Journal Entry - Bút toán

Inter Company Journal Entry - Bút toán công ty liên kết

Trong VHTerp, Inter Company Journal Entry (Bút toán kế toán liên công ty) là một chức năng dùng để ghi nhận các giao dịch kế toán giữa các công ty con hoặc các công ty độc lập trong cùng một tập đoàn hoặc nhóm doanh nghiệp. Khi một giao dịch kế toán xảy ra giữa các công ty, các bút toán liên công ty giúp phản ánh chính xác sự chuyển giao tiền, tài sản, hoặc các khoản nợ giữa các công ty này mà không làm sai lệch các báo cáo tài chính của từng công ty riêng biệt.

Mục đích của Inter Company Journal Entry:

  1. Ghi nhận các giao dịch giữa các công ty con:

    • Khi có các giao dịch tài chính (như chuyển tiền, thanh toán nợ, hoặc chuyển nhượng tài sản) giữa các công ty trong cùng một tập đoàn, bút toán liên công ty sẽ giúp ghi nhận đúng các giao dịch này mà không làm sai lệch các báo cáo tài chính của các công ty riêng biệt.

  2. Đảm bảo báo cáo tài chính chính xác:

    • Các bút toán này giúp đảm bảo rằng các báo cáo tài chính của từng công ty đều phản ánh đúng các giao dịch nội bộ mà không gây ảnh hưởng đến lợi nhuận hoặc số dư tài khoản của công ty bên ngoài.

  3. Quản lý tài chính và công nợ giữa các công ty:

    • Giúp theo dõi và quản lý công nợ và tài chính giữa các công ty trong tập đoàn, dễ dàng phân biệt các giao dịch giữa công ty mẹ và các công ty con.

Cách hoạt động của Inter Company Journal Entry trong VHTerp:

  1. Tạo bút toán liên công ty:

    • Người dùng có thể tạo Inter Company Journal Entry khi có giao dịch giữa các công ty cần được ghi nhận. Ví dụ: một công ty con trả tiền cho công ty mẹ hoặc công ty A chuyển tiền cho công ty B trong cùng một tập đoàn.

  2. Chọn các công ty liên quan:

    • Khi tạo Inter Company Journal Entry, người dùng sẽ xác định các công ty liên quan đến giao dịch này (ví dụ: công ty A và công ty B).

  3. Chọn tài khoản:

    • Người dùng sẽ chọn các tài khoản cần ghi nhận trong bút toán kế toán (ví dụ: tài khoản tiền mặt, tài khoản phải thu, phải trả, v.v.).

  4. Điền thông tin giao dịch:

    • Các thông tin như số tiền, mô tả giao dịch, tài khoản của các công ty liên quan sẽ được điền đầy đủ.

  5. Tạo bút toán kế toán:

    • VHTerp sẽ tự động tạo bút toán kế toán cho giao dịch giữa các công ty. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng tất cả các giao dịch liên công ty đều được ghi nhận chính xác trong hệ thống kế toán.

  6. Khóa và xác nhận giao dịch:

    • Sau khi bút toán đã được tạo, hệ thống sẽ cho phép người dùng kiểm tra và xác nhận các bút toán trước khi khóa và hoàn tất giao dịch.

Ví dụ về Inter Company Journal Entry:

Giả sử:

Quy trình tạo Inter Company Journal Entry:

  1. Tạo bút toán kế toán:

    • Debit Account (Tài khoản ghi nợ): Tài khoản ngân hàng của công ty B (100 triệu VNĐ).
    • Credit Account (Tài khoản ghi có): Tài khoản ngân hàng của công ty A (100 triệu VNĐ).
    • Ghi chú: Thanh toán khoản nợ giữa công ty A và công ty B.

  2. Kết quả:

    • Công ty A sẽ ghi giảm số dư tài khoản ngân hàng (100 triệu VNĐ).
    • Công ty B sẽ ghi nhận số dư tăng lên trong tài khoản ngân hàng (100 triệu VNĐ).

  3. Báo cáo tài chính:

    • Bút toán này sẽ không làm thay đổi báo cáo tài chính của công ty mẹ hoặc công ty con mà chỉ ghi nhận các giao dịch nội bộ giữa các công ty trong cùng một nhóm.

Các tính năng của Inter Company Journal Entry trong VHTerp:

  1. Hỗ trợ giao dịch giữa nhiều công ty:

    • VHTerp cho phép người dùng tạo bút toán kế toán cho giao dịch giữa nhiều công ty trong cùng một tập đoàn, từ công ty mẹ đến các công ty con.

