Invoices

Credit Note Issued - Hoá đơn điều chỉnh giảm

Trong VHTerp, Credit Note Issued (Hoá đơn điều chỉnh giảm) là một loại chứng từ kế toán được sử dụng để ghi nhận việc giảm trừ số tiền khách hàng phải trả trong trường hợp có sai sót trong giao dịch bán hàng hoặc khách hàng trả lại hàng. Nó giúp doanh nghiệp xử lý và điều chỉnh các giao dịch đã hoàn thành.

Mục đích của Credit Note Issued:

  1. Điều chỉnh sai sót trong hóa đơn bán hàng:

    • Khi có sai sót trong hóa đơn, chẳng hạn như tính sai số lượng hàng hóa, giá trị hàng hóa, hoặc giảm giá chưa được áp dụng, doanh nghiệp có thể phát hành Credit Note để điều chỉnh và giảm số tiền phải thu từ khách hàng.

  2. Hàng trả lại hoặc giảm giá:

    • Nếu khách hàng trả lại hàng hóa hoặc yêu cầu giảm giá sau khi giao dịch đã hoàn thành, một Credit Note sẽ được phát hành để giảm số dư của hóa đơn gốc.

  3. Đảm bảo chính xác trong báo cáo tài chính:

    • Credit Note Issued giúp đảm bảo số liệu chính xác trong các báo cáo tài chính như Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh, đặc biệt là khi có các giao dịch điều chỉnh với khách hàng.

Cách hoạt động của Credit Note Issued trong VHTerp:

  1. Tạo Credit Note:

    • Khi một giao dịch cần điều chỉnh (ví dụ: khách hàng trả lại hàng hóa), người dùng sẽ tạo một Credit Note trong VHTerp để giảm số tiền cần thu từ khách hàng.

  2. Tham chiếu hóa đơn gốc:

    • Credit Note được liên kết với hóa đơn gốc (Sales Invoice), để làm rõ rằng hóa đơn đó đã bị điều chỉnh. VHTerp cho phép bạn chỉ định Sales Invoice mà Credit Note này điều chỉnh.

  3. Ghi nhận giảm trừ số tiền:

    • Credit Note sẽ giảm trừ số tiền ghi trong hóa đơn gốc. Số tiền giảm trừ này có thể là toàn bộ hoặc một phần số tiền của hóa đơn gốc, tùy vào số hàng hóa được trả lại hoặc giảm giá.

  4. Cập nhật số dư của khách hàng:

    • Sau khi Credit Note được phát hành, số dư tài khoản của khách hàng sẽ được cập nhật giảm đi tương ứng với số tiền ghi trong Credit Note.

  5. Tạo bút toán kế toán:

    • VHTerp tự động tạo các bút toán kế toán liên quan để phản ánh việc điều chỉnh trong hệ thống sổ cái (General Ledger).

Các trường dữ liệu quan trọng trong Credit Note Issued:

  1. Sales Invoice:

    • Hóa đơn bán hàng liên quan mà Credit Note này điều chỉnh.

  2. Customer:

    • Khách hàng nhận được Credit Note.

  3. Posting Date:

    • Ngày ghi nhận Credit Note.

  4. Items:

    • Các mặt hàng hoặc dịch vụ mà khách hàng trả lại hoặc giảm giá. Mỗi mặt hàng có thể có số lượng, giá trị và số tiền điều chỉnh.

  5. Credit Amount:

    • Tổng số tiền cần điều chỉnh (giảm trừ) từ hóa đơn gốc.

  6. Reason for Credit:

    • Lý do phát hành Credit Note (ví dụ: hàng bị lỗi, hàng không đúng yêu cầu, giảm giá theo chính sách).

  7. Account Entries:

    • Các mục nhập kế toán tương ứng sẽ được tạo để phản ánh việc giảm trừ doanh thu hoặc tăng giảm các tài khoản khác.

