Thành phần của VHTerp - Quan trọng

Trong VHTerp, GL Entry (General Ledger Entry) là một loại Doctype đóng vai trò trung tâm trong hệ thống kế toán. Đây là nơi ghi nhận các giao dịch kế toán chi tiết trong Sổ Cái (General Ledger) của doanh nghiệp. Mỗi GL Entry đại diện cho một mục ghi nợ hoặc ghi có tương ứng với một tài khoản cụ thể, đảm bảo rằng các giao dịch luôn tuân thủ nguyên tắc cân đối kế toán (debits = credits).

Vai trò của GL Entry trong VHTerp:

Ghi nhận giao dịch tài chính:
- Mỗi giao dịch kế toán (như hóa đơn, thanh toán, bút toán điều chỉnh) sẽ tạo ra một hoặc nhiều mục GL Entry để ghi nhận tác động của giao dịch lên các tài khoản.
Cấu thành sổ cái kế toán:
- GL Entry là nền tảng để xây dựng Sổ cái tài khoản (Ledger), cho phép theo dõi số dư của từng tài khoản.
Đảm bảo tính minh bạch và chính xác:
- Tất cả các giao dịch đều được ghi nhận rõ ràng với chi tiết như tài khoản, số tiền, loại giao dịch (Nợ/Có), ngày tháng, và tham chiếu liên quan.

Các trường dữ liệu quan trọng trong Doctype GL Entry:

Account:
- Tên tài khoản kế toán liên quan đến giao dịch (ví dụ: Ngân hàng, Doanh thu, Chi phí).
Posting Date:
- Ngày ghi nhận giao dịch.
Debit (Nợ):
- Số tiền được ghi vào bên Nợ của tài khoản.
Credit (Có):
- Số tiền được ghi vào bên Có của tài khoản.
Voucher Type và Voucher No:
- Loại chứng từ tạo ra GL Entry (ví dụ: Sales Invoice, Payment Entry) và số chứng từ tham chiếu.
Party Type và Party:
- Thông tin về bên liên quan, như Customer (Khách hàng) hoặc Supplier (Nhà cung cấp).
Cost Center:
- Trung tâm chi phí liên quan đến giao dịch, nếu áp dụng.
Against Account:
- Tài khoản đối ứng trong giao dịch.
Company:
- Tên công ty thực hiện giao dịch (quan trọng khi có nhiều công ty trong cùng hệ thống ERPNext).
Is Cancelled:

Cờ đánh dấu nếu GL Entry bị hủy bỏ.

Cách GL Entry hoạt động trong VHTerp:

Tự động tạo:
- GL Entry được tạo tự động khi thực hiện các giao dịch kế toán, chẳng hạn như:
  - Tạo hóa đơn bán hàng (Sales Invoice).
  - Thanh toán (Payment Entry).
  - Nhập kho hoặc xuất kho (Stock Entry).
Cân đối kế toán:
- Với mỗi giao dịch, tổng số tiền Debit phải bằng tổng số tiền Credit để đảm bảo cân đối kế toán.
Liên kết với các module khác:
- GL Entry không chỉ liên quan đến các giao dịch kế toán mà còn được tích hợp với các module như Stock, Payroll, và Assets, đảm bảo mỗi giao dịch đều được phản ánh trong sổ cái.

Ví dụ về GL Entry trong ERPNext:

Ví dụ 1: Ghi nhận hóa đơn bán hàng (Sales Invoice):

Hóa đơn bán hàng trị giá 10,000,000 VNĐ.
Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt.

Các GL Entry được tạo ra:

Account	Debit (Nợ)	Credit (Có)	Details
Accounts Receivable	10,000,000		Ghi nhận doanh thu bán hàng
Sales Income		10,000,000	Ghi nhận doanh thu

Ví dụ 2: Thanh toán hóa đơn (Payment Entry):

Khách hàng thanh toán hóa đơn 10,000,000 VNĐ.

Các GL Entry được tạo ra:

Account	Debit (Nợ)	Credit (Có)	Details
Bank Account	10,000,000		Tiền vào tài khoản ngân hàng
Accounts Receivable		10,000,000	Xóa nợ khách hàng

Lợi ích của GL Entry trong ERPNext:

Quản lý dữ liệu kế toán tập trung:
- Tất cả các giao dịch được ghi nhận một cách chi tiết và có tổ chức.
Hỗ trợ báo cáo tài chính:
- Dựa trên GL Entry, bạn có thể tạo các báo cáo như:
  - Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet).
  - Báo cáo kết quả kinh doanh (Profit and Loss Statement).
Dễ dàng đối chiếu và kiểm tra:
- Mỗi GL Entry đều liên kết với các chứng từ gốc, giúp bạn dễ dàng kiểm tra và đối chiếu.

Dịch sang tiếng Việt:

GL Entry: "Bút toán sổ cái" hoặc "Mục nhập sổ cái".
Debit: "Ghi Nợ".
Credit: "Ghi Có".

GL Entry là thành phần cốt lõi để ERPNext quản lý và xử lý các giao dịch kế toán một cách chính xác và minh bạch.

Rate - Giá hoặc tỷ lệ

Rate thường đề cập đến giá trị đơn vị hoặc tỷ lệ áp dụng trong một giao dịch cụ thể, chẳng hạn như giá của một sản phẩm, dịch vụ, hoặc lãi suất.

Xuất hiện trong các tài liệu như:
- Sales Invoice (Hóa đơn bán hàng): Giá bán của từng sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Purchase Invoice (Hóa đơn mua hàng): Giá mua của từng mặt hàng.
- Timesheet (Bảng chấm công): Mức giá theo giờ hoặc dự án cho một dịch vụ.

Ví dụ:

Nếu bạn bán một sản phẩm với giá 100.000 VNĐ, thì Rate cho sản phẩm đó là 100.000 VNĐ.

Billing Rate - Mức giá lập hóa đơn

Billing Rate là mức giá được áp dụng để tính toán chi phí hoặc doanh thu cho các dịch vụ hoặc sản phẩm trong các giao dịch. Nó thường được sử dụng để lập hóa đơn cho khách hàng hoặc tính toán chi phí nội bộ, đặc biệt trong các ngữ cảnh như:

Ý nghĩa của Billing Rate

Dịch vụ:
- Trong các dự án hoặc công việc theo giờ, Billing Rate là mức giá theo giờ mà khách hàng phải trả cho dịch vụ được cung cấp.
- Ví dụ: Một công ty tư vấn có thể đặt Billing Rate là 500.000 VNĐ/giờ cho các dịch vụ tư vấn.
Sản phẩm:
- Trong trường hợp bán sản phẩm, Billing Rate là giá được lập hóa đơn cho khách hàng (có thể khác với giá mua hoặc giá gốc).
- Ví dụ: Một sản phẩm có giá bán lẻ là 2.000.000 VNĐ, đây sẽ là Billing Rate khi xuất hóa đơn cho khách hàng.
Chi phí nội bộ:
- Billing Rate cũng có thể được dùng để tính toán giá trị mà một bộ phận trong công ty phải trả cho một dịch vụ nội bộ hoặc tài nguyên.

Ứng dụng của Billing Rate trong VHTerp

Timesheet:
- Sử dụng Billing Rate để tự động tính toán tổng chi phí dựa trên số giờ làm việc được ghi nhận.
Sales Invoice (Hóa đơn bán hàng):
- Tự động điền mức giá áp dụng cho từng sản phẩm hoặc dịch vụ dựa trên cấu hình trước đó.
Project Management (Quản lý dự án):
- Tính toán chi phí và doanh thu dựa trên mức giá lập hóa đơn cho từng công việc hoặc giai đoạn.

Default Billing Rate - Giá mặc định để lập hóa đơn

Default Billing Rate là mức giá mặc định được thiết lập để áp dụng cho các giao dịch nhất định.
Dùng để tự động hóa và giảm thiểu sai sót khi nhập liệu bằng cách đặt trước giá trị mặc định.

Ứng dụng:

Timesheet: Xác định mức giá mặc định cho các công việc hoặc dịch vụ dựa trên thời gian.
Products/Services: Khi tạo hóa đơn hoặc lệnh bán hàng, hệ thống tự động điền mức giá mặc định này.

Ví dụ:

Một công ty thiết lập Default Billing Rate cho dịch vụ tư vấn là 500.000 VNĐ/giờ. Khi nhân viên ghi nhận thời gian làm việc trong Timesheet, giá này sẽ tự động được áp dụng trong hóa đơn.

Cost Rate - Chi phí thực tế

Cost Rate là chi phí thực tế mà doanh nghiệp phải trả để cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ. Nó được sử dụng để theo dõi và phân tích lợi nhuận, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về chi phí so với giá bán (Billing Rate).

Ý nghĩa của Cost Rate

Trong sản xuất:
- Cost Rate phản ánh chi phí để sản xuất một đơn vị sản phẩm, bao gồm:
  - Nguyên vật liệu (Material Costs).
  - Nhân công (Labor Costs).
  - Chi phí vận hành máy móc hoặc thiết bị.
- Ví dụ: Chi phí sản xuất một chiếc áo là 100.000 VNĐ, đây chính là Cost Rate.
Trong dịch vụ:
- Đối với các công ty cung cấp dịch vụ, Cost Rate là chi phí liên quan đến việc cung cấp dịch vụ, chẳng hạn như lương nhân viên, chi phí thiết bị, hoặc các chi phí phụ trợ khác.
- Ví dụ: Một nhân viên kỹ thuật có mức lương tính ra là 200.000 VNĐ/giờ, đây là Cost Rate cho mỗi giờ làm việc của họ.
Trong dự án:
- Cost Rate có thể được sử dụng để ước tính tổng chi phí cho các nhiệm vụ hoặc dự án, giúp doanh nghiệp đánh giá lợi nhuận.

Ứng dụng của Cost Rate trong VHTerp

Timesheet:
- Ghi nhận chi phí thực tế dựa trên số giờ làm việc và Cost Rate của từng nhân viên.
BOM (Bill of Materials):
- Tính toán tổng chi phí nguyên vật liệu và nhân công để sản xuất một sản phẩm.
Profitability Analysis(Phân tích lợi nhuận):
- So sánh Cost Rate với Billing Rate để tính toán lợi nhuận trên từng sản phẩm, dịch vụ hoặc dự án.

Gross Margin - Sự chênh lệch giữa Billing Rate và Cost Rate.

Write Off Cost Center - Trung tâm chi phí xóa nợ

Đây là nơi tập hợp các chi phí liên quan đến các khoản xóa nợ . Mỗi khoản xóa nợ có thể được gán vào một Cost Center để dễ dàng theo dõi và phân tích.

Ví dụ:

Một khoản nợ không thu hồi được từ khách hàng trị giá 10,000 VNĐ được ghi vào Write Off Cost Center để nhận diện rõ ràng chi phí xóa nợ này thuộc về bộ phận hoặc dự án nào.

Write Off Entry - Bút toán xóa nợ

Đây là một bút toán kế toán được tạo ra để ghi nhận khoản tiền xóa bỏ từ tài khoản khách hàng hoặc tài khoản phải thu.

Khi sử dụng:

Xử lý hóa đơn chưa được thanh toán đầy đủ:
- Ví dụ: Hóa đơn có giá trị 100,000 VNĐ, khách hàng chỉ thanh toán 95,000 VNĐ, và doanh nghiệp quyết định xóa nợ 5,000 VNĐ.
Chênh lệch nhỏ trong thanh toán:
- Chênh lệch không đáng kể được ghi giảm thông qua Write Off Entry để làm sạch sổ sách.

Hướng dẫn xử lý trong ERPNext:

Truy cập mục Journal Entry hoặc Payment Entry.
Nhập số tiền xóa bỏ vào trường Write Off Amount.
Hệ thống sẽ tự động tạo Write Off Entry để cân đối sổ sách.

Write Off Limit - Giới hạn xóa nợ,

Được sử dụng để xác định mức tối đa mà doanh nghiệp có thể ghi giảm một cách tự động hoặc thủ công mà không cần sự phê duyệt bổ sung.

Ý nghĩa:

Đảm bảo các khoản ghi giảm không vượt quá giới hạn mà doanh nghiệp cho phép.
Giúp giảm thiểu rủi ro gian lận hoặc ghi giảm sai sót.

Cách hoạt động:

Nếu số tiền ghi giảm nhỏ hơn hoặc bằng Write Off Limit, hệ thống VHTerp có thể tự động xử lý.
Nếu vượt quá giới hạn này, cần có sự phê duyệt từ người quản lý hoặc cấp trên.

Ví dụ:

Write Off Limit được đặt là 10,000 VNĐ.
- Nếu khoản xóa nợ là 5,000 VNĐ, hệ thống tự động xử lý.
- Nếu khoản xóa nợ là 15,000 VNĐ, hệ thống yêu cầu phê duyệt từ người quản lý.

Write Off Outstanding Amount - Xóa bỏ số tiền chưa thanh toán

Write Off Outstanding Amount trong VHTerp là Xóa bỏ số tiền chưa thanh toán. Đây là một hành động kế toán được sử dụng để ghi giảm hoặc xóa sổ một khoản tiền chưa được thanh toán trên một hóa đơn mà doanh nghiệp xác định là không thể thu hồi hoặc không cần thu hồi.

Khi nào sử dụng Xóa bỏ số tiền chưa thanh toán?

Khách hàng không thể thanh toán:
- Ví dụ: Khách hàng đã phá sản và không thể trả nợ cho hóa đơn còn tồn đọng.
Chênh lệch nhỏ:
- Ví dụ: Một hóa đơn trị giá 100,000 VNĐ, khách hàng thanh toán 99,900 VNĐ và phần còn lại (100 VNĐ) được ghi giảm để làm sạch sổ sách.
Chi phí vượt quá lợi ích thu hồi:
- Ví dụ: Chi phí thu hồi một khoản nợ nhỏ hơn số tiền chưa thanh toán.

Cách hoạt động trong VHTerp

Xác định số tiền cần xóa nợ:
- Hệ thống sẽ kiểm tra các hóa đơn chưa thanh toán (Outstanding Invoices) và cho phép ghi giảm một phần hoặc toàn bộ số tiền.
Tạo bút toán xóa nợ:
- Khi sử dụng tính năng Xóa bỏ số tiền chưa thanh toán, ERPNext sẽ tự động tạo một Bút toán xóa nợ.
- Số tiền ghi giảm sẽ được chuyển từ tài khoản phải thu (Accounts Receivable) sang tài khoản ghi giảm hoặc chi phí.
Ghi nhận trong báo cáo tài chính:
- Khoản xóa nợ sẽ được phản ánh trong các báo cáo như Profit and Loss Statement hoặc Sổ cái

Write Off Amount - Lượng xóa nợ

Lượng xóa nợt trong VHTerp là số tiền được ghi giảm hoặc xóa nợ từ một hóa đơn hoặc giao dịch cụ thể. Đây là khoản tiền mà doanh nghiệp xác định không thể thu hồi từ khách hàng hoặc không cần phải trả cho nhà cung cấp, và được ghi nhận vào tài khoản Tài khoản xóa nợ.

Ý nghĩa của Lượng xóa nợ

Khoản không thu hồi được:
- Số tiền trong hóa đơn mà khách hàng không thanh toán và doanh nghiệp quyết định xóa nợ.
Chênh lệch nhỏ trong thanh toán:
- Nếu có chênh lệch nhỏ giữa số tiền ghi trên hóa đơn và số tiền thực tế thanh toán, khoản chênh lệch này có thể được đưa vào Write Off Amount.
Các khoản miễn trừ hoặc ưu đãi:
- Khi doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp quyết định miễn trừ một phần nhỏ số tiền trong giao dịch.

Khi nào sử dụng Lượng xóa nợ?

Khi khách hàng không thanh toán đủ số tiền hóa đơn và doanh nghiệp không muốn giữ số dư trong tài khoản phải thu.
Khi xử lý các khoản sai lệch nhỏ (như sai số làm tròn).
Khi nhà cung cấp hoặc khách hàng chấp nhận thanh toán một phần và số dư còn lại được xóa bỏ.

Ví dụ minh họa

Khách hàng không thanh toán đủ:
- Tổng hóa đơn: 10,000,000 VNĐ.
- Khách hàng chỉ thanh toán: 9,900,000 VNĐ.
- Chênh lệch: 100,000 VNĐ.
- Doanh nghiệp quyết định xóa số dư này và ghi nhận Lượng xóa nợ = 100,000 VNĐ.
Sai lệch nhỏ do làm tròn:
- Hóa đơn: 500,001 VNĐ.
- Thanh toán thực tế: 500,000 VNĐ.
- Sai lệch: 1 VNĐ.
- Khoản chênh lệch được đưa vào Lượng xóa nợ.
Xóa nợ không thu hồi được:
- Một hóa đơn đã quá hạn và không thể thu hồi: 1,000,000 VNĐ.
- Khoản này được ghi nhận là Write Off Amount và chuyển sang tài khoản Write Off Account.

Cách xử lý Lượng xóa nợ trong VHTerp

Khi ghi nhận thanh toán:
- Trong mục But toán nhật ký, nhập số tiền thực tế thanh toán.
- Nhập số tiền chênh lệch vào trường Lượng xóa nợ.
Tự động ghi giảm:
- VHTerp có thể cấu hình để tự động ghi giảm các khoản chênh lệch nhỏ vào Lượng xóa nợ
Bút toán kế toán:
- Ghi nợ: Lượng xóa nợ với số tiền xóa nợ.
- Ghi có: Tài khoản phải thu (hoặc tài khoản tương tự).

Lợi ích của Lượng xóa nợ

Đơn giản hóa sổ sách: Giúp sổ sách kế toán rõ ràng bằng cách loại bỏ các khoản nợ không thể thu hồi hoặc các sai lệch nhỏ.
Tiết kiệm thời gian: Giảm công sức xử lý thủ công các khoản nhỏ lẻ.
Tuân thủ quy định kế toán: Ghi nhận đầy đủ các khoản lỗ nhỏ hoặc xóa nợ theo chuẩn mực kế toán.

Cost of Goods Sold Account - Giá vốn hàng bán (COGS)

Cost of Goods Sold Account (COGS) trong VHTerp là tài khoản kế toán được sử dụng để ghi nhận chi phí liên quan trực tiếp đến việc sản xuất hoặc mua hàng hóa mà doanh nghiệp đã bán trong một kỳ kế toán nhất định. Đây là một phần quan trọng trong hệ thống tài khoản kế toán và báo cáo tài chính, đặc biệt là trong các doanh nghiệp thương mại, sản xuất, hoặc dịch vụ.

Chi tiết về Cost of Goods Sold Account trong VHTerp

Định nghĩa:
- Tài khoản này ghi nhận các chi phí trực tiếp liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Những chi phí này bao gồm:
  - Chi phí nguyên vật liệu.
  - Chi phí nhân công trực tiếp.
  - Chi phí sản xuất khác (nếu có).
  - Giá vốn hàng hóa mua vào (đối với doanh nghiệp thương mại).
Vai trò trong VHTerp:
- Tự động hạch toán:
  Khi doanh nghiệp thực hiện một giao dịch bán hàng, ERPNext tự động ghi nhận chi phí từ tài khoản kho và chuyển chúng sang Cost of Goods Sold Account.
- Tính toán lợi nhuận:
  ERPNext sử dụng số liệu từ COGS để tính toán lợi nhuận gộp (Gross Profit) trong các báo cáo như Profit and Loss Statement.
- Theo dõi hiệu quả kinh doanh:
  Giúp doanh nghiệp xác định các sản phẩm hoặc dịch vụ nào có lợi nhuận cao và chi phí sản xuất nào cần được tối ưu hóa.
Liên kết với các module:
- Stock (Kho hàng):
  COGS được tính toán dựa trên chi phí thực tế của hàng hóa xuất kho.
- Sales Invoice (Hóa đơn bán hàng):
  Khi tạo hóa đơn bán hàng, ERPNext sẽ tự động ghi nhận chi phí hàng bán từ kho vào tài khoản COGS.
- Purchase (Mua hàng):
  Chi phí mua hàng hóa hoặc nguyên vật liệu sẽ được đưa vào kho và chỉ được ghi nhận vào COGS khi hàng hóa được bán.

Ví dụ minh họa

Doanh nghiệp thương mại:
- Mua 100 chiếc áo với giá 200.000 đồng/chiếc. Tổng chi phí mua hàng là 20.000.000 đồng.
- Khi bán 10 chiếc áo với giá 300.000 đồng/chiếc, ERPNext sẽ ghi nhận:
  - Doanh thu: 3.000.000 đồng.
  - COGS: 2.000.000 đồng (giá vốn 10 chiếc áo).
- Lợi nhuận gộp: 1.000.000 đồng (Doanh thu - COGS).
Doanh nghiệp sản xuất:
- Nguyên vật liệu và chi phí sản xuất của một sản phẩm là 1.000.000 đồng.
- Khi bán sản phẩm, ERPNext sẽ ghi nhận:
  - COGS: 1.000.000 đồng cho sản phẩm đó.

Lợi ích của việc sử dụng Cost of Goods Sold Account trong VHTerp

Tự động hóa quy trình kế toán:
Giảm công việc thủ công, hạn chế sai sót trong hạch toán.
Quản lý chi phí hiệu quả:
Theo dõi chi tiết chi phí thực tế để kiểm soát và tối ưu hóa.
Cải thiện báo cáo tài chính:
Cung cấp dữ liệu chính xác cho việc phân tích lợi nhuận và hiệu suất kinh doanh.
Tích hợp với các module khác:
Liên kết với Sales, Purchase, và Stock để đảm bảo tính đồng nhất của dữ liệu.

Kết luận

Cost of Goods Sold Account trong VHTerp là một tài khoản quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý chi phí liên quan đến hàng hóa hoặc dịch vụ đã bán. Việc sử dụng tài khoản này một cách hiệu quả không chỉ cải thiện quy trình kế toán mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa lợi nhuận và ra quyết định kinh doanh.

Default Discount Account - Tài khoản chiết khấu mặc định

Default Discount Account là một tài khoản kế toán được sử dụng để ghi nhận các khoản chiết khấu được áp dụng trong các giao dịch bán hàng. Khi bạn áp dụng một khoản chiết khấu cho khách hàng trong các đơn hàng bán (Sales Order), hóa đơn (Sales Invoice), hoặc phiếu thu (Sales Receipt), số tiền chiết khấu sẽ được ghi nhận vào tài khoản này.

Tài khoản Default Discount Account thường được thiết lập trong cài đặt của hệ thống kế toán và có thể được sử dụng để báo cáo và kiểm soát các khoản chiết khấu trong các giao dịch bán hàng.

Để thiết lập Default Discount Account trong ERPNext, bạn có thể làm theo các bước sau:

Đi tới Accounts > Account Settings.
Tìm và mở phần Default Accounts.
Trong mục Default Discount Account, chọn tài khoản kế toán mà bạn muốn dùng để ghi nhận các khoản chiết khấu.

Việc sử dụng tài khoản này giúp quản lý và báo cáo các khoản chiết khấu một cách dễ dàng và chính xác hơn trong hệ thống kế toán

Default Income Account - Tài khoản doanh thu mặc định

Default Income Account trong VHTerp là tài khoản kế toán mặc định được sử dụng để ghi nhận doanh thu (income) từ các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ hoặc bất kỳ nguồn thu nhập nào khác trong hệ thống kế toán của VHTerp.

Chức năng của Default Income Account:

Ghi nhận doanh thu: Khi bạn tạo các giao dịch như Sales Invoice (Hóa đơn bán hàng), Sales Order (Đơn hàng bán), hoặc Delivery Note (Phiếu giao hàng), VHTerp sẽ tự động ghi nhận doanh thu vào tài khoản này, trừ khi bạn chỉ định một tài khoản khác trong giao dịch cụ thể.
Tiết kiệm thời gian: Đặt tài khoản Default Income giúp tự động hóa việc phân bổ doanh thu vào đúng tài khoản trong hệ thống mà không cần phải chỉ định lại tài khoản mỗi khi tạo giao dịch liên quan đến doanh thu.
Quản lý doanh thu dễ dàng: Việc thiết lập tài khoản này giúp bạn dễ dàng theo dõi tất cả các khoản thu nhập từ bán hàng và các dịch vụ của doanh nghiệp một cách tập trung trong một tài khoản.

Cách cài đặt Default Income Account trong VHTerp:

Vào phần cấu hình tài khoản kế toán:
- Truy cập vào Accounting (Kế toán) trong menu VHTerp.
- Chọn Chart of Accounts (Sơ đồ tài khoản).
Chọn tài khoản doanh thu:
- Tạo một tài khoản cho doanh thu nếu chưa có, hoặc chọn một tài khoản hiện tại trong sơ đồ tài khoản mà bạn muốn sử dụng làm tài khoản Default Income.
Thiết lập trong cài đặt hệ thống:
- Truy cập vào Accounts Settings (Cài đặt tài khoản).
- Chọn tài khoản doanh thu mặc định vào mục Default Income Account.

Ví dụ:

Nếu doanh nghiệp của bạn bán sản phẩm và bạn muốn tất cả doanh thu từ bán hàng được ghi nhận vào tài khoản "Doanh thu bán hàng", bạn sẽ cấu hình tài khoản "Doanh thu bán hàng" làm Default Income Account trong VHTerp. Khi tạo một hóa đơn bán hàng, hệ thống sẽ tự động ghi nhận doanh thu vào tài khoản này.

Tầm quan trọng trong báo cáo tài chính:

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Profit and Loss Statement) sẽ phản ánh doanh thu được ghi nhận trong tài khoản Default Income Account, giúp bạn dễ dàng tổng hợp và phân tích thu nhập từ các hoạt động kinh doanh.

Tóm lại, Default Income Account giúp bạn định nghĩa tài khoản mà mọi doanh thu sẽ được ghi nhận vào, làm cho quá trình quản lý tài chính trong VHTerp trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

Exchange Gain / Loss - Chênh lệch tỷ giá hối đoái

Exchange Gain / Loss (Chênh lệch tỷ giá hối đoái) trong VHTerp là một tính năng kế toán ghi nhận sự chênh lệch giá trị phát sinh do thay đổi tỷ giá hối đoái khi thực hiện giao dịch bằng ngoại tệ. Điều này xảy ra khi giá trị đồng tiền thay đổi giữa thời điểm giao dịch được ghi nhận và thời điểm thanh toán thực tế.

