Quản lý kho với VHTerp

Inventory Dimension: Chiều dữ liệu tồn kho

Inventory Dimension trong VHTerp là một tính năng được sử dụng để theo dõi và phân loại hàng tồn kho theo các chiều dữ liệu (dimensions) khác nhau. Điều này cho phép doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho chi tiết hơn, dựa trên các yếu tố cụ thể như dự án, địa điểm, chi nhánh, hay bất kỳ thuộc tính nào khác mà doanh nghiệp cần theo dõi.

Khi nào sử dụng Inventory Dimension?

Các tính năng chính của Inventory Dimension

  1. Phân loại hàng tồn kho:

    • Chiều dữ liệu (Dimension): Người dùng có thể định nghĩa các chiều dữ liệu như:
      • Dự án (Project)
      • Chi nhánh (Branch)
      • Kênh bán hàng (Sales Channel)
      • Địa điểm (Location)
      • Bộ phận (Department)
    • Mỗi chiều dữ liệu sẽ được liên kết với các giao dịch kho hàng (Stock Transactions).

  2. Theo dõi giao dịch kho hàng:

    • Mỗi giao dịch nhập, xuất, hoặc chuyển kho sẽ được gắn với một hoặc nhiều chiều dữ liệu.
    • Giúp bạn dễ dàng truy vết các giao dịch và phân tích dữ liệu chi tiết.

  3. Phân tích hàng tồn kho:

    • Tính năng Inventory Dimension cho phép bạn xem báo cáo tồn kho theo từng chiều dữ liệu, giúp phân tích và ra quyết định hiệu quả hơn.

  4. Tích hợp với các module khác:

    • Inventory Dimension hoạt động chặt chẽ với các module khác trong VHTerp, như Stock, Sales, Purchase, và Accounting.

Ví dụ về sử dụng Inventory Dimension

  1. Theo dõi hàng tồn kho theo dự án:

    • Một công ty xây dựng có nhiều dự án khác nhau. Tính năng này cho phép công ty theo dõi số lượng vật liệu xây dựng được sử dụng và tồn kho cho từng dự án riêng biệt.

  2. Quản lý theo chi nhánh:

    • Một doanh nghiệp có nhiều chi nhánh tại các thành phố khác nhau. Với Inventory Dimension, họ có thể phân tích số lượng hàng hóa tồn kho tại từng chi nhánh một cách dễ dàng.

  3. Phân tích kênh bán hàng:

    • Nếu doanh nghiệp bán hàng qua nhiều kênh khác nhau (trực tiếp, trực tuyến, qua đối tác), Inventory Dimension giúp theo dõi tồn kho liên quan đến từng kênh bán hàng cụ thể.

Cách cài đặt và sử dụng Inventory Dimension

  1. Kích hoạt Inventory Dimension:

    • Vào Stock Settings → Inventory Dimensions.
    • Tạo mới các chiều dữ liệu mà bạn muốn sử dụng (ví dụ: Project, Branch, Location).

  2. Gắn Inventory Dimension vào giao dịch:

    • Khi tạo các giao dịch kho hàng như Stock Entry, Purchase Receipt, hoặc Delivery Note, bạn có thể chọn các giá trị phù hợp cho các chiều dữ liệu này.

  3. Xem báo cáo Inventory Dimension:

    • Truy cập các báo cáo trong module Stock, chẳng hạn như Stock Balance hoặc Stock Ledger, để xem dữ liệu phân tích theo chiều.

Lợi ích của Inventory Dimension

Material Issue - Xuất nguyên vật liệu

Material Issue trong VHTerp là một quy trình được sử dụng để ghi nhận việc xuất nguyên vật liệu hoặc hàng hóa từ kho cho các mục đích khác nhau mà không phải là sản xuất hay bán hàng. Đây là một trong những loại Stock Entry được dùng để quản lý chuyển động của hàng tồn kho trong hệ thống.

Khi nào sử dụng Material Issue?

  1. Xuất nguyên vật liệu cho mục đích phi sản xuất:

    • Ví dụ: Xuất vật tư để bảo trì, sửa chữa, hoặc sử dụng nội bộ.