Ví dụ về Credit Note Issued:

Giả sử:

Quy trình tạo Credit Note:

  1. Tạo Credit Note trong VHTerp với các thông tin sau:

    • Sales Invoice: Hóa đơn gốc trị giá 10,000,000 VNĐ.
    • Items: Mặt hàng bị lỗi trị giá 2,000,000 VNĐ.
    • Credit Amount: 2,000,000 VNĐ.
    • Reason for Credit: Hàng bị lỗi.
    • Customer: Khách hàng yêu cầu trả lại hàng.

  2. Kết quả:

    • Số tiền phải thu từ khách hàng sẽ giảm đi 2,000,000 VNĐ.
    • Credit Note sẽ được ghi nhận trong hệ thống và liên kết với hóa đơn gốc.
    • Số dư tài khoản của khách hàng trong VHTerp cũng sẽ được giảm trừ tương ứng.

Lợi ích của Credit Note Issued trong VHTerp:

  1. Chính xác và minh bạch:

    • Giúp duy trì tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch với khách hàng, đặc biệt khi có sự điều chỉnh về giá hoặc hàng hóa.

  2. Quản lý tín dụng hiệu quả:

    • Cung cấp công cụ để dễ dàng theo dõi các giao dịch tín dụng (Credit) và cập nhật số dư phải thu từ khách hàng.

  3. Báo cáo tài chính chính xác:

    • Các điều chỉnh qua Credit Note sẽ được ghi nhận trong sổ cái kế toán và đảm bảo rằng báo cáo tài chính như Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh là chính xác.

Dịch sang tiếng Việt:

Credit Note Issued là công cụ quan trọng trong VHTerp để điều chỉnh các giao dịch bán hàng và giữ cho số liệu tài chính của doanh nghiệp luôn chính xác.

Debit Note Issued - Hoá Đơn ghi nợ phát hành

Trong VHTerp, Debit Note Issued (Hoá Đơn ghi nợ phát hành) là một loại chứng từ kế toán được sử dụng để ghi nhận việc tăng thêm số tiền mà một khách hàng hoặc nhà cung cấp phải thanh toán. Debit Note được phát hành khi có sai sót trong hóa đơn gốc hoặc khi có yêu cầu bổ sung thêm chi phí hoặc giá trị cho hàng hóa/dịch vụ đã cung cấp. Điều này có thể xảy ra khi khách hàng cần phải thanh toán thêm do thiếu sót hoặc phát sinh chi phí bổ sung sau khi hóa đơn đã được phát hành.

Mục đích của Debit Note Issued:

  1. Điều chỉnh sai sót trong hóa đơn bán hàng hoặc mua hàng:

    • Nếu có sai sót trong hóa đơn, chẳng hạn như thiếu sót chi phí hoặc giá trị của hàng hóa, một Debit Note có thể được phát hành để bổ sung thêm số tiền cho khách hàng hoặc nhà cung cấp.

  2. Tăng giá trị giao dịch:

    • Nếu có thêm chi phí phát sinh sau khi hóa đơn đã được lập, ví dụ như chi phí vận chuyển hoặc phí dịch vụ bổ sung, Debit Note sẽ giúp điều chỉnh lại số tiền thanh toán.

  3. Duy trì tính chính xác trong báo cáo tài chính:

    • Việc phát hành Debit Note giúp bảo đảm số liệu chính xác trong các báo cáo tài chính của công ty như Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh.

Cách hoạt động của Debit Note Issued trong VHTerp:

  1. Tạo Debit Note:

    • Khi cần điều chỉnh hóa đơn (ví dụ: thêm chi phí phát sinh, thiếu sót trong hóa đơn gốc), người dùng sẽ tạo một Debit Note trong hệ thống VHTerp.

  2. Tham chiếu hóa đơn gốc:

    • Debit Note được liên kết với hóa đơn gốc (Sales Invoice hoặc Purchase Invoice), nhằm làm rõ rằng Debit Note này là để bổ sung chi phí cho hóa đơn trước đó.

