Giới thiệu

Giới thiệu

Cuốn sách này dành cho tất cả các thành viên tham gia vào dự án phần mềm:

Mục tiêu khóa học

Sau khóa học, người đọc sẽ:

  1. Hiểu dự án phần mềm là gì và cách quản lý hiệu quả.

  2. Biết cách chọn phương pháp quản lý (Agile, Waterfall, Scrum,…) phù hợp.

  3. Nắm được cách quản lý rủi ro & thay đổi trong dự án.

  4. Học cách lập kế hoạch dự án, ước tính chi phí và phân bổ nguồn lực.

  5. Thực hành các công cụ quản lý như Microsoft Project, Jira, SmartSheet, Excel.

Nội dung chi tiết

1. Tổng quan về Dự án Phần mềm & Quản lý Dự án
2. Các Phương Pháp Quản lý Dự án
3. Quản lý Rủi ro & Thay đổi
4. Lập Kế hoạch Dự án
5. Thực hành Công cụ Quản lý Dự án
6. Kết thúc Dự án & Bài học Kinh nghiệm

Bài tập & Thực hành

  1. Tạo kế hoạch dự án mẫu bằng Microsoft Project.

  2. Thiết lập Scrum Board trên Jira cho 1 sprint.

  3. Tính toán chi phí dựa trên các yếu tố: nhân lực, thời gian, rủi ro.

Tài liệu tham khảo

Tác giả: Đỗ Ngọc Tú
Công Ty Phần Mềm VHTSoft

Quản lý dự án phần mềm là gì

1. Giới Thiệu: Quản Lý Dự Án Là Gì?

Định nghĩa:

"Quản lý dự án là nghệ thuật và khoa học lập kế hoạch, tổ chức và thực thi để biến ý tưởng thành sản phẩm/dịch vụ cụ thể trong phạm vi thời gian và nguồn lực xác định."

🔹 Đặc điểm cốt lõi của dự án:

2. Vai Trò Của Người Quản Lý Dự Án (PM)

4 Trách Nhiệm Chính:

  1. Giao hàng đúng hạn (Time)

  2. Kiểm soát ngân sách (Budget)

  3. Đảm bảo chất lượng (Quality)

  4. Quản lý rủi ro & thay đổi (Risk & Change)

 Kỹ năng cần có:

"PM không chỉ là người lập kế hoạch – mà là người biến kế hoạch thành hiện thực!"

3. Quản Lý Dự Án Phần Mềm: Khác Biệt Lớn So Với Dự Án Truyền Thống

Đặc thù ngành phần mềm:

Ví dụ thực tế:

4. Các Phương Pháp Quản Lý Phổ Biến

Phương Pháp Ưu Điểm Nhược Điểm Phù Hợp
Waterfall Dễ quản lý, rõ ràng Khó thay đổi sau khi bắt đầu Dự án nhỏ, yêu cầu ổn định
Agile/Scrum Linh hoạt, đáp ứng nhanh Đòi hỏi team tự giác cao Dự án phức tạp, yêu cầu biến động
Kanban Tối ưu workflow trực quan Khó kiểm soát tiến độ tổng thể Team hỗ trợ/bảo trì sản phẩm

5. Công Cụ Hỗ Trợ Quản Lý Dự Án

Thực hành ngay:

  1. Microsoft Project: Lập timeline, theo dõi tiến độ % hoàn thành.

  2. Jira (Agile): Quản lý backlog, sprint, burn-down chart.

  3. Trello/SmartSheet: Quản lý task đơn giản với Kanban.

  4. Excel: Vẽ Gantt Chart, tính toán chi phí.

6. Bài Tập Thực Hành

Case Study:

Gợi ý:

7. Tài Liệu Đính Kèm

Kết luận:
"Quản lý dự án phần mềm là hành trình cân bằng giữa kỹ thuật, con người và quy trình. Thành công không nằm ở kế hoạch hoàn hảo – mà ở cách bạn thích nghi với những điều không hoàn hảo!"

Tác giả: Đỗ Ngọc Tú
Công Ty Phần Mềm VHTSoft

Kỹ Năng Cốt Lõi Của Một Software Project Manager (SPM)

"Không Cần Là Developer Xuất Sắc, Nhưng Phải Là Người Kết Nối Tuyệt Vời!"

1. Giới Thiệu: SPM Khác Gì Với Technical Lead?

🔹 Quan niệm sai lầm: "PM phải giỏi code hoặc thiết kế hệ thống" → Sai!
🔹 Sự thật:

"SPM giống như một nhạc trưởng – không cần chơi giỏi mọi nhạc cụ, nhưng phải biết cách hòa âm để bản nhạc hoàn hảo."

2. Kỹ Năng Sinh Tồn Của SPM

① Kỹ Năng Giao Tiếp (Communication)

"Over-communicate is better than under-communicate!"