  2. Xuất hàng bị lỗi hoặc hỏng hóc:

    • Loại bỏ hàng hóa hoặc nguyên vật liệu không sử dụng được.

  3. Xuất hàng để cho thuê, trưng bày hoặc thử nghiệm:

    • Ghi nhận các trường hợp hàng được sử dụng mà không phải là một giao dịch bán hàng.

  4. Quyên góp hoặc gửi đi miễn phí:

    • Xuất hàng hóa để quyên góp hoặc gửi đi dùng thử.

Cách hoạt động của Material Issue trong VHTerp:

  1. Chọn loại Stock Entry:

    • Trong module Stock, bạn chọn Stock Entry và thiết lập loại là Material Issue.

  2. Nhập thông tin cơ bản:

    • Source Warehouse: Kho mà bạn đang xuất nguyên vật liệu.
    • Items: Các sản phẩm, nguyên vật liệu được xuất đi.
    • Quantity: Số lượng của từng mặt hàng.
    • Reason/Remarks: Lý do xuất kho (có thể được cấu hình để theo dõi mục đích cụ thể).

  3. Hạch toán tài chính:

    • Khi thực hiện Material Issue, giá trị của hàng hóa được xuất đi sẽ được ghi nhận vào tài khoản chi phí tương ứng trong kế toán (ví dụ: Expense Account hoặc Scrap Account).

  4. Cập nhật kho:

    • Sau khi xác nhận, số lượng hàng hóa trong kho sẽ giảm và báo cáo tồn kho sẽ được cập nhật.

Lợi ích của việc sử dụng Material Issue:

Ví dụ thực tế:

  1. Xuất vật tư bảo trì:

    • Một nhà máy cần sử dụng dầu nhờn để bảo dưỡng máy móc. Việc xuất dầu nhờn sẽ được ghi nhận là Material Issue.

  2. Loại bỏ hàng lỗi:

    • Một số linh kiện bị lỗi cần được hủy bỏ. Những linh kiện này được ghi nhận qua một Material Issue.

  3. Sử dụng hàng nội bộ:

    • Một công ty xuất một số bút và giấy từ kho để phục vụ cho văn phòng. Đây cũng là một Material Issue.

Material Request - Customer Provided: Được cấp từ khách hàng

Trong Material Request của VHTerp, Customer Provided được sử dụng để chỉ rằng nguyên vật liệu hoặc hàng hóa được cung cấp bởi khách hàng thay vì lấy từ kho của công ty. Điều này thường áp dụng trong các trường hợp như:

  1. Sản xuất gia công (Subcontracting): Khách hàng cung cấp nguyên vật liệu thô và công ty chỉ thực hiện một số công đoạn sản xuất.
  2. Sửa chữa hoặc bảo trì: Khách hàng gửi hàng hóa hoặc thiết bị để sửa chữa và cung cấp các bộ phận thay thế.
  3. Hoàn thành đơn hàng đặc biệt: Khi khách hàng cung cấp một phần nguyên liệu cần thiết để hoàn thành sản phẩm.

Apply Putaway Rule: Quy tắc lưu trữ

Trong Biên lai nhận hàng (Purchase Receipt) hoặc các tài liệu tương tự trong VHTerp, tùy chọn Apply Putaway Rule được sử dụng để tự động định tuyến hàng hóa nhận được đến các vị trí lưu trữ cụ thể trong kho, dựa trên các quy tắc định sẵn.

Giải thích:

  1. Putaway Rule (Quy tắc lưu trữ):
    Là quy tắc được thiết lập trong VHTerp để xác định vị trí lưu trữ hàng hóa trong kho dựa trên các tiêu chí như:

    • Loại mặt hàng (Item).
    • Kho (Warehouse).
    • Số lượng.
    • Đơn vị lưu trữ (Storage unit).

  2. Apply Putaway Rule (Áp dụng quy tắc lưu trữ):
    Khi bật tùy chọn này:

    • VHTerp sẽ tự động kiểm tra xem có quy tắc lưu trữ nào được thiết lập cho các mặt hàng trong biên lai nhận hàng không.
    • Nếu có, hệ thống sẽ tự động gán vị trí lưu trữ cụ thể cho từng mặt hàng trong kho (ví dụ: giá kệ, khu vực lưu trữ).