  3. Ghi nhận số tiền bổ sung:

    • Debit Note sẽ ghi nhận số tiền cần bổ sung vào tài khoản phải thu hoặc phải trả, tùy thuộc vào việc hóa đơn gốc là của khách hàng hay nhà cung cấp.

  4. Cập nhật số dư của khách hàng hoặc nhà cung cấp:

    • Sau khi phát hành Debit Note, số dư tài khoản của khách hàng hoặc nhà cung cấp sẽ được cập nhật tăng lên tương ứng với số tiền bổ sung trong Debit Note.

  5. Tạo bút toán kế toán:

    • VHTerp tự động tạo các bút toán kế toán liên quan đến việc bổ sung số tiền, giúp phản ánh chính xác trong hệ thống sổ cái (General Ledger).

Các trường dữ liệu quan trọng trong Debit Note Issued:

  1. Sales Invoice hoặc Purchase Invoice:

    • Hóa đơn gốc mà Debit Note điều chỉnh.

  2. Customer hoặc Supplier:

    • Khách hàng (nếu là bán hàng) hoặc nhà cung cấp (nếu là mua hàng) sẽ nhận Debit Note.

  3. Posting Date:

    • Ngày ghi nhận Debit Note.

  4. Items:

    • Các mặt hàng hoặc dịch vụ bị thiếu hoặc có sự thay đổi giá trị. Mỗi mặt hàng sẽ có số lượng và giá trị điều chỉnh.

  5. Debit Amount:

    • Tổng số tiền cần phải bổ sung (ghi nợ) từ khách hàng hoặc nhà cung cấp.

  6. Reason for Debit:

    • Lý do phát hành Debit Note (ví dụ: thiếu sót hàng hóa, chi phí bổ sung, điều chỉnh giá).

  7. Account Entries:

    • Các mục nhập kế toán tương ứng sẽ được tạo để phản ánh việc tăng số dư cho tài khoản phải thu hoặc phải trả.

Ví dụ về Debit Note Issued:

Giả sử:

Quy trình tạo Debit Note:

  1. Tạo Debit Note trong VHTerp với các thông tin sau:

    • Sales Invoice: Hóa đơn gốc trị giá 10,000,000 VNĐ.
    • Items: Phí vận chuyển trị giá 1,000,000 VNĐ.
    • Debit Amount: 1,000,000 VNĐ.
    • Reason for Debit: Phí vận chuyển bổ sung.

  2. Kết quả:

    • Số tiền phải thu từ khách hàng sẽ tăng lên 1,000,000 VNĐ.
    • Debit Note sẽ được ghi nhận và liên kết với hóa đơn gốc.
    • Số dư tài khoản của khách hàng sẽ được điều chỉnh tăng lên.

Lợi ích của Debit Note Issued trong VHTerp:

  1. Điều chỉnh chính xác giao dịch:

    • Giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh các giao dịch bán hàng hoặc mua hàng khi có chi phí phát sinh hoặc sai sót.

  2. Quản lý tín dụng và công nợ:

    • Cung cấp công cụ để theo dõi các điều chỉnh tín dụng (Debit) và cập nhật số dư phải thu hoặc phải trả của khách hàng hoặc nhà cung cấp.

  3. Báo cáo tài chính chính xác:

    • Các điều chỉnh qua Debit Note giúp đảm bảo báo cáo tài chính như Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh luôn chính xác và phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Dịch sang tiếng Việt:

Debit Note Issued là một công cụ quan trọng trong VHTerp để điều chỉnh số tiền phải thu hoặc phải trả từ khách hàng hoặc nhà cung cấp khi có chi phí phát sinh hoặc điều chỉnh sau khi hóa đơn đã được phát hành.

Opening Invoice - Hóa đơn mở đầu

Opening Invoice trong VHTerp

Khái niệm

Tại sao cần sử dụng Opening Invoice?