Cách hoạt động của Exchange Gain / Loss:

Exchange Gain (Lãi tỷ giá hối đoái):
Xảy ra khi tỷ giá hối đoái thay đổi theo hướng có lợi cho doanh nghiệp. Ví dụ:
- Bạn tạo một hóa đơn phải thu khách hàng với tỷ giá 1 USD = 23,000 VND. Khi khách hàng thanh toán, tỷ giá tăng lên 1 USD = 24,000 VND. Do đó, bạn nhận được nhiều tiền hơn so với dự kiến ban đầu, dẫn đến lãi tỷ giá.
Exchange Loss (Lỗ tỷ giá hối đoái):
Xảy ra khi tỷ giá hối đoái thay đổi theo hướng bất lợi cho doanh nghiệp. Ví dụ:
- Bạn tạo một hóa đơn phải trả nhà cung cấp với tỷ giá 1 USD = 23,000 VND. Khi bạn thanh toán, tỷ giá giảm xuống 1 USD = 22,000 VND. Điều này dẫn đến lỗ tỷ giá.

Trong VHTerp, Exchange Gain / Loss được ghi nhận như thế nào?

Khi ghi nhận giao dịch ban đầu:
- Khi tạo một Sales Invoice (Hóa đơn bán hàng) hoặc Purchase Invoice (Hóa đơn mua hàng) bằng ngoại tệ, hệ thống sẽ ghi nhận giá trị giao dịch dựa trên tỷ giá hối đoái tại thời điểm giao dịch.
Khi thanh toán:
- Khi thực hiện thanh toán (Payment Entry), VHTerp sẽ so sánh tỷ giá tại thời điểm thanh toán với tỷ giá tại thời điểm ghi nhận giao dịch ban đầu.
- Nếu có chênh lệch, VHTerp sẽ tự động ghi nhận khoản Exchange Gain hoặc Exchange Loss.
Ghi nhận trong sổ cái (Ledger):
- Lãi tỷ giá được ghi vào tài khoản Exchange Gain Account.
- Lỗ tỷ giá được ghi vào tài khoản Exchange Loss Account.
- Các tài khoản này có thể được cấu hình trong Chart of Accounts (Sơ đồ tài khoản).

Ví dụ minh họa:

Tình huống:

Bạn tạo một hóa đơn bán hàng cho khách hàng nước ngoài:
- Số tiền: 1,000 USD.
- Tỷ giá tại thời điểm ghi nhận hóa đơn: 1 USD = 23,000 VND → Tổng giá trị: 23,000,000 VND.
Khi khách hàng thanh toán, tỷ giá hối đoái thay đổi:
- Tỷ giá tại thời điểm thanh toán: 1 USD = 24,000 VND → Tổng giá trị thực nhận: 24,000,000 VND.

Kết quả:

Exchange Gain = 24,000,000 VND - 23,000,000 VND = 1,000,000 VND.
VHTerp sẽ tự động ghi nhận khoản lãi này vào tài khoản Exchange Gain Account.

Cách thiết lập Exchange Gain / Loss trong VHTerp:

Cấu hình tài khoản:
- Trong Chart of Accounts, tạo các tài khoản như:
  - Exchange Gain Account (Thu nhập từ chênh lệch tỷ giá).
  - Exchange Loss Account (Chi phí từ chênh lệch tỷ giá).
Liên kết tài khoản trong cài đặt hệ thống:
- Vào Accounts Settings.
- Chỉ định các tài khoản cho Exchange Gain Account và Exchange Loss Account.
Kiểm tra giao dịch:
- Khi thực hiện thanh toán, hệ thống sẽ tự động tính toán chênh lệch và ghi nhận vào các tài khoản tương ứng.

Báo cáo liên quan đến Exchange Gain / Loss:

VHTerp cung cấp các báo cáo như:

Profit and Loss Statement: Hiển thị tổng hợp lãi/lỗ tỷ giá hối đoái.
General Ledger: Hiển thị chi tiết các bút toán liên quan đến chênh lệch tỷ giá.

Tóm lại:

Exchange Gain / Loss trong VHTerp là cách ghi nhận các khoản lãi/lỗ phát sinh do biến động tỷ giá hối đoái trong các giao dịch ngoại tệ, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả hơn trong môi trường kinh doanh toàn cầu.

Exchange Gain / Loss Account - Tài khoản ghi nhận chênh lệch tỷ giá đã thực hiện

Tài khoản này dùng để ghi nhận chênh lệch tỷ giá đã thực hiện (Realized Exchange Gain / Loss), tức là các khoản lãi hoặc lỗ phát sinh khi giao dịch ngoại tệ được hoàn tất, chẳng hạn như khi thanh toán hoặc nhận tiền.

Hoạt động:

Khi một giao dịch bằng ngoại tệ được thanh toán, VHTerp so sánh:
- Tỷ giá tại thời điểm ghi nhận giao dịch (ví dụ: khi tạo hóa đơn).
- Tỷ giá tại thời điểm thanh toán thực tế.
Chênh lệch giữa hai tỷ giá sẽ được ghi nhận vào Exchange Gain / Loss Account.

Ví dụ:

Tạo hóa đơn bán hàng (Sales Invoice):
- Giá trị: 1,000 USD
- Tỷ giá tại thời điểm tạo hóa đơn: 1 USD = 23,000 VND → Ghi nhận doanh thu: 23,000,000 VND.
Khi thanh toán, tỷ giá thay đổi:
- Tỷ giá thanh toán: 1 USD = 24,000 VND → Số tiền thực nhận: 24,000,000 VND.
Kết quả:
- Lãi tỷ giá: 24,000,000 - 23,000,000 = 1,000,000 VND.
- Ghi nhận 1,000,000 VND vào Exchange Gain Account.

Unrealized Exchange Gain / Loss Account - Tài khoản ghi nhận chênh lệch tỷ giá chưa thực hiện

Tài khoản này dùng để ghi nhận chênh lệch tỷ giá chưa thực hiện (Unrealized Exchange Gain / Loss), tức là các khoản lãi hoặc lỗ phát sinh từ sự thay đổi tỷ giá nhưng giao dịch chưa được hoàn tất (chưa thanh toán).

Hoạt động:

Unrealized Exchange Gain / Loss xảy ra khi bạn có các khoản phải thu (Accounts Receivable) hoặc phải trả (Accounts Payable) bằng ngoại tệ, và tỷ giá hối đoái thay đổi trước khi giao dịch được thanh toán.
VHTerp sẽ tự động điều chỉnh giá trị của các tài khoản này dựa trên tỷ giá mới.

Ví dụ:

Bạn tạo hóa đơn bán hàng (Sales Invoice):
- Giá trị: 1,000 USD
- Tỷ giá tại thời điểm tạo hóa đơn: 1 USD = 23,000 VND → Ghi nhận: 23,000,000 VND.
Trước khi khách hàng thanh toán, tỷ giá thay đổi:
- Tỷ giá hiện tại: 1 USD = 24,000 VND → Giá trị phải thu hiện tại: 24,000,000 VND.
Kết quả:
- Unrealized Gain: 24,000,000 - 23,000,000 = 1,000,000 VND.
- Ghi nhận 1,000,000 VND vào Unrealized Exchange Gain Account.

So sánh Exchange Gain / Loss Account và Unrealized Exchange Gain / Loss Account

Sự khác biệt giữa hai tài khoản:

Tiêu chí	Exchange Gain / Loss Account	Unrealized Exchange Gain / Loss Account
Loại chênh lệch	Đã thực hiện (Realized)	Chưa thực hiện (Unrealized)
Thời điểm ghi nhận	Khi thanh toán hoàn tất	Khi tỷ giá thay đổi trước khi thanh toán
Tài khoản sử dụng	Ghi nhận vào báo cáo tài chính hiện tại	Ghi nhận tạm thời, điều chỉnh khi thanh toán
Mục đích	Xác định lãi/lỗ thực tế từ tỷ giá	Theo dõi biến động tỷ giá đối với các khoản chưa thanh toán

Cách thiết lập và hoạt động trong VHTerp:

Cấu hình tài khoản:
- Truy cập Chart of Accounts để tạo hai tài khoản:
  - Exchange Gain / Loss Account (Lãi/Lỗ tỷ giá hối đoái thực hiện).
  - Unrealized Exchange Gain / Loss Account (Lãi/Lỗ tỷ giá hối đoái chưa thực hiện).
- Trong Accounts Settings, chỉ định hai tài khoản này.
Đánh giá lại ngoại tệ (Revaluation):
- Sử dụng công cụ Period Closing Voucher hoặc Currency Revaluation Tool để đánh giá lại giá trị các khoản phải thu và phải trả khi tỷ giá thay đổi.
Ghi nhận khi thanh toán:
- VHTerp tự động điều chỉnh từ tài khoản Unrealized Exchange Gain / Loss sang Exchange Gain / Loss khi giao dịch được hoàn tất.

Báo cáo liên quan:

Profit and Loss Statement:
- Hiển thị tổng lãi/lỗ tỷ giá đã thực hiện từ tài khoản Exchange Gain / Loss Account.
Balance Sheet:
- Hiển thị các khoản Unrealized Gain / Loss trong mục tài sản hoặc nợ.

Tóm lại, hai tài khoản này hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các biến động tỷ giá hiệu quả hơn, đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh đúng giá trị thực tế và các khoản chưa thực hiện.

Round Off Account - Tài khoản ghi nhận chênh lệch nhỏ do làm tròn số

Tài khoản ghi nhận chênh lệch nhỏ do làm tròn số

Mục đích:
Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận chênh lệch nhỏ (số tiền lẻ) phát sinh do làm tròn tổng giá trị trong các giao dịch như hóa đơn bán hàng (Sales Invoice), hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice), hoặc phiếu thanh toán (Payment Entry).
Cách hoạt động:
- Nếu tổng giá trị hóa đơn không phải là một số nguyên hoặc có sự khác biệt nhỏ giữa số tiền giao dịch và số tiền thanh toán, hệ thống sẽ tự động điều chỉnh chênh lệch này vào tài khoản Round Off Account.
- Ví dụ:
  - Tổng giá trị hóa đơn là 10,005.67 VND nhưng bạn muốn ghi nhận 10,006 VND.
  - Hệ thống ghi nhận 0.33 VND (10,006 - 10,005.67) vào Round Off Account.
Thiết lập:
- Trong Accounts Settings, bạn có thể chỉ định tài khoản Round Off Account trong phần cấu hình.

Round Off for Opening - Tài khoản ghi làm tròn số dư đầu kỳ

Mục đích:
Tính năng này được sử dụng để xử lý các chênh lệch nhỏ khi bạn nhập dữ liệu ban đầu (Opening Balance) vào hệ thống, đặc biệt khi tổng số dư tài sản không khớp chính xác với tổng số dư nguồn vốn và nợ phải trả.
Cách hoạt động:
- Khi nhập số dư tài khoản từ hệ thống cũ sang VHTerp, nếu có sự chênh lệch nhỏ, bạn có thể chọn tùy chọn Round Off for Opening để tự động cân đối số liệu.
- Hệ thống sẽ phân bổ khoản chênh lệch này vào tài khoản làm tròn được chỉ định.
Ví dụ:
- Tổng tài sản nhập vào là 1,000,000.57 VND, nhưng tổng nguồn vốn và nợ phải trả là 1,000,001 VND.
- Chênh lệch 0.43 VND sẽ được ghi vào tài khoản làm tròn khi bạn chọn Round Off for Opening.
Thiết lập:
- Bạn cần cấu hình tài khoản làm tròn phù hợp cho mục nhập số dư ban đầu.

Round Off Cost Center - Trung tâm quản lý làm tròn

Mục đích:
Tài khoản này liên kết với Cost Center để quản lý chênh lệch làm tròn số trong các giao dịch dựa trên trung tâm chi phí (Cost Center).
Cách hoạt động:
- Khi có chênh lệch làm tròn số, thay vì chỉ ghi nhận vào tài khoản Round Off Account, hệ thống có thể phân bổ chênh lệch này đến một trung tâm chi phí cụ thể (Cost Center).
- Điều này hữu ích nếu bạn muốn theo dõi chênh lệch làm tròn liên quan đến một dự án, bộ phận, hoặc đơn vị cụ thể.
Ví dụ:
- Công ty có nhiều chi nhánh, và mỗi chi nhánh có một trung tâm chi phí riêng.
- Một hóa đơn bán hàng của chi nhánh A có tổng giá trị là 50,000.49 VND. Làm tròn lên 50,001 VND sẽ tạo chênh lệch 0.51 VND.
- Hệ thống sẽ ghi nhận 0.51 VND này vào Round Off Cost Center của chi nhánh A.
Thiết lập:
- Trong Cost Center Settings, bạn có thể chỉ định một Round Off Cost Center cho từng trung tâm chi phí.

So sánh Round Off Account, Round Off for Opening, Round Off Cost Center

Tóm tắt hoạt động của từng thành phần:

Thành phần	Mục đích	Ứng dụng cụ thể
Round Off Account	Ghi nhận chênh lệch nhỏ do làm tròn số	Làm tròn hóa đơn, phiếu thanh toán
Round Off for Opening	Cân đối chênh lệch nhỏ khi nhập số dư ban đầu	Làm tròn khi nhập số dư tài khoản từ hệ thống cũ
Round Off Cost Center	Theo dõi chênh lệch làm tròn theo trung tâm chi phí	Phân bổ làm tròn cho từng bộ phận hoặc chi nhánh

Book Advance Payments in Separate Party Account - Thanh toán trả trước

Trong VHTerp, tùy chọn "Book Advance Payments in Separate Party Account" khi được bật sẽ thay đổi cách ghi nhận các khoản thanh toán trước (Advance Payments) cho khách hàng và nhà cung cấp theo cách cụ thể hơn:

Ý nghĩa của tùy chọn:

Advances Received (Tạm ứng nhận được):
Các khoản thanh toán trước từ khách hàng sẽ được ghi vào Tài khoản Nợ phải trả (Liability Account) thay vì Tài khoản Tài sản (Asset Account) như thông thường.
Advances Paid (Tạm ứng đã trả):
Các khoản thanh toán trước cho nhà cung cấp sẽ được ghi vào Tài khoản Tài sản (Asset Account) thay vì Tài khoản Nợ phải trả (Liability Account) như thông thường.

Lý do và lợi ích:

Phân loại tài chính chính xác hơn:
- Khoản tạm ứng nhận từ khách hàng là một khoản trách nhiệm của doanh nghiệp (do bạn phải cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ tương ứng sau này).
- Khoản tạm ứng trả trước cho nhà cung cấp là một khoản tài sản của doanh nghiệp (do nhà cung cấp còn phải cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ tương ứng).
Theo dõi chi tiết hơn:
Mỗi khoản tạm ứng được ghi nhận đúng với tính chất tài chính của nó, giúp báo cáo tài chính rõ ràng và dễ hiểu hơn.

Ví dụ minh họa cụ thể:

1. Advances Received in a Liability Account (Tạm ứng nhận được):

Tình huống:
Công ty bạn nhận tạm ứng 20 triệu từ khách hàng ABC Corp để cung cấp sản phẩm.

Khi không bật tùy chọn:
- Hệ thống sẽ ghi nhận khoản tạm ứng này vào Tài khoản Tài sản (Asset Account) như "Accounts Receivable" hoặc "Customer Advances".
- Bút toán:
  - Debit: Bank Account (Ngân hàng) 20 triệu
  - Credit: Customer Advances (Tạm ứng khách hàng) 20 triệu
Khi bật tùy chọn:
- Hệ thống sẽ ghi nhận khoản tạm ứng vào Tài khoản Nợ phải trả (Liability Account) như "Advances from Customers".
- Bút toán:
  - Debit: Bank Account (Ngân hàng) 20 triệu
  - Credit: Advances from Customers (Nợ phải trả) 20 triệu

Ý nghĩa:
Số tiền tạm ứng này là trách nhiệm của công ty (Liability), vì công ty cần thực hiện nghĩa vụ cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ.

2. Advances Paid in an Asset Account (Tạm ứng đã trả):

Tình huống:
Công ty bạn thanh toán tạm ứng 15 triệu cho nhà cung cấp XYZ Ltd để mua nguyên vật liệu.

Khi không bật tùy chọn:
- Hệ thống sẽ ghi nhận khoản tạm ứng này vào Tài khoản Nợ phải trả (Liability Account) như "Accounts Payable".
- Bút toán:
  - Debit: Advance to Suppliers (Tạm ứng cho nhà cung cấp) 15 triệu
  - Credit: Bank Account (Ngân hàng) 15 triệu
Khi bật tùy chọn:
- Hệ thống sẽ ghi nhận khoản tạm ứng vào Tài khoản Tài sản (Asset Account) như "Advances to Suppliers".
- Bút toán:
  - Debit: Advances to Suppliers (Tài sản) 15 triệu
  - Credit: Bank Account (Ngân hàng) 15 triệu

Ý nghĩa:
Số tiền tạm ứng này được coi là tài sản của công ty (Asset), vì nhà cung cấp vẫn còn nghĩa vụ giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ.

Tóm tắt bảng so sánh:

Tình huống	Khi không bật tùy chọn	Khi bật tùy chọn
Tạm ứng nhận từ khách hàng	Ghi nhận vào Tài sản (Asset)	Ghi nhận vào Nợ phải trả (Liability)
Tạm ứng trả cho nhà cung cấp	Ghi nhận vào Nợ phải trả (Liability)	Ghi nhận vào Tài sản (Asset)

Lưu ý khi sử dụng:

Cấu hình tài khoản:
Bạn cần chỉ định các tài khoản Liability và Asset phù hợp cho từng loại tạm ứng trong cấu hình hệ thống.
Tùy chọn phù hợp:
Tùy thuộc vào chính sách tài chính của doanh nghiệp, bạn có thể bật hoặc tắt tùy chọn này để đảm bảo ghi sổ kế toán chính xác.

Exchange Rate Revaluation - Điều chỉnh tỷ giá hoái đoái

Exchange Rate Revaluation trong VHTerp là một tính năng giúp điều chỉnh số dư trong các tài khoản sổ cái (General Ledger) để phản ánh sự thay đổi trong tỷ giá hối đoái. Điều này đặc biệt hữu ích khi:

Doanh nghiệp có tài khoản ngân hàng, công nợ, hoặc giao dịch bằng ngoại tệ.
Cần đóng sổ kế toán hoặc lập báo cáo tài chính, và tỷ giá hối đoái đã thay đổi so với thời điểm giao dịch ban đầu.

Cách hoạt động:

Tài khoản ngân hàng ngoại tệ:
Nếu doanh nghiệp có tài khoản ngân hàng bằng USD, số dư trong tài khoản đó sẽ được tính theo tỷ giá tại thời điểm giao dịch. Tuy nhiên, khi tỷ giá thay đổi, số dư cần được điều chỉnh lại để phản ánh giá trị thực tại thời điểm hiện tại.
Mục đích của tính năng:
Giúp doanh nghiệp cập nhật sổ cái kế toán (General Ledger) để phản ánh giá trị thực tế của các tài khoản ngoại tệ.

Ví dụ cụ thể:

Tình huống:

Công ty bạn có một tài khoản ngân hàng ngoại tệ với số dư là 1,000 USD.
Tại thời điểm giao dịch ban đầu, tỷ giá là 23,000 VND/USD, nghĩa là số dư được ghi nhận trong hệ thống là 23,000,000 VND.
Cuối kỳ, tỷ giá hối đoái tăng lên 23,500 VND/USD.

Hành động trong VHTerp:

Sử dụng tính năng Exchange Rate Revaluation để cập nhật tỷ giá.
Hệ thống sẽ tự động tính toán chênh lệch tỷ giá và ghi nhận vào sổ cái.

Kết quả:

Chênh lệch tỷ giá:
1,000 USD × (23,500 - 23,000) = 500,000 VND.
Bút toán tự động:
- Debit: Tài khoản ngân hàng (Bank Account) tăng thêm 500,000 VND.
- Credit: Tài khoản Unrealized Exchange Gain/Loss (Lãi chưa thực hiện do chênh lệch tỷ giá) ghi nhận 500,000 VND.

Lợi ích:

Cập nhật giá trị thực:
Đảm bảo rằng các tài khoản ngoại tệ phản ánh đúng giá trị tại thời điểm hiện tại.
Báo cáo tài chính chính xác:
Giúp doanh nghiệp chuẩn bị báo cáo tài chính với các số liệu chính xác về tài sản và nợ phải trả.
Hợp pháp hóa sổ sách:
Đáp ứng yêu cầu của chuẩn mực kế toán quốc tế và quốc gia.

Automate Exchange Rate Revaluation Creation và Submit Exchange Rate Revaluation(ERR) Journals

1. Automate Exchange Rate Revaluation Creation (Tự động tạo điều chỉnh tỷ giá hối đoái):

Khi bạn bật tính năng này trong VHTerp, hệ thống sẽ tự động tạo các bút toán đánh giá lại tỷ giá hối đoái mà không cần sự can thiệp thủ công.

Cách hoạt động:

Hệ thống sẽ tự động kiểm tra sự thay đổi giữa tỷ giá ban đầu và tỷ giá hiện tại của các tài khoản ngoại tệ.
Dựa trên sự thay đổi này, hệ thống sẽ tạo các bút toán điều chỉnh tài khoản để phản ánh đúng giá trị thực của tài sản và nợ phải trả trong ngoại tệ.

Lợi ích:

Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu lỗi do nhập liệu thủ công.
Đảm bảo việc điều chỉnh tỷ giá được thực hiện chính xác mỗi lần.

2. Submit ERR Journals (Gửi bút toán điều chỉnh tỷ giá):

Sau khi hệ thống tự động tạo các bút toán đánh giá lại tỷ giá hối đoái, các bút toán này cần được Submit (gửi) vào sổ cái kế toán (General Ledger) để có hiệu lực.

Cách hoạt động:

Các bút toán được tạo ra trong phần Exchange Rate Revaluation dưới dạng các bút toán Unrealized Exchange Gain/Loss (chênh lệch tỷ giá chưa thực hiện ).
Sau khi các bút toán này được tạo, bạn cần Submit chúng để ghi nhận vào hệ thống chính thức, qua đó các thay đổi về tỷ giá sẽ được phản ánh trong các báo cáo tài chính.

Lợi ích:

Cung cấp kiểm soát và xác nhận cho kế toán viên trước khi các thay đổi được đưa vào báo cáo tài chính.
Đảm bảo rằng các bút toán được duyệt và phê duyệt đầy đủ trước khi ghi nhận.

Quy trình thực hiện:

Bước 1: Tạo Exchange Rate Revaluation

Vào Accounting > Exchange Rate Revaluation trong VHTerp.
Chọn các tài khoản ngoại tệ cần đánh giá lại và nhập tỷ giá hiện tại.
Hệ thống sẽ tự động tạo các bút toán đánh giá lại tỷ giá hối đoái.

Bước 2: Kiểm tra các bút toán

Các bút toán sẽ được tạo ra trong Journal Entries dưới dạng các bút toán lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá.
Bạn có thể kiểm tra các bút toán này trong bảng Journal Entries.

Bước 3: Submit bút toán

Sau khi kiểm tra và xác nhận các bút toán, bạn có thể Submit các bút toán này để chúng chính thức được ghi nhận vào sổ cái kế toán (General Ledger).

Bước 4: Hoàn tất quy trình

Sau khi các bút toán được Submit, các tài khoản sẽ được cập nhật theo tỷ giá hiện tại và báo cáo tài chính của công ty sẽ phản ánh đúng tình hình tài chính.

Ví dụ cụ thể:

Tình huống:

Công ty bạn có một khoản phải thu bằng USD, số dư là 1,000 USD.
Tỷ giá ban đầu khi ghi nhận giao dịch là 23,000 VND/USD.
Tỷ giá hiện tại là 23,500 VND/USD.

Quy trình tự động:

Hệ thống tự động nhận thấy tỷ giá thay đổi.
Nó tạo ra bút toán đánh giá lại tỷ giá hối đoái, ví dụ:
- Debit: Accounts Receivable (Phải thu khách hàng) 500,000 VND.
- Credit: Unrealized Exchange Gain (Lãi chưa thực hiện) 500,000 VND.
Các bút toán này sẽ được ghi nhận dưới dạng các bản nháp.
Bạn kiểm tra và Submit chúng để đưa vào sổ cái kế toán chính thức.

Lợi ích của tính năng này:

Tiết kiệm thời gian: Tự động hóa quy trình giúp giảm thời gian thủ công cho kế toán viên.
Chính xác hơn: Hệ thống tự động tính toán sự thay đổi tỷ giá, giúp tránh sai sót.
Kiểm soát: Bạn có thể kiểm tra và duyệt các bút toán trước khi chúng được ghi nhận vào sổ cái kế toán.

Nếu bạn cần trợ giúp thêm trong việc thiết lập hoặc thực hiện quy trình này trong ERPNext, vui lòng cho tôi biết! 😊

Unrealised Profit/Loss - Lợi nhuận/Lỗ chưa thực hiện

Lợi nhuận/Lỗ chưa thực hiện là gì?

Lợi nhuận/lỗ chưa thực hiện có nghĩa là lợi nhuận hoặc lỗ chưa được tạo ra từ khoản đầu tư. Giá trị hiện tại của các tài sản như cổ phiếu hoặc quỹ tương hỗ trong tay các nhà đầu tư cá nhân có thể lớn hơn số tiền đã trả cho chúng. Nếu giá trị hiện tại lớn hơn giá mua, thì đó là khoản lãi chưa thực hiện.

Ngược lại, nếu giá trị hiện tại thấp hơn giá mà họ cố gắng mua, thì đó là khoản lỗ chưa thực hiện. Ví dụ, nếu ai đó mua một cổ phiếu với giá 1000 đô la nhưng hiện tại cổ phiếu đó được giao dịch ở mức 1200 đô la mà không bán đi, thì người đó sẽ có khoản lãi chưa thực hiện là 200 đô la.

Ngoài ra, nếu họ mua một cổ phiếu trị giá 1000 đô la hiện chỉ giao dịch ở mức 800 đô la, thì họ đáng bị lỗ chưa thực hiện là 200 đô la. Cho đến khi một tài sản được bán trên thị trường, thì khoản lãi/lỗ chưa thực hiện được gọi là "trên giấy tờ".

Hiểu về Lãi/Lỗ Chưa thực hiện
Đầu tiên, phải phân biệt lãi/lỗ chưa thực hiện với lãi/lỗ đã thực hiện. Lãi/lỗ đã thực hiện là tình huống khi một tài sản được bán trên thị trường. Bất kỳ sự chênh lệch nào giữa giá bán và giá mua đều được coi là lãi hoặc lỗ thực tế vì giao dịch đã được đóng.

Mặt khác, lãi/lỗ chưa thực hiện xảy ra khi một tài sản vẫn được nắm giữ và giá trị của nó dao động quanh thị trường nhưng không có giao dịch bán chứng khoán thực tế nào. Mặc dù các con số dao động mỗi ngày, nhưng chúng không đại diện cho tiền mặt thực tế vào hoặc ra cho đến khi vị thế đầu tư được đóng bằng cách bán.