  2. Tạo báo cáo tài chính chính xác:

    • Giúp đảm bảo báo cáo tài chính của mỗi công ty vẫn chính xác và không bị ảnh hưởng bởi các giao dịch nội bộ. Hệ thống tự động tạo bút toán liên công ty để báo cáo tài chính không bị sai lệch.

  3. Quản lý công nợ giữa các công ty:

    • Người dùng có thể theo dõi công nợ giữa các công ty một cách dễ dàng, bao gồm các khoản phải thu và phải trả giữa các công ty trong cùng một tập đoàn.

  4. Khả năng tùy chỉnh:

    • VHTerp cho phép người dùng tùy chỉnh các bút toán liên công ty để phù hợp với các yêu cầu kế toán và tài chính đặc thù của từng doanh nghiệp.

Lợi ích của Inter Company Journal Entry:

  1. Tối ưu hóa việc quản lý tài chính:

    • Việc sử dụng bút toán liên công ty giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc quản lý tài chính và công nợ giữa các công ty trong cùng một nhóm.

  2. Chính xác trong báo cáo tài chính:

    • Giúp duy trì tính chính xác của báo cáo tài chính, đảm bảo các giao dịch nội bộ giữa các công ty không ảnh hưởng đến kết quả tài chính của từng công ty.

  3. Tiết kiệm thời gian và công sức:

    • Các bút toán liên công ty giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc ghi nhận và quản lý các giao dịch nội bộ, từ đó giúp giảm thiểu sai sót và cải thiện quy trình làm việc.

Tóm lại, Inter Company Journal Entry trong VHTerp là một công cụ mạnh mẽ giúp các doanh nghiệp đa công ty ghi nhận chính xác các giao dịch tài chính giữa các công ty con hoặc công ty độc lập trong cùng một tập đoàn, từ đó đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính và quản lý tài chính nội bộ.

Inter Company Journal Entry Reference - Bút toán tham chiếu công ty liên kết

Trong VHTerp, Inter Company Journal Entry Reference là một tính năng cho phép người dùng tham chiếu và liên kết các bút toán kế toán liên công ty với các giao dịch hoặc tài liệu khác trong hệ thống, giúp cải thiện khả năng theo dõi và quản lý các giao dịch nội bộ giữa các công ty trong cùng một nhóm hoặc tập đoàn.

Cách hoạt động của Inter Company Journal Entry Reference trong VHTerp:

  1. Mục đích của Reference (Tham chiếu):

    • Reference giúp xác định mối quan hệ giữa bút toán kế toán liên công ty với các giao dịch khác, chẳng hạn như hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng, hoặc các tài liệu tài chính khác. Tính năng này giúp người dùng dễ dàng theo dõi các giao dịch kế toán giữa các công ty, đồng thời liên kết chúng với các tài liệu thực tế, từ đó tăng cường sự chính xác và minh bạch trong việc quản lý tài chính.

  2. Cách sử dụng Inter Company Journal Entry Reference:

    • Khi tạo Inter Company Journal Entry trong VHTerp, người dùng có thể thêm các References vào bút toán này, chẳng hạn như tham chiếu đến một Purchase Invoice, Sales Invoice, Payment Entry, hoặc bất kỳ tài liệu tài chính nào khác có liên quan.
    • Reference này sẽ giúp tạo một liên kết giữa bút toán kế toán và tài liệu gốc, giúp người dùng dễ dàng truy xuất thông tin chi tiết về giao dịch nếu cần thiết.

  3. Quá trình tạo Inter Company Journal Entry Reference:

    • Tạo bút toán kế toán liên công ty: Khi một giao dịch kế toán giữa các công ty cần được ghi nhận (ví dụ: công ty mẹ chuyển tiền cho công ty con), người dùng sẽ tạo một Inter Company Journal Entry.
    • Thêm Reference: Trong phần tạo bút toán, người dùng có thể thêm References liên quan (ví dụ: tham chiếu đến hóa đơn mua hàng hoặc thanh toán từ công ty mẹ sang công ty con). Các tham chiếu này sẽ giúp liên kết giao dịch kế toán với các tài liệu thực tế trong hệ thống VHTerp.
    • Ghi nhận giao dịch: Sau khi tham chiếu được thêm vào, hệ thống sẽ tạo liên kết giữa bút toán kế toán và tài liệu liên quan, giúp theo dõi và đối chiếu các giao dịch tài chính nội bộ giữa các công ty trong cùng một tập đoàn.