Quy trình hoạt động trong VHTerp

  1. Kích hoạt chế độ số dư mở đầu (Opening Balance Mode):

    • Khi tạo hóa đơn, bật tùy chọn "Is Opening" để đánh dấu đây là hóa đơn mở đầu.
    • VHTerp không ghi nhận doanh thu hoặc chi phí từ các hóa đơn này vì chúng đã được ghi nhận trong hệ thống kế toán cũ.

  2. Tạo hóa đơn mở đầu:

    • Customer Invoice (Hóa đơn khách hàng):
      • Ghi nhận số tiền mà khách hàng còn nợ doanh nghiệp.
      • Ví dụ: Khách hàng A còn nợ 10,000,000 VND.
    • Supplier Invoice (Hóa đơn nhà cung cấp):
      • Ghi nhận số tiền mà doanh nghiệp còn nợ nhà cung cấp.
      • Ví dụ: Nợ nhà cung cấp B 15,000,000 VND.

  3. Không ảnh hưởng đến báo cáo doanh thu hoặc chi phí:

    • Hóa đơn mở đầu chỉ ảnh hưởng đến số dư tài khoản công nợ và không tác động đến báo cáo lãi lỗ.

  4. Thanh toán hóa đơn mở đầu:

    • Khi khách hàng thanh toán hoặc doanh nghiệp trả tiền nhà cung cấp, bút toán thanh toán sẽ đóng hóa đơn mở đầu.

Ví dụ cụ thể

1. Nhập hóa đơn khách hàng chưa thanh toán

2. Thanh toán hóa đơn mở đầu

Lưu ý khi sử dụng Opening Invoice

  1. Chỉ sử dụng cho số dư mở đầu: Không dùng hóa đơn mở đầu cho các giao dịch mới.
  2. Điều chỉnh tài khoản: VHTerp sử dụng tài khoản "Opening Balance Adjustment" để cân đối số dư mở đầu.
  3. Kiểm tra dữ liệu: Đảm bảo số dư trong VHTerp khớp với sổ sách cũ sau khi nhập hóa đơn mở đầu.

Lợi ích của Opening Invoice

Use Company default Cost Center for Round Off: Sử dụng Trung tâm chi phí mặc định cho phần làm tròn

"Use Company default Cost Center for Round Off" trong VHTerp là một thiết lập được sử dụng khi tạo hóa đơn hoặc thực hiện các bút toán liên quan đến làm tròn số tiền (round off).

Ý nghĩa:

  1. Cost Center (Trung tâm chi phí):

    • Đây là nơi tập hợp và phân bổ các chi phí hoặc doanh thu trong hệ thống kế toán.
    • Mỗi công ty có thể có nhiều trung tâm chi phí, ví dụ: sản xuất, bán hàng, marketing, v.v.

  2. Round Off (Làm tròn):

    • Khi số tiền trên hóa đơn không phải là số tròn (ví dụ: 100.25), VHTerp sẽ có tùy chọn để làm tròn số tiền đó (lên hoặc xuống) để dễ quản lý.
    • Phần tiền được làm tròn (ví dụ: 0.25) cần được ghi nhận vào một tài khoản kế toán.

  3. "Use Company default Cost Center for Round Off":

    • Nếu chọn tùy chọn này, hệ thống sẽ tự động sử dụng Cost Center mặc định của công ty để ghi nhận khoản làm tròn.
    • Điều này giúp đảm bảo khoản làm tròn được phân bổ vào trung tâm chi phí đúng theo cấu hình của công ty.

Lợi ích:

Is Cash or Non Trade Discount - Là chiết khấu tiền mặt hoặc phi thương mại

- Chiết khấu tiền mặt hoặc phi thương mạitrong VHTerp khi tạo hóa đơn bán hàng (Sales Invoice) hoặc hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice) được sử dụng để quản lý các khoản chiết khấu không liên quan trực tiếp đến hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể. Đây là những khoản chiết khấu chung áp dụng cho toàn bộ hóa đơn.

