗ trợ rất tốt việc quản lý nhiều sổ cái thông qua các cấu hình như Cost Center, Project, Multi-Currency, và Warehouse Management.