  4. Tính năng liên kết và theo dõi:

    • Theo dõi giao dịch dễ dàng: Khi một bút toán kế toán có Reference, người dùng có thể dễ dàng theo dõi và đối chiếu giao dịch đó với các tài liệu liên quan trong hệ thống VHTerp.
    • Xem thông tin chi tiết: Người dùng có thể mở các tài liệu có tham chiếu và xem thông tin chi tiết về bút toán kế toán liên quan, từ đó dễ dàng kiểm tra và xác minh tính chính xác của giao dịch.

  5. Tự động hóa báo cáo tài chính:

    • Các References giúp VHTerp tự động cập nhật và đồng bộ thông tin giữa các tài liệu kế toán và giao dịch liên công ty, từ đó đảm bảo các báo cáo tài chính chính xác và đầy đủ, đặc biệt khi liên kết với các giao dịch nội bộ giữa các công ty con và công ty mẹ.

Lợi ích của Inter Company Journal Entry Reference:

  1. Dễ dàng theo dõi giao dịch nội bộ:

    • Người dùng có thể dễ dàng theo dõi các giao dịch giữa các công ty con và công ty mẹ hoặc các công ty độc lập trong cùng một tập đoàn nhờ vào tính năng tham chiếu này.

  2. Tăng cường tính minh bạch và chính xác:

    • Tham chiếu giúp đảm bảo rằng tất cả các giao dịch kế toán được liên kết với các tài liệu thực tế, giúp minh bạch hóa quá trình kế toán và tài chính, đồng thời giảm thiểu sai sót trong việc nhập liệu.

  3. Tự động hóa quy trình và báo cáo tài chính:

    • Việc sử dụng Reference trong Inter Company Journal Entry giúp VHTerp tự động hóa quy trình ghi nhận giao dịch và tự động cập nhật các báo cáo tài chính, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho đội ngũ kế toán.

  4. Tính linh hoạt và mở rộng:

    • Inter Company Journal Entry Reference cho phép người dùng tùy chỉnh và mở rộng việc tham chiếu giữa các tài liệu và bút toán kế toán, giúp phù hợp với nhu cầu quản lý tài chính phức tạp của doanh nghiệp đa công ty.

Ví dụ về Inter Company Journal Entry Reference:

Giả sử, công ty A (công ty mẹ) đã chuyển tiền cho công ty B (công ty con) để thanh toán một khoản nợ được ghi nhận trong một Purchase Invoice.

  1. Bước 1: Tạo Inter Company Journal Entry để ghi nhận giao dịch chuyển tiền từ công ty A sang công ty B.

  2. Bước 2: Trong phần References, tham chiếu đến Purchase Invoice liên quan để ghi lại giao dịch thanh toán cho hóa đơn đã phát sinh trước đó.

  3. Bước 3: VHTerp sẽ tự động liên kết Inter Company Journal Entry với Purchase Invoice, giúp người dùng dễ dàng kiểm tra và đối chiếu giao dịch.

  4. Bước 4: Các báo cáo tài chính sẽ được cập nhật tự động, và người dùng có thể xem các thông tin chi tiết về giao dịch thanh toán cũng như các bút toán liên quan.

Tóm lại, Inter Company Journal Entry Reference trong VHTerp giúp tăng cường khả năng quản lý và theo dõi các giao dịch tài chính giữa các công ty trong cùng một tập đoàn hoặc nhóm doanh nghiệp. Tính năng tham chiếu này không chỉ giúp ghi nhận chính xác các bút toán kế toán mà còn liên kết chúng với các tài liệu thực tế, tạo sự minh bạch và chính xác trong quá trình quản lý tài chính và kế toán.

Bank Entry - Bút toán ngân hàng

Trong VHTerp, Bank Entry là một loại giao dịch kế toán được sử dụng để ghi nhận các hoạt động liên quan đến tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, bao gồm các khoản thu, chi, và điều chỉnh số dư tài khoản ngân hàng. Đây là một phần quan trọng trong quá trình quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp, giúp theo dõi và quản lý dòng tiền từ và vào tài khoản ngân hàng của công ty.

Cách hoạt động của Bank Entry trong VHTerp:

  1. Mục đích của Bank Entry:

    • Bank Entry giúp ghi nhận các giao dịch ngân hàng, chẳng hạn như khi công ty nhận tiền từ khách hàng, thanh toán cho nhà cung cấp, hoặc điều chỉnh số dư tài khoản ngân hàng. Điều này đảm bảo rằng mọi giao dịch tài chính liên quan đến ngân hàng đều được ghi nhận một cách chính xác và kịp thời trong hệ thống kế toán của VHTerp.