Ý nghĩa:

  1. Cash Discount (chiết khấu thanh toán tiền mặt):

    • Đây là khoảnchiết khấu mà khách hàng được hưởng khi họ thanh toán hóa đơn sớm hoặc thanh toán ngay bằng tiền mặt.
    • Thường được sử dụng như một ưu đãi để khuyến khích thanh toán nhanh.

  2. Non Trade Discount (chiết khấu phi thương mại):

    • Đây là khoản chiết khấu không liên quan trực tiếp đến hàng hóa hoặc dịch vụ được bán/mua.
    • Ví dụ: Chiết khấu do mối quan hệ tốt, chiết khấu theo chính sách đặc biệt, hoặc chiết khấu trong các trường hợp cụ thể không liên quan đến giá trị sản phẩm.

Khi tùy chọn được kích hoạt:

Cách hoạt động:

  1. Khi tạo hóa đơn, bạn sẽ nhập giá trị chiết khấu vào trường Additional Discount.
  2. Nếu chọn Is Cash or Non Trade Discount, VHTerp sẽ hạch toán khoản chiết khấu này vào tài khoản chiết khấu chung đã được chỉ định.
  3. Nếu không chọn, khoản chiết khấu sẽ được phân bổ tỷ lệ cho từng mặt hàng trong hóa đơn.

Lợi ích:

Ví dụ:

  1. chiết khấu tiền mặt:

    • Công ty A xuất hóa đơn 10 triệu VND cho khách hàng và cung cấp ưu đãi chiết khấu 2% nếu thanh toán trong vòng 7 ngày.
    • Nếu khách hàng thanh toán sớm, hóa đơn sẽ áp dụng chiết khấu 200,000 VND và được hạch toán vào tài khoản chiết khấu tiền mặt.

  2. chiết khấu phi thương mại:

    • Công ty A muốn tặng khách hàng một khoản chiết khấu đặc biệt 1 triệu VND vì lý do hợp tác lâu dài, không liên quan đến giá trị hàng hóa.
    • Khoản chiết khấu này sẽ được áp dụng cho hóa đơn và ghi nhận vào tài khoản chiết khấu phi thương mại.

Timesheet - Bảng chấm công

Đây là một tính năng cho phép doanh nghiệp tạo hóa đơn dựa trên thời gian làm việc của nhân viên, thường được sử dụng trong các dịch vụ hoặc dự án tính phí theo giờ (ví dụ, dịch vụ tư vấn, thiết kế, phát triển phần mềm, hoặc công việc theo hợp đồng).

Cách hoạt động của Time Sheet khi tạo hóa đơn trong VHTerp:

  1. Ghi nhận giờ làm việc (Time Entries): Khi nhân viên thực hiện công việc, họ ghi lại số giờ làm việc trong bảng chấm công (Time Sheet). Các giờ làm việc này có thể được phân bổ cho các dự án hoặc công việc cụ thể.

  2. Liên kết với Service Item: Các giờ làm việc trong Time Sheet thường sẽ liên kết với một Service Item (Mặt hàng dịch vụ) mà công ty cung cấp. Ví dụ: dịch vụ tư vấn, phát triển phần mềm, hoặc các dịch vụ khác.

  3. Tạo hóa đơn (Invoice): Khi bảng chấm công đã được hoàn thành và xác nhận, người dùng có thể tạo hóa đơn từ bảng chấm công này. Hệ thống VHTerp sẽ sử dụng các thông tin từ bảng chấm công (ví dụ, số giờ làm việc và rate - giá dịch vụ theo giờ) để tự động tạo một hóa đơn cho khách hàng.

  4. Tính toán chi phí: VHTerp sẽ tính toán số tiền cần phải thanh toán dựa trên số giờ làm việc ghi nhận trong bảng chấm công và giá dịch vụ đã được thiết lập (rate).