  3. Lợi ích:

    • Tăng cường hiệu quả: Giảm thời gian và công sức trong việc quyết định vị trí lưu trữ.
    • Tối ưu hóa không gian: Đảm bảo các mặt hàng được lưu trữ theo cách hiệu quả nhất.
    • Giảm lỗi: Tránh việc lưu trữ sai vị trí, dẫn đến khó khăn trong quản lý kho và xuất hàng.

Ví dụ:

Khi bật Apply Putaway Rule, VHTerp sẽ tự động gán các vị trí lưu trữ này cho iPhone trong biên lai nhận hàng.

Item Manufacturer: Nhà sản xuất sản phẩm

Ý nghĩa trong VHTerp:

Ví dụ:

  1. Công ty A sản xuất đồ điện tử:

    • Bạn bán sản phẩm Laptop XYZ, và trường Item Manufacturer sẽ ghi là Công ty A.
    • Khi khách hàng cần thông tin về nhà sản xuất hoặc cần bảo hành, bạn dễ dàng cung cấp thông tin.

  2. Sản phẩm có nhiều nhà sản xuất:

    • Một sản phẩm như Bóng đèn LED có thể được sản xuất bởi nhiều công ty.
    • Trường Item Manufacturer giúp bạn quản lý chi tiết từng nhà sản xuất cho cùng loại sản phẩm.

Item Alternative - Mặt hàng thay thế

Item Alternative là một tính năng trong VHTerp được sử dụng để xác định mặt hàng thay thế (Alternative Item) cho một sản phẩm cụ thể trong kho. Đây là những sản phẩm có thể được sử dụng thay thế cho nhau trong các tình huống như:

Cách hoạt động của Item Alternative:

  1. Liên kết giữa các sản phẩm:

    • Bạn có thể chỉ định mặt hàng thay thế cho một sản phẩm cụ thể trong phần cấu hình Stock hoặc Item.
    • Ví dụ: Sản phẩm A có thể được thay thế bởi sản phẩm B nếu A hết hàng.

  2. Sử dụng trong giao dịch:

    • Khi bạn tạo đơn hàng, yêu cầu mua hàng, hoặc yêu cầu sản xuất, nếu sản phẩm chính không còn, hệ thống sẽ đề xuất mặt hàng thay thế.
    • Điều này giúp đảm bảo tiến độ hoạt động mà không cần chờ nhập thêm sản phẩm chính.

  3. Ứng dụng trong sản xuất và bán hàng:

    • Khi tạo BOM (Bill of Materials) hoặc đơn hàng sản xuất, bạn có thể sử dụng Item Alternative để thay thế nguyên vật liệu đầu vào nếu cần thiết.
    • Tính năng này cũng hữu ích khi khách hàng chấp nhận một sản phẩm tương tự.

Ví dụ cụ thể:

  1. Ngành bán lẻ:

    • Bạn bán Nước rửa tay loại A, nhưng sản phẩm này hết hàng.
    • Hệ thống sẽ đề xuất thay thế bằng Nước rửa tay loại B, có công dụng tương tự.

  2. Ngành sản xuất:

    • Trong sản xuất, bạn sử dụng nguyên liệu Thép loại 1 để tạo ra sản phẩm. Khi thép loại 1 hết hàng, hệ thống sẽ đề xuất thay thế bằng Thép loại 2.

  3. Quản lý kho:

    • Sản phẩm Pin 9V có thể thay thế bằng Pin sạc 9V trong các đơn hàng hoặc yêu cầu.

Lợi ích của Item Alternative:

Two-way Alternative - Mặt hàng thay thế hai chiều

Trong VHTerp, khi một Item Alternative (mặt hàng thay thế) được thiết lập với tùy chọn Two-way, điều này có nghĩa là mối quan hệ thay thế giữa hai sản phẩm là hai chiều. Cụ thể:

Two-way Alternative là gì?

Cách hoạt động của Two-way Alternative:

  1. Ví dụ cụ thể:

    • Sản phẩm A (Thép loại 1) và Sản phẩm B (Thép loại 2) là hai mặt hàng tương tự nhau.
    • Nếu thiết lập Two-way Alternative, khi sử dụng Sản phẩm A, hệ thống sẽ đề xuất thay thế bằng Sản phẩm B, và ngược lại, nếu Sản phẩm B không có sẵn, hệ thống sẽ đề xuất Sản phẩm A.