Lãi/lỗ chưa thực hiện chỉ đại diện cho phép tính lý thuyết theo tỷ giá thị trường hiện tại, không phải tiền mặt đã đổi chủ. Đây là khoản lãi hoặc lỗ trên giấy tờ chưa thực hiện. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải chỉ ra hiệu suất đầu tư và đó không phải là tiền trong túi.

Tính toán Lãi/Lỗ chưa thực hiện

Rất dễ để tính lãi/lỗ chưa thực hiện. Nó được tính bằng cách ghi lại giá mua hoặc cơ sở chi phí của cổ phiếu, về cơ bản có nghĩa là tổng số tiền đã trả cho việc mua ban đầu, bao gồm cả hoa hồng. Giá trị thị trường hiện tại của tài sản cần được xác định từ giá niêm yết mới nhất trên sàn giao dịch chứng khoán. Khi giá trị thị trường vượt quá giá mua, lợi nhuận chưa thực hiện được tính là chênh lệch giữa giá trị thị trường hiện tại và giá mua; ngược lại, khi giá mua lớn hơn giá trị thị trường hiện tại, thì khoản lỗ chưa thực hiện sẽ được tính là chênh lệch giữa hai con số. Công thức đơn giản để tính toán lợi nhuận/lỗ chưa thực hiện là:

Lợi nhuận chưa thực hiện = Giá trị thị trường hiện tại – Giá mua

Lỗ chưa thực hiện = Giá mua – Giá trị thị trường hiện tại

Ví dụ, nếu một nhà đầu tư mua một cổ phiếu với giá 5000 đô la và giá hiện tại của nó là 5500 đô la, thì lợi nhuận chưa thực hiện sẽ là 5500 đô la – 5000 đô la = 500 đô la, trong khi nếu giá thị trường hiện tại của cùng một cổ phiếu đó là 4500 đô la, thì anh ta sẽ phải chịu một khoản lỗ chưa thực hiện, tương đương với 5000 đô la – 4500 đô la = 500 đô la. Theo thời gian, con số này dao động cùng với hiệu suất của cổ phiếu trên thị trường mà không có bất kỳ giao dịch nào liên quan đến việc mua hoặc bán chúng.

Các loại lợi nhuận/lỗ chưa thực hiện
Nhìn chung, có hai loại lợi nhuận hoặc lỗ chưa thực hiện chính xảy ra dựa trên bản chất của tài sản đầu tư:

Đầu tư dài hạn: Bao gồm các cổ phiếu như cổ phiếu được mua với mục đích nắm giữ trong hơn một năm. Lợi nhuận/tổn thất chưa thực hiện đối với những khoản này được gọi là lãi/lỗ vốn dài hạn.
Đầu tư ngắn hạn: Tài sản nắm giữ dưới một năm được coi là tài sản nắm giữ ngắn hạn. Lợi nhuận/tổn thất chưa thực hiện ở đây được phân loại là lãi/lỗ vốn ngắn hạn.
Một số loại cụ thể khác là lãi/lỗ chưa thực hiện đối với trái phiếu chuyển đổi, quyền chọn, hợp đồng tương lai, tiền điện tử, bất động sản, đồ sưu tầm, hàng hóa và các khoản đầu tư thay thế khác. Cách xử lý thuế đối với lãi vốn có thể khác nhau tùy thuộc vào việc lợi nhuận/tổn thất được coi là dài hạn hay ngắn hạn tại thời điểm thực hiện khi bán tài sản.

Ví dụ về Lãi/Lỗ chưa thực hiện

Hãy cùng tìm hiểu về lãi/lỗ chưa thực hiện thông qua một số tình huống đầu tư thực tế:

Cổ phiếu: Sáu tháng trước, John đã mua 100 cổ phiếu của công ty ABC với giá 25 đô la một cổ phiếu, tổng cộng là 2500 đô la. Hiện tại, cổ phiếu ABC đang giao dịch ở mức 30 đô la một cổ phiếu, vì vậy giá trị thị trường hiện tại là 100 * 30 đô la = 3000 đô la. Lợi nhuận chưa thực hiện của John là $3000 – $2500 = $500, mặc dù anh ấy chưa bán cổ phiếu của mình.
Quỹ tương hỗ: Một năm trước, Susie đã đầu tư $10000 vào một quỹ công nghệ. NAV (Giá trị tài sản ròng) mới nhất của quỹ là $11500. Lợi nhuận chưa thực hiện của cô ấy từ khoản đầu tư này là $11500 – $10000 = $1500.
Tiền điện tử: Jake đã mua 1 Bitcoin với giá $5000 vào tháng trước. Bây giờ giá Bitcoin là $5500. Lợi nhuận chưa thực hiện của anh ấy là $5500 – $5000 = $500.
Bất động sản: Peter đã mua một ngôi nhà với giá $200000. Dựa trên doanh số bán gần đây của các bất động sản tương đương, giá trị thị trường ước tính của ngôi nhà là $220000. Lợi nhuận chưa thực hiện của anh ấy là $220000 – $200000 = $20000.
Những ví dụ này làm nổi bật cách lợi nhuận/tổn thất chưa thực hiện phát sinh do biến động thị trường về giá trị của chứng khoán.

Series for Asset Depreciation Entry (Journal Entry) - Chuỗi cho bút toán khấu hao tài sản(bút toán nhật ký)

Trong VHTerp, tùy chọn "Series for Asset Depreciation Entry (Journal Entry)" được sử dụng để xác định chuỗi ký hiệu (naming series) cho các bút toán kế toán liên quan đến việc khấu hao tài sản cố định. Dưới đây là giải thích chi tiết:

1. Ý nghĩa của lựa chọn này

"Series for Asset Depreciation Entry" quy định cách VHTerp tự động tạo mã số hoặc chuỗi ký hiệu cho các bút toán (journal entries) khi hệ thống ghi nhận khấu hao tài sản cố định.
Điều này giúp phân biệt rõ ràng các bút toán khấu hao với các loại bút toán khác (như bút toán thanh toán hoặc điều chỉnh sổ sách).

2. Khấu hao tài sản cố định trong VHTerp

Khấu hao là quá trình phân bổ chi phí của tài sản cố định qua thời gian sử dụng hữu ích của nó. Trong VHTerp:

Một Asset (Tài sản cố định) có thể được cấu hình với lịch trình khấu hao (Depreciation Schedule).
Khi đến kỳ khấu hao, hệ thống sẽ tự động tạo một Journal Entry để ghi nhận chi phí khấu hao.

Ví dụ:

Tài sản: Máy tính
Nguyên giá: 20.000.000 VNĐ
Thời gian sử dụng: 5 năm
Khấu hao hàng năm: 4.000.000 VNĐ
VHTerp sẽ tạo bút toán khấu hao định kỳ hàng năm với giá trị 4.000.000 VNĐ.

3. Vai trò của Naming Series

Naming series giúp:

Tạo mã số tự động, dễ nhận diện cho các bút toán khấu hao.
Đảm bảo tính nhất quán và rõ ràng trong hệ thống kế toán.
Giúp truy xuất dữ liệu khấu hao dễ dàng hơn.

Ví dụ về chuỗi ký hiệu:

DEP-JE-2024-0001
Trong đó:
- DEP: Ký hiệu của bút toán khấu hao.
- JE: Viết tắt của Journal Entry.
- 2024: Năm ghi nhận.
- 0001: Số thứ tự của bút toán.

4. Cách thiết lập Series cho Asset Depreciation Entry

Điều hướng đến thiết lập:
- Vào Accounting > Settings > Chart of Accounts Settings.
- Tìm mục Series for Asset Depreciation Entry.
Chọn hoặc tạo một Series mới:
- Bạn có thể chọn một chuỗi ký hiệu có sẵn hoặc tạo một chuỗi mới.
- Để tạo chuỗi mới:
  - Vào Setup > Naming Series.
  - Thêm một dòng mới, ví dụ: DEP-JE-.YYYY.-.
Áp dụng Series:
- Lưu cài đặt và đảm bảo rằng bút toán khấu hao sau này sẽ sử dụng chuỗi ký hiệu vừa thiết lập.

Gain/Loss Account on Asset Disposal - Tài khoản Lãi/Lỗ khi Thanh lý Tài sản

"Gain/Loss Account on Asset Disposal" trong VHTerp

Lựa chọn này trong VHTerp dùng để chỉ định tài khoản kế toán được sử dụng để ghi nhận lãi (Gain) hoặc lỗ (Loss) phát sinh khi thanh lý hoặc bán một tài sản cố định. Dưới đây là giải thích chi tiết:

1. Bán hoặc thanh lý tài sản cố định là gì?

Khi một tài sản cố định (Asset) không còn sử dụng hoặc được bán, doanh nghiệp cần ghi nhận giá trị còn lại của tài sản đó trong sổ sách kế toán.
Chênh lệch giữa giá bán (hoặc giá trị thu hồi) và giá trị còn lại của tài sản được ghi nhận là:
- Gain (Lãi): Nếu giá bán cao hơn giá trị còn lại.
- Loss (Lỗ): Nếu giá bán thấp hơn giá trị còn lại.

Ví dụ:

Nguyên giá tài sản: 100.000.000 VNĐ.
Khấu hao lũy kế: 80.000.000 VNĐ.
Giá trị còn lại: 20.000.000 VNĐ.
Giá bán: 25.000.000 VNĐ.
- Lãi: 5.000.000 VNĐ (25.000.000 - 20.000.000).

2. Vai trò của "Gain/Loss Account on Asset Disposal"

Lựa chọn này cho phép bạn chỉ định tài khoản kế toán nơi VHTerp sẽ tự động ghi nhận:

Lãi khi giá bán > giá trị còn lại.
Lỗ khi giá bán < giá trị còn lại.

Ví dụ:

Tài khoản ghi nhận lãi: 4001 - Profit on Asset Disposal.
Tài khoản ghi nhận lỗ: 5001 - Loss on Asset Disposal.

3. Cách hoạt động trong VHTerp

Cấu hình tài khoản:
- Trong Asset Settings, bạn chỉ định tài khoản cho mục Gain/Loss Account on Asset Disposal.
- Thường sử dụng các tài khoản lợi nhuận/lỗ phi hoạt động (non-operating profit/loss).
Xử lý thanh lý tài sản:
- Khi bạn tạo một Asset Disposal Entry (Bút toán thanh lý tài sản) trong VHTerp, hệ thống sẽ:
  - Tự động tính toán giá trị còn lại của tài sản.
  - So sánh với giá bán (hoặc giá trị thu hồi).
  - Ghi nhận lãi hoặc lỗ vào tài khoản được chỉ định.
Bút toán ví dụ:
- Tài sản được thanh lý với giá bán 25.000.000 VNĐ.
- Giá trị còn lại của tài sản là 20.000.000 VNĐ.
- VHTerp sẽ tạo bút toán như sau:
  
  yaml
  
  Dr 1121 - Cash/Bank 25.000.000 Cr 1201 - Asset Account 100.000.000 Dr 1202 - Accumulated Depreciation 80.000.000 Cr 4001 - Profit on Asset Disposal 5.000.000

4. Cách cấu hình trong VHTerp

Đi tới Assets > Assets Settings.
Tìm mục Gain/Loss Account on Asset Disposal.
Chọn tài khoản kế toán phù hợp:
- Tài khoản lãi (Gain): Profit on Asset Disposal.
- Tài khoản lỗ (Loss): Loss on Asset Disposal.

5. Lợi ích của tính năng này

Tự động hóa: VHTerp tự động phân loại và ghi nhận lãi/lỗ khi thanh lý tài sản.
Chính xác: Đảm bảo sổ sách kế toán phản ánh chính xác tình hình tài chính.
Phân tích dễ dàng: Báo cáo chi tiết về lãi/lỗ từ việc thanh lý tài sản giúp đánh giá hiệu quả quản lý tài sản.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

nhưng lựa chon "Gain/Loss Account on Asset Disposal" trong VHTerp chỉ chọn được một tài khoản

Đúng vậy, trong VHTerp, lựa chọn "Gain/Loss Account on Asset Disposal" chỉ cho phép chọn một tài khoản duy nhất. Điều này là bởi VHTerp cần một tài khoản cụ thể để ghi nhận toàn bộ các khoản lãi hoặc lỗ phát sinh từ việc thanh lý tài sản cố định.

Cách hoạt động:

Khi tài sản được thanh lý, VHTerp sẽ tính toán chênh lệch giữa giá trị ghi sổ còn lại (Net Book Value) và số tiền thu được từ thanh lý.
Khoản chênh lệch này sẽ được tự động ghi vào tài khoản đã chọn trong "Gain/Loss Account on Asset Disposal".

Ví dụ:

Giả sử:
- Giá trị ghi sổ còn lại của tài sản là 50 triệu VNĐ.
- Doanh nghiệp bán tài sản với giá 60 triệu VNĐ.
Kết quả:
- Lãi 10 triệu VNĐ sẽ được ghi vào tài khoản "Gain/Loss Account on Asset Disposal" đã cấu hình.

Lưu ý:

Tài khoản này cần được cấu hình phù hợp trong sổ cái kế toán, thường là một tài khoản thuộc nhóm Thu nhập khác hoặc Chi phí khác, tùy theo cách doanh nghiệp phân loại.

Capital Work In Progress Account - Tài khoản Xây dựng Cơ bản Dở dang

Capital Work In Progress (CWIP) là một thuật ngữ kế toán dùng để mô tả các khoản đầu tư vào tài sản cố định đang trong quá trình xây dựng hoặc lắp đặt nhưng chưa hoàn thành để đưa vào sử dụng. Trong VHTerp, "Capital Work In Progress Account" là tài khoản được dùng để ghi nhận các chi phí liên quan đến những tài sản này.

Ý nghĩa của lựa chọn "Capital Work In Progress Account":

Quản lý chi phí xây dựng tài sản:
- Khi doanh nghiệp đầu tư xây dựng hoặc mua sắm tài sản cố định (như nhà xưởng, máy móc...), chi phí liên quan sẽ được ghi vào tài khoản CWIP thay vì ghi thẳng vào tài khoản tài sản cố định.
- Điều này giúp theo dõi các khoản chi phí này trước khi tài sản hoàn thành và chính thức được sử dụng.
Chuyển đổi sang tài khoản tài sản cố định:
- Khi tài sản đã hoàn thành, các chi phí trong tài khoản CWIP sẽ được chuyển sang tài khoản tài sản cố định liên quan (như Plant & Machinery, Buildings).
- Quá trình này đảm bảo việc phân bổ chính xác giá trị tài sản cố định trên báo cáo tài chính.
Hỗ trợ báo cáo:
- CWIP Account giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi các khoản chi phí liên quan đến tài sản đang xây dựng trong báo cáo tài chính, đảm bảo minh bạch và đúng quy định kế toán.

Ví dụ thực tế:

Giả sử:
- Doanh nghiệp xây dựng một nhà máy mới.
- Các chi phí phát sinh trong quá trình xây dựng (như vật liệu, nhân công, phí lắp đặt) sẽ được ghi vào tài khoản Capital Work In Progress Account.
Khi hoàn thành:
- Nhà máy được đưa vào sử dụng, tổng chi phí trong CWIP Account (ví dụ: 5 tỷ VNĐ) sẽ được chuyển sang tài khoản Buildings.

Lưu ý khi cấu hình trong VHTerp:

Tài khoản CWIP cần được tạo trong nhóm tài khoản Asset (Tài sản) trên sổ cái.
Tài khoản này phải đảm bảo tách biệt với các tài khoản tài sản cố định để dễ dàng quản lý.

Asset Received But Not Billed - Tài sản đã nhận nhưng chưa lập hóa đơn

"Asset Received But Not Billed" là một tài khoản trong VHTerp được sử dụng để ghi nhận tình trạng mà doanh nghiệp đã nhận tài sản (Asset) từ nhà cung cấp, nhưng chưa nhận được hóa đơn để thanh toán. Tài khoản này giúp doanh nghiệp quản lý chính xác tình trạng tài chính và kế toán trong trường hợp có sự chênh lệch giữa việc nhận tài sản và việc ghi nhận chi phí.

Ý nghĩa của "Asset Received But Not Billed":

Phản ánh đúng tình trạng tài chính:
- Khi một tài sản đã được nhận nhưng chưa được lập hóa đơn, doanh nghiệp vẫn cần ghi nhận trách nhiệm tài chính đối với nhà cung cấp.
- Tài khoản này giúp đảm bảo rằng các báo cáo tài chính vẫn thể hiện đúng giá trị nợ phải trả.
Hỗ trợ kế toán dồn tích (Accrual Accounting):
- Trong phương pháp kế toán dồn tích, chi phí phải được ghi nhận tại thời điểm phát sinh, không phụ thuộc vào việc hóa đơn đã được nhận hay chưa.
- "Asset Received But Not Billed" cho phép doanh nghiệp tuân thủ phương pháp kế toán này.
Tách biệt với tài sản cố định:
- Tài sản chưa lập hóa đơn sẽ được ghi nhận tạm thời vào tài khoản này, thay vì chuyển trực tiếp vào tài khoản tài sản cố định, để đảm bảo tính minh bạch.

Cách hoạt động trong VHTerp:

Nhận tài sản:
- Khi doanh nghiệp nhận được một tài sản từ nhà cung cấp, một mục nhật ký sẽ được tạo tự động ghi nhận tài sản vào "Asset Received But Not Billed".
- Ví dụ: Máy móc trị giá 500 triệu VNĐ được ghi nhận vào tài khoản này.
Khi nhận hóa đơn:
- Sau khi hóa đơn được nhận, VHTerp sẽ điều chỉnh tài khoản, chuyển giá trị từ "Asset Received But Not Billed" sang tài khoản chi phí hoặc tài sản cố định phù hợp.

Lợi ích:

Quản lý nợ chính xác: Giúp theo dõi chính xác các tài sản đã nhận nhưng chưa lập hóa đơn.
Báo cáo minh bạch: Đảm bảo các báo cáo tài chính phản ánh đúng trạng thái của doanh nghiệp.
Hạn chế sai sót: Giảm thiểu nguy cơ quên ghi nhận các khoản nợ liên quan đến tài sản.

Ví dụ thực tế:

Doanh nghiệp mua một chiếc máy trị giá 300 triệu VNĐ từ nhà cung cấp.
Máy được giao ngày 15/01, nhưng hóa đơn từ nhà cung cấp sẽ đến vào ngày 25/01.
Trong khoảng thời gian từ 15/01 đến 25/01, giá trị của máy sẽ được ghi vào tài khoản "Asset Received But Not Billed".
Sau ngày 25/01, khi hóa đơn được nhập, giá trị này sẽ được chuyển sang tài khoản tài sản cố định hoặc chi phí tương ứng.

"Monthly Sales Target" và "Total Monthly Sales" - mục tiêu doanh số bán hàng theo tháng và Tổng doanh số hàng tháng

Trong VHTerp, "Monthly Sales Target" và "Total Monthly Sales" là hai lựa chọn liên quan đến việc theo dõi và đánh giá hiệu quả kinh doanh hàng tháng của doanh nghiệp. Chúng được cài đặt trong phần thiết lập Company để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý doanh thu và mục tiêu bán hàng.

1. Monthly Sales Target (Mục tiêu doanh số hàng tháng)

Ý nghĩa:

Đây là giá trị doanh thu mục tiêu mà doanh nghiệp mong muốn đạt được trong một tháng.
Là công cụ để định hướng hoạt động bán hàng, thúc đẩy đội ngũ kinh doanh đạt được các chỉ tiêu đã đặt ra.

Cách sử dụng:

Doanh nghiệp có thể thiết lập giá trị này dựa trên các kế hoạch kinh doanh hoặc phân tích dữ liệu lịch sử.
Mục tiêu này thường được theo dõi thông qua các báo cáo và dashboard trong VHTerp.

Lợi ích:

Giúp đội ngũ kinh doanh có một mục tiêu cụ thể để phấn đấu.
Hỗ trợ việc đánh giá hiệu quả bán hàng hàng tháng.

Ví dụ:

Công ty đặt mục tiêu bán hàng tháng 1 là 1 tỷ VNĐ. Đây sẽ là giá trị được điền vào "Monthly Sales Target".

2. Total Monthly Sales (Tổng doanh số hàng tháng)

Ý nghĩa:

Đây là tổng doanh thu mà doanh nghiệp thực tế đạt được trong một tháng, được ghi nhận tự động dựa trên các giao dịch bán hàng (Sales Invoices) đã hoàn tất.

Cách sử dụng:

VHTerp tự động tính toán dựa trên các hóa đơn bán hàng trong tháng.
Giá trị này dùng để so sánh với "Monthly Sales Target", giúp đánh giá hiệu quả thực tế so với mục tiêu.

Lợi ích:

Cung cấp dữ liệu thực tế để phân tích chênh lệch giữa mục tiêu và kết quả.
Hỗ trợ các quyết định điều chỉnh chiến lược bán hàng khi cần thiết.

Ví dụ:

Trong tháng 1, công ty thực tế ghi nhận tổng doanh số là 800 triệu VNĐ. Giá trị này sẽ được hiển thị ở phần "Total Monthly Sales".

So sánh và Mối liên quan:

Thuộc tính	Monthly Sales Target	Total Monthly Sales
Ý nghĩa	Mục tiêu doanh số cần đạt	Doanh số thực tế đạt được
Nguồn dữ liệu	Thiết lập thủ công	Hệ thống tự động tính toán
Mục đích	Đặt ra kỳ vọng	Đánh giá kết quả thực tế
Theo dõi trong báo cáo	Giúp xác định mục tiêu	Giúp đánh giá hiệu suất

Tính năng tích hợp trong VHTerp:

Báo cáo và Dashboard:
- VHTerp cung cấp các báo cáo để so sánh doanh số thực tế với mục tiêu.
- Dễ dàng nhận biết các chênh lệch (nếu có).
Cảnh báo và thông báo:
- Hệ thống có thể được cấu hình để gửi cảnh báo khi doanh số thực tế thấp hơn mục tiêu.
Phân tích hiệu suất:
- Hỗ trợ phân tích theo từng tháng, từng quý, hoặc từng năm để cải thiện hiệu suất bán hàng.

Kết luận:

"Monthly Sales Target" giúp doanh nghiệp đặt mục tiêu bán hàng.
"Total Monthly Sales" phản ánh kết quả thực tế.
Việc sử dụng cả hai chỉ số này trong VHTerp giúp doanh nghiệp quản lý bán hàng một cách hiệu quả, cải thiện hiệu suất và thúc đẩy doanh thu.

Work In Progress Warehouse(WIP) - Kho Hàng Đang Sản Xuất

Work In Progress Warehouse trong VHTerp là gì?

Work In Progress Warehouse (WIP Warehouse) trong VHTerp là một loại kho được thiết kế để lưu trữ và theo dõi các nguyên vật liệu, linh kiện hoặc bán thành phẩm đang trong quá trình sản xuất, nhưng chưa trở thành sản phẩm hoàn chỉnh. Đây là một phần quan trọng trong quản lý sản xuất và chuỗi cung ứng, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các giai đoạn trung gian trong quá trình sản xuất.

Mục đích của WIP Warehouse:

Theo dõi nguyên vật liệu trong sản xuất:
- Khi các nguyên vật liệu được chuyển từ kho nguyên liệu (Raw Material Warehouse) sang dây chuyền sản xuất, chúng sẽ được ghi nhận vào kho WIP Warehouse.
- Đảm bảo rằng các nguyên vật liệu này không bị nhầm lẫn với nguyên vật liệu chưa sử dụng hoặc thành phẩm.
Quản lý giai đoạn trung gian:
- Bất kỳ vật liệu hoặc sản phẩm nào chưa hoàn thiện đều được lưu trữ trong kho này.
- Tạo sự rõ ràng trong việc phân loại trạng thái sản phẩm.
Phân tích và báo cáo sản xuất:
- WIP Warehouse giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác chi phí và lượng nguyên vật liệu đang được sử dụng.
- Hỗ trợ báo cáo về tiến độ sản xuất và tối ưu hóa quy trình.

Dịch sang tiếng Việt:

Work In Progress Warehouse được dịch sang tiếng Việt là "Kho Hàng Đang Sản Xuất" hoặc "Kho WIP".

Kho Hàng Đang Sản Xuất: Là thuật ngữ phổ biến và dễ hiểu, phản ánh đúng vai trò của kho trong quá trình sản xuất.
Kho WIP: Là cách viết tắt thường được sử dụng trong ngành sản xuất, đặc biệt khi giao tiếp với các hệ thống hoặc phần mềm quốc tế.

Cách sử dụng trong VHTerp:

Cài đặt trong VHTerp:
- Khi thiết lập một quy trình sản xuất (Production Order), bạn có thể chỉ định một WIP Warehouse.
- Điều này giúp hệ thống theo dõi chuyển động của nguyên vật liệu từ kho nguyên liệu đến kho sản phẩm đang sản xuất.
Liên kết với quy trình sản xuất:
- Mỗi khi có nguyên vật liệu được sử dụng, hệ thống tự động ghi nhận chúng vào WIP Warehouse.
- Khi sản phẩm hoàn thiện, chúng sẽ được chuyển sang Finished Goods Warehouse (Kho Thành Phẩm).
Theo dõi chi phí sản xuất:
- Các nguyên vật liệu trong WIP Warehouse thường được tính vào chi phí sản xuất đang diễn ra.
- Điều này giúp doanh nghiệp tính toán chính xác giá thành sản phẩm.

Ví dụ minh họa:

Ngành sản xuất đồ gỗ:
- Gỗ nguyên liệu được chuyển từ kho nguyên liệu sang kho WIP khi bắt đầu cắt và tạo hình.
- Sau khi sản phẩm hoàn chỉnh (như bàn ghế), chúng sẽ được chuyển từ kho WIP sang kho thành phẩm.
Ngành sản xuất điện tử:
- Linh kiện điện tử như chip, mạch in, và vỏ máy được lưu trữ trong WIP Warehouse trong suốt quá trình lắp ráp.

Kết luận:

Work In Progress Warehouse là một phần quan trọng trong VHTerp để quản lý nguyên vật liệu và sản phẩm trong quá trình sản xuất.
Dịch sang tiếng Việt, nó thường được gọi là "Kho Hàng Đang Sản Xuất", giúp doanh nghiệp kiểm soát và tối ưu hóa quy trình sản xuất một cách hiệu quả.

VHThr

VHThr - Default Expense Claim Payable Account - Tài Khoản Mặc Định Phải Trả cho Yêu Cầu Hoàn Trả Chi Phí

Default Expense Claim Payable Account trong module VHTHR của VHTerp là tài khoản kế toán mặc định dùng để ghi nhận các khoản chi phí phải trả (Expense Claims) khi nhân viên yêu cầu hoàn trả chi phí. Đây là một phần của hệ thống quản lý kế toán tích hợp trong VHTerp, giúp tự động hóa việc hạch toán các khoản phải trả liên quan đến chi phí nhân viên.