  5. Gửi hóa đơn: Hóa đơn sẽ được tạo và có thể được gửi cho khách hàng để thu tiền cho các dịch vụ đã cung cấp.

Ví dụ:

Lợi ích:

Loyalty Points Redemption - Sử dụng điểm thưởng

Loyalty Points Redemption trong VHTerp khi tạo hóa đơn (invoice) là tính năng cho phép khách hàng sử dụng điểm thưởng (loyalty points) tích lũy từ các giao dịch trước đó để giảm giá hoặc thanh toán một phần của hóa đơn hiện tại.

Cách hoạt động của Loyalty Points Redemption:

  1. Tích lũy Loyalty Points: Khi khách hàng thực hiện các giao dịch mua hàng tại công ty, họ sẽ tích lũy điểm thưởng dựa trên số tiền đã chi tiêu. Mỗi khi khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ, hệ thống sẽ tự động tính toán và cộng điểm thưởng cho họ.

  2. Sử dụng Loyalty Points khi tạo hóa đơn: Khi khách hàng thực hiện thanh toán cho hóa đơn, họ có thể chọn sử dụng các điểm thưởng đã tích lũy để thanh toán một phần hoặc toàn bộ giá trị hóa đơn. Hệ thống sẽ trừ một số điểm từ tổng giá trị hóa đơn dựa trên số điểm khách hàng có.

  3. Giảm giá hóa đơn: Mỗi điểm thưởng có thể được quy đổi thành một giá trị tiền tệ nhất định (ví dụ: 1 điểm = 1 USD hoặc 1 điểm = 0.1 USD). Khi khách hàng yêu cầu sử dụng điểm thưởng, hệ thống sẽ tính toán và áp dụng giảm giá vào hóa đơn.

  4. Thanh toán: Sau khi sử dụng Loyalty Points, khách hàng sẽ thanh toán phần còn lại của hóa đơn bằng phương thức thanh toán khác, ví dụ như tiền mặt, thẻ tín dụng, hoặc chuyển khoản ngân hàng.

Ví dụ cụ thể:

  • Một khách hàng đã tích lũy được 500 Loyalty Points.
  • Mỗi điểm tương đương với 1 USD.
  • Khách hàng muốn thanh toán hóa đơn trị giá 150 USD, và họ sử dụng 100 điểm (100 USD).
  • Sau khi áp dụng Loyalty Points, số tiền hóa đơn cần thanh toán còn lại là 50 USD.

Lợi ích của Loyalty Points Redemption:

  • Khuyến khích khách hàng quay lại: Khách hàng sẽ có động lực mua sắm nhiều hơn để tích lũy điểm thưởng và sử dụng chúng cho các giao dịch trong tương lai.
  • Tăng trải nghiệm khách hàng: Việc cho phép khách hàng sử dụng điểm thưởng giúp họ cảm thấy được thưởng và tạo mối quan hệ lâu dài với doanh nghiệp.
  • Quản lý dễ dàng: VHTerp cung cấp hệ thống tự động để theo dõi và áp dụng điểm thưởng một cách chính xác và nhanh chóng trong mỗi giao dịch.

Tính năng này giúp doanh nghiệp thực hiện chương trình khách hàng thân thiết (loyalty program) một cách hiệu quả, giúp tăng trưởng doanh thu và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Allocate Advances Automatically (FIFO) - tự động phân bổ số tiền tạm ứng(FIFO)

Tự động phân bổ số tiền tạm ứng(FIFO) trong VHTerp có nghĩa là hệ thống sẽ tự động phân bổ số tiền tạm ứng (advance payment) vào hóa đơn dựa trên phương pháp FIFO (First In, First Out), tức là sử dụng số tiền tạm ứng đã được trả đầu tiên cho các hóa đơn trước.

Cách hoạt động của "Allocate Advances Automatically (FIFO)":

  1. Tạm ứng (Advance Payment): Khi khách hàng thực hiện thanh toán trước một phần hoặc toàn bộ số tiền cho một đơn hàng nhưng chưa xuất hóa đơn, số tiền này được ghi nhận là tạm ứng trong hệ thống.