  2. Trong sản xuất:

    • Khi lập BOM hoặc tạo đơn sản xuất, nếu nguyên liệu chính A không có, hệ thống sẽ đề xuất sử dụng B.
    • Đồng thời, nếu B được yêu cầu nhưng hết hàng, hệ thống sẽ đề xuất A.

  3. Trong bán hàng:

    • Khi khách hàng đặt mua Sản phẩm A, nhưng sản phẩm này hết hàng, bạn có thể thay thế bằng Sản phẩm B.
    • Ngược lại, nếu khách đặt Sản phẩm B, hệ thống cũng có thể gợi ý thay thế bằng Sản phẩm A.

Lợi ích của Two-way Alternative:

Ví dụ thực tế:

  1. Ngành sản xuất:

    • Thép loại 1 (Sản phẩm A) và Thép loại 2 (Sản phẩm B) đều có thể thay thế nhau trong quy trình sản xuất.
    • Khi một loại hết, loại kia tự động được đề xuất.

  2. Ngành bán lẻ:

    • Bóng đèn LED 40W và Bóng đèn LED 45W có thể được sử dụng thay thế cho nhau trong đơn hàng hoặc yêu cầu.

Nếu bạn không chọn Two-way Alternative, mối quan hệ thay thế sẽ chỉ là một chiều, tức là chỉ Sản phẩm A thay thế được cho Sản phẩm B, nhưng không ngược lại.

Pick List - Danh sách chuẩn bị hàng

Pick List trong VHTerp là một công cụ hỗ trợ quản lý kho, được sử dụng để hướng dẫn nhân viên kho lấy các mặt hàng cần thiết từ các vị trí lưu trữ trong kho để đáp ứng các đơn hàng hoặc yêu cầu nội bộ.

Pick List là gì?

Mục đích sử dụng Pick List

  1. Chuẩn bị hàng cho đơn bán hàng (Sales Order):

    • Khi một khách hàng đặt hàng, Pick List sẽ hướng dẫn nhân viên lấy các mặt hàng từ kho để đóng gói và giao hàng.

  2. Xuất hàng cho sản xuất (Work Order):

    • Khi một Work Order được tạo, Pick List sẽ chỉ định các nguyên liệu cần thiết để chuẩn bị cho sản xuất.

  3. Đáp ứng yêu cầu nội bộ (Material Request):

    • Hỗ trợ lấy hàng cho các yêu cầu chuyển nội bộ giữa các kho hoặc bộ phận.

Các thành phần chính của Pick List

  1. Mặt hàng (Item):

    • Danh sách các mặt hàng cần lấy, bao gồm tên sản phẩm, mã sản phẩm, và mô tả.

  2. Số lượng cần lấy (Qty to Pick):

    • Số lượng hàng hóa cần được lấy để đáp ứng đơn hàng hoặc yêu cầu.

  3. Vị trí lưu trữ (Source Warehouse):

    • Vị trí trong kho mà hàng hóa được lưu trữ.

  4. Loại đơn liên quan (Reference Document):

    • Pick List có thể được liên kết với các tài liệu như Sales Order, Work Order, hoặc Material Request.

  5. Trạng thái (Status):

    • Trạng thái của Pick List, chẳng hạn như Draft, Submitted, hoặc Completed.

Quy trình hoạt động của Pick List trong VHTerp

  1. Tạo Pick List:

    • Pick List có thể được tạo tự động từ Sales Order, Work Order, hoặc Material Request, hoặc cũng có thể tạo thủ công.

  2. Chỉ định thông tin:

    • Chọn kho lưu trữ (Warehouse) và các mặt hàng cần lấy.
    • Hệ thống sẽ gợi ý vị trí (bin location) và số lượng có sẵn của từng mặt hàng.

  3. Thực hiện lấy hàng:

    • Nhân viên kho thực hiện lấy hàng dựa trên hướng dẫn trong Pick List.