Ví dụ: Khi khách hàng đổi yêu cầu, SPM phải:

  1. Thông báo ngay cho team dev.

  2. Phân tích impact lên timeline.

  3. Trình bày rõ ràng với khách hàng về trade-off (thêm time/budget hay cắt tính năng khác?).

② Quản Lý Thời Gian (Time Management)

"Cuộc họp không có chương trình nghị sự(agenda) giống như đi biển không có bàn!"

Case study: Một SPM tại startup dùng Google Calendar màu sắc:

③ Giải Quyết Vấn Đề (Problem Solving)

"Không có vấn đề nào tồn tại mãi – chỉ có giải pháp bị trì hoãn!"

Ví dụ thực tế:

④ Nhận Thức Tổ Chức (Organizational Awareness)

"Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng!"

Công cụ:

⑤ Ngoại Giao & Đàm Phán (Diplomacy)

"Không có tình huống 'không thể' – chỉ có cách tiếp cận chưa đúng!"

Kỹ thuật đàm phán Harvard:

3. Bài Tập Thực Hành

Tình huống: Bạn là SPM quản lý dự án app e-commerce.

Yêu cầu: Áp dụng 5 kỹ năng trên để giải quyết (viết kế hoạch 200 từ).

4. Tài Nguyên Hỗ Trợ

"Một SPM giỏi không phải là người làm mọi thứ – mà là người giúp mọi người làm đúng thứ họ giỏi nhất!"

Tác giả: Đỗ Ngọc Tú
Công Ty Phần Mềm VHTSoft

Vai Trò Và Trách Nhiệm Của Một Software Project Manager (SPM)

"Từ Lập Kế Hoạch Đến Giao Sản Phẩm - Hành Trình Của Người Dẫn Đường"

1. Lập Kế Hoạch (Planning) - Xây Dựng "Bản Đồ" Dự Án

Công Việc Chính:

Bí Quyết Thành Công:

Xác định rõ phạm vi (Scope): Tránh "scope creep" (dự án phình to vô tận).
Tạo sơ đồ phụ thuộc (Dependencies): Ví dụ: "Design phải xong trước khi Dev code".
Dùng công cụ trực quan: Gantt Chart (Microsoft Project, ClickUp), Kanban Board (Trello, Jira).

Ví dụ thực tế:

*Khi xây dựng app food delivery, SPM chia thành:

2. Dẫn Dắt Team (Leading) - Nghệ Thuật Kết Nối Đa Vai Trò

Thách Thức:
Cách Vượt Qua:

🔹 Giao tiếp đa kênh:

Câu nói truyền cảm hứng:

"Một team mạnh không phải là nhóm những người giỏi nhất, mà là nhóm biết cách kết hợp điểm mạnh của nhau!"

3. Giám Sát Thực Thi (Execution) - "Lái Tàu" Đúng Lộ Trình

3 Công Cụ Kiểm Soát Tiến Độ:

  1. Báo cáo tuần (Status Report):

    • % hoàn thành từng task.

    • Rủi ro phát sinh & giải pháp.

  2. Cập nhật real-time: Dùng dashboard (Jira, Asana) để cả team theo dõi.

  3. Điều chỉnh linh hoạt: Khi khách hàng thay đổi yêu cầu, cần đánh giá lại timeline/ngân sách.

Ví dụ:

4. Quản Lý Thời Gian (Time Management) - Chiến Thuật "Chống Trễ Deadline"

3 Kỹ Thuật Đối Phó Thay Đổi:

  1. Buffer time: Dự trữ 10-15% thời gian cho rủi ro.

  2. Phân loại ưu tiên: Ma trận Eisenhower (Quan trọng/Khẩn cấp).

  3. Phương án dự phòng (Plan B): Ví dụ: Thuê freelancer nếu thiếu nhân lực.

Sự thật ngành:

47% dự án phần mềm trễ deadline (theo PMI) - Lý do chính: Đánh giá thấp độ phức tạp!

5. Kiểm Soát Ngân Sách (Budget Management) - Nghệ Thuật "Giữ Ví"

Cách Tránh Vỡ Ngân Sách:

Case study:

Một SPM tại startup tiết kiệm 20% ngân sách nhờ đàm phán giảm giá với đối tác outsourcing.

6. Đảm Bảo Chất Lượng (QA) - "Bắt Sâu" Trước Khi Giao Sản Phẩm

Quy Trình QA Hiệu Quả:

  1. Test sớm - Test thường xuyên: Áp dụng CI/CD (Continuous Integration).

  2. Automate testing: Dùng Selenium, Jest để tiết kiệm thời gian.

  3. Beta testing: Cho khách hàng dùng thử trước launch.

Con số đáng suy ngẫm:

80% lỗi phần mềm có thể phát hiện sớm nếu test ngay từ giai đoạn thiết kế.