  2. FIFO (First In, First Out): Khi một hóa đơn được tạo ra và có tạm ứng được ghi nhận trước đó, hệ thống sẽ tự động phân bổ số tiền tạm ứng từ các khoản tạm ứng đã thực hiện trước (được ghi nhận đầu tiên) vào hóa đơn theo nguyên tắc FIFO, tức là khoản tạm ứng cũ nhất sẽ được sử dụng trước.

  3. Áp dụng vào hóa đơn: Ví dụ, nếu khách hàng đã tạm ứng 100 USD trong 2 lần (50 USD lần 1 và 50 USD lần 2), khi hóa đơn được tạo, hệ thống sẽ tự động sử dụng 50 USD từ lần tạm ứng đầu tiên và 50 USD từ lần tạm ứng thứ hai để thanh toán cho hóa đơn (nếu hóa đơn có giá trị tương ứng). Điều này giúp tránh việc phân bổ sai số tiền tạm ứng vào hóa đơn.

Lợi ích của việc sử dụng "Allocate Advances Automatically (FIFO)":

Ví dụ cụ thể:

Contribution (%) - Contribution to Net Total - Commission Rate - Incentives

Khi tạo một Sales Invoice trong VHTerp, phần đội ngũ bán hàng sẽ có các lựa chọn sau liên quan đến Sales Contributions (đóng góp bán hàng). Dưới đây là giải thích chi tiết về các lựa chọn đó:

1. Contribution (%) (Đóng góp (%))

2. Contribution to Net Total (Đóng góp vào Tổng Số Tiền Ròng)

3. Commission Rate (Tỷ lệ Hoa Hồng)

4. Incentives (Khuyến khích / Thưởng)

Tóm lại, đây là sự kết hợp của các thành phần trong Sales Contributions:

Mỗi tùy chọn này có thể được sử dụng linh hoạt tùy theo chính sách của công ty, và bạn có thể cấu hình từng mục tiêu riêng biệt cho nhân viên bán hàng hoặc nhóm bán hàng để theo dõi và tính toán doanh thu, hoa hồng, và các khoản thưởng một cách chính xác trong hệ thống VHTerp.

Subscription - Đăng ký theo định kỳ

Subscription (Đăng ký theo định kỳ( là một tính năng cho phép bạn quản lý các dịch vụ hoặc sản phẩm có tính chất định kỳ (ví dụ: dịch vụ thuê bao, bảo trì, hoặc các sản phẩm/dịch vụ được cung cấp theo chu kỳ). Khi tạo một invoice (hóa đơn), nếu có lựa chọn Subscription, bạn sẽ quản lý và tính toán các khoản thanh toán định kỳ cho khách hàng.

Giải thích về Subscription khi tạo Invoice:

  1. Subscription liên quan đến các dịch vụ hoặc sản phẩm có chu kỳ thanh toán, ví dụ như dịch vụ internet, dịch vụ điện thoại, phần mềm SaaS (Software as a Service), bảo trì thiết bị, v.v. Những dịch vụ này có thể được tính phí định kỳ theo tháng, quý, năm, hoặc một khoảng thời gian cụ thể.

  2. Khi bạn tạo một Subscription, VHTerp sẽ tự động tạo hóa đơn (invoice) cho khách hàng theo chu kỳ đã thiết lập.

Các thành phần của Subscription trong VHTerp:

  1. Start Date: Ngày bắt đầu dịch vụ hoặc sản phẩm đăng ký.
  2. End Date: Ngày kết thúc dịch vụ hoặc sản phẩm đăng ký (nếu có).
  3. Billing Cycle: Chu kỳ thanh toán, có thể là hàng tháng, hàng quý, hàng năm, v.v.
  4. Price List: Danh sách giá sẽ được áp dụng cho dịch vụ hoặc sản phẩm đăng ký.
  5. Items: Các mặt hàng được đăng ký, có thể là dịch vụ hoặc sản phẩm.
  6. Renewal Date: Ngày gia hạn, nếu dịch vụ tiếp tục sau khi hết hạn.
  7. Status: Trạng thái của đăng ký, có thể là Active, Suspended, hoặc Expired.