Chi tiết về Default Expense Claim Payable Account:

Mục đích:
- Ghi nhận các chi phí mà công ty đã hoặc sẽ phải thanh toán cho nhân viên.
- Là một tài khoản Payable (Tài khoản phải trả), thường được sử dụng để quản lý các khoản hoàn trả.
Chức năng:
- Khi một Expense Claim (Yêu cầu hoàn trả chi phí) được gửi bởi nhân viên và được phê duyệt, chi phí này sẽ được ghi nhận vào tài khoản mặc định đã thiết lập.
- Sau khi công ty thực hiện thanh toán, số dư của tài khoản này sẽ giảm tương ứng.
Tích hợp tự động:
- Hệ thống sẽ tự động chọn tài khoản mặc định này trong mọi giao dịch liên quan đến yêu cầu hoàn trả chi phí, trừ khi bạn chỉ định một tài khoản khác.

Cài đặt trong VHTerp:

Vị trí cài đặt:
- Bạn có thể cài đặt Default Expense Claim Payable Account trong phần thiết lập Nhân sự và Tiền lương hoặc Company Settings.
Cách cài đặt:
- Truy cập Accounts Settings hoặc Nhân sự và tiền lương.
- Tìm trường Default Expense Claim Payable Account.
- Chọn tài khoản phải trả từ danh sách tài khoản kế toán.
Ví dụ:
- Một tài khoản phổ biến được sử dụng là Employee Payables (Phải trả nhân viên), giúp quản lý toàn bộ chi phí phải trả liên quan đến nhân viên.

Quy trình làm việc:

Nhân viên gửi yêu cầu hoàn trả chi phí:
- Nhân viên nộp yêu cầu hoàn trả qua module Expense Claim, kèm theo các chi tiết như hóa đơn, lý do chi phí, và số tiền.
Phê duyệt yêu cầu:
- Bộ phận liên quan (như HR hoặc kế toán) phê duyệt yêu cầu.
- VHTerp sẽ tự động ghi nhận số tiền phải trả vào Default Expense Claim Payable Account.
Thanh toán:
- Sau khi phê duyệt, kế toán thực hiện thanh toán cho nhân viên.
- Giao dịch thanh toán sẽ giảm số dư trong tài khoản Payable.

Dịch sang tiếng Việt:

Default Expense Claim Payable Account có thể được dịch là "Tài Khoản Mặc Định Phải Trả cho Yêu Cầu Hoàn Trả Chi Phí".

Đây là tài khoản mặc định dùng để ghi nhận các khoản chi phí mà công ty cần hoàn trả cho nhân viên.
Tên thường dùng trong kế toán Việt Nam có thể là "Tài khoản phải trả nhân viên" hoặc "Chi phí nhân viên chờ thanh toán".

Ví dụ minh họa:

Giả sử nhân viên nộp yêu cầu hoàn trả chi phí mua vật liệu cho dự án với số tiền 5.000.000 VNĐ.

Yêu cầu được phê duyệt:
- Số tiền 5.000.000 VNĐ được ghi nhận vào Default Expense Claim Payable Account.
Thanh toán:
- Kế toán chuyển khoản thanh toán 5.000.000 VNĐ cho nhân viên.
- Sau khi thanh toán, số dư của tài khoản giảm tương ứng.

Kết luận:

Default Expense Claim Payable Account là một công cụ tiện ích trong VHTerp, giúp quản lý tự động các khoản chi phí phải trả liên quan đến nhân viên. Việc sử dụng tài khoản này đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong việc theo dõi chi phí và thanh toán trong doanh nghiệp.

VHThr

VHThr - Default Employee Advance Account - Tài khoản tạm ứng cho nhân viên mặc định

Default Employee Advance Account trong module VHThr của VHTerp là tài khoản kế toán mặc định được sử dụng để ghi nhận các khoản tạm ứng mà công ty cấp trước cho nhân viên. Đây là một công cụ hữu ích để quản lý các khoản tạm ứng, đảm bảo chúng được hạch toán chính xác và dễ dàng theo dõi.

Chi tiết về Default Employee Advance Account

Mục đích:
- Lưu trữ thông tin về các khoản tiền tạm ứng (Advance) mà công ty đã cấp cho nhân viên.
- Là một tài khoản thuộc loại Receivable (Phải thu), vì đây là số tiền nhân viên phải hoàn trả hoặc được trừ dần qua lương hoặc các khoản thanh toán khác.
Chức năng:
- Tự động ghi nhận các giao dịch tạm ứng tiền cho nhân viên.
- Kết nối với các quy trình khấu trừ hoặc thanh toán liên quan đến tạm ứng trong VHTerp.
Vai trò trong hệ thống:
- Đảm bảo rằng tất cả các khoản tạm ứng đều được ghi nhận vào sổ sách kế toán một cách chính xác.
- Cung cấp các báo cáo minh bạch để quản lý tài chính liên quan đến nhân viên.

Cách cài đặt Default Employee Advance Account

Vị trí cài đặt:
- Truy cập Company Settings trong VHTerp.
Cách thiết lập:
- Trong phần Accounts Settings, tìm trường Default Employee Advance Account.
- Chọn một tài khoản từ danh sách tài khoản kế toán có sẵn, thường là một tài khoản thuộc nhóm Receivables.
Ví dụ tài khoản phổ biến:
- Employee Advances (Tạm ứng nhân viên).
- Receivable - Employee (Phải thu từ nhân viên).

Quy trình làm việc:

Nhân viên yêu cầu tạm ứng:
- Một nhân viên gửi yêu cầu tạm ứng qua module Employee Advance Request, chỉ định số tiền và lý do.
Phê duyệt tạm ứng:
- Bộ phận quản lý phê duyệt yêu cầu.
- Hệ thống sẽ tự động ghi nhận số tiền tạm ứng vào Default Employee Advance Account.
Hoàn trả hoặc khấu trừ:
- Nhân viên hoàn trả khoản tạm ứng hoặc khoản tạm ứng được khấu trừ dần qua lương.
- Số dư trong tài khoản này sẽ được giảm tương ứng.

Ví dụ minh họa:

Yêu cầu tạm ứng: Nhân viên yêu cầu tạm ứng 10.000.000 VNĐ để thực hiện một dự án.
Ghi nhận kế toán: Sau khi phê duyệt, khoản 10.000.000 VNĐ được ghi nhận vào tài khoản Default Employee Advance Account (ví dụ: Employee Advances).
Hoàn trả/Khấu trừ: Nhân viên hoàn trả khoản tiền hoặc khoản này được khấu trừ dần qua lương trong 2 tháng (5.000.000 VNĐ mỗi tháng).

Kết luận:

Default Employee Advance Account là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các khoản tạm ứng cho nhân viên. Việc thiết lập tài khoản này trong VHTerp không chỉ đảm bảo tính minh bạch mà còn giúp theo dõi, đối soát và báo cáo chính xác các khoản liên quan đến tạm ứng nhân viên.

trong VHThr chỉ cho một lựa chon "Default Employee Advance Account" tại company setting, tôi không thấy lựa chọn Employee Advances (Tạm ứng nhân viên). Receivable - Employee (Phải thu từ nhân viên). ở đâu

Trong VHThr của VHTerp, lựa chọn Default Employee Advance Account tại Company Settings chỉ cho phép bạn chọn một tài khoản kế toán từ danh sách các tài khoản kế toán đã được tạo sẵn trong hệ thống. Nếu bạn không thấy các tài khoản như Employee Advances (Tạm ứng nhân viên) hoặc Receivable - Employee (Phải thu từ nhân viên), rất có thể chúng chưa được thiết lập trong Chart of Accounts (Biểu đồ Tài khoản).

Dưới đây là cách để kiểm tra và thêm các tài khoản cần thiết:

1. Kiểm tra Biểu đồ Tài khoản (Chart of Accounts)

Truy cập Accounting > Chart of Accounts.
Tìm kiếm các tài khoản liên quan đến nhân viên, như:
- Employee Advances
- Receivable - Employee
Nếu các tài khoản này chưa có, bạn cần thêm mới.

2. Tạo tài khoản mới

Truy cập Chart of Accounts:
- Vào Accounting > Chart of Accounts.
Thêm tài khoản mới:
- Nhấn nút New để thêm tài khoản.
Cấu hình tài khoản:
- Account Name: Đặt tên tài khoản, ví dụ: Employee Advances.
- Account Type: Chọn Receivable (Phải thu).
- Parent Account: Chọn một tài khoản cấp cha phù hợp, ví dụ: Current Assets.
- Is Group: Để trống (không đánh dấu).
- Currency: Chọn loại tiền tệ phù hợp nếu cần.
Nhấn Save để lưu lại.

3. Gán tài khoản trong Company Settings

Truy cập Accounting > Settings > Company Settings.
Trong phần Default Accounts, tìm trường Default Employee Advance Account.
Chọn tài khoản vừa tạo (ví dụ: Employee Advances).
Nhấn Save để lưu lại thay đổi.

4. Kiểm tra lại trong VHThr

Sau khi cấu hình xong, tài khoản Employee Advances hoặc Receivable - Employee sẽ xuất hiện trong danh sách lựa chọn của Default Employee Advance Account.

Lưu ý:

Nếu bạn vẫn không thấy tài khoản sau khi thêm, hãy kiểm tra quyền (permissions) của tài khoản đó.
Đảm bảo rằng tài khoản thuộc loại Receivable vì hệ thống VHTerp chỉ hiển thị các tài khoản phù hợp cho từng loại giao dịch.

Kết luận:

Để thấy được các tùy chọn như Employee Advances hoặc Receivable - Employee trong Default Employee Advance Account, bạn cần kiểm tra và thêm chúng trong Chart of Accounts. Nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào trong việc cấu hình, hãy kiểm tra xem tài khoản đã được thiết lập đúng loại hay chưa.

VHThr

Default Payroll Payable Account - Tài khoản lương phải trả mặc định

Default Payroll Payable Account là tài khoản kế toán mặc định mà hệ thống sử dụng để ghi nhận các khoản lương phải trả cho nhân viên. Tài khoản này nằm trong phần Company Settings và được sử dụng khi bạn xử lý các giao dịch liên quan đến bảng lương (Payroll).

Ý nghĩa của Default Payroll Payable Account

Ghi nhận khoản nợ lương:
- Khi bạn tạo Salary Slips và thực hiện Salary Processing, VHTerp sẽ tự động ghi nhận tổng số tiền lương phải trả vào tài khoản này.
- Đây thường là tài khoản loại Liabilities (Nợ phải trả), chẳng hạn như Salaries Payable hoặc Payroll Payable.
Quản lý chi phí lương:
- Tài khoản này không phản ánh chi phí lương trực tiếp. Chi phí lương thường được ghi vào tài khoản chi phí (Expense Accounts) như Salary Expense hoặc Employee Benefits Expense.
- Default Payroll Payable Account chỉ được sử dụng để theo dõi số tiền mà doanh nghiệp còn nợ nhân viên.
Thanh toán lương:
- Khi thanh toán lương qua Payment Entry, số tiền này sẽ được chuyển từ tài khoản Payroll Payable sang tài khoản ngân hàng.

Cách thiết lập Default Payroll Payable Account

Điều hướng đến Company Settings:
- Vào Accounting > Settings > Company Settings.
Tìm trường Default Payroll Payable Account:
- Trong phần Default Accounts, tìm mục Default Payroll Payable Account.
Chọn tài khoản phù hợp:
- Tài khoản này phải thuộc loại Liabilities, ví dụ: Salaries Payable hoặc Payroll Payable.
Lưu lại thay đổi:
- Nhấn Save để lưu lại.

Tạo tài khoản nếu chưa có

Nếu bạn không thấy tài khoản phù hợp trong danh sách, bạn có thể thêm mới tài khoản như sau:

Truy cập Chart of Accounts:
- Vào Accounting > Chart of Accounts.
Thêm tài khoản mới:
- Nhấn nút New.
Cấu hình tài khoản:
- Account Name: Ví dụ, Payroll Payable.
- Account Type: Chọn Payable.
- Parent Account: Chọn tài khoản cấp cha như Liabilities hoặc Current Liabilities.
- Is Group: Để trống (không đánh dấu).
Lưu tài khoản:
- Nhấn Save để lưu lại tài khoản.

Lợi ích của Default Payroll Payable Account

Tự động hóa quy trình kế toán:
- VHTerp tự động sử dụng tài khoản này khi xử lý bảng lương, giảm thiểu lỗi và tiết kiệm thời gian.
Theo dõi dễ dàng:
- Giúp bạn theo dõi các khoản nợ lương của doanh nghiệp một cách rõ ràng và chính xác.
Tuân thủ kế toán:
- Hỗ trợ việc phân tách các khoản nợ phải trả (lương) khỏi các khoản chi phí hoặc nghĩa vụ khác.

Dịch sang tiếng Việt

Default Payroll Payable Account: Tài khoản Phải Trả Lương Mặc Định.
Đây là tài khoản mặc định để ghi nhận khoản nợ lương của công ty đối với nhân viên.

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc thiết lập hoặc sử dụng tài khoản này, hãy kiểm tra Chart of Accounts để đảm bảo tài khoản kế toán đã được tạo đúng cách.

Stock - Tồn Kho

Perpetual Inventory - Quản lý Tồn kho Thường xuyên

"Perpetual Inventory" là một tùy chọn trong VHTerp được sử dụng để quản lý tồn kho theo phương pháp kế toán Perpetual Inventory (Hàng tồn kho thường xuyên). Khi kích hoạt tùy chọn này, hệ thống sẽ tự động cập nhật giá trị hàng tồn kho trong sổ cái kế toán bất cứ khi nào có giao dịch liên quan đến kho hàng, như nhập kho, xuất kho, hoặc điều chỉnh tồn kho.

Cơ chế của Perpetual Inventory

Tự động hóa ghi sổ kế toán:
- Hệ thống tự động ghi nhận giá trị hàng hóa nhập/xuất vào các tài khoản liên quan, như:
  - Stock In Hand Account (Tài khoản Hàng tồn kho).
  - Cost of Goods Sold Account (Tài khoản Giá vốn hàng bán).
  - Expense Account (Tài khoản Chi phí).
- Các bút toán được ghi ngay khi có giao dịch xảy ra.
Không cần điều chỉnh cuối kỳ:
- Với phương pháp này, giá trị tồn kho luôn được cập nhật chính xác trong sổ sách, giúp loại bỏ nhu cầu thực hiện bút toán điều chỉnh cuối kỳ để phản ánh giá trị tồn kho.

Lợi ích của việc bật Perpetual Inventory

Độ chính xác cao:
- Giá trị hàng tồn kho và giá vốn luôn được theo dõi theo thời gian thực.
- Hỗ trợ đưa ra các quyết định kinh doanh nhanh chóng và chính xác.
Tích hợp với kế toán:
- Giao dịch kho hàng được liên kết trực tiếp với kế toán, giúp đảm bảo sự đồng nhất giữa dữ liệu kho và sổ sách kế toán.
Giảm khối lượng công việc cuối kỳ:
- Không cần phải thực hiện các bút toán điều chỉnh cuối kỳ cho hàng tồn kho.
Báo cáo chính xác:
- Các báo cáo như Balance Sheet (Bảng cân đối kế toán) và Profit and Loss Statement (Báo cáo lãi lỗ) luôn phản ánh chính xác giá trị hàng tồn kho.

Cách bật "Enable Perpetual Inventory"

Điều hướng đến Company Settings:
- Vào Accounting > Settings > Company.
Bật tùy chọn:
- Tìm mục Enable Perpetual Inventory và đánh dấu vào ô kiểm.
Cấu hình các tài khoản liên quan:
- Đảm bảo các tài khoản như Stock In Hand Account, Expense Account, và Cost of Goods Sold Account đã được cấu hình đúng cách trong Chart of Accounts.
Lưu lại:
- Nhấn Save để áp dụng cài đặt.

Lưu ý quan trọng

Chỉ nên bật khi cần thiết:
- Nếu doanh nghiệp có quy trình kế toán đơn giản hoặc không cần quản lý chi tiết hàng tồn kho, bạn có thể không cần bật tùy chọn này.
Cần cấu hình chính xác tài khoản:
- Nếu các tài khoản liên quan không được thiết lập đúng, hệ thống có thể ghi nhận sai giá trị hàng tồn kho hoặc chi phí.
Ảnh hưởng đến báo cáo:
- Khi bật tùy chọn này, tất cả giao dịch kho sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính. Đảm bảo kiểm tra kỹ trước khi áp dụng.

Stock - Tồn Kho

Periodic Inventory - Quản lý tồn kho theo phương pháp Hàng Tồn Kho Định Kỳ

"Periodic Inventory" là phương pháp quản lý hàng tồn kho theo cách định kỳ. Khác với phương pháp Perpetual Inventory (Hàng tồn kho thường xuyên), Periodic Inventory không tự động ghi nhận các giao dịch nhập/xuất kho vào sổ cái kế toán ngay khi phát sinh. Thay vào đó, giá trị tồn kho và giá vốn hàng bán chỉ được xác định và cập nhật vào cuối kỳ (tháng, quý, hoặc năm) thông qua việc kiểm kê thủ công hoặc điều chỉnh.

Cơ chế hoạt động của Periodic Inventory

Không tự động ghi nhận kế toán:
- Trong suốt kỳ, hệ thống không thực hiện các bút toán kế toán cho hàng hóa nhập kho, xuất kho, hoặc sản xuất.
Ghi nhận cuối kỳ:
- Vào cuối kỳ, doanh nghiệp thực hiện kiểm kê hàng tồn kho thực tế.
- Dựa vào kết quả kiểm kê, doanh nghiệp ghi nhận:
  - Cost of Goods Sold (COGS) (Giá vốn hàng bán).
  - Ending Inventory (Tồn kho cuối kỳ).
Tài khoản liên quan:
- Purchase Account (Tài khoản Mua hàng) được sử dụng để ghi nhận các giao dịch mua nguyên liệu hoặc hàng hóa trong kỳ.
- Stock Account không được cập nhật tự động trong suốt kỳ.

Lợi ích của Periodic Inventory

Đơn giản và dễ sử dụng:
- Không yêu cầu cấu hình phức tạp hoặc theo dõi chi tiết từng giao dịch kho.
- Phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các doanh nghiệp không cần quản lý tồn kho chi tiết.
Giảm khối lượng công việc kế toán hàng ngày:
- Không phải thực hiện các bút toán kế toán cho từng giao dịch nhập, xuất kho.
Tiết kiệm thời gian và chi phí:
- Không cần đầu tư vào hệ thống tự động hóa hoặc phần mềm phức tạp để theo dõi tồn kho.

Hạn chế của Periodic Inventory

Thiếu thông tin theo thời gian thực:
- Do không theo dõi tồn kho hàng ngày, doanh nghiệp không thể biết chính xác giá trị tồn kho hoặc giá vốn hàng bán tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ.
Rủi ro sai lệch:
- Phụ thuộc vào độ chính xác của kiểm kê cuối kỳ.
- Dễ xảy ra sai sót nếu quy trình kiểm kê không được thực hiện cẩn thận.
Không phù hợp với doanh nghiệp lớn:
- Với doanh nghiệp có lượng hàng hóa lớn hoặc yêu cầu theo dõi tồn kho chi tiết, phương pháp này không đáp ứng được nhu cầu.

Cách thiết lập Periodic Inventory trong VHTerp

Tắt tùy chọn "Enable Perpetual Inventory":
- Điều hướng đến Accounting > Settings > Company.
- Đảm bảo tùy chọn Enable Perpetual Inventory không được bật.
Sử dụng tài khoản mua hàng:
- Cấu hình tài khoản Expense Account (Tài khoản Chi phí) để ghi nhận chi phí hàng mua.
Thực hiện kiểm kê cuối kỳ:
- Sử dụng công cụ Stock Reconciliation trong VHTerp để điều chỉnh tồn kho thực tế so với sổ sách.
Ghi nhận giá vốn cuối kỳ:
- Dựa trên kiểm kê và báo cáo, ghi nhận Cost of Goods Sold (COGS) thủ công trong sổ cái kế toán.

Ví dụ minh họa

Trong kỳ:

Doanh nghiệp mua hàng hóa trị giá 10,000.
Tài khoản Purchase Account được ghi nhận:
- Debit: 10,000 vào Purchase Account.
- Credit: 10,000 vào Accounts Payable.

Cuối kỳ:

Thực hiện kiểm kê, xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ là 3,000.
Ghi nhận giá vốn hàng bán (COGS):
- Debit: 7,000 vào COGS Account.
- Credit: 3,000 vào Stock Account (giá trị tồn kho cuối kỳ).

Khi nào nên sử dụng Periodic Inventory?

Doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa, không có nhiều giao dịch liên quan đến kho hàng.
Các lĩnh vực kinh doanh không yêu cầu kiểm soát tồn kho chi tiết.
Doanh nghiệp muốn giảm khối lượng công việc kế toán hàng ngày và chấp nhận rủi ro kiểm kê cuối kỳ.

Stock - Tồn Kho

So sánh Periodic Inventory và Perpetual Inventory

Tiêu chí	Periodic Inventory	Perpetual Inventory
Cập nhật giá trị tồn kho	Cuối kỳ (thủ công).	Theo thời gian thực (tự động).
Tự động hóa	Không tự động ghi nhận kế toán.	Ghi nhận kế toán tự động cho từng giao dịch.
Độ chính xác thời gian thực	Không có.	Có.
Khối lượng công việc	Nhẹ trong kỳ, tập trung vào cuối kỳ.	Phân bố đều trong suốt kỳ.
Phù hợp với doanh nghiệp	Vừa và nhỏ, không yêu cầu quản lý tồn kho chi tiết.	Doanh nghiệp lớn hoặc yêu cầu theo dõi chi tiết.

Stock - Tồn Kho

Enable Provisional Accounting For Non Stock Items - Kích hoạt hạch toán dự phòng cho các mặt hàng không tồn kho.

"Enable Provisional Accounting For Non Stock Items" là một tùy chọn trong VHTerp cho phép hệ thống ghi nhận các bút toán kế toán tạm thời cho Non-Stock Items (Mặt hàng không tồn kho) tại thời điểm giao dịch, ngay cả khi mặt hàng không được quản lý trong kho.

Ý nghĩa của Non-Stock Items trong VHTerp

Non-Stock Items là các mặt hàng hoặc dịch vụ không cần theo dõi tồn kho chi tiết, chẳng hạn như:
- Dịch vụ (ví dụ: lắp đặt, vận chuyển).
- Vật liệu tiêu hao không lưu trữ trong kho.
- Các sản phẩm không thực sự nhập kho, chẳng hạn như hàng mua bán qua tay.

Cách hoạt động của Provisional Accounting

Khi tùy chọn này được bật:
- VHTerp sẽ ghi nhận một bút toán kế toán tạm thời tại thời điểm giao dịch.
- Bút toán này nhằm thể hiện giá trị liên quan đến Non-Stock Items trong báo cáo tài chính, giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn về chi phí hoặc doanh thu chưa thanh toán.
Khi không bật:
- Hệ thống chỉ ghi nhận các giao dịch kế toán liên quan đến Non-Stock Items khi hóa đơn đã được thanh toán hoàn toàn (kế toán dồn tích).

Ví dụ về Provisional Accounting

Tình huống 1: Không bật "Enable Provisional Accounting For Non Stock Items"

Doanh nghiệp cung cấp một dịch vụ lắp đặt trị giá 10,000.
Khi dịch vụ được bán, hệ thống sẽ không ghi nhận bất kỳ bút toán kế toán nào cho đến khi:
- Hóa đơn được thanh toán.
- Ghi nhận cuối kỳ được thực hiện thủ công.

Tình huống 2: Bật "Enable Provisional Accounting For Non Stock Items"

Cùng tình huống trên, khi dịch vụ được bán:
- Debit: 10,000 vào Provisional Expense Account (Tài khoản Chi phí Tạm Thời).
- Credit: Accounts Payable hoặc Accounts Receivable, tùy thuộc vào trạng thái thanh toán.

Khi hóa đơn được thanh toán, bút toán tạm thời sẽ được điều chỉnh hoặc thay thế bằng bút toán chính thức.

Lợi ích của việc sử dụng Provisional Accounting

Minh bạch tài chính:
- Các giao dịch liên quan đến Non-Stock Items được ghi nhận tạm thời, giúp doanh nghiệp biết chính xác nghĩa vụ tài chính của mình tại thời điểm giao dịch.
Quản lý chi phí tốt hơn:
- Giúp theo dõi các chi phí hoặc doanh thu chưa thanh toán liên quan đến Non-Stock Items.
Tự động hóa:
- Giảm thiểu công việc kế toán thủ công, đặc biệt trong các kỳ báo cáo tài chính.

Nhược điểm hoặc Hạn chế

Phức tạp hóa sổ sách kế toán:
- Cần điều chỉnh bút toán tạm thời thành bút toán chính thức khi thanh toán hoàn tất.
Không phù hợp với mọi doanh nghiệp:
- Doanh nghiệp nhỏ, ít giao dịch Non-Stock Items, có thể không cần tùy chọn này.

Cách thiết lập trong VHTerp

Điều hướng đến:
- Accounts Settings > Company Settings.
Bật tùy chọn:
- Enable Provisional Accounting For Non Stock Items.
Cấu hình các tài khoản liên quan:
- Provisional Expense Account: Tài khoản chi phí tạm thời.
- Provisional Revenue Account: Tài khoản doanh thu tạm thời.

Dịch sang tiếng Việt

Enable Provisional Accounting For Non Stock Items: Kích hoạt kế toán tạm thời cho các mặt hàng không tồn kho.
Tùy chọn này giúp ghi nhận các giao dịch liên quan đến dịch vụ hoặc hàng hóa không lưu trữ trong kho ngay tại thời điểm phát sinh, thay vì đợi đến khi thanh toán hoặc kiểm kê.

Khi nào nên sử dụng tùy chọn này?

Doanh nghiệp cung cấp nhiều dịch vụ hoặc mặt hàng không tồn kho.
Yêu cầu minh bạch tài chính chi tiết ngay tại thời điểm giao dịch.
Muốn giảm thiểu rủi ro trong báo cáo tài chính bằng cách ghi nhận sớm nghĩa vụ tài chính.

Stock - Tồn Kho

Stock Adjustment Account - Tài khoản điều chỉnh tồn kho

"Stock Adjustment Account" là một tài khoản kế toán được sử dụng trong VHTerp để ghi nhận các bút toán liên quan đến sự chênh lệch hoặc điều chỉnh tồn kho. Đây là một phần quan trọng trong việc quản lý kho hàng và kế toán để đảm bảo số liệu chính xác.