  2. Các loại giao dịch có thể được ghi nhận qua Bank Entry:

    • Thu tiền từ khách hàng: Khi công ty nhận thanh toán từ khách hàng, giao dịch này sẽ được ghi nhận thông qua một Bank Entry.
    • Chi tiền cho nhà cung cấp: Khi công ty thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp qua ngân hàng, giao dịch này cũng sẽ được ghi nhận qua Bank Entry.
    • Điều chỉnh số dư tài khoản ngân hàng: Nếu có sự thay đổi về số dư tài khoản ngân hàng do lỗi hoặc các điều chỉnh cần thiết, nó cũng có thể được ghi nhận qua một Bank Entry.
    • Chuyển khoản nội bộ: Khi có các giao dịch chuyển tiền giữa các tài khoản ngân hàng trong doanh nghiệp (chuyển tiền giữa các chi nhánh, bộ phận), điều này cũng có thể được ghi nhận qua Bank Entry.

  3. Cách sử dụng Bank Entry trong VHTerp:

    • Tạo Bank Entry: Người dùng có thể tạo một Bank Entry từ phần Accounts > Bank Entries trong VHTerp. Khi tạo một Bank Entry, người dùng cần điền thông tin về tài khoản ngân hàng, loại giao dịch (thu tiền, chi tiền, điều chỉnh), số tiền, ngày giao dịch, và các chi tiết khác liên quan.

    • Chọn tài khoản ngân hàng: Người dùng cần chỉ định tài khoản ngân hàng mà giao dịch sẽ được ghi nhận. Điều này có thể là tài khoản ngân hàng của công ty, hoặc tài khoản ngân hàng khác trong trường hợp chuyển khoản giữa các tài khoản.

    • Ghi nhận giao dịch: Sau khi điền đầy đủ thông tin giao dịch, người dùng sẽ lưu và xác nhận giao dịch, qua đó cập nhật hệ thống kế toán của công ty.

  4. Lợi ích của Bank Entry trong VHTerp:

    • Quản lý dòng tiền hiệu quả: Bank Entry giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý tất cả các giao dịch liên quan đến tài khoản ngân hàng, từ đó kiểm soát dòng tiền tốt hơn.

    • Tự động hóa kế toán: Khi các giao dịch ngân hàng được ghi nhận qua Bank Entry, hệ thống sẽ tự động tạo các bút toán kế toán liên quan, giúp giảm thiểu công việc nhập liệu thủ công và sai sót trong ghi nhận giao dịch.

    • Minh bạch và chính xác: Mọi giao dịch ngân hàng đều được ghi nhận và theo dõi chính xác trong hệ thống, giúp cung cấp các báo cáo tài chính rõ ràng và minh bạch cho công ty.

  5. Ví dụ về Bank Entry:

    Giả sử công ty nhận được một khoản thanh toán 1.000 USD từ khách hàng qua chuyển khoản ngân hàng. Để ghi nhận giao dịch này trong VHTerp:

    • Tạo Bank Entry: Người dùng tạo một Bank Entry, chọn tài khoản ngân hàng nhận tiền (ví dụ: Tài khoản Ngân hàng A), chọn loại giao dịch là "Thu tiền", và nhập số tiền 1.000 USD.
    • Chỉ định tài khoản liên quan: Người dùng cũng sẽ chỉ định tài khoản kế toán có liên quan (ví dụ: Tài khoản doanh thu hoặc tài khoản phải thu khách hàng) để ghi nhận giao dịch này trong hệ thống kế toán.
    • Lưu và xác nhận: Sau khi điền đầy đủ thông tin, người dùng sẽ lưu và xác nhận giao dịch, hệ thống tự động cập nhật bút toán kế toán và số dư tài khoản ngân hàng.

Tóm lại, Bank Entry trong VHTerp là một công cụ quan trọng giúp ghi nhận và theo dõi các giao dịch liên quan đến tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Tính năng này giúp quản lý dòng tiền hiệu quả, tự động hóa quá trình kế toán và tạo ra sự minh bạch, chính xác trong việc ghi nhận các giao dịch tài chính giữa doanh nghiệp và ngân hàng.

Cash Entry - Bút toán tiền mặt

Khái niệm: Là các giao dịch liên quan đến việc thu và chi tiền mặt trong doanh nghiệp. Cash Entry ghi nhận mọi khoản tiền mặt vào hoặc ra từ doanh nghiệp, chẳng hạn như khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc công ty chi tiền mặt cho nhà cung cấp.

Credit Card Entry - Bút toán thẻ tín dụng

Khái niệm: Là các giao dịch được thực hiện thông qua thẻ tín dụng của doanh nghiệp, bao gồm các khoản chi phí thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc các khoản thanh toán từ khách hàng qua thẻ tín dụng.