Cách hoạt động của Subscription khi tạo Invoice:

Ví dụ về Subscription:

Giả sử bạn cung cấp dịch vụ bảo trì máy móc với chi phí 5 triệu đồng mỗi tháng. Một khách hàng ký hợp đồng bảo trì dịch vụ này trong 12 tháng. Bạn sẽ tạo một Subscription với các thông tin:

VHTerp sẽ tự động tạo hóa đơn hàng tháng cho khách hàng này với số tiền 5 triệu đồng. Khi hợp đồng hết hạn, bạn có thể gia hạn đăng ký và VHTerp sẽ tiếp tục tạo hóa đơn cho chu kỳ tiếp theo.

Tóm lại:

Hold Invoice - Đóng băng hóa đơn

Hold Invoice trong VHTerp là một tính năng cho phép bạn tạm dừng hoặc đóng băng một hóa đơn bán hàng (Sales Invoice) hoặc hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice) trước khi nó được hoàn tất và ghi nhận trong hệ thống. Khi một hóa đơn được Hold, nó sẽ không được xử lý tiếp, ví dụ như không thể thanh toán, không thể ghi nhận doanh thu, hay không thể liên quan đến bất kỳ quy trình tài chính nào cho đến khi nó được tháo hold.

Giải thích chi tiết về Hold Invoice:

  1. Lý do sử dụng Hold Invoice:

    • Xác nhận lại thông tin: Nếu có sự không rõ ràng hoặc cần xác nhận thông tin trên hóa đơn, bạn có thể tạm dừng hóa đơn để kiểm tra lại các chi tiết như số lượng, giá cả, thuế suất, v.v.
    • Điều chỉnh giá trị hóa đơn: Khi có thay đổi về giá trị hóa đơn hoặc các khoản chi phí liên quan, bạn có thể đặt hóa đơn vào trạng thái Hold để tránh việc ghi nhận tài chính trước khi các thay đổi được thực hiện.
    • Kiểm tra thủ tục nội bộ: Hóa đơn có thể cần phải phê duyệt từ một bộ phận khác (ví dụ, bộ phận tài chính hoặc bộ phận mua hàng) trước khi có thể tiến hành các bước tiếp theo.

  2. Ảnh hưởng khi Hold Invoice:

    • Không thể thanh toán: Một hóa đơn đang ở trạng thái Hold không thể được thanh toán cho đến khi nó được tháo bỏ trạng thái này.
    • Không ảnh hưởng đến báo cáo tài chính: Vì hóa đơn chưa được hoàn tất, các số liệu về hóa đơn sẽ không được tính vào báo cáo tài chính hoặc các báo cáo thuế cho đến khi hóa đơn được xử lý hoàn tất.
    • Không liên quan đến các bước xử lý khác: Các quy trình tiếp theo như giao hàng, xuất kho, hay các quy trình khác cũng bị tạm dừng cho đến khi hóa đơn được bỏ Hold.

  3. Thao tác trong VHTerp:

    • Trong VHTerp, bạn có thể đặt một hóa đơn vào trạng thái Hold bằng cách sử dụng tùy chọn Hold Invoice trên giao diện của hóa đơn khi tạo hoặc sửa một hóa đơn.
    • Khi hóa đơn đã được Hold, người dùng có thể kiểm tra lại và điều chỉnh thông tin, hoặc đợi phê duyệt từ các bộ phận liên quan. Sau khi các điều chỉnh hoàn tất, hóa đơn có thể được tháo hold và tiếp tục quá trình xử lý.

Ví dụ thực tế về Hold Invoice:

Lợi ích của tính năng Hold Invoice:

Kết luận:

Hold Invoice trong VHTerp là công cụ giúp kiểm soát quá trình xử lý hóa đơn, đảm bảo rằng hóa đơn chỉ được ghi nhận khi mọi thông tin đều đúng và các phê duyệt cần thiết đã được thực hiện.