Chức năng của "Stock Adjustment Account"

Ghi nhận điều chỉnh tăng giảm tồn kho:
- Khi có sự khác biệt giữa số lượng hàng hóa thực tế trong kho và số lượng ghi nhận trên hệ thống.
- Ví dụ: chênh lệch do kiểm kê, hỏng hóc, mất mát, hoặc lỗi nhập liệu.
Phản ánh chi phí hoặc thu nhập từ điều chỉnh tồn kho:
- Điều chỉnh tăng tồn kho → phản ánh như một khoản thu nhập hoặc giảm chi phí.
- Điều chỉnh giảm tồn kho → phản ánh như một khoản chi phí.
Tăng tính minh bạch trong báo cáo tài chính:
- Giúp doanh nghiệp theo dõi các thay đổi tồn kho một cách rõ ràng, đồng thời đánh giá hiệu quả quản lý kho.

Các tình huống sử dụng Stock Adjustment Account

Kiểm kê kho:
- Khi kiểm kê thực tế cho thấy số lượng tồn kho không khớp với hệ thống, bạn cần ghi nhận điều chỉnh.
- Ví dụ:
  - Số lượng trong hệ thống: 100 đơn vị.
  - Số lượng thực tế: 90 đơn vị.
  - Ghi nhận giảm 10 đơn vị vào Stock Adjustment Account.
Hàng hỏng, mất mát:
- Nếu hàng hóa bị hỏng hoặc mất mát, giá trị này được ghi nhận là chi phí qua Stock Adjustment Account.
Chuyển đổi giá trị hàng tồn kho:
- Khi giá trị tồn kho thay đổi do điều chỉnh giá mua hoặc các yếu tố khác.

Cách hoạt động của Stock Adjustment Account

Khi điều chỉnh giảm tồn kho:
- Debit: Stock Adjustment Account (Chi phí tăng lên).
- Credit: Kho hàng (Giá trị tồn kho giảm).
Khi điều chỉnh tăng tồn kho:
- Debit: Kho hàng (Giá trị tồn kho tăng).
- Credit: Stock Adjustment Account (Chi phí giảm hoặc thu nhập tăng).

Ví dụ minh họa

Tình huống 1: Điều chỉnh giảm tồn kho

Sản phẩm A có số lượng thực tế thấp hơn số lượng trong hệ thống.
Giá trị giảm: 1,000,000 VNĐ.

Bút toán kế toán:

Debit: Stock Adjustment Account: 1,000,000 VNĐ.
Credit: Kho hàng: 1,000,000 VNĐ.

Tình huống 2: Điều chỉnh tăng tồn kho

Sản phẩm B được ghi nhận sai sót và số lượng thực tế cao hơn.
Giá trị tăng: 500,000 VNĐ.

Bút toán kế toán:

Debit: Kho hàng: 500,000 VNĐ.
Credit: Stock Adjustment Account: 500,000 VNĐ.

Cách thiết lập và sử dụng trong VHTerp

Cấu hình tài khoản Stock Adjustment:
- Vào Accounts Settings > Company Settings.
- Đặt tài khoản mặc định cho Stock Adjustment Account.
Thực hiện điều chỉnh tồn kho:
- Vào Stock Module > Stock Reconciliation.
- Nhập số lượng thực tế và thực hiện điều chỉnh.
- Hệ thống sẽ tự động ghi nhận vào Stock Adjustment Account.

Dịch sang tiếng Việt

Stock Adjustment Account: Tài khoản điều chỉnh tồn kho.
Đây là tài khoản được sử dụng để ghi nhận các chênh lệch trong quản lý tồn kho, giúp phản ánh chính xác chi phí hoặc thu nhập liên quan đến điều chỉnh.

Khi nào nên sử dụng Stock Adjustment Account?

Khi thực hiện kiểm kê kho và phát hiện chênh lệch.
Khi xử lý các vấn đề hỏng hóc, mất mát hàng hóa.
Khi cần điều chỉnh giá trị tồn kho do thay đổi giá hoặc các yếu tố khác.

Tùy chọn này giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn các chi phí hoặc thu nhập liên quan đến tồn kho, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Stock - Tồn Kho

Default In-Transit Warehouse - Kho trung chuyển mặc định

"Default In-Transit Warehouse" trong VHTerp là một thiết lập mặc định trong module Stock (Kho hàng) được sử dụng để quản lý hàng hóa đang trong quá trình vận chuyển giữa các kho hoặc giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp.

Ý nghĩa của "In-Transit Warehouse"

In-Transit Warehouse (Kho trung chuyển) là một khái niệm đại diện cho trạng thái của hàng hóa không nằm trong một kho cố định mà đang được vận chuyển.
Thiết lập này rất hữu ích để theo dõi chính xác số lượng và giá trị hàng hóa trong quá trình vận chuyển trước khi đến kho đích.

Mục đích của "Default In-Transit Warehouse"

Theo dõi hàng hóa trong quá trình vận chuyển:
- Hàng hóa được chuyển từ một kho này đến kho khác, hoặc từ nhà cung cấp đến kho nhập.
- Trạng thái của hàng hóa sẽ được ghi nhận trong kho trung chuyển trước khi cập nhật vào kho đích.
Tránh nhầm lẫn về tồn kho:
- Giúp tách biệt hàng hóa đã rời khỏi kho xuất nhưng chưa đến kho đích, đảm bảo không ảnh hưởng đến số liệu tồn kho của các kho cố định.
Tăng tính minh bạch trong quản lý kho:
- Cung cấp thông tin chính xác về số lượng hàng hóa đang vận chuyển tại mọi thời điểm.

Cách hoạt động

Khi xuất hàng từ kho A:
- Hàng hóa được ghi nhận rời khỏi kho A.
- Chuyển trạng thái sang In-Transit Warehouse.
Khi nhận hàng tại kho B:
- Hàng hóa được xóa khỏi In-Transit Warehouse.
- Ghi nhận số lượng vào kho B.

Ví dụ minh họa

Tình huống 1: Vận chuyển giữa các kho

Bối cảnh:
- Doanh nghiệp chuyển 100 sản phẩm từ Kho A đến Kho B.
Quy trình:
- Khi hàng rời Kho A:
  - Debit (Nợ): In-Transit Warehouse.
  - Credit (Có): Kho A.
- Khi hàng đến Kho B:
  - Debit (Nợ): Kho B.
  - Credit (Có): In-Transit Warehouse.

Tình huống 2: Nhận hàng từ nhà cung cấp

Bối cảnh:
- Nhà cung cấp chuyển 200 sản phẩm nhưng chưa đến kho doanh nghiệp.
Quy trình:
- Khi nhà cung cấp xuất hàng:
  - Ghi nhận số lượng vào In-Transit Warehouse.
- Khi hàng đến kho doanh nghiệp:
  - Chuyển số lượng từ In-Transit Warehouse sang kho nhập.

Thiết lập "Default In-Transit Warehouse" trong VHTerp

Định nghĩa kho trung chuyển:
- Vào Stock Module > Warehouses.
- Tạo một kho mới với tên, ví dụ: In-Transit Warehouse.
Thiết lập mặc định:
- Vào Stock Settings.
- Tìm trường Default In-Transit Warehouse.
- Chọn kho đã tạo ở bước trên.

Dịch sang tiếng Việt

Default In-Transit Warehouse: Kho trung chuyển mặc định.
Đây là nơi hàng hóa được ghi nhận trong quá trình vận chuyển giữa các kho hoặc từ nhà cung cấp đến kho của doanh nghiệp.

Lợi ích khi sử dụng "In-Transit Warehouse"

Quản lý tồn kho hiệu quả:
- Phân biệt rõ ràng giữa hàng hóa đang vận chuyển và hàng hóa trong kho cố định.
Giảm thiểu sai sót:
- Tránh trường hợp ghi nhận nhầm số lượng hàng trong các kho cố định.
Theo dõi luồng hàng hóa:
- Dễ dàng kiểm soát và báo cáo trạng thái hàng hóa tại từng giai đoạn.

Kết luận:
Sử dụng Default In-Transit Warehouse trong VHTerp giúp quản lý hàng hóa đang vận chuyển một cách minh bạch và chính xác, hỗ trợ tốt hơn trong việc tối ưu hóa quy trình logistics và quản lý kho.

Stock - Tồn Kho

Default Provisional Account - Tài khoản Tạm thời Mặc định.

"Default Provisional Account" là một tài khoản kế toán được sử dụng để ghi nhận tạm thời các chi phí liên quan đến hàng hóa tồn kho mà chưa được xác nhận chính thức. Tài khoản này đóng vai trò trung gian để xử lý các giao dịch tồn kho khi một số điều kiện chưa được đáp ứng hoặc hoàn tất, chẳng hạn như khi:

Hàng hóa đã được nhận nhưng chưa được lập hóa đơn (Goods Received but Not Invoiced).
Hóa đơn đã được lập nhưng hàng hóa chưa được nhận (Invoiced but Not Received).

Mục đích của "Default Provisional Account"

Ghi nhận tạm thời các giao dịch:
- Hỗ trợ ghi nhận các giao dịch tồn kho tạm thời để đảm bảo rằng báo cáo tài chính vẫn chính xác và đầy đủ.
Đảm bảo tính chính xác của báo cáo:
- Khi một giao dịch tồn kho chưa hoàn tất, tài khoản này giúp doanh nghiệp phân biệt giữa các chi phí thực tế và các chi phí tạm thời.
Hỗ trợ kế toán dồn tích:
- Theo nguyên tắc kế toán dồn tích, tất cả các giao dịch phải được ghi nhận vào thời điểm chúng xảy ra, ngay cả khi chúng chưa hoàn tất. Tài khoản này giúp thực hiện nguyên tắc đó.

Cách hoạt động trong VHTerp

Tình huống 1: Hàng hóa đã nhận nhưng chưa lập hóa đơn

Khi nhận hàng từ nhà cung cấp, nhưng hóa đơn chưa được lập:
- Debit (Nợ): Stock in Hand (Hàng tồn kho).
- Credit (Có): Default Provisional Account.

Tình huống 2: Hóa đơn đã được lập nhưng chưa nhận hàng

Khi nhà cung cấp gửi hóa đơn nhưng hàng hóa chưa được nhận:
- Debit (Nợ): Default Provisional Account.
- Credit (Có): Creditors (Tài khoản phải trả nhà cung cấp).

Điều chỉnh sau khi giao dịch hoàn tất

Khi hàng hóa đã nhận và hóa đơn được lập:
- Ghi nhận chi phí thực tế và hoàn tất giao dịch.
- Loại bỏ các khoản mục tạm thời trong Default Provisional Account.

Cấu hình trong VHTerp

Tạo tài khoản kế toán tạm thời:
- Vào Accounts > Chart of Accounts.
- Tạo một tài khoản mới, ví dụ: Provisional Expense hoặc Provisional Liability trong nhóm Liabilities.
Cài đặt tài khoản mặc định:
- Vào Stock Settings.
- Tìm trường Default Provisional Account.
- Chọn tài khoản vừa tạo.

Lợi ích của "Default Provisional Account"

Minh bạch tài chính:
- Ghi nhận tạm thời các chi phí giúp doanh nghiệp theo dõi đầy đủ tình trạng tài chính.
Giảm thiểu sai sót:
- Đảm bảo không bỏ sót các giao dịch chưa hoàn tất trong báo cáo tài chính.
Hỗ trợ kiểm soát tồn kho:
- Dễ dàng phân biệt giữa hàng hóa đã nhận, chưa nhận, hoặc các hóa đơn chưa thanh toán.

Dịch sang tiếng Việt

Default Provisional Account: Tài khoản Tạm thời Mặc định.

Ví dụ minh họa

Tình huống:

Doanh nghiệp nhận 100 sản phẩm từ nhà cung cấp với giá 10 triệu đồng.
Nhà cung cấp chưa gửi hóa đơn.

Hạch toán ban đầu:

Nợ: Stock in Hand (10 triệu đồng).
Có: Default Provisional Account (10 triệu đồng).

Khi hóa đơn được gửi:

Nợ: Creditors (10 triệu đồng).
Có: Default Provisional Account (10 triệu đồng).

Kết luận

"Default Provisional Account" là một công cụ quan trọng trong VHTerp để ghi nhận các giao dịch tồn kho tạm thời, giúp doanh nghiệp duy trì tính chính xác của báo cáo tài chính và tuân thủ nguyên tắc kế toán dồn tích. Thiết lập tài khoản này đúng cách sẽ hỗ trợ việc quản lý hàng tồn kho và tài chính hiệu quả hơn.

Stock - Tồn Kho

Phân biệt giữa "Default Provisional Account" và "Stock Received But Not Billed"

"Stock Received But Not Billed":
- Dùng để ghi nhận giá trị của hàng tồn kho mà doanh nghiệp đã nhận từ nhà cung cấp nhưng chưa có hóa đơn.
- Đây là tài khoản cụ thể và chuyên biệt cho các giao dịch liên quan đến hàng tồn kho.
"Default Provisional Account":
- Dùng để xử lý các tình huống chung liên quan đến các khoản chi phí hoặc nghĩa vụ tạm thời chưa được xác nhận, bao gồm cả những trường hợp không liên quan trực tiếp đến tồn kho.
- Bao quát hơn và không giới hạn ở các giao dịch hàng tồn kho.

Khi nào sử dụng "Stock Received But Not Billed"?

Khi hàng hóa được nhận nhưng nhà cung cấp chưa gửi hóa đơn.
Ghi nhận giá trị hàng hóa vào tồn kho và đảm bảo rằng các báo cáo tài chính thể hiện chính xác giá trị này.

Ví dụ Hạch Toán:

Khi nhận hàng:
- Nợ: Stock in Hand (Hàng tồn kho).
- Có: Stock Received But Not Billed.
Khi nhận hóa đơn:
- Nợ: Stock Received But Not Billed.
- Có: Creditors (Phải trả nhà cung cấp).

Khi nào sử dụng "Default Provisional Account"?

Dùng cho các trường hợp không nằm trong phạm vi của "Stock Received But Not Billed", chẳng hạn:
- Hóa đơn đã được nhận nhưng hàng hóa chưa đến.
- Các khoản chi phí tạm thời không liên quan đến hàng tồn kho.

Ví dụ Hạch Toán:

Khi hóa đơn được lập nhưng hàng chưa nhận:
- Nợ: Default Provisional Account.
- Có: Creditors.
Khi nhận hàng:
- Nợ: Stock in Hand.
- Có: Default Provisional Account.

Kết luận

"Stock Received But Not Billed" là lựa chọn ưu tiên cho các giao dịch liên quan đến tồn kho.
"Default Provisional Account" chỉ được dùng khi xử lý các giao dịch không nằm trong phạm vi của tài khoản "Stock Received But Not Billed".

Nếu tình huống đã có "Stock Received But Not Billed", bạn không cần sử dụng "Default Provisional Account" cho mục đích này.

Stock - Tồn Kho

Stock Received But Not Billed - Tồn kho đã nhận Nhưng chưa xuất hóa đơn

"Stock Received But Not Billed" trong VHTerp là một tài khoản kế toán được sử dụng để ghi nhận giá trị của hàng hóa đã nhận từ nhà cung cấp nhưng chưa được lập hóa đơn. Đây là một tài khoản tạm thời dùng để đảm bảo rằng báo cáo tài chính phản ánh chính xác giá trị hàng tồn kho ngay cả khi hóa đơn từ nhà cung cấp chưa được phát hành.

Cách hoạt động của "Stock Received But Not Billed"

Khi nhận hàng hóa:
- Doanh nghiệp nhận được hàng hóa từ nhà cung cấp.
- Hàng hóa này sẽ được ghi nhận vào tồn kho (tài khoản Stock In Hand) và đồng thời tạo một khoản nợ tạm thời trong tài khoản Stock Received But Not Billed.
Hạch toán:
- Nợ: Stock In Hand (Hàng tồn kho).
- Có: Stock Received But Not Billed.
Khi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp:
- Hóa đơn từ nhà cung cấp sẽ xóa bỏ khoản nợ tạm thời trong Stock Received But Not Billed và ghi nhận khoản phải trả nhà cung cấp (tài khoản Creditors).
Hạch toán:
- Nợ: Stock Received But Not Billed.
- Có: Creditors (Phải trả nhà cung cấp).

Mục đích của "Stock Received But Not Billed"

Đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính: Ghi nhận giá trị hàng tồn kho ngay khi nhận hàng, dù chưa có hóa đơn từ nhà cung cấp.
Hỗ trợ quản lý dòng tiền: Phân biệt rõ ràng giữa các khoản nợ phát sinh từ việc nhận hàng và các khoản nợ đã có hóa đơn.
Tính tuân thủ kế toán: Đáp ứng yêu cầu của các hệ thống kế toán chuẩn mực, chẳng hạn như GAAP hoặc IFRS, để thể hiện các giao dịch tạm thời một cách minh bạch.

Cài đặt trong VHTerp

Tài khoản mặc định: Tài khoản này thường được thiết lập trong Company Settings hoặc Stock Settings của VHTerp.
Hệ thống tự động ghi nhận: Khi một Purchase Receipt (Biên nhận mua hàng) được tạo, VHTerp sẽ tự động sử dụng tài khoản này để ghi nhận giao dịch.

Ví dụ

Tình huống:
- Công ty A nhận được 1.000 sản phẩm từ Nhà cung cấp B vào kho.
- Giá trị của sản phẩm: 100.000 VNĐ.
- Hóa đơn từ Nhà cung cấp B sẽ được gửi sau.
Hạch toán khi nhận hàng:
- Nợ: 100.000 VNĐ - Stock In Hand (Hàng tồn kho).
- Có: 100.000 VNĐ - Stock Received But Not Billed.
Hạch toán khi nhận hóa đơn:
- Nợ: 100.000 VNĐ - Stock Received But Not Billed.
- Có: 100.000 VNĐ - Creditors (Phải trả nhà cung cấp).

Tóm lại

"Stock Received But Not Billed" là công cụ hữu ích trong VHTerp để:

Theo dõi hàng hóa đã nhận nhưng chưa lập hóa đơn.
Đảm bảo rằng số liệu tồn kho và báo cáo tài chính luôn chính xác.

Stock - Tồn Kho

Accepted Warehouse, Rejected Warehouse - Kho hàng đạt chuẩn, Kho hàng bị từ chối

Trong VHTerp, các khái niệm Accepted Warehouse và Rejected Warehouse liên quan đến việc quản lý hàng hóa trong quy trình kiểm tra chất lượng (Quality Inspection) hoặc khi xử lý các vấn đề với hàng hóa (như hàng lỗi, hàng không đạt tiêu chuẩn).

1. Accepted Warehouse (Kho hàng đạt chuẩn)

Ý nghĩa: Đây là kho lưu trữ dành cho hàng hóa đã vượt qua kiểm tra chất lượng và được chấp nhận nhập kho.
Sử dụng:
- Khi thực hiện nhập hàng, nếu hàng hóa đạt tiêu chuẩn, hệ thống sẽ tự động chuyển chúng vào Accepted Warehouse.
- Đây là nơi lưu trữ chính thức các mặt hàng sẵn sàng để bán, sản xuất, hoặc sử dụng.
Ví dụ thực tế:
- Bạn nhập một lô gỗ nguyên liệu để sản xuất nội thất. Sau khi kiểm tra chất lượng, các thanh gỗ đạt tiêu chuẩn được đưa vào kho Nguyên vật liệu đạt chuẩn (Accepted Warehouse).

2. Rejected Warehouse (Kho hàng bị từ chối)

Ý nghĩa: Đây là kho dùng để lưu trữ tạm thời các hàng hóa không đạt tiêu chuẩn sau kiểm tra chất lượng.
Sử dụng:
- Hàng hóa bị từ chối không được đưa vào lưu thông hoặc sử dụng.
- Các mặt hàng trong Rejected Warehouse thường cần xử lý thêm, như trả lại nhà cung cấp, sửa chữa, hoặc loại bỏ.
Ví dụ thực tế:
- Bạn nhập 100 bộ máy tính. Sau kiểm tra, 5 bộ có lỗi kỹ thuật (hỏng nguồn, màn hình không hoạt động). Những bộ này được chuyển vào kho Hàng bị từ chối để xử lý thêm.

3. Cách hoạt động trong VHTerp

Khi nào dùng?
- Khi thực hiện quy trình kiểm tra chất lượng (Quality Inspection).
- Khi có hàng hóa trả về từ khách hàng (Sales Return) hoặc bị lỗi trong quá trình sản xuất.
Quy trình:
1. Hàng hóa nhập kho ban đầu được kiểm tra chất lượng.
2. Phân loại:
  - Đạt chuẩn: Chuyển vào Accepted Warehouse.
  - Không đạt chuẩn: Chuyển vào Rejected Warehouse.
3. Hàng bị từ chối có thể:
  - Trả lại nhà cung cấp (Purchase Return).
  - Sửa chữa, tái chế, hoặc hủy.
Thiết lập trong VHTerp:
- Vào Stock Settings > Chỉ định các kho cho Accepted Warehouse và Rejected Warehouse.
- Khi tạo Stock Entry hoặc Purchase Receipt, hệ thống sẽ tự động sử dụng các kho này theo quy trình.

4. Lợi ích của việc phân loại kho

Quản lý chất lượng: Dễ dàng phân biệt giữa hàng đạt tiêu chuẩn và hàng bị lỗi.
Tối ưu lưu trữ: Đảm bảo kho chính chỉ chứa hàng hóa chất lượng cao.
Dễ theo dõi: Hệ thống cung cấp báo cáo về số lượng và trạng thái hàng hóa trong từng loại kho.

Hướng dẫn thiết lập Accepted Warehouse và Rejected Warehouse trong ERPNext

Bước 1: Tạo kho (Warehouse)

Trước khi chỉ định Accepted Warehouse và Rejected Warehouse, bạn cần tạo các kho này trong hệ thống.

Đi tới:
- Home > Stock > Masters > Warehouse
Tạo Accepted Warehouse:
- Nhấp vào nút New.
- Warehouse Name: "Kho hàng đạt chuẩn" (Accepted Warehouse).
- Parent Warehouse: Chọn kho chính (nếu có, ví dụ: "Kho tổng").
- Lưu.
Tạo Rejected Warehouse:
- Nhấp vào nút New.
- Warehouse Name: "Kho hàng bị từ chối" (Rejected Warehouse).
- Parent Warehouse: Chọn kho chính (nếu có).
- Lưu.

Bước 2: Chỉ định kho trong Stock Settings

Đi tới:
- Home > Stock > Settings > Stock Settings.
Tìm các trường:
- Default Accepted Warehouse: Chọn "Kho hàng đạt chuẩn" (Accepted Warehouse).
- Default Rejected Warehouse: Chọn "Kho hàng bị từ chối" (Rejected Warehouse).
Nhấp Save để lưu cài đặt.

Bước 3: Sử dụng trong quy trình nhập kho (Purchase Receipt)

Tạo Phiếu nhập kho (Purchase Receipt):
- Đi tới: Home > Buying > Transactions > Purchase Receipt.
- Thêm mặt hàng cần nhập.
Thực hiện kiểm tra chất lượng:
- Trong tab Quality Inspection, chỉ định phiếu kiểm tra (nếu cần).
- Kết quả kiểm tra:
  - Nếu đạt chuẩn: Hệ thống sẽ chuyển hàng vào Accepted Warehouse.
  - Nếu không đạt chuẩn: Hệ thống chuyển hàng vào Rejected Warehouse.

Bước 4: Quản lý hàng hóa trong Rejected Warehouse

Kiểm tra tồn kho bị từ chối:
- Đi tới: Home > Stock > Reports > Stock Ledger.
- Lọc Warehouse = Rejected Warehouse.
Hành động tiếp theo:
- Trả lại nhà cung cấp (Purchase Return): Nếu hàng lỗi không thể sử dụng.
- Sửa chữa: Nếu hàng có thể khắc phục.
- Loại bỏ: Thực hiện điều chỉnh tồn kho (Stock Entry).

Bước 5: Báo cáo và theo dõi

Kiểm tra tồn kho Accepted và Rejected:
- Đi tới: Home > Stock > Reports > Stock Balance.
- Chọn kho cần xem: "Accepted Warehouse" hoặc "Rejected Warehouse".
Xem báo cáo kiểm tra chất lượng:
- Home > Stock > Reports > Quality Inspection Report.
- Báo cáo này sẽ hiển thị các mặt hàng đạt chuẩn và không đạt chuẩn.

Lưu ý

Đảm bảo quy trình kiểm tra chất lượng (Quality Inspection):
- Bạn cần định nghĩa các tiêu chí kiểm tra trong Quality Inspection Template để đảm bảo hàng hóa được kiểm tra đúng chuẩn.
Kiểm tra lại cài đặt mặc định:
- Nếu có nhiều Accepted Warehouse hoặc Rejected Warehouse, bạn có thể chỉ định cụ thể trong từng giao dịch.

Stock - Tồn Kho

Rate of Stock UOM - Đơn giá theo đơn vị đo lường kho

Giải thích chi tiết:

Stock UOM (Stock Unit of Measure):
Là đơn vị đo lường kho được sử dụng để quản lý số lượng hàng hóa trong kho. Ví dụ: kg, lít, cái, mét, v.v.
- Đây là đơn vị chuẩn để kiểm soát tồn kho, bất kể đơn vị đo lường bán hàng hoặc mua hàng.
Rate (Đơn giá):
Là giá bán của một sản phẩm tính theo Stock UOM.
Rate of Stock UOM (Đơn giá theo đơn vị đo lường kho):
- Là giá của sản phẩm được chuẩn hóa theo Stock UOM.
- Nếu sản phẩm được bán theo đơn vị khác (ví dụ: thùng hoặc hộp), thì VHTerp sẽ tự động quy đổi giá về Stock UOM dựa trên tỷ lệ quy đổi giữa các đơn vị đo.

Ví dụ minh họa:

Sản phẩm: Gạo.
Stock UOM: kg (đơn vị kho).
Đơn vị bán hàng (Selling UOM): Bao (1 bao = 50 kg).
Giá bán: 1 bao gạo là 1,000,000 VND.

Rate of Stock UOM:
- VHTerp sẽ quy đổi giá từ đơn vị bán hàng (bao) về đơn vị kho (kg).
- 1 bao = 50 kg → Giá 1 kg = 1,000,000 ÷ 50 = 20,000 VND/kg.

Mục đích:

Chuẩn hóa giá trị sản phẩm: Dễ dàng so sánh và quản lý giá trị sản phẩm trong kho.
Đồng nhất dữ liệu: Dù sử dụng nhiều đơn vị đo khác nhau, hệ thống vẫn quản lý thông tin theo một đơn vị chuẩn (Stock UOM).
Phục vụ báo cáo tài chính: Giúp tính toán tổng giá trị hàng tồn kho hoặc doanh số dựa trên giá trị chuẩn.