Contra Entry - Bút toán chuyển khoản nội bộ

Khái niệm: Là giao dịch giữa các tài khoản của cùng một công ty, ví dụ như chuyển tiền giữa các tài khoản ngân hàng khác nhau của công ty. Contra Entry giúp ghi nhận sự chuyển tiền giữa các tài khoản mà không ảnh hưởng đến số dư tổng thể của công ty.

Excise Entry - Bút toán thuế tiêu thụ đặc biệt

Khái niệm

Cách hoạt động

  1. Khi bán hàng (thu thuế tiêu thụ đặc biệt từ khách hàng):

    • Khi doanh nghiệp bán các sản phẩm chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, họ thu hộ khoản thuế này từ khách hàng.
    • Ghi nhận doanh thu từ bán hàng và khoản thuế tiêu thụ đặc biệt phải trả.

  2. Khi nộp thuế tiêu thụ đặc biệt (cho cơ quan thuế):

    • Doanh nghiệp sẽ nộp số tiền thuế đã thu từ khách hàng (hoặc tự chịu nếu phát sinh chi phí nội bộ) cho cơ quan thuế.
    • Ghi nhận giảm tài khoản ngân hàng và giảm số dư thuế phải trả.

Ví dụ cụ thể

1. Bán hàng có thuế tiêu thụ đặc biệt

2. Nộp thuế tiêu thụ đặc biệt

Quy trình trong VHTerp

  1. Tạo hóa đơn bán hàng (Sales Invoice):

    • Chọn sản phẩm chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.
    • Hệ thống tự động tính thuế tiêu thụ đặc biệt dựa trên cấu hình thuế.
    • Tổng tiền trên hóa đơn sẽ bao gồm cả giá sản phẩm và thuế tiêu thụ đặc biệt.

  2. Tạo bút toán thuế tiêu thụ đặc biệt:

    • Khi xác nhận hóa đơn, VHTerp sẽ tạo tự động một Excise Entry để ghi nhận khoản thuế phải trả.

  3. Nộp thuế tiêu thụ đặc biệt:

    • Sử dụng tính năng Payment Entry hoặc tạo một Journal Entry để ghi nhận việc nộp thuế.

Lợi ích của Excise Entry trong VHTerp

Opening Entry - Bút toán mở đầu

New Payment Entry - Tạo bút toán mới - Advance Taxes and Charges

Dưới đây là giải thích chi tiết và ví dụ cụ thể cho từng loại Type trong phần Advance Taxes and Charges của VHTerp:

1. Actual (Thực tế)

2. On Paid Amount (Dựa trên số tiền đã thanh toán)

3. On Previous Row Amount (Dựa trên số tiền của dòng trước đó)

4. On Previous Row Total (Dựa trên tổng cộng của các dòng trước đó)

Tóm tắt tình huống áp dụng

Type Tình huống áp dụng Ví dụ cụ thể
Actual Phí cố định, không phụ thuộc giá trị giao dịch. Phí đăng ký cố định: 500.000 VND.
On Paid Amount Thuế/phí tỷ lệ trên số tiền thanh toán thực tế. Phí giao dịch thẻ: 2% trên thanh toán.
On Previous Row Amount Thuế/phí phụ thuộc giá trị của một khoản phí cụ thể trong dòng trước đó. Thuế môi trường: 5% phí vận chuyển.
On Previous Row Total Thuế/phí dựa trên tổng cộng của nhiều khoản phí/tính toán trong các dòng trước. Phí quản lý: 3% tổng phí vận chuyển & thuế.

 

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Account Head, Rate, Net Amount, và Amount hoạt động trong mỗi loại Type (Actual, On Paid Amount, On Previous Row Amount, On Previous Row Total) trong VHTerp:

1. Actual (Thực tế)

2. On Paid Amount (Dựa trên số tiền đã thanh toán)

3. On Previous Row Amount (Dựa trên số tiền của dòng trước đó)

4. On Previous Row Total (Dựa trên tổng cộng của các dòng trước đó)

Tóm tắt

Type Account Head Rate Net Amount Amount
Actual Tài khoản ghi phí cố định Không áp dụng Số tiền cơ sở = Số tiền thực tế Giá trị nhập trực tiếp.
On Paid Amount Tài khoản thu phí trên thanh toán Phần trăm (%) Số tiền thanh toán thực tế Net Amount × Rate.
On Previous Row Amount Tài khoản thu phí từ dòng trước Phần trăm (%) Số tiền ở dòng trước đó Net Amount × Rate.
On Previous Row Total Tài khoản thu phí tổng hợp Phần trăm (%) Tổng cộng các dòng trước Net Amount × Rate.