  4. Hoàn thành Pick List:

    • Sau khi hàng hóa được lấy đủ, Pick List sẽ được đánh dấu là Completed.
    • Thông tin từ Pick List sẽ được cập nhật vào các tài liệu liên quan, như đơn hàng bán (Delivery Note) hoặc Work Order.

Lợi ích của Pick List

  1. Tăng hiệu quả quản lý kho:

    • Cung cấp hướng dẫn rõ ràng về việc lấy hàng, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.

  2. Giảm sai sót:

    • Đảm bảo rằng đúng mặt hàng và đúng số lượng được lấy từ kho.

  3. Theo dõi và quản lý tốt hơn:

    • Dễ dàng theo dõi trạng thái và tiến độ của việc lấy hàng.

  4. Tích hợp với các quy trình khác:

    • Pick List liên kết chặt chẽ với các quy trình bán hàng, sản xuất, và quản lý nội bộ, giúp quy trình vận hành mượt mà hơn.

Ví dụ thực tế

  1. Đáp ứng đơn hàng bán (Sales Order):

    • Một khách hàng đặt mua 5 chiếc máy tính xách tay và 3 con chuột. Pick List sẽ hướng dẫn nhân viên lấy 5 máy tính và 3 con chuột từ các vị trí lưu trữ trong kho.

  2. Chuẩn bị nguyên liệu sản xuất:

    • Một Work Order yêu cầu 10kg nhựa và 2kg sơn. Pick List sẽ liệt kê vị trí trong kho của nhựa và sơn, đồng thời chỉ định số lượng cần lấy.

Allow to Edit Stock UOM Qty for Purchase Documents - Cho phép chỉnh sửa số lượng hàng tồn kho cho chứng từ mua hàng

Nếu tùy chọn này được kích hoạt:

Nếu tùy chọn này không được kích hoạt:

Ví dụ minh họa:

Khi nào nên sử dụng:

Tóm lại, tùy chọn này quyết định việc người dùng có thể chỉnh sửa số lượng tồn kho thủ công trong các tài liệu mua hàng hay không.

Valuation Rate - Giá tại kho

Là giá thành của mặt hàng trong kho. Đối với mặt hàng đã mua, tỷ lệ này chủ yếu dựa trên giá bạn đã trả cho mặt hàng đó khi bạn mua nó.
Là giá trị mà hệ thống dùng để ghi nhận giá trị hàng hóa trong tồn kho và kế toán, phản ánh chi phí thực tế hoặc định giá chuẩn của hàng hóa.

  1. Mục đích:

    • Valuation Rate giúp xác định giá trị hàng tồn kho trong các báo cáo tài chính, phục vụ cho việc tính toán chi phí hàng bán (COGS) hoặc giá trị tài sản tồn kho.

  2. Cách xác định Valuation Rate: Valuation Rate thường được tính dựa trên:

    • Phương pháp định giá tồn kho:
      • FIFO (First In, First Out): Giá trị tồn kho dựa trên giá nhập hàng sớm nhất còn tồn.
      • Moving Average (Giá trung bình di động): Giá trị tồn kho dựa trên trung bình của các giá nhập hàng.
      • Standard Cost (Chi phí chuẩn): Giá trị tồn kho dựa trên một mức giá chuẩn được định trước.
    • Các yếu tố khác như chi phí vận chuyển, thuế, và các chi phí phụ khác liên quan đến việc nhập hàng.

  3. Khi nào Valuation Rate được sử dụng?:

    • Tính toán giá trị tồn kho: Để ghi nhận tài sản tồn kho trong bảng cân đối kế toán.
    • Tính toán chi phí hàng bán (COGS): Khi xuất hàng hóa, giá trị của hàng hóa sẽ được lấy từ Valuation Rate để ghi nhận chi phí.
    • Chuyển kho nội bộ: Valuation Rate được sử dụng để tính giá trị hàng hóa khi chuyển giữa các kho.

  4. Ví dụ:

    • Bạn nhập 100 chiếc ghế với giá 200.000 VND/chiếc (tổng cộng 20.000.000 VND). Sau đó, bạn nhập thêm 50 chiếc ghế với giá 220.000 VND/chiếc (tổng cộng 11.000.000 VND).
      • Nếu dùng Moving Average:

        image.png


      • Nếu dùng FIFO:
        Lô hàng đầu tiên (100 chiếc) có Valuation Rate là 200.000 VND/chiếc; lô tiếp theo (50 chiếc) có Valuation Rate là 220.000 VND/chiếc.