Ứng dụng thực tế:

Trong kho hàng, bạn luôn cần một đơn vị chuẩn để tính toán và theo dõi chính xác giá trị tồn kho hoặc doanh thu bán hàng, bất kể sản phẩm được bán theo thùng, hộp, hay bao.

Manufacturing - Sản xuất

Default Operating Cost Account - Tài khoản Chi phí Hoạt động Mặc định.

"Default Operating Cost Account" là một thiết lập trong module Manufacturing (Sản xuất) của VHTerp. Tài khoản này dùng để theo dõi chi phí hoạt động (Operating Costs) liên quan đến quá trình sản xuất.

Ý nghĩa của "Operating Cost"

Operating Cost (Chi phí hoạt động) bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất nhưng không liên quan trực tiếp đến nguyên vật liệu hoặc nhân công, chẳng hạn như:
- Chi phí sử dụng máy móc (Depreciation/Khấu hao máy móc).
- Chi phí năng lượng (Electricity/Điện).
- Chi phí bảo trì thiết bị.
- Các chi phí quản lý liên quan đến sản xuất.

Mục đích của "Default Operating Cost Account"

Theo dõi chi phí hoạt động sản xuất:
- Tài khoản này sẽ ghi nhận các chi phí gián tiếp phát sinh trong quá trình sản xuất.
Phân bổ chi phí chính xác:
- Giúp doanh nghiệp tính toán giá thành sản phẩm một cách minh bạch, bao gồm cả các chi phí hoạt động.
Báo cáo tài chính chính xác:
- Dễ dàng theo dõi và kiểm soát các chi phí sản xuất qua các báo cáo tài chính.

Cách hoạt động trong VHTerp

Thiết lập tài khoản mặc định:
- Khi bạn tạo một Production Order hoặc Work Order, VHTerp sẽ tự động ghi nhận các chi phí hoạt động vào tài khoản này.
Ghi nhận chi phí hoạt động:
- Ví dụ:
  - Chi phí điện cho một tháng là 5 triệu đồng, được phân bổ cho các sản phẩm sản xuất trong tháng.
  - VHTerp sẽ ghi nhận chi phí này vào Default Operating Cost Account.
Tính giá thành sản phẩm:
- Khi hoàn tất một lệnh sản xuất, VHTerp sẽ tính toán giá thành sản phẩm dựa trên:
  - Nguyên vật liệu (Raw Materials).
  - Nhân công (Labor Costs).
  - Chi phí hoạt động (Operating Costs) từ tài khoản này.

Thiết lập "Default Operating Cost Account"

Tạo tài khoản chi phí hoạt động:
- Vào Accounts > Chart of Accounts.
- Tạo một tài khoản mới, ví dụ: Operating Costs trong nhóm Expense.
Cấu hình tài khoản mặc định:
- Vào Manufacturing Settings.
- Tìm trường Default Operating Cost Account.
- Chọn tài khoản vừa tạo.

Ví dụ minh họa

Tình huống:

Doanh nghiệp sản xuất 100 chiếc ghế.
Tổng chi phí hoạt động cho quá trình sản xuất là 10 triệu đồng.

Hạch toán:

Khi ghi nhận chi phí hoạt động:
- Debit (Nợ): Default Operating Cost Account (Chi phí hoạt động).
- Credit (Có): Cash/Bank (Tiền mặt hoặc Ngân hàng).
Khi hoàn tất sản xuất:
- Chi phí hoạt động được phân bổ vào giá thành từng sản phẩm:
  - Giá thành mỗi ghế = (Chi phí nguyên vật liệu + Chi phí nhân công + Chi phí hoạt động) / 100.

Dịch sang tiếng Việt

Default Operating Cost Account: Tài khoản Chi phí Hoạt động Mặc định.

Lợi ích của việc sử dụng tài khoản này

Tối ưu hóa quản lý chi phí:
- Phân bổ chính xác các chi phí hoạt động giúp doanh nghiệp kiểm soát giá thành sản phẩm.
Minh bạch tài chính:
- Dễ dàng theo dõi các chi phí sản xuất và lập báo cáo chi tiết.
Hỗ trợ ra quyết định:
- Hiểu rõ hơn về cấu trúc chi phí, giúp doanh nghiệp điều chỉnh sản xuất hoặc giá bán khi cần.

Kết luận:
Default Operating Cost Account trong VHTerp là một công cụ quan trọng để ghi nhận và quản lý chi phí hoạt động trong sản xuất. Sử dụng tài khoản này giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện hơn về giá thành sản phẩm, tối ưu hóa hiệu quả sản xuất và nâng cao tính minh bạch tài chính.

Manufacturing - Sản xuất

Plant Floor: Khu vực sản xuất

Plant Floor là khu vực trong nhà máy nơi diễn ra các hoạt động sản xuất, lắp ráp và gia công sản phẩm.
Nó thường bao gồm máy móc, dây chuyền sản xuất, khu vực làm việc của công nhân, kho nguyên vật liệu, v.v.
Trong VHTerp , Plant Floor có thể được quản lý để theo dõi tiến độ sản xuất, hiệu suất máy móc, hoặc năng suất nhân công.

🔹 Ví dụ:

Nếu bạn đang triển khai VHTerp cho công ty nội thất, Plant Floor có thể là khu vực sản xuất nơi thợ mộc gia công gỗ, sơn phủ hoặc lắp ráp sản phẩm.
Nếu trong ngành cơ khí, đây là nơi đặt máy CNC, máy cắt laser hoặc hệ thống lắp ráp tự động.

Manufacturing - Sản xuất

Workstation(Trạm làm việc)

Workstation là một vị trí cụ thể trong Plant Floor (Khu vực sản xuất), nơi một công đoạn sản xuất hoặc gia công diễn ra.
Mỗi Workstation có thể được gán cho một hoặc nhiều công nhân, máy móc, hoặc công đoạn sản xuất khác nhau.
Nó giúp theo dõi năng suất, thời gian sản xuất, và chi phí cho từng công đoạn trong quy trình sản xuất.

Ví dụ thực tế:

🔹 Trong công ty nội thất:

Workstation 1: Cắt gỗ
Workstation 2: Ghép & lắp ráp
Workstation 3: Sơn & hoàn thiện

🔹 Trong công ty cơ khí:

Workstation 1: Cắt laser
Workstation 2: Gia công CNC
Workstation 3: Sơn tĩnh điện

So sánh giữa Plant Floor và Workstation

Thuật ngữ	Ý nghĩa	Quy mô
Plant Floor	Toàn bộ khu vực sản xuất	Rộng, chứa nhiều Workstation
Workstation	Một vị trí cụ thể trong khu vực sản xuất	Nhỏ, tập trung vào một công đoạn

Manufacturing - Sản xuất

Qui trình trình sản xuất(Routing)

Qui trình trình sản xuất trong VHTerp là lộ trình sản xuất, giúp xác định trình tự các công đoạn trong quy trình sản xuất một sản phẩm. Nó mô tả từng bước công việc, Trạm làm việc nào thực hiện và thời gian cần thiết cho mỗi bước.

1. Lợi ích của Qui trình trình sản xuất

✅ Chuẩn hóa quy trình sản xuất → Giúp kiểm soát chất lượng
✅ Tối ưu hóa thời gian sản xuất → Giúp giảm thời gian chờ
✅ Theo dõi năng suất & hiệu suất → Dễ dàng tính toán chi phí sản xuất

2. Thành phần chính trong Qui trình trình sản xuất

Tên Qui trình trình sản xuất → Ví dụ: "Sản xuất bàn gỗ"
Danh sách các bước sản xuất (Operations)
- Mỗi bước có một Trạm làm việc cụ thể
- Định nghĩa thời gian cần thiết (Setup Time, Operation Time)
Liên kết với Production Order → Khi sản xuất, hệ thống sử dụng Qui trình trình sản xuất để hướng dẫn công đoạn

3. Ví dụ về Qui trình trình sản xuất trong sản xuất bàn gỗ

Qui trình trình sản xuất: "Quy trình sản xuất bàn gỗ"

Bước	Mô tả	Trạm làm việc	Thời gian (phút)
1️⃣	Cắt gỗ	Máy cắt CNC	30
2️⃣	Lắp ráp	Khu vực lắp ráp	40
3️⃣	Sơn & Hoàn thiện	Phòng sơn	60

📌 Tóm lại: Qui trình sản xuất giúp VHTerp hiểu được bàn gỗ sẽ được sản xuất như thế nào qua các công đoạn cụ thể.

4. Qui trình trình sản xuất & BOM có gì khác nhau?

Thuật ngữ	Ý nghĩa	Dùng để làm gì?
BOM (Bill of Materials)	Danh sách nguyên vật liệu	Xác định cần nguyên liệu gì để sản xuất
Routing	Trình tự các bước sản xuất	Xác định làm như thế nào để sản xuất

Manufacturing - Sản xuất

Bản ghi thời gian ngừng hoạt động(Downtime Entry)

Bản ghi thời gian ngừng hoạt động của máy móc hoặc thiết bị trong quá trình sản xuất. Nó giúp doanh nghiệp theo dõi và phân tích nguyên nhân gây ra gián đoạn sản xuất, từ đó cải thiện hiệu suất.

1. Lợi ích của Bản ghi thời gian ngừng hoạt động

✅ Xác định nguyên nhân dừng máy → Biết được lỗi do máy móc, con người hay vật liệu
✅ Giúp tối ưu hiệu suất sản xuất → Giảm thời gian chết để tăng năng suất
✅ Hỗ trợ bảo trì dự đoán → Dễ dàng lên kế hoạch bảo trì máy móc
✅ Cải thiện quản lý chi phí → Tránh lãng phí do downtime kéo dài

2. Thành phần chính của Bản ghi thời gian ngừng hoạt động

Khi tạo một bản ghi Downtime Entry trong VHTerp, bạn sẽ cần nhập các thông tin sau:

Trường	Ý nghĩa
Workstation	Trạm làm việc/máy móc bị ngừng hoạt động
Từ ngày/giờ - Đến ngày/giờ	Khoảng thời gian máy bị dừng
Nguyên nhân Downtime	Lý do gây gián đoạn (Lỗi máy, thiếu nguyên liệu, lỗi vận hành, bảo trì, v.v.)
Ghi chú	Ghi lại chi tiết nếu cần

3. Ví dụ về Bản ghi thời gian ngừng hoạt động trong sản xuất

📌 Tình huống thực tế:

Máy CNC-01 bị hỏng và phải bảo trì từ 8:00 AM - 10:30 AM
Kỹ thuật viên ghi lại Downtime Entry với nguyên nhân là Bảo trì định kỳ

Workstation	Từ giờ	Đến giờ	Nguyên nhân
CNC-01	08:00	10:30	Bảo trì định kỳ

👉 Kết quả: Sau khi nhập Bản ghi thời gian ngừng hoạt động, quản lý sản xuất có thể xem báo cáo về tổng thời gian gián đoạn, nguyên nhân thường xuyên xảy ra để có biện pháp cải thiện.

Invoices

Credit Note Issued - Hoá đơn điều chỉnh giảm

Trong VHTerp, Credit Note Issued (Hoá đơn điều chỉnh giảm) là một loại chứng từ kế toán được sử dụng để ghi nhận việc giảm trừ số tiền khách hàng phải trả trong trường hợp có sai sót trong giao dịch bán hàng hoặc khách hàng trả lại hàng. Nó giúp doanh nghiệp xử lý và điều chỉnh các giao dịch đã hoàn thành.

Mục đích của Credit Note Issued:

Điều chỉnh sai sót trong hóa đơn bán hàng:
- Khi có sai sót trong hóa đơn, chẳng hạn như tính sai số lượng hàng hóa, giá trị hàng hóa, hoặc giảm giá chưa được áp dụng, doanh nghiệp có thể phát hành Credit Note để điều chỉnh và giảm số tiền phải thu từ khách hàng.
Hàng trả lại hoặc giảm giá:
- Nếu khách hàng trả lại hàng hóa hoặc yêu cầu giảm giá sau khi giao dịch đã hoàn thành, một Credit Note sẽ được phát hành để giảm số dư của hóa đơn gốc.
Đảm bảo chính xác trong báo cáo tài chính:
- Credit Note Issued giúp đảm bảo số liệu chính xác trong các báo cáo tài chính như Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh, đặc biệt là khi có các giao dịch điều chỉnh với khách hàng.

Cách hoạt động của Credit Note Issued trong VHTerp:

Tạo Credit Note:
- Khi một giao dịch cần điều chỉnh (ví dụ: khách hàng trả lại hàng hóa), người dùng sẽ tạo một Credit Note trong VHTerp để giảm số tiền cần thu từ khách hàng.
Tham chiếu hóa đơn gốc:
- Credit Note được liên kết với hóa đơn gốc (Sales Invoice), để làm rõ rằng hóa đơn đó đã bị điều chỉnh. VHTerp cho phép bạn chỉ định Sales Invoice mà Credit Note này điều chỉnh.
Ghi nhận giảm trừ số tiền:
- Credit Note sẽ giảm trừ số tiền ghi trong hóa đơn gốc. Số tiền giảm trừ này có thể là toàn bộ hoặc một phần số tiền của hóa đơn gốc, tùy vào số hàng hóa được trả lại hoặc giảm giá.
Cập nhật số dư của khách hàng:
- Sau khi Credit Note được phát hành, số dư tài khoản của khách hàng sẽ được cập nhật giảm đi tương ứng với số tiền ghi trong Credit Note.
Tạo bút toán kế toán:
- VHTerp tự động tạo các bút toán kế toán liên quan để phản ánh việc điều chỉnh trong hệ thống sổ cái (General Ledger).

Các trường dữ liệu quan trọng trong Credit Note Issued:

Sales Invoice:
- Hóa đơn bán hàng liên quan mà Credit Note này điều chỉnh.
Customer:
- Khách hàng nhận được Credit Note.
Posting Date:
- Ngày ghi nhận Credit Note.
Items:
- Các mặt hàng hoặc dịch vụ mà khách hàng trả lại hoặc giảm giá. Mỗi mặt hàng có thể có số lượng, giá trị và số tiền điều chỉnh.
Credit Amount:
- Tổng số tiền cần điều chỉnh (giảm trừ) từ hóa đơn gốc.
Reason for Credit:
- Lý do phát hành Credit Note (ví dụ: hàng bị lỗi, hàng không đúng yêu cầu, giảm giá theo chính sách).
Account Entries:
- Các mục nhập kế toán tương ứng sẽ được tạo để phản ánh việc giảm trừ doanh thu hoặc tăng giảm các tài khoản khác.

Ví dụ về Credit Note Issued:

Giả sử:

Một khách hàng đã mua một lô hàng trị giá 10,000,000 VNĐ.
Sau khi nhận hàng, khách hàng phát hiện rằng có một số sản phẩm bị lỗi và yêu cầu trả lại hàng trị giá 2,000,000 VNĐ.

Quy trình tạo Credit Note:

Tạo Credit Note trong VHTerp với các thông tin sau:
- Sales Invoice: Hóa đơn gốc trị giá 10,000,000 VNĐ.
- Items: Mặt hàng bị lỗi trị giá 2,000,000 VNĐ.
- Credit Amount: 2,000,000 VNĐ.
- Reason for Credit: Hàng bị lỗi.
- Customer: Khách hàng yêu cầu trả lại hàng.
Kết quả:
- Số tiền phải thu từ khách hàng sẽ giảm đi 2,000,000 VNĐ.
- Credit Note sẽ được ghi nhận trong hệ thống và liên kết với hóa đơn gốc.
- Số dư tài khoản của khách hàng trong VHTerp cũng sẽ được giảm trừ tương ứng.

Lợi ích của Credit Note Issued trong VHTerp:

Chính xác và minh bạch:
- Giúp duy trì tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch với khách hàng, đặc biệt khi có sự điều chỉnh về giá hoặc hàng hóa.
Quản lý tín dụng hiệu quả:
- Cung cấp công cụ để dễ dàng theo dõi các giao dịch tín dụng (Credit) và cập nhật số dư phải thu từ khách hàng.
Báo cáo tài chính chính xác:
- Các điều chỉnh qua Credit Note sẽ được ghi nhận trong sổ cái kế toán và đảm bảo rằng báo cáo tài chính như Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh là chính xác.

Dịch sang tiếng Việt:

Credit Note Issued: "Hoá Đơn Tín Dụng Phát Hành"
Sales Invoice: "Hóa Đơn Bán Hàng"
Credit Amount: "Số Tiền Điều Chỉnh"

Credit Note Issued là công cụ quan trọng trong VHTerp để điều chỉnh các giao dịch bán hàng và giữ cho số liệu tài chính của doanh nghiệp luôn chính xác.

Invoices

Debit Note Issued - Hoá Đơn ghi nợ phát hành

Trong VHTerp, Debit Note Issued (Hoá Đơn ghi nợ phát hành) là một loại chứng từ kế toán được sử dụng để ghi nhận việc tăng thêm số tiền mà một khách hàng hoặc nhà cung cấp phải thanh toán. Debit Note được phát hành khi có sai sót trong hóa đơn gốc hoặc khi có yêu cầu bổ sung thêm chi phí hoặc giá trị cho hàng hóa/dịch vụ đã cung cấp. Điều này có thể xảy ra khi khách hàng cần phải thanh toán thêm do thiếu sót hoặc phát sinh chi phí bổ sung sau khi hóa đơn đã được phát hành.

Mục đích của Debit Note Issued:

Điều chỉnh sai sót trong hóa đơn bán hàng hoặc mua hàng:
- Nếu có sai sót trong hóa đơn, chẳng hạn như thiếu sót chi phí hoặc giá trị của hàng hóa, một Debit Note có thể được phát hành để bổ sung thêm số tiền cho khách hàng hoặc nhà cung cấp.
Tăng giá trị giao dịch:
- Nếu có thêm chi phí phát sinh sau khi hóa đơn đã được lập, ví dụ như chi phí vận chuyển hoặc phí dịch vụ bổ sung, Debit Note sẽ giúp điều chỉnh lại số tiền thanh toán.
Duy trì tính chính xác trong báo cáo tài chính:
- Việc phát hành Debit Note giúp bảo đảm số liệu chính xác trong các báo cáo tài chính của công ty như Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh.

Cách hoạt động của Debit Note Issued trong VHTerp:

Tạo Debit Note:
- Khi cần điều chỉnh hóa đơn (ví dụ: thêm chi phí phát sinh, thiếu sót trong hóa đơn gốc), người dùng sẽ tạo một Debit Note trong hệ thống VHTerp.
Tham chiếu hóa đơn gốc:
- Debit Note được liên kết với hóa đơn gốc (Sales Invoice hoặc Purchase Invoice), nhằm làm rõ rằng Debit Note này là để bổ sung chi phí cho hóa đơn trước đó.
Ghi nhận số tiền bổ sung:
- Debit Note sẽ ghi nhận số tiền cần bổ sung vào tài khoản phải thu hoặc phải trả, tùy thuộc vào việc hóa đơn gốc là của khách hàng hay nhà cung cấp.
Cập nhật số dư của khách hàng hoặc nhà cung cấp:
- Sau khi phát hành Debit Note, số dư tài khoản của khách hàng hoặc nhà cung cấp sẽ được cập nhật tăng lên tương ứng với số tiền bổ sung trong Debit Note.
Tạo bút toán kế toán:
- VHTerp tự động tạo các bút toán kế toán liên quan đến việc bổ sung số tiền, giúp phản ánh chính xác trong hệ thống sổ cái (General Ledger).

Các trường dữ liệu quan trọng trong Debit Note Issued:

Sales Invoice hoặc Purchase Invoice:
- Hóa đơn gốc mà Debit Note điều chỉnh.
Customer hoặc Supplier:
- Khách hàng (nếu là bán hàng) hoặc nhà cung cấp (nếu là mua hàng) sẽ nhận Debit Note.
Posting Date:
- Ngày ghi nhận Debit Note.
Items:
- Các mặt hàng hoặc dịch vụ bị thiếu hoặc có sự thay đổi giá trị. Mỗi mặt hàng sẽ có số lượng và giá trị điều chỉnh.
Debit Amount:
- Tổng số tiền cần phải bổ sung (ghi nợ) từ khách hàng hoặc nhà cung cấp.
Reason for Debit:
- Lý do phát hành Debit Note (ví dụ: thiếu sót hàng hóa, chi phí bổ sung, điều chỉnh giá).
Account Entries:
- Các mục nhập kế toán tương ứng sẽ được tạo để phản ánh việc tăng số dư cho tài khoản phải thu hoặc phải trả.

Ví dụ về Debit Note Issued:

Giả sử:

Một khách hàng đã mua một lô hàng trị giá 10,000,000 VNĐ.
Sau khi giao hàng, khách hàng yêu cầu bổ sung thêm phí vận chuyển trị giá 1,000,000 VNĐ mà không được tính trong hóa đơn gốc.

Quy trình tạo Debit Note:

Tạo Debit Note trong VHTerp với các thông tin sau:
- Sales Invoice: Hóa đơn gốc trị giá 10,000,000 VNĐ.
- Items: Phí vận chuyển trị giá 1,000,000 VNĐ.
- Debit Amount: 1,000,000 VNĐ.
- Reason for Debit: Phí vận chuyển bổ sung.
Kết quả:
- Số tiền phải thu từ khách hàng sẽ tăng lên 1,000,000 VNĐ.
- Debit Note sẽ được ghi nhận và liên kết với hóa đơn gốc.
- Số dư tài khoản của khách hàng sẽ được điều chỉnh tăng lên.

Lợi ích của Debit Note Issued trong VHTerp:

Điều chỉnh chính xác giao dịch:
- Giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh các giao dịch bán hàng hoặc mua hàng khi có chi phí phát sinh hoặc sai sót.
Quản lý tín dụng và công nợ:
- Cung cấp công cụ để theo dõi các điều chỉnh tín dụng (Debit) và cập nhật số dư phải thu hoặc phải trả của khách hàng hoặc nhà cung cấp.
Báo cáo tài chính chính xác:
- Các điều chỉnh qua Debit Note giúp đảm bảo báo cáo tài chính như Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh luôn chính xác và phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Dịch sang tiếng Việt:

Debit Note Issued: "Hoá Đơn Ghi Nợ Phát Hành"
Debit Amount: "Số Tiền Ghi Nợ"
Sales Invoice: "Hóa Đơn Bán Hàng"
Purchase Invoice: "Hóa Đơn Mua Hàng"

Debit Note Issued là một công cụ quan trọng trong VHTerp để điều chỉnh số tiền phải thu hoặc phải trả từ khách hàng hoặc nhà cung cấp khi có chi phí phát sinh hoặc điều chỉnh sau khi hóa đơn đã được phát hành.

Invoices

Opening Invoice - Hóa đơn mở đầu

Opening Invoice trong VHTerp

Khái niệm

Opening Invoice là các hóa đơn được tạo để phản ánh các giao dịch chưa hoàn tất từ trước khi hệ thống VHTerp bắt đầu được sử dụng.
Mục tiêu chính là ghi nhận các khoản công nợ (Accounts Receivable) hoặc khoản phải trả (Accounts Payable) còn tồn đọng tại thời điểm bắt đầu vận hành VHTerp.

Tại sao cần sử dụng Opening Invoice?

Khi doanh nghiệp chuyển sang sử dụng VHTerp, cần nhập các dữ liệu tài chính ban đầu để hệ thống phản ánh chính xác tình trạng tài chính, bao gồm:
- Các hóa đơn khách hàng chưa thanh toán.
- Các hóa đơn nhà cung cấp chưa được thanh toán.
Những hóa đơn này được gọi là Opening Invoice, giúp thiết lập số dư mở đầu trong hệ thống.

Quy trình hoạt động trong VHTerp

Kích hoạt chế độ số dư mở đầu (Opening Balance Mode):
- Khi tạo hóa đơn, bật tùy chọn "Is Opening" để đánh dấu đây là hóa đơn mở đầu.
- VHTerp không ghi nhận doanh thu hoặc chi phí từ các hóa đơn này vì chúng đã được ghi nhận trong hệ thống kế toán cũ.
Tạo hóa đơn mở đầu:
- Customer Invoice (Hóa đơn khách hàng):
  - Ghi nhận số tiền mà khách hàng còn nợ doanh nghiệp.
  - Ví dụ: Khách hàng A còn nợ 10,000,000 VND.
- Supplier Invoice (Hóa đơn nhà cung cấp):
  - Ghi nhận số tiền mà doanh nghiệp còn nợ nhà cung cấp.
  - Ví dụ: Nợ nhà cung cấp B 15,000,000 VND.
Không ảnh hưởng đến báo cáo doanh thu hoặc chi phí:
- Hóa đơn mở đầu chỉ ảnh hưởng đến số dư tài khoản công nợ và không tác động đến báo cáo lãi lỗ.
Thanh toán hóa đơn mở đầu:
- Khi khách hàng thanh toán hoặc doanh nghiệp trả tiền nhà cung cấp, bút toán thanh toán sẽ đóng hóa đơn mở đầu.

Ví dụ cụ thể

1. Nhập hóa đơn khách hàng chưa thanh toán

Thông tin giao dịch:
- Khách hàng A còn nợ 10,000,000 VND.
- Ngày hóa đơn: 31/12/2024.
Cách thực hiện trong VHTerp:
- Tạo một Sales Invoice.
- Chọn khách hàng A.
- Bật tùy chọn "Is Opening" và nhập số dư 10,000,000 VND.
- Ngày hóa đơn: 31/12/2024.
Bút toán kế toán:
- Nợ: 10,000,000 VND (Accounts Receivable - Công nợ phải thu).
- Có: 10,000,000 VND (Opening Balance Adjustment - Điều chỉnh số dư mở đầu).

2. Thanh toán hóa đơn mở đầu

Thông tin thanh toán:
- Khách hàng A thanh toán 10,000,000 VND vào ngày 10/01/2025.
Cách thực hiện trong VHTerp:
- Tạo một Payment Entry.
- Chọn hóa đơn mở đầu của khách hàng A.
- Xác nhận thanh toán.
Bút toán kế toán:
- Nợ: 10,000,000 VND (Ngân hàng/Tiền mặt).
- Có: 10,000,000 VND (Accounts Receivable - Công nợ phải thu).

Lưu ý khi sử dụng Opening Invoice

Chỉ sử dụng cho số dư mở đầu: Không dùng hóa đơn mở đầu cho các giao dịch mới.
Điều chỉnh tài khoản: VHTerp sử dụng tài khoản "Opening Balance Adjustment" để cân đối số dư mở đầu.
Kiểm tra dữ liệu: Đảm bảo số dư trong VHTerp khớp với sổ sách cũ sau khi nhập hóa đơn mở đầu.