Bài Tập Tình Huống

 Scenario: Bạn quản lý dự án app e-commerce, đang đối mặt với:

Câu hỏi: Bạn sẽ xử lý thế nào? (Áp dụng 6 vai trò trên).

Tài Liệu Đính Kèm

"Một SPM giỏi không chỉ giao sản phẩm đúng hạn - mà còn khiến team cảm thấy hành trình đó đáng giá!"

Tác giả: Đỗ Ngọc Tú
Công Ty Phần Mềm VHTSoft

Tối Ưu Hóa Quy Trình Quản Lý Dự Án Phần Mềm

"Kinh Nghiệm Đúc Kết Từ Các PM Dày Dạn"

7 Cách Tối Ưu Hóa Quy Trình Quản Lý Dự Án Phần Mềm

1. Để Developer Tập Trung Vào Code - "Không Làm Phiền Các Thầy Code"

Vấn Đề:

Giải Pháp:

Tách biệt công việc phi kỹ thuật:

Ví dụ thực tế:

Tại Google, developer được tặng "Focus Time" trên Calendar để chặn các cuộc họp không quan trọng.

2. Truyền Cảm Hứng Cho Team - "Kích Hoạt Năng Lượng Tiềm Ẩn"

Cách Làm:

Kể chuyện thành công:

Tâm lý học ứng dụng:

Con người làm việc hiệu quả hơn 40% khi thấy công việc có ý nghĩa (theo Harvard).

3. Giao Task Rõ Ràng - "Một Nhiệm Vụ, Một Người Phụ Trách"

Nguyên Tắc Vàng:

Công cụ hỗ trợ:

4. Lập Kế Hoạch Kỹ Lưỡng Ngay Từ Đầu

Bài Học Xương Máu:

68% dự án thất bại do thiếu planning giai đoạn đầu (theo PMI).

Checklist Planning:

Ví dụ:

5. Tổ Chức Công Việc Khoa Học - "Ngăn Nắp Là Chìa Khóa Của Tốc Độ"

Áp Dụng Ngay:

Hệ thống file thống nhất:

Câu nói nổi tiếng:

"Bạn không cần làm việc nhiều hơn - chỉ cần làm việc thông minh hơn!"

6. Phân Công Đúng Người Đúng Việc - "Để Mỗi Người Tỏa Sáng Bởi Sở Trường Của Họ"

Bí Quyết Delegation:

  1. Khảo sát sở thích team:

    • "Ai muốn làm front-end với React?"

    • "Ai hứng thú với AI integration?"

  2. Đánh giá năng lực:

    • Junior: Fix bug, viết unit test

    • Senior: Thiết kế kiến trúc hệ thống

Lỗi cần tránh:
❌ Ép developer làm task không phù hợp → Giảm năng suất 50%!

7. Xây Dựng Văn Hóa Quản Lý Thời Gian - "Mỗi Ngày Đều Có 24h, Nhưng Cách Dùng Khác Nhau"

Phương Pháp Hiệu Quả:

 Chia nhỏ task:

Công cụ đề xuất:

Bài Tập Thực Hành

Tình huống: Team bạn đang chậm tiến độ do:

Yêu cầu: Áp dụng 7 nguyên tắc trên để đề xuất giải pháp (tối thiểu 3 ý).

"Một dự án thành công không phải là nơi mọi thứ hoàn hảo - mà là nơi mọi người cùng tiến bộ mỗi ngày!"

Tác giả: Đỗ Ngọc Tú
Công Ty Phần Mềm VHTSoft

Kịch Bản Quản Lý Dự Án Phần Mềm

image.png

 

Phân Tích Các Vai Trò Chính

A. Phía Đội Phát Triển (Internal Team)

B. Phía Khách Hàng (Customer Side)

  1. Account Manager:

    • Đại diện doanh nghiệp khách hàng

    • Chịu trách nhiệm về ngân sách, timeline và kỳ vọng kinh doanh

  2. IT Admin:

    • Quản lý hệ thống CNTT của khách hàng

    • Phối hợp triển khai tích hợp (deployment, API connections)

  3. Design Team:

    • Cung cấp bản thiết kế UI/UX

    • Phê duyệt giao diện cuối cùng

Kịch Bản Điển Hình Trong Dự Án

  1. Giai đoạn Khởi Tạo:

    • Account Manager cung cấp yêu cầu nghiệp vụ

    • Solution Architect phân tích và đề xuất kiến trúc

    • Design Team giao UI/UX mockups

  2. Giai đoạn Phát Triển:

    • Web Team code theo thiết kế

    • IT Admin hỗ trợ môi trường test/staging

  3. Giai đoạn Triển Khai:

    • IT Admin phê duyệt production deployment

    • Account Manager nghiệm thu sản phẩm cuối cùng