Tóm lại:

Valuation Rate là giá trị mà hệ thống dùng để ghi nhận giá trị hàng hóa trong tồn kho và kế toán, phản ánh chi phí thực tế hoặc định giá chuẩn của hàng hóa.

Brand - Thương hiệu, Nhãn hiệu

Brand trong module Stock của VHTerp là trường dùng để quản lý thương hiệu của các mặt hàng (sản phẩm) trong hệ thống. Đây là một thuộc tính giúp phân loại và tổ chức hàng hóa theo thương hiệu cụ thể, giúp dễ dàng quản lý và truy xuất thông tin.

Ý nghĩa của Brand trong VHTerp:

  1. Định danh thương hiệu:

    • Brand đại diện cho thương hiệu của sản phẩm, chẳng hạn như Sony, Samsung, IKEA, hoặc một thương hiệu riêng của công ty bạn.
    • Nó giúp phân biệt các sản phẩm có thể giống nhau về chức năng nhưng khác nhau về thương hiệu.

  2. Mục đích sử dụng:

    • Phân loại sản phẩm: Hỗ trợ phân loại kho hàng theo thương hiệu để dễ quản lý và phân tích.
    • Báo cáo: Giúp tạo các báo cáo bán hàng, tồn kho, hoặc mua hàng theo thương hiệu.
    • Marketing và chiến lược: Hỗ trợ việc phân tích hiệu quả kinh doanh của từng thương hiệu và xây dựng chiến lược tiếp thị dựa trên dữ liệu thực tế.

  3. Áp dụng trong hệ thống:

    • Item Master: Khi tạo một sản phẩm (Item), bạn có thể gắn nó với một Brand.
    • Báo cáo: Có thể lọc hoặc nhóm dữ liệu tồn kho, bán hàng, và mua hàng theo thương hiệu.
    • Tích hợp: Thương hiệu có thể được liên kết với các tính năng khác như giá bán (Price List), chương trình khuyến mãi, hoặc chiến lược mua hàng.

Ví dụ:

Nếu công ty bạn không bán các thương hiệu khác, mà chỉ kinh doanh các sản phẩm mang thương hiệu của riêng công ty, thì trường Brand trong VHTerp vẫn có thể hữu ích trong một số trường hợp như sau:

1. Quản lý phân loại sản phẩm theo dòng sản phẩm nội bộ

Điều này giúp bạn quản lý tốt hơn các chiến lược kinh doanh và báo cáo liên quan đến từng nhóm sản phẩm.

2. Hỗ trợ chiến lược mở rộng trong tương lai

Ví dụ:

3. Tạo báo cáo và phân tích hiệu quả sản xuất

Dù tất cả đều mang thương hiệu của công ty bạn, việc gắn Brand có thể đại diện cho một dòng sản phẩm hoặc đặc tính riêng biệt.

4. Đơn giản hóa quản lý khi chỉ dùng một thương hiệu

5. Sử dụng như một trường tùy chỉnh

Annual Maintenance Contract(AMC) - Hợp đồng Bảo trì Hàng năm

Đây là một dịch vụ mà công ty cung cấp cho khách hàng để bảo trì và hỗ trợ sản phẩm sau khi hết thời hạn bảo hành ban đầu.

Ý nghĩa của AMC trong VHTerp:

AMC thường được sử dụng để duy trì và đảm bảo hiệu suất hoạt động của sản phẩm sau khi bảo hành chính thức đã kết thúc. VHTerp hỗ trợ quản lý các hợp đồng bảo trì này, giúp công ty theo dõi lịch trình và các công việc cần thực hiện.

Ứng dụng của AMC:

  1. Gia hạn hỗ trợ sau bảo hành:

    • Khi sản phẩm hết thời gian bảo hành, khách hàng có thể ký AMC để tiếp tục nhận được hỗ trợ và bảo trì từ công ty.
    • Ví dụ: Một công ty bán máy móc sản xuất sẽ cung cấp AMC để kiểm tra định kỳ, sửa chữa, và thay thế linh kiện khi cần.

