Kỹ Năng Cốt Lõi Của Một Software Project Manager (SPM)

"Không Cần Là Developer Xuất Sắc, Nhưng Phải Là Người Kết Nối Tuyệt Vời!"

1. Giới Thiệu: SPM Khác Gì Với Technical Lead?

🔹 Quan niệm sai lầm: "PM phải giỏi code hoặc thiết kế hệ thống" → Sai!
🔹 Sự thật:

• SPM là người kết nối giữa khách hàng, team dev, tester, và stakeholders.

• Ví dụ thực tế: Một SPM tại Google không cần viết code AI nhưng phải hiểu quy trình phát triển AI để lập kế hoạch.

"SPM giống như một nhạc trưởng – không cần chơi giỏi mọi nhạc cụ, nhưng phải biết cách hòa âm để bản nhạc hoàn hảo."

2. Kỹ Năng Sinh Tồn Của SPM

① Kỹ Năng Giao Tiếp (Communication)

"Over-communicate is better than under-communicate!"

• Áp dụng trong dự án:

  • Với team dev: Dùng daily stand-up meeting (15 phút/ngày) để cập nhật tiến độ.

  • Với khách hàng: Gửi báo cáo tuần bằng email template (kèm 3 mục: Done/In Progress/Blockers).

  • Với stakeholders: Dùng RACI Matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) để xác định ai cần biết thông tin gì.

Ví dụ: Khi khách hàng đổi yêu cầu, SPM phải:

1. Thông báo ngay cho team dev.

2. Phân tích impact lên timeline.

3. Trình bày rõ ràng với khách hàng về trade-off (thêm time/budget hay cắt tính năng khác?).

② Quản Lý Thời Gian (Time Management)

"Cuộc họp không có chương trình nghị sự(agenda) giống như đi biển không có bàn!"

• Công cụ hỗ trợ:

  • Time blocking: Chia ngày thành các khung giờ cố định (VD: 9h–10h check email, 10h–11h họp team).

  • Pomodoro Technique: Làm việc 25 phút, nghỉ 5 phút để tránh burnout.

• Tips cho meeting hiệu quả:

  • Gửi agenda trước 24h.

  • Không meeting quá 45 phút.

  • Luôn kết thúc bằng action items (Ai làm gì? Deadline khi nào?).

Case study: Một SPM tại startup dùng Google Calendar màu sắc:

• Màu đỏ: Deadline quan trọng.

• Màu xanh: Meeting nội bộ.

• Màu vàng: Thời gian tập trung làm việc cá nhân.

③ Giải Quyết Vấn Đề (Problem Solving)

"Không có vấn đề nào tồn tại mãi – chỉ có giải pháp bị trì hoãn!"

• Framework xử lý vấn đề:

  1. Define: Mô tả vấn đề bằng 5 Whys (VD: "Sprint chậm 3 ngày" → Tại sao? Do code phức tạp → Tại sao? Do thiếu tài liệu API…).

  2. Prioritize: Dùng Impact/Effort Matrix (Ưu tiên vấn đề có impact cao, effort thấp).

  3. Solve: Brainstorming với team, chọn 1–2 giải pháp khả thi.

Ví dụ thực tế:

• Vấn đề: Tester và developer tranh cãi về bug priority.

• Giải pháp của SPM:

  • Áp dụng bug classification (Critical/Major/Minor).

  • Dùng bug triage meeting hàng tuần để cùng phân loại.

④ Nhận Thức Tổ Chức (Organizational Awareness)

"Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng!"

• 3 Điều SPM Cần Nắm Rõ:

  1. Roadmap công ty: Để tránh xung đột tài nguyên (VD: Tránh lập kế hoạch release app vào đúng tháng team AI bận train model).

  2. Các dự án song song: Biết ai đang làm gì để chia sẻ tài nguyên (VD: Dùng chung UX designer cho 2 dự án nhỏ).

  3. Văn hóa công ty: Hiểu cách ra quyết định (VD: Công ty Nhật cần sự đồng thuận cao, công ty Mỹ ưu tiên tốc độ).

Công cụ:

• Org chart: Để biết ai phụ trách mảng nào.

• Stakeholder map: Phân loại theo mức độ ảnh hưởng (High/Medium/Low).

⑤ Ngoại Giao & Đàm Phán (Diplomacy)

"Không có tình huống 'không thể' – chỉ có cách tiếp cận chưa đúng!"

• Tình huống khó và cách xử lý:

  • Khách hàng đòi thay đổi last-minute:
    → Dùng "Yes, if…" thay vì "No" (VD: "Yes, nếu anh đồng ý tăng budget 20% hoặc lùi deadline 2 tuần").

  • Team member xin nghỉ đúng sprint cuối:
    → Đề xuất knowledge transfer trước khi nghỉ, hoặc phân bổ lại task.

Kỹ thuật đàm phán Harvard:

• Win-Win: Tìm giải pháp 2 bên cùng có lợi.

• BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement): Luôn chuẩn bị phương án dự phòng.

3. Bài Tập Thực Hành

Tình huống: Bạn là SPM quản lý dự án app e-commerce.

• Vấn đề 1: Khách hàng muốn thêm tính năng "livestream bán hàng" vào phút chót.

• Vấn đề 2: Lead developer báo ốm 1 tuần đúng lúc chuẩn bị release.

Yêu cầu: Áp dụng 5 kỹ năng trên để giải quyết (viết kế hoạch 200 từ).

4. Tài Nguyên Hỗ Trợ

• Sách: "The Pragmatic Programmer" – tips kỹ thuật để PM hiểu dev.

• Template: Stakeholder communication plan (miễn phí trên Notion).

• Tool: Slack + Zoom để giao tiếp async/sync.

"Một SPM giỏi không phải là người làm mọi thứ – mà là người giúp mọi người làm đúng thứ họ giỏi nhất!"

Tác giả: Đỗ Ngọc Tú
Công Ty Phần Mềm VHTSoft