Lợi ích của Opening Invoice

Giúp khởi tạo hệ thống kế toán với dữ liệu chính xác.
Đảm bảo thông tin công nợ và phải trả được quản lý đầy đủ từ ngày đầu vận hành VHTerp.
Tạo điều kiện cho các báo cáo tài chính chính xác.

Invoices

Use Company default Cost Center for Round Off: Sử dụng Trung tâm chi phí mặc định cho phần làm tròn

"Use Company default Cost Center for Round Off" trong VHTerp là một thiết lập được sử dụng khi tạo hóa đơn hoặc thực hiện các bút toán liên quan đến làm tròn số tiền (round off).

Ý nghĩa:

Cost Center (Trung tâm chi phí):
- Đây là nơi tập hợp và phân bổ các chi phí hoặc doanh thu trong hệ thống kế toán.
- Mỗi công ty có thể có nhiều trung tâm chi phí, ví dụ: sản xuất, bán hàng, marketing, v.v.
Round Off (Làm tròn):
- Khi số tiền trên hóa đơn không phải là số tròn (ví dụ: 100.25), VHTerp sẽ có tùy chọn để làm tròn số tiền đó (lên hoặc xuống) để dễ quản lý.
- Phần tiền được làm tròn (ví dụ: 0.25) cần được ghi nhận vào một tài khoản kế toán.
"Use Company default Cost Center for Round Off":
- Nếu chọn tùy chọn này, hệ thống sẽ tự động sử dụng Cost Center mặc định của công ty để ghi nhận khoản làm tròn.
- Điều này giúp đảm bảo khoản làm tròn được phân bổ vào trung tâm chi phí đúng theo cấu hình của công ty.

Lợi ích:

Giúp chuẩn hóa và tự động hóa việc phân bổ chi phí làm tròn trong sổ sách kế toán.
Đảm bảo tuân thủ các quy định kế toán nội bộ của công ty.

Invoices

Is Cash or Non Trade Discount - Là chiết khấu tiền mặt hoặc phi thương mại

- Chiết khấu tiền mặt hoặc phi thương mạitrong VHTerp khi tạo hóa đơn bán hàng (Sales Invoice) hoặc hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice) được sử dụng để quản lý các khoản chiết khấu không liên quan trực tiếp đến hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể. Đây là những khoản chiết khấu chung áp dụng cho toàn bộ hóa đơn.

Ý nghĩa:

Cash Discount (chiết khấu thanh toán tiền mặt):
- Đây là khoảnchiết khấu mà khách hàng được hưởng khi họ thanh toán hóa đơn sớm hoặc thanh toán ngay bằng tiền mặt.
- Thường được sử dụng như một ưu đãi để khuyến khích thanh toán nhanh.
Non Trade Discount (chiết khấu phi thương mại):
- Đây là khoản chiết khấu không liên quan trực tiếp đến hàng hóa hoặc dịch vụ được bán/mua.
- Ví dụ: Chiết khấu do mối quan hệ tốt, chiết khấu theo chính sách đặc biệt, hoặc chiết khấu trong các trường hợp cụ thể không liên quan đến giá trị sản phẩm.

Khi tùy chọn được kích hoạt:

Kế toán:
- Số tiền chiết khấu sẽ không được hạch toán vào doanh thu hoặc chi phí liên quan đến hàng hóa/dịch vụ cụ thể, mà sẽ được ghi nhận vào tài khoản chiết khấu khác (Cash/Discount Account).
- Người dùng phải cấu hình tài khoản chiết khấu phù hợp trong thiết lập hệ thống.
Quản lý hóa đơn:
- Tùy chọn này cho phép bạn áp dụng một khoản chiết khấu tổng thể vào hóa đơn mà không cần thay đổi giá từng dòng sản phẩm hoặc dịch vụ.

Cách hoạt động:

Khi tạo hóa đơn, bạn sẽ nhập giá trị chiết khấu vào trường Additional Discount.
Nếu chọn Is Cash or Non Trade Discount, VHTerp sẽ hạch toán khoản chiết khấu này vào tài khoản chiết khấu chung đã được chỉ định.
Nếu không chọn, khoản chiết khấu sẽ được phân bổ tỷ lệ cho từng mặt hàng trong hóa đơn.

Lợi ích:

Tách biệt hạch toán: Giúp dễ dàng quản lý các khoản chiết khấu không liên quan đến giao dịch bán/mua hàng.
Quản lý chính sách: Hỗ trợ việc thực hiện các chính sách chiết khấu đặc biệt mà không ảnh hưởng đến giá bán sản phẩm.

Ví dụ:

chiết khấu tiền mặt:
- Công ty A xuất hóa đơn 10 triệu VND cho khách hàng và cung cấp ưu đãi chiết khấu 2% nếu thanh toán trong vòng 7 ngày.
- Nếu khách hàng thanh toán sớm, hóa đơn sẽ áp dụng chiết khấu 200,000 VND và được hạch toán vào tài khoản chiết khấu tiền mặt.
chiết khấu phi thương mại:
- Công ty A muốn tặng khách hàng một khoản chiết khấu đặc biệt 1 triệu VND vì lý do hợp tác lâu dài, không liên quan đến giá trị hàng hóa.
- Khoản chiết khấu này sẽ được áp dụng cho hóa đơn và ghi nhận vào tài khoản chiết khấu phi thương mại.

Invoices

Timesheet - Bảng chấm công

Đây là một tính năng cho phép doanh nghiệp tạo hóa đơn dựa trên thời gian làm việc của nhân viên, thường được sử dụng trong các dịch vụ hoặc dự án tính phí theo giờ (ví dụ, dịch vụ tư vấn, thiết kế, phát triển phần mềm, hoặc công việc theo hợp đồng).

Cách hoạt động của Time Sheet khi tạo hóa đơn trong VHTerp:

Ghi nhận giờ làm việc (Time Entries): Khi nhân viên thực hiện công việc, họ ghi lại số giờ làm việc trong bảng chấm công (Time Sheet). Các giờ làm việc này có thể được phân bổ cho các dự án hoặc công việc cụ thể.
Liên kết với Service Item: Các giờ làm việc trong Time Sheet thường sẽ liên kết với một Service Item (Mặt hàng dịch vụ) mà công ty cung cấp. Ví dụ: dịch vụ tư vấn, phát triển phần mềm, hoặc các dịch vụ khác.
Tạo hóa đơn (Invoice): Khi bảng chấm công đã được hoàn thành và xác nhận, người dùng có thể tạo hóa đơn từ bảng chấm công này. Hệ thống VHTerp sẽ sử dụng các thông tin từ bảng chấm công (ví dụ, số giờ làm việc và rate - giá dịch vụ theo giờ) để tự động tạo một hóa đơn cho khách hàng.
Tính toán chi phí: VHTerp sẽ tính toán số tiền cần phải thanh toán dựa trên số giờ làm việc ghi nhận trong bảng chấm công và giá dịch vụ đã được thiết lập (rate).
Gửi hóa đơn: Hóa đơn sẽ được tạo và có thể được gửi cho khách hàng để thu tiền cho các dịch vụ đã cung cấp.

Ví dụ:

Một công ty tư vấn có thể theo dõi số giờ làm việc của nhân viên qua bảng chấm công (Time Sheet).
Khi nhân viên làm việc 10 giờ cho khách hàng A, họ ghi nhận 10 giờ vào bảng chấm công.
Dựa trên số giờ và mức giá đã thiết lập (ví dụ: 100 nghìn/giờ), hệ thống sẽ tạo một hóa đơn trị giá 1.000.000 cho khách hàng A.

Lợi ích:

Giúp tính toán và tạo hóa đơn chính xác cho các dịch vụ tính theo giờ.
Tự động hóa quá trình tạo hóa đơn dựa trên thời gian thực tế làm việc.
Giảm thiểu sai sót trong việc tính toán chi phí hoặc hóa đơn khi không cần nhập thông tin thủ công.

Invoices

Loyalty Points Redemption - Sử dụng điểm thưởng

Loyalty Points Redemption trong VHTerp khi tạo hóa đơn (invoice) là tính năng cho phép khách hàng sử dụng điểm thưởng (loyalty points) tích lũy từ các giao dịch trước đó để giảm giá hoặc thanh toán một phần của hóa đơn hiện tại.

Cách hoạt động của Loyalty Points Redemption:

Tích lũy Loyalty Points: Khi khách hàng thực hiện các giao dịch mua hàng tại công ty, họ sẽ tích lũy điểm thưởng dựa trên số tiền đã chi tiêu. Mỗi khi khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ, hệ thống sẽ tự động tính toán và cộng điểm thưởng cho họ.
Sử dụng Loyalty Points khi tạo hóa đơn: Khi khách hàng thực hiện thanh toán cho hóa đơn, họ có thể chọn sử dụng các điểm thưởng đã tích lũy để thanh toán một phần hoặc toàn bộ giá trị hóa đơn. Hệ thống sẽ trừ một số điểm từ tổng giá trị hóa đơn dựa trên số điểm khách hàng có.
Giảm giá hóa đơn: Mỗi điểm thưởng có thể được quy đổi thành một giá trị tiền tệ nhất định (ví dụ: 1 điểm = 1 USD hoặc 1 điểm = 0.1 USD). Khi khách hàng yêu cầu sử dụng điểm thưởng, hệ thống sẽ tính toán và áp dụng giảm giá vào hóa đơn.
Thanh toán: Sau khi sử dụng Loyalty Points, khách hàng sẽ thanh toán phần còn lại của hóa đơn bằng phương thức thanh toán khác, ví dụ như tiền mặt, thẻ tín dụng, hoặc chuyển khoản ngân hàng.

Ví dụ cụ thể:

Một khách hàng đã tích lũy được 500 Loyalty Points.
Mỗi điểm tương đương với 1 USD.
Khách hàng muốn thanh toán hóa đơn trị giá 150 USD, và họ sử dụng 100 điểm (100 USD).
Sau khi áp dụng Loyalty Points, số tiền hóa đơn cần thanh toán còn lại là 50 USD.

Lợi ích của Loyalty Points Redemption:

Khuyến khích khách hàng quay lại: Khách hàng sẽ có động lực mua sắm nhiều hơn để tích lũy điểm thưởng và sử dụng chúng cho các giao dịch trong tương lai.
Tăng trải nghiệm khách hàng: Việc cho phép khách hàng sử dụng điểm thưởng giúp họ cảm thấy được thưởng và tạo mối quan hệ lâu dài với doanh nghiệp.
Quản lý dễ dàng: VHTerp cung cấp hệ thống tự động để theo dõi và áp dụng điểm thưởng một cách chính xác và nhanh chóng trong mỗi giao dịch.

Tính năng này giúp doanh nghiệp thực hiện chương trình khách hàng thân thiết (loyalty program) một cách hiệu quả, giúp tăng trưởng doanh thu và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Invoices

Allocate Advances Automatically (FIFO) - tự động phân bổ số tiền tạm ứng(FIFO)

Tự động phân bổ số tiền tạm ứng(FIFO) trong VHTerp có nghĩa là hệ thống sẽ tự động phân bổ số tiền tạm ứng (advance payment) vào hóa đơn dựa trên phương pháp FIFO (First In, First Out), tức là sử dụng số tiền tạm ứng đã được trả đầu tiên cho các hóa đơn trước.

Cách hoạt động của "Allocate Advances Automatically (FIFO)":

Tạm ứng (Advance Payment): Khi khách hàng thực hiện thanh toán trước một phần hoặc toàn bộ số tiền cho một đơn hàng nhưng chưa xuất hóa đơn, số tiền này được ghi nhận là tạm ứng trong hệ thống.
FIFO (First In, First Out): Khi một hóa đơn được tạo ra và có tạm ứng được ghi nhận trước đó, hệ thống sẽ tự động phân bổ số tiền tạm ứng từ các khoản tạm ứng đã thực hiện trước (được ghi nhận đầu tiên) vào hóa đơn theo nguyên tắc FIFO, tức là khoản tạm ứng cũ nhất sẽ được sử dụng trước.
Áp dụng vào hóa đơn: Ví dụ, nếu khách hàng đã tạm ứng 100 USD trong 2 lần (50 USD lần 1 và 50 USD lần 2), khi hóa đơn được tạo, hệ thống sẽ tự động sử dụng 50 USD từ lần tạm ứng đầu tiên và 50 USD từ lần tạm ứng thứ hai để thanh toán cho hóa đơn (nếu hóa đơn có giá trị tương ứng). Điều này giúp tránh việc phân bổ sai số tiền tạm ứng vào hóa đơn.

Lợi ích của việc sử dụng "Allocate Advances Automatically (FIFO)":

Tiết kiệm thời gian và giảm sai sót: Phân bổ tạm ứng tự động giúp giảm thiểu công việc thủ công và giảm khả năng xảy ra lỗi khi phân bổ số tiền tạm ứng vào hóa đơn.
Đảm bảo tính nhất quán: FIFO giúp đảm bảo rằng số tiền tạm ứng đã được thanh toán trước sẽ được sử dụng để thanh toán cho hóa đơn trước, tránh tình trạng tạm ứng không được sử dụng đúng cách.
Quản lý dòng tiền rõ ràng: Các khoản tạm ứng được phân bổ một cách hợp lý, giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả hơn.

Ví dụ cụ thể:

Khách hàng A đã thanh toán 200 USD làm tạm ứng cho một đơn hàng.
Khi hóa đơn được tạo, hệ thống sẽ phân bổ 200 USD này vào hóa đơn.
Nếu hệ thống sử dụng FIFO, nó sẽ trừ tiền tạm ứng theo thứ tự thời gian, tức là các khoản tạm ứng đã thanh toán trước sẽ được sử dụng trước.

Invoices

Contribution (%) - Contribution to Net Total - Commission Rate - Incentives

Khi tạo một Sales Invoice trong VHTerp, phần đội ngũ bán hàng sẽ có các lựa chọn sau liên quan đến Sales Contributions (đóng góp bán hàng). Dưới đây là giải thích chi tiết về các lựa chọn đó:

1. Contribution (%) (Đóng góp (%))

Giải thích: Đây là tỷ lệ phần trăm mà nhân viên bán hàng đóng góp vào tổng giá trị của hóa đơn bán hàng. Tỷ lệ này có thể được cấu hình cho từng nhân viên hoặc nhóm bán hàng.
Ví dụ: Giả sử nhân viên bán hàng có Contribution (%) = 5% trên tổng giá trị của hóa đơn. Nếu hóa đơn có tổng giá trị là 10 triệu đồng, thì nhân viên bán hàng sẽ nhận được 500,000 đồng (5% x 10 triệu đồng) từ hóa đơn này.
Mục đích: Cung cấp một cách để xác định phần trăm doanh thu mà nhân viên bán hàng nhận được từ mỗi giao dịch mà họ thực hiện. Điều này giúp theo dõi mức độ đóng góp của mỗi nhân viên bán hàng vào doanh thu của công ty.

2. Contribution to Net Total (Đóng góp vào Tổng Số Tiền Ròng)

Giải thích: Net Total là số tiền sau khi đã trừ các khoản giảm giá, thuế hoặc các khoản khấu trừ khác từ tổng số tiền của hóa đơn.
Ví dụ: Nếu hóa đơn có tổng giá trị là 12 triệu đồng, và có một khoản giảm giá 2 triệu đồng, thì Net Total sẽ là 10 triệu đồng. Nếu tỷ lệ Contribution to Net Total là 5%, thì nhân viên bán hàng sẽ nhận được 500,000 đồng (5% x 10 triệu đồng) thay vì 5% của tổng giá trị hóa đơn ban đầu.
Mục đích: Đảm bảo rằng đóng góp của nhân viên bán hàng được tính dựa trên số tiền thực tế mà công ty thu được từ khách hàng, thay vì tính dựa trên tổng giá trị hóa đơn trước các khoản khấu trừ.

3. Commission Rate (Tỷ lệ Hoa Hồng)

Giải thích: Commission Rate là tỷ lệ hoa hồng mà nhân viên bán hàng nhận được từ tổng giá trị hóa đơn hoặc sản phẩm mà họ bán. Tỷ lệ này được cấu hình để nhân viên bán hàng nhận hoa hồng trên mỗi giao dịch mà họ thực hiện.
Ví dụ: Nếu bạn cài đặt Commission Rate = 3% và giá trị hóa đơn là 10 triệu đồng, thì nhân viên bán hàng sẽ nhận hoa hồng là 300,000 đồng (3% x 10 triệu đồng). Hoa hồng này có thể được tính theo giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ bán.
Mục đích: Commission Rate khuyến khích nhân viên bán hàng bằng cách trả hoa hồng cho mỗi giao dịch mà họ thực hiện. Đây là một cách phổ biến để tạo động lực cho nhân viên bán hàng.

4. Incentives (Khuyến khích / Thưởng)

Giải thích: Incentives là các khoản thưởng, khuyến khích mà nhân viên bán hàng nhận được khi đạt được các mục tiêu bán hàng cụ thể hoặc khi vượt qua các chỉ tiêu mà công ty đã thiết lập. Các khoản thưởng này có thể là một số tiền cố định hoặc một tỷ lệ phần trăm từ doanh thu mà nhân viên mang lại.
Ví dụ: Công ty có chính sách thưởng cho nhân viên bán hàng nếu họ vượt qua doanh thu hàng tháng 50 triệu đồng. Nếu nhân viên này đạt được 60 triệu đồng doanh thu trong tháng, họ sẽ nhận được một khoản thưởng Incentive là 2 triệu đồng.
Mục đích: Incentives giúp thúc đẩy nhân viên bán hàng làm việc chăm chỉ hơn để đạt được hoặc vượt qua mục tiêu bán hàng đã đặt ra, từ đó góp phần gia tăng doanh thu cho công ty.

Tóm lại, đây là sự kết hợp của các thành phần trong Sales Contributions:

Contribution (%): Tỷ lệ phần trăm của tổng giá trị hóa đơn mà nhân viên bán hàng sẽ nhận được.
Contribution to Net Total: Tỷ lệ phần trăm của Net Total (tổng số tiền sau khi đã trừ thuế và các khoản giảm giá) mà nhân viên bán hàng nhận được.
Commission Rate: Tỷ lệ hoa hồng mà nhân viên bán hàng sẽ nhận được từ tổng giá trị hóa đơn hoặc sản phẩm mà họ bán.
Incentives: Các khoản thưởng hoặc khuyến khích mà nhân viên bán hàng nhận được khi đạt được mục tiêu doanh thu hoặc vượt qua các chỉ tiêu bán hàng.

Mỗi tùy chọn này có thể được sử dụng linh hoạt tùy theo chính sách của công ty, và bạn có thể cấu hình từng mục tiêu riêng biệt cho nhân viên bán hàng hoặc nhóm bán hàng để theo dõi và tính toán doanh thu, hoa hồng, và các khoản thưởng một cách chính xác trong hệ thống VHTerp.

Invoices

Subscription - Đăng ký theo định kỳ

Subscription (Đăng ký theo định kỳ( là một tính năng cho phép bạn quản lý các dịch vụ hoặc sản phẩm có tính chất định kỳ (ví dụ: dịch vụ thuê bao, bảo trì, hoặc các sản phẩm/dịch vụ được cung cấp theo chu kỳ). Khi tạo một invoice (hóa đơn), nếu có lựa chọn Subscription, bạn sẽ quản lý và tính toán các khoản thanh toán định kỳ cho khách hàng.

Giải thích về Subscription khi tạo Invoice:

Subscription liên quan đến các dịch vụ hoặc sản phẩm có chu kỳ thanh toán, ví dụ như dịch vụ internet, dịch vụ điện thoại, phần mềm SaaS (Software as a Service), bảo trì thiết bị, v.v. Những dịch vụ này có thể được tính phí định kỳ theo tháng, quý, năm, hoặc một khoảng thời gian cụ thể.
Khi bạn tạo một Subscription, VHTerp sẽ tự động tạo hóa đơn (invoice) cho khách hàng theo chu kỳ đã thiết lập.

Các thành phần của Subscription trong VHTerp:

Start Date: Ngày bắt đầu dịch vụ hoặc sản phẩm đăng ký.
End Date: Ngày kết thúc dịch vụ hoặc sản phẩm đăng ký (nếu có).
Billing Cycle: Chu kỳ thanh toán, có thể là hàng tháng, hàng quý, hàng năm, v.v.
Price List: Danh sách giá sẽ được áp dụng cho dịch vụ hoặc sản phẩm đăng ký.
Items: Các mặt hàng được đăng ký, có thể là dịch vụ hoặc sản phẩm.
Renewal Date: Ngày gia hạn, nếu dịch vụ tiếp tục sau khi hết hạn.
Status: Trạng thái của đăng ký, có thể là Active, Suspended, hoặc Expired.

Cách hoạt động của Subscription khi tạo Invoice:

Tạo Subscription: Khi một khách hàng đăng ký dịch vụ hoặc sản phẩm, bạn tạo một bản đăng ký với các thông tin như ngày bắt đầu, chu kỳ thanh toán, và các mặt hàng/dịch vụ đăng ký.
Tạo Invoice cho Subscription: VHTerp sẽ tự động tạo một invoice dựa trên chu kỳ thanh toán đã cấu hình. Ví dụ:
- Nếu khách hàng đăng ký dịch vụ theo tháng, hệ thống sẽ tự động tạo hóa đơn vào đầu mỗi tháng.
- Nếu khách hàng đăng ký dịch vụ theo quý, hệ thống sẽ tự động tạo hóa đơn mỗi 3 tháng.
Hóa đơn định kỳ: Hóa đơn sẽ bao gồm các dịch vụ hoặc sản phẩm trong đăng ký và có thể tự động tạo ra vào ngày đáo hạn của chu kỳ thanh toán.
Renewal: Sau khi một Subscription kết thúc, nếu nó được gia hạn, một Subscription mới sẽ được tạo, và hóa đơn sẽ được tạo lại cho chu kỳ tiếp theo.

Ví dụ về Subscription:

Giả sử bạn cung cấp dịch vụ bảo trì máy móc với chi phí 5 triệu đồng mỗi tháng. Một khách hàng ký hợp đồng bảo trì dịch vụ này trong 12 tháng. Bạn sẽ tạo một Subscription với các thông tin:

Start Date: 01/01/2024
End Date: 31/12/2024
Billing Cycle: Monthly (hàng tháng)
Item: Dịch vụ bảo trì máy móc
Price: 5 triệu đồng/tháng

VHTerp sẽ tự động tạo hóa đơn hàng tháng cho khách hàng này với số tiền 5 triệu đồng. Khi hợp đồng hết hạn, bạn có thể gia hạn đăng ký và VHTerp sẽ tiếp tục tạo hóa đơn cho chu kỳ tiếp theo.

Tóm lại:

Subscription giúp quản lý các dịch vụ và sản phẩm có tính chất định kỳ.
Khi tạo một invoice cho Subscription, hệ thống sẽ tự động tạo hóa đơn cho khách hàng theo chu kỳ thanh toán đã thiết lập (hàng tháng, hàng quý, hàng năm, v.v.).
Các tính năng như Renewal Date và Billing Cycle giúp duy trì quá trình thanh toán định kỳ và gia hạn hợp đồng một cách dễ dàng trong VHTerp.

Invoices

Hold Invoice - Đóng băng hóa đơn

Hold Invoice trong VHTerp là một tính năng cho phép bạn tạm dừng hoặc đóng băng một hóa đơn bán hàng (Sales Invoice) hoặc hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice) trước khi nó được hoàn tất và ghi nhận trong hệ thống. Khi một hóa đơn được Hold, nó sẽ không được xử lý tiếp, ví dụ như không thể thanh toán, không thể ghi nhận doanh thu, hay không thể liên quan đến bất kỳ quy trình tài chính nào cho đến khi nó được tháo hold.

Giải thích chi tiết về Hold Invoice:

Lý do sử dụng Hold Invoice:
- Xác nhận lại thông tin: Nếu có sự không rõ ràng hoặc cần xác nhận thông tin trên hóa đơn, bạn có thể tạm dừng hóa đơn để kiểm tra lại các chi tiết như số lượng, giá cả, thuế suất, v.v.
- Điều chỉnh giá trị hóa đơn: Khi có thay đổi về giá trị hóa đơn hoặc các khoản chi phí liên quan, bạn có thể đặt hóa đơn vào trạng thái Hold để tránh việc ghi nhận tài chính trước khi các thay đổi được thực hiện.
- Kiểm tra thủ tục nội bộ: Hóa đơn có thể cần phải phê duyệt từ một bộ phận khác (ví dụ, bộ phận tài chính hoặc bộ phận mua hàng) trước khi có thể tiến hành các bước tiếp theo.
Ảnh hưởng khi Hold Invoice:
- Không thể thanh toán: Một hóa đơn đang ở trạng thái Hold không thể được thanh toán cho đến khi nó được tháo bỏ trạng thái này.
- Không ảnh hưởng đến báo cáo tài chính: Vì hóa đơn chưa được hoàn tất, các số liệu về hóa đơn sẽ không được tính vào báo cáo tài chính hoặc các báo cáo thuế cho đến khi hóa đơn được xử lý hoàn tất.
- Không liên quan đến các bước xử lý khác: Các quy trình tiếp theo như giao hàng, xuất kho, hay các quy trình khác cũng bị tạm dừng cho đến khi hóa đơn được bỏ Hold.
Thao tác trong VHTerp:
- Trong VHTerp, bạn có thể đặt một hóa đơn vào trạng thái Hold bằng cách sử dụng tùy chọn Hold Invoice trên giao diện của hóa đơn khi tạo hoặc sửa một hóa đơn.
- Khi hóa đơn đã được Hold, người dùng có thể kiểm tra lại và điều chỉnh thông tin, hoặc đợi phê duyệt từ các bộ phận liên quan. Sau khi các điều chỉnh hoàn tất, hóa đơn có thể được tháo hold và tiếp tục quá trình xử lý.

Ví dụ thực tế về Hold Invoice:

Trong bán hàng: Giả sử một khách hàng đặt hàng với một số lượng lớn và có yêu cầu về chiết khấu đặc biệt. Bộ phận bán hàng có thể tạo một hóa đơn nhưng tạm thời Hold Invoice để chờ phê duyệt từ bộ phận quản lý cấp cao trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng.
Trong mua hàng: Công ty có thể nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp với thông tin chưa rõ ràng hoặc sai lệch. Bộ phận mua hàng có thể Hold Invoice để yêu cầu chỉnh sửa trước khi tiếp tục thanh toán.