  2. Quản lý dịch vụ:

    • VHTerp giúp quản lý lịch bảo trì định kỳ và các công việc sửa chữa liên quan đến AMC.
    • Bạn có thể theo dõi hợp đồng AMC của từng khách hàng, thời hạn hợp đồng, và chi tiết các dịch vụ được cung cấp.

  3. Tạo doanh thu dài hạn:

    • AMC là một nguồn thu nhập bổ sung cho công ty, đặc biệt trong các ngành như máy móc, thiết bị điện tử, hoặc nội thất cao cấp.

  4. Tích hợp với các module khác:

    • Warranty: Kết thúc bảo hành, khách hàng có thể ký AMC để duy trì dịch vụ.
    • Service Management: Theo dõi các yêu cầu sửa chữa hoặc bảo trì từ khách hàng theo hợp đồng AMC.

Cách hoạt động của AMC trong VHTerp:

Ví dụ thực tế:

VHTerp sẽ giúp bạn theo dõi:

Kết luận:

AMC (Annual Maintenance Contract) trong VHTerp là công cụ giúp quản lý các hợp đồng bảo trì hậu bảo hành, mang lại lợi ích:

Work Order trong Serial No

Work Order trong Serial No có ý nghĩa gì?

Khi bạn xem hoặc tạo Serial No trong VHTerp, nếu có trường Work Order, điều này biểu thị rằng sản phẩm được gắn với Work Order cụ thể trong quá trình sản xuất. Nó cung cấp thông tin về nguồn gốc sản phẩm, giúp theo dõi chính xác quy trình sản xuất và quản lý liên quan.

Ý nghĩa chính của Work Order trong Serial No

  1. Liên kết Serial No với Work Order:

    • Serial No được tạo từ thành phẩm sản xuất trong một Work Order cụ thể.
    • Điều này cho phép bạn truy vết ngược lại quy trình sản xuất.
    • Ví dụ: Sản phẩm Table-001 (Serial No: SN-TBL001) được gắn với Work Order WO-1234.

  2. Quản lý lịch sử sản xuất:

    • Work Order trong Serial No giúp bạn biết sản phẩm được sản xuất từ lệnh sản xuất nào, thời gian nào và bởi công đoạn nào.
    • Đây là cách quản lý thông tin sản xuất chi tiết, giúp phát hiện lỗi hoặc cải thiện quy trình.

  3. Theo dõi chi tiết nguyên vật liệu:

    • Serial No liên kết với Work Order cho phép bạn biết nguyên vật liệu nào được sử dụng trong quá trình sản xuất (từ BOM liên quan).

  4. Dễ dàng xử lý bảo hành hoặc trả hàng:

    • Khi khách hàng yêu cầu bảo hành hoặc trả hàng, Serial No giúp bạn tra cứu Work Order để xác định nguồn gốc sản phẩm và thông tin liên quan.

Tại sao VHTerp hiển thị Work Order trong Serial No?

Ví dụ thực tế

Tình huống:

Công ty sản xuất 10 ghế gỗ (mã sản phẩm GH001) từ một Work Order mã WO-5678.

Quy trình:

  1. Tạo Work Order WO-5678 để sản xuất 10 ghế GH001.
  2. Sau khi hoàn thành Work Order, bạn tạo Serial No cho từng sản phẩm:
    • SN-GH001-001
    • SN-GH001-002
    • ...
    • SN-GH001-010
  3. Trong mỗi Serial No, trường Work Order được điền là WO-5678.

Lợi ích:

Kết luận

Trường Work Order trong Serial No giúp:

Bút toán tồn kho lùi ngày(Backdated Stock Entry)

Bút toán tồn kho lùi ngày là bút toán nhập kho hoặc xuất kho được tạo ra với ngày ghi nhận (posting date) là ngày trong quá khứ so với ngày hiện tại. Trong VHTerp hoặc các hệ thống quản lý kho, chức năng này cho phép người dùng điều chỉnh hoặc cập nhật các giao dịch tồn kho liên quan đến các ngày trước đó để phản ánh chính xác hoạt động thực tế.

Khi nào sử dụng Bút toán tồn kho lùi ngày?