Lợi ích của tính năng Hold Invoice:

Kiểm soát chất lượng và chính xác hóa đơn: Giúp đảm bảo rằng các hóa đơn chỉ được xử lý khi mọi thông tin đã chính xác.
Quản lý quy trình nội bộ hiệu quả: Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc phê duyệt các hóa đơn và quản lý chúng một cách hợp lý.
Tránh sai sót tài chính: Việc sử dụng Hold Invoice giúp ngăn ngừa việc thanh toán hoặc ghi nhận doanh thu sai, ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của công ty.

Kết luận:

Hold Invoice trong VHTerp là công cụ giúp kiểm soát quá trình xử lý hóa đơn, đảm bảo rằng hóa đơn chỉ được ghi nhận khi mọi thông tin đều đúng và các phê duyệt cần thiết đã được thực hiện.

Journal Entry - Bút toán

Inter Company Journal Entry - Bút toán công ty liên kết

Trong VHTerp, Inter Company Journal Entry (Bút toán kế toán liên công ty) là một chức năng dùng để ghi nhận các giao dịch kế toán giữa các công ty con hoặc các công ty độc lập trong cùng một tập đoàn hoặc nhóm doanh nghiệp. Khi một giao dịch kế toán xảy ra giữa các công ty, các bút toán liên công ty giúp phản ánh chính xác sự chuyển giao tiền, tài sản, hoặc các khoản nợ giữa các công ty này mà không làm sai lệch các báo cáo tài chính của từng công ty riêng biệt.

Mục đích của Inter Company Journal Entry:

Ghi nhận các giao dịch giữa các công ty con:
- Khi có các giao dịch tài chính (như chuyển tiền, thanh toán nợ, hoặc chuyển nhượng tài sản) giữa các công ty trong cùng một tập đoàn, bút toán liên công ty sẽ giúp ghi nhận đúng các giao dịch này mà không làm sai lệch các báo cáo tài chính của các công ty riêng biệt.
Đảm bảo báo cáo tài chính chính xác:
- Các bút toán này giúp đảm bảo rằng các báo cáo tài chính của từng công ty đều phản ánh đúng các giao dịch nội bộ mà không gây ảnh hưởng đến lợi nhuận hoặc số dư tài khoản của công ty bên ngoài.
Quản lý tài chính và công nợ giữa các công ty:
- Giúp theo dõi và quản lý công nợ và tài chính giữa các công ty trong tập đoàn, dễ dàng phân biệt các giao dịch giữa công ty mẹ và các công ty con.

Cách hoạt động của Inter Company Journal Entry trong VHTerp:

Tạo bút toán liên công ty:
- Người dùng có thể tạo Inter Company Journal Entry khi có giao dịch giữa các công ty cần được ghi nhận. Ví dụ: một công ty con trả tiền cho công ty mẹ hoặc công ty A chuyển tiền cho công ty B trong cùng một tập đoàn.
Chọn các công ty liên quan:
- Khi tạo Inter Company Journal Entry, người dùng sẽ xác định các công ty liên quan đến giao dịch này (ví dụ: công ty A và công ty B).
Chọn tài khoản:
- Người dùng sẽ chọn các tài khoản cần ghi nhận trong bút toán kế toán (ví dụ: tài khoản tiền mặt, tài khoản phải thu, phải trả, v.v.).
Điền thông tin giao dịch:
- Các thông tin như số tiền, mô tả giao dịch, tài khoản của các công ty liên quan sẽ được điền đầy đủ.
Tạo bút toán kế toán:
- VHTerp sẽ tự động tạo bút toán kế toán cho giao dịch giữa các công ty. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng tất cả các giao dịch liên công ty đều được ghi nhận chính xác trong hệ thống kế toán.
Khóa và xác nhận giao dịch:
- Sau khi bút toán đã được tạo, hệ thống sẽ cho phép người dùng kiểm tra và xác nhận các bút toán trước khi khóa và hoàn tất giao dịch.

Ví dụ về Inter Company Journal Entry:

Giả sử:

Công ty A (công ty mẹ) chuyển tiền cho công ty B (công ty con) để thanh toán một khoản nợ.
Số tiền là 100 triệu VNĐ.

Quy trình tạo Inter Company Journal Entry:

Tạo bút toán kế toán:
- Debit Account (Tài khoản ghi nợ): Tài khoản ngân hàng của công ty B (100 triệu VNĐ).
- Credit Account (Tài khoản ghi có): Tài khoản ngân hàng của công ty A (100 triệu VNĐ).
- Ghi chú: Thanh toán khoản nợ giữa công ty A và công ty B.
Kết quả:
- Công ty A sẽ ghi giảm số dư tài khoản ngân hàng (100 triệu VNĐ).
- Công ty B sẽ ghi nhận số dư tăng lên trong tài khoản ngân hàng (100 triệu VNĐ).
Báo cáo tài chính:
- Bút toán này sẽ không làm thay đổi báo cáo tài chính của công ty mẹ hoặc công ty con mà chỉ ghi nhận các giao dịch nội bộ giữa các công ty trong cùng một nhóm.

Các tính năng của Inter Company Journal Entry trong VHTerp:

Hỗ trợ giao dịch giữa nhiều công ty:
- VHTerp cho phép người dùng tạo bút toán kế toán cho giao dịch giữa nhiều công ty trong cùng một tập đoàn, từ công ty mẹ đến các công ty con.
Tạo báo cáo tài chính chính xác:
- Giúp đảm bảo báo cáo tài chính của mỗi công ty vẫn chính xác và không bị ảnh hưởng bởi các giao dịch nội bộ. Hệ thống tự động tạo bút toán liên công ty để báo cáo tài chính không bị sai lệch.
Quản lý công nợ giữa các công ty:
- Người dùng có thể theo dõi công nợ giữa các công ty một cách dễ dàng, bao gồm các khoản phải thu và phải trả giữa các công ty trong cùng một tập đoàn.
Khả năng tùy chỉnh:
- VHTerp cho phép người dùng tùy chỉnh các bút toán liên công ty để phù hợp với các yêu cầu kế toán và tài chính đặc thù của từng doanh nghiệp.

Lợi ích của Inter Company Journal Entry:

Tối ưu hóa việc quản lý tài chính:
- Việc sử dụng bút toán liên công ty giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc quản lý tài chính và công nợ giữa các công ty trong cùng một nhóm.
Chính xác trong báo cáo tài chính:
- Giúp duy trì tính chính xác của báo cáo tài chính, đảm bảo các giao dịch nội bộ giữa các công ty không ảnh hưởng đến kết quả tài chính của từng công ty.
Tiết kiệm thời gian và công sức:
- Các bút toán liên công ty giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc ghi nhận và quản lý các giao dịch nội bộ, từ đó giúp giảm thiểu sai sót và cải thiện quy trình làm việc.

Tóm lại, Inter Company Journal Entry trong VHTerp là một công cụ mạnh mẽ giúp các doanh nghiệp đa công ty ghi nhận chính xác các giao dịch tài chính giữa các công ty con hoặc công ty độc lập trong cùng một tập đoàn, từ đó đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính và quản lý tài chính nội bộ.

Journal Entry - Bút toán

Inter Company Journal Entry Reference - Bút toán tham chiếu công ty liên kết

Trong VHTerp, Inter Company Journal Entry Reference là một tính năng cho phép người dùng tham chiếu và liên kết các bút toán kế toán liên công ty với các giao dịch hoặc tài liệu khác trong hệ thống, giúp cải thiện khả năng theo dõi và quản lý các giao dịch nội bộ giữa các công ty trong cùng một nhóm hoặc tập đoàn.

Cách hoạt động của Inter Company Journal Entry Reference trong VHTerp:

Mục đích của Reference (Tham chiếu):
- Reference giúp xác định mối quan hệ giữa bút toán kế toán liên công ty với các giao dịch khác, chẳng hạn như hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng, hoặc các tài liệu tài chính khác. Tính năng này giúp người dùng dễ dàng theo dõi các giao dịch kế toán giữa các công ty, đồng thời liên kết chúng với các tài liệu thực tế, từ đó tăng cường sự chính xác và minh bạch trong việc quản lý tài chính.
Cách sử dụng Inter Company Journal Entry Reference:
- Khi tạo Inter Company Journal Entry trong VHTerp, người dùng có thể thêm các References vào bút toán này, chẳng hạn như tham chiếu đến một Purchase Invoice, Sales Invoice, Payment Entry, hoặc bất kỳ tài liệu tài chính nào khác có liên quan.
- Reference này sẽ giúp tạo một liên kết giữa bút toán kế toán và tài liệu gốc, giúp người dùng dễ dàng truy xuất thông tin chi tiết về giao dịch nếu cần thiết.
Quá trình tạo Inter Company Journal Entry Reference:
- Tạo bút toán kế toán liên công ty: Khi một giao dịch kế toán giữa các công ty cần được ghi nhận (ví dụ: công ty mẹ chuyển tiền cho công ty con), người dùng sẽ tạo một Inter Company Journal Entry.
- Thêm Reference: Trong phần tạo bút toán, người dùng có thể thêm References liên quan (ví dụ: tham chiếu đến hóa đơn mua hàng hoặc thanh toán từ công ty mẹ sang công ty con). Các tham chiếu này sẽ giúp liên kết giao dịch kế toán với các tài liệu thực tế trong hệ thống VHTerp.
- Ghi nhận giao dịch: Sau khi tham chiếu được thêm vào, hệ thống sẽ tạo liên kết giữa bút toán kế toán và tài liệu liên quan, giúp theo dõi và đối chiếu các giao dịch tài chính nội bộ giữa các công ty trong cùng một tập đoàn.
Tính năng liên kết và theo dõi:
- Theo dõi giao dịch dễ dàng: Khi một bút toán kế toán có Reference, người dùng có thể dễ dàng theo dõi và đối chiếu giao dịch đó với các tài liệu liên quan trong hệ thống VHTerp.
- Xem thông tin chi tiết: Người dùng có thể mở các tài liệu có tham chiếu và xem thông tin chi tiết về bút toán kế toán liên quan, từ đó dễ dàng kiểm tra và xác minh tính chính xác của giao dịch.
Tự động hóa báo cáo tài chính:
- Các References giúp VHTerp tự động cập nhật và đồng bộ thông tin giữa các tài liệu kế toán và giao dịch liên công ty, từ đó đảm bảo các báo cáo tài chính chính xác và đầy đủ, đặc biệt khi liên kết với các giao dịch nội bộ giữa các công ty con và công ty mẹ.

Lợi ích của Inter Company Journal Entry Reference:

Dễ dàng theo dõi giao dịch nội bộ:
- Người dùng có thể dễ dàng theo dõi các giao dịch giữa các công ty con và công ty mẹ hoặc các công ty độc lập trong cùng một tập đoàn nhờ vào tính năng tham chiếu này.
Tăng cường tính minh bạch và chính xác:
- Tham chiếu giúp đảm bảo rằng tất cả các giao dịch kế toán được liên kết với các tài liệu thực tế, giúp minh bạch hóa quá trình kế toán và tài chính, đồng thời giảm thiểu sai sót trong việc nhập liệu.
Tự động hóa quy trình và báo cáo tài chính:
- Việc sử dụng Reference trong Inter Company Journal Entry giúp VHTerp tự động hóa quy trình ghi nhận giao dịch và tự động cập nhật các báo cáo tài chính, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho đội ngũ kế toán.
Tính linh hoạt và mở rộng:
- Inter Company Journal Entry Reference cho phép người dùng tùy chỉnh và mở rộng việc tham chiếu giữa các tài liệu và bút toán kế toán, giúp phù hợp với nhu cầu quản lý tài chính phức tạp của doanh nghiệp đa công ty.

Ví dụ về Inter Company Journal Entry Reference:

Giả sử, công ty A (công ty mẹ) đã chuyển tiền cho công ty B (công ty con) để thanh toán một khoản nợ được ghi nhận trong một Purchase Invoice.

Bước 1: Tạo Inter Company Journal Entry để ghi nhận giao dịch chuyển tiền từ công ty A sang công ty B.
Bước 2: Trong phần References, tham chiếu đến Purchase Invoice liên quan để ghi lại giao dịch thanh toán cho hóa đơn đã phát sinh trước đó.
Bước 3: VHTerp sẽ tự động liên kết Inter Company Journal Entry với Purchase Invoice, giúp người dùng dễ dàng kiểm tra và đối chiếu giao dịch.
Bước 4: Các báo cáo tài chính sẽ được cập nhật tự động, và người dùng có thể xem các thông tin chi tiết về giao dịch thanh toán cũng như các bút toán liên quan.

Tóm lại, Inter Company Journal Entry Reference trong VHTerp giúp tăng cường khả năng quản lý và theo dõi các giao dịch tài chính giữa các công ty trong cùng một tập đoàn hoặc nhóm doanh nghiệp. Tính năng tham chiếu này không chỉ giúp ghi nhận chính xác các bút toán kế toán mà còn liên kết chúng với các tài liệu thực tế, tạo sự minh bạch và chính xác trong quá trình quản lý tài chính và kế toán.

Journal Entry - Bút toán

Bank Entry - Bút toán ngân hàng

Trong VHTerp, Bank Entry là một loại giao dịch kế toán được sử dụng để ghi nhận các hoạt động liên quan đến tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, bao gồm các khoản thu, chi, và điều chỉnh số dư tài khoản ngân hàng. Đây là một phần quan trọng trong quá trình quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp, giúp theo dõi và quản lý dòng tiền từ và vào tài khoản ngân hàng của công ty.

Cách hoạt động của Bank Entry trong VHTerp:

Mục đích của Bank Entry:
- Bank Entry giúp ghi nhận các giao dịch ngân hàng, chẳng hạn như khi công ty nhận tiền từ khách hàng, thanh toán cho nhà cung cấp, hoặc điều chỉnh số dư tài khoản ngân hàng. Điều này đảm bảo rằng mọi giao dịch tài chính liên quan đến ngân hàng đều được ghi nhận một cách chính xác và kịp thời trong hệ thống kế toán của VHTerp.
Các loại giao dịch có thể được ghi nhận qua Bank Entry:
- Thu tiền từ khách hàng: Khi công ty nhận thanh toán từ khách hàng, giao dịch này sẽ được ghi nhận thông qua một Bank Entry.
- Chi tiền cho nhà cung cấp: Khi công ty thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp qua ngân hàng, giao dịch này cũng sẽ được ghi nhận qua Bank Entry.
- Điều chỉnh số dư tài khoản ngân hàng: Nếu có sự thay đổi về số dư tài khoản ngân hàng do lỗi hoặc các điều chỉnh cần thiết, nó cũng có thể được ghi nhận qua một Bank Entry.
- Chuyển khoản nội bộ: Khi có các giao dịch chuyển tiền giữa các tài khoản ngân hàng trong doanh nghiệp (chuyển tiền giữa các chi nhánh, bộ phận), điều này cũng có thể được ghi nhận qua Bank Entry.
Cách sử dụng Bank Entry trong VHTerp:
- Tạo Bank Entry: Người dùng có thể tạo một Bank Entry từ phần Accounts > Bank Entries trong VHTerp. Khi tạo một Bank Entry, người dùng cần điền thông tin về tài khoản ngân hàng, loại giao dịch (thu tiền, chi tiền, điều chỉnh), số tiền, ngày giao dịch, và các chi tiết khác liên quan.
- Chọn tài khoản ngân hàng: Người dùng cần chỉ định tài khoản ngân hàng mà giao dịch sẽ được ghi nhận. Điều này có thể là tài khoản ngân hàng của công ty, hoặc tài khoản ngân hàng khác trong trường hợp chuyển khoản giữa các tài khoản.
- Ghi nhận giao dịch: Sau khi điền đầy đủ thông tin giao dịch, người dùng sẽ lưu và xác nhận giao dịch, qua đó cập nhật hệ thống kế toán của công ty.
Lợi ích của Bank Entry trong VHTerp:
- Quản lý dòng tiền hiệu quả: Bank Entry giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý tất cả các giao dịch liên quan đến tài khoản ngân hàng, từ đó kiểm soát dòng tiền tốt hơn.
- Tự động hóa kế toán: Khi các giao dịch ngân hàng được ghi nhận qua Bank Entry, hệ thống sẽ tự động tạo các bút toán kế toán liên quan, giúp giảm thiểu công việc nhập liệu thủ công và sai sót trong ghi nhận giao dịch.
- Minh bạch và chính xác: Mọi giao dịch ngân hàng đều được ghi nhận và theo dõi chính xác trong hệ thống, giúp cung cấp các báo cáo tài chính rõ ràng và minh bạch cho công ty.
Ví dụ về Bank Entry:

Giả sử công ty nhận được một khoản thanh toán 1.000 USD từ khách hàng qua chuyển khoản ngân hàng. Để ghi nhận giao dịch này trong VHTerp:
- Tạo Bank Entry: Người dùng tạo một Bank Entry, chọn tài khoản ngân hàng nhận tiền (ví dụ: Tài khoản Ngân hàng A), chọn loại giao dịch là "Thu tiền", và nhập số tiền 1.000 USD.
- Chỉ định tài khoản liên quan: Người dùng cũng sẽ chỉ định tài khoản kế toán có liên quan (ví dụ: Tài khoản doanh thu hoặc tài khoản phải thu khách hàng) để ghi nhận giao dịch này trong hệ thống kế toán.
- Lưu và xác nhận: Sau khi điền đầy đủ thông tin, người dùng sẽ lưu và xác nhận giao dịch, hệ thống tự động cập nhật bút toán kế toán và số dư tài khoản ngân hàng.

Tóm lại, Bank Entry trong VHTerp là một công cụ quan trọng giúp ghi nhận và theo dõi các giao dịch liên quan đến tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Tính năng này giúp quản lý dòng tiền hiệu quả, tự động hóa quá trình kế toán và tạo ra sự minh bạch, chính xác trong việc ghi nhận các giao dịch tài chính giữa doanh nghiệp và ngân hàng.

Journal Entry - Bút toán

Cash Entry - Bút toán tiền mặt

Khái niệm: Là các giao dịch liên quan đến việc thu và chi tiền mặt trong doanh nghiệp. Cash Entry ghi nhận mọi khoản tiền mặt vào hoặc ra từ doanh nghiệp, chẳng hạn như khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc công ty chi tiền mặt cho nhà cung cấp.

Cách hoạt động:
- Tạo giao dịch: Khi doanh nghiệp thực hiện giao dịch bằng tiền mặt (thu hoặc chi), người dùng sẽ tạo một Cash Entry để ghi nhận giao dịch này.
- Ghi nhận tài khoản: Giao dịch sẽ ảnh hưởng đến tài khoản tiền mặt của doanh nghiệp (thường là tài khoản Cash trong kế toán).
- Ví dụ:
  - Thu tiền mặt từ khách hàng: Một Cash Entry được tạo, ghi nhận tiền mặt vào tài khoản Cash và ghi giảm tài khoản phải thu của khách hàng.
  - Chi tiền mặt: Một Cash Entry được tạo, ghi giảm tài khoản Cash và ghi tăng tài khoản chi phí hoặc tài khoản nhà cung cấp.
Tác động kế toán:
- Ghi nợ/tăng hoặc ghi có/giảm tài khoản tiền mặt và tài khoản liên quan khác.

Journal Entry - Bút toán

Credit Card Entry - Bút toán thẻ tín dụng

Khái niệm: Là các giao dịch được thực hiện thông qua thẻ tín dụng của doanh nghiệp, bao gồm các khoản chi phí thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc các khoản thanh toán từ khách hàng qua thẻ tín dụng.

Cách hoạt động:
- Tạo giao dịch: Khi có các giao dịch qua thẻ tín dụng (như thanh toán chi phí hoặc nhận tiền qua thẻ tín dụng của khách hàng), một Credit Card Entry được tạo.
- Ghi nhận tài khoản: Giao dịch ảnh hưởng đến tài khoản thẻ tín dụng của doanh nghiệp.
- Ví dụ:
  - Thanh toán chi phí bằng thẻ tín dụng: Ghi tăng tài khoản chi phí và ghi tăng tài khoản phải trả (liên quan đến thẻ tín dụng).
  - Nhận thanh toán từ khách hàng qua thẻ tín dụng: Ghi tăng tài khoản doanh thu và ghi tăng tài khoản thẻ tín dụng tạm thời (trước khi nhận tiền về tài khoản ngân hàng).
Tác động kế toán:
- Ghi tăng/giảm tài khoản thẻ tín dụng và các tài khoản liên quan khác.

Journal Entry - Bút toán

Contra Entry - Bút toán chuyển khoản nội bộ

Khái niệm: Là giao dịch giữa các tài khoản của cùng một công ty, ví dụ như chuyển tiền giữa các tài khoản ngân hàng khác nhau của công ty. Contra Entry giúp ghi nhận sự chuyển tiền giữa các tài khoản mà không ảnh hưởng đến số dư tổng thể của công ty.

Cách hoạt động:
- Tạo giao dịch: Khi có sự chuyển tiền giữa các tài khoản của doanh nghiệp (như chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng này sang tài khoản ngân hàng khác).
- Ghi nhận tài khoản: Giao dịch này không thay đổi tổng số dư của doanh nghiệp mà chỉ chuyển số tiền giữa các tài khoản.
- Ví dụ:
  - Chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng A sang tài khoản ngân hàng B: Một Contra Entry được tạo để ghi giảm tài khoản ngân hàng A và ghi tăng tài khoản ngân hàng B.
Tác động kế toán:
- Ghi giảm và ghi tăng số dư tương ứng trong các tài khoản liên quan.

Journal Entry - Bút toán

Excise Entry - Bút toán thuế tiêu thụ đặc biệt

Khái niệm

Excise Entry là bút toán ghi nhận các khoản thuế tiêu thụ đặc biệt mà doanh nghiệp phải nộp hoặc thu hộ.
Thuế tiêu thụ đặc biệt thường áp dụng cho các hàng hóa hoặc dịch vụ đặc thù như rượu bia, thuốc lá, xăng dầu, ô tô, và các mặt hàng xa xỉ khác.

Cách hoạt động

Khi bán hàng (thu thuế tiêu thụ đặc biệt từ khách hàng):
- Khi doanh nghiệp bán các sản phẩm chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, họ thu hộ khoản thuế này từ khách hàng.
- Ghi nhận doanh thu từ bán hàng và khoản thuế tiêu thụ đặc biệt phải trả.
Khi nộp thuế tiêu thụ đặc biệt (cho cơ quan thuế):
- Doanh nghiệp sẽ nộp số tiền thuế đã thu từ khách hàng (hoặc tự chịu nếu phát sinh chi phí nội bộ) cho cơ quan thuế.
- Ghi nhận giảm tài khoản ngân hàng và giảm số dư thuế phải trả.

Ví dụ cụ thể

1. Bán hàng có thuế tiêu thụ đặc biệt

Thông tin giao dịch:
- Sản phẩm: Rượu vang
- Giá bán: 1,000,000 VND
- Thuế tiêu thụ đặc biệt: 10% (100,000 VND)
- Tổng giá bán: 1,100,000 VND
Bút toán kế toán:
- Ghi nhận doanh thu bán hàng:
  - Nợ: 1,100,000 VND (Tài khoản phải thu từ khách hàng)
  - Có: 1,000,000 VND (Tài khoản doanh thu bán hàng)
  - Có: 100,000 VND (Tài khoản thuế tiêu thụ đặc biệt phải trả)

2. Nộp thuế tiêu thụ đặc biệt

Thông tin giao dịch:
- Thuế tiêu thụ đặc biệt thu được từ khách hàng: 100,000 VND
Bút toán kế toán:
- Ghi nhận nộp thuế cho cơ quan thuế:
  - Nợ: 100,000 VND (Tài khoản thuế tiêu thụ đặc biệt phải trả)
  - Có: 100,000 VND (Tài khoản ngân hàng)

Quy trình trong VHTerp

Tạo hóa đơn bán hàng (Sales Invoice):
- Chọn sản phẩm chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.
- Hệ thống tự động tính thuế tiêu thụ đặc biệt dựa trên cấu hình thuế.
- Tổng tiền trên hóa đơn sẽ bao gồm cả giá sản phẩm và thuế tiêu thụ đặc biệt.
Tạo bút toán thuế tiêu thụ đặc biệt:
- Khi xác nhận hóa đơn, VHTerp sẽ tạo tự động một Excise Entry để ghi nhận khoản thuế phải trả.
Nộp thuế tiêu thụ đặc biệt:
- Sử dụng tính năng Payment Entry hoặc tạo một Journal Entry để ghi nhận việc nộp thuế.

Lợi ích của Excise Entry trong VHTerp

Tự động hóa thuế: VHTerp tự động tính toán và ghi nhận thuế tiêu thụ đặc biệt, giảm thiểu sai sót.
Theo dõi chi tiết: Dễ dàng xem lại số thuế đã thu, đã nộp, và còn phải nộp.
Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định về thuế.

Journal Entry - Bút toán

Opening Entry - Bút toán mở đầu

Khái niệm

Opening Entry là bút toán mở đầu dùng để thiết lập số dư ban đầu của các tài khoản kế toán khi bắt đầu sử dụng VHTerp.
Mục tiêu của Opening Entry là đảm bảo rằng sổ sách kế toán trong VHTerp khớp với sổ sách kế toán cũ hoặc số dư tài chính thực tế của doanh nghiệp tại thời điểm chuyển đổi hệ thống.

Tại sao cần Opening Entry?

Khi một doanh nghiệp bắt đầu sử dụng VHTerp, hệ thống cần biết:
- Số dư tiền mặt và tài khoản ngân hàng.
- Số dư các khoản công nợ phải thu, phải trả.
- Số dư tài sản cố định, hàng tồn kho, và vốn chủ sở hữu.
Những số dư này được nhập vào hệ thống thông qua Opening Entry.

Cách hoạt động trong VHTerp

Kích hoạt chế độ số dư mở đầu (Opening Balance):
- Tạo một Journal Entry và chọn loại giao dịch là Opening Entry.
- Nhập số dư ban đầu cho các tài khoản.
Phân bổ số dư:
- Nợ (Debit): Các tài khoản tài sản như tiền mặt, ngân hàng, công nợ phải thu, hàng tồn kho.
- Có (Credit): Các tài khoản nguồn vốn như công nợ phải trả, vốn chủ sở hữu.
Cân đối số dư:
- VHTerp yêu cầu tổng giá trị Nợ và Có trong Opening Entry phải cân bằng để đảm bảo tính toàn vẹn kế toán.

Ví dụ cụ thể

1. Nhập số dư mở đầu

Thông tin doanh nghiệp:
- Tiền mặt: 50,000,000 VND.
- Tài khoản ngân hàng: 100,000,000 VND.
- Công nợ phải thu từ khách hàng: 20,000,000 VND.
- Công nợ phải trả nhà cung cấp: 