  1. Ghi nhận giao dịch trễ:

    • Khi một giao dịch thực tế đã xảy ra trước đó (ví dụ: nhập kho hoặc xuất kho), nhưng người dùng quên hoặc chưa kịp tạo bút toán vào thời điểm đó.
    • Ví dụ: Một lô hàng được nhập kho ngày 5/1 nhưng đến ngày 10/1 mới tạo bút toán nhập kho.

  2. Điều chỉnh tồn kho:

    • Để chỉnh sửa lại số liệu tồn kho quá khứ do phát hiện sai sót trong các bút toán cũ.
    • Ví dụ: Phát hiện số lượng hàng nhập kho trong báo cáo ngày 1/1 bị sai.

  3. Phân tích và tính toán giá trị tồn kho:

    • Nếu hệ thống sử dụng phương pháp định giá tồn kho như FIFO (First-In-First-Out) hoặc Moving Average, các giao dịch quá khứ ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị tồn kho và cần được ghi nhận chính xác.

Hoạt động của Bút toán tồn kho lùi ngày:

  1. Tạo bút toán với ngày trong quá khứ:

    • Khi nhập liệu, người dùng chọn Posting Date và Posting Time là ngày/giờ trong quá khứ.
    • Hệ thống sẽ tính toán lại số liệu tồn kho từ ngày đã chỉ định đến hiện tại.

  2. Ảnh hưởng đến các bút toán khác:

    • Các giao dịch tồn kho liên quan (nhập kho, xuất kho, chuyển kho) được ghi nhận trước hoặc sau ngày đó có thể bị ảnh hưởng.
    • VHTerp sẽ thực hiện tính toán lại (reposting) các bút toán liên quan để đảm bảo dữ liệu nhất quán.

  3. Tùy chỉnh cài đặt:

    • VHTerp có thể yêu cầu quyền hạn cụ thể để tạo hoặc sửa đổi bút toán tồn kho với ngày trong quá khứ (Backdated Stock Entry).
    • Người quản lý có thể giới hạn việc sử dụng tính năng này để tránh sai lệch dữ liệu.

Lợi ích của Bút toán tồn kho lùi ngày:

  1. Phản ánh chính xác giao dịch thực tế:
    • Dữ liệu tồn kho phù hợp với ngày và thời gian thực tế của giao dịch.
  2. Hỗ trợ quản lý tài chính:
    • Tồn kho ảnh hưởng đến giá vốn hàng bán (COGS) và báo cáo tài chính, việc điều chỉnh đúng ngày giúp đảm bảo báo cáo chính xác.
  3. Giảm sai sót:
    • Khắc phục các lỗi hoặc thiếu sót trong việc ghi nhận giao dịch tồn kho trước đó.

Ví dụ thực tế:

  1. Tình huống:
    • Một công ty nhận hàng từ nhà cung cấp vào ngày 1/1, nhưng vì lý do nhân sự, bút toán nhập kho chỉ được tạo vào ngày 5/1.
  2. Giải pháp:
    • Tạo Backdated Stock Entry với ngày 1/1 để phản ánh đúng tồn kho thực tế.
  3. Kết quả:
    • Báo cáo tồn kho và giá trị tồn kho từ ngày 1/1 trở đi sẽ được cập nhật lại để phù hợp với thực tế.

Lưu ý khi sử dụng Bút toán tồn kho lùi ngày:

  1. Cẩn trọng với phương pháp định giá:
    • Nếu sử dụng FIFO hoặc Moving Average, bút toán quá khứ có thể thay đổi giá trị hàng tồn kho hoặc giá vốn của các giao dịch sau đó.
  2. Đảm bảo quyền hạn:
    • Chỉ những người được ủy quyền mới nên thực hiện Backdated Stock Entry để tránh sai sót hoặc gian lận.
  3. Kiểm tra báo cáo:
    • Sau khi tạo bút toán, nên kiểm tra lại các báo cáo tồn kho và tài chính để đảm bảo dữ liệu đồng nhất.

Tóm lại:
Bút toán tồn kho lùi ngày là bút toán điều chỉnh hoặc ghi nhận giao dịch tồn kho với ngày trong quá khứ để đảm bảo dữ liệu phản ánh chính xác hoạt động thực tế của doanh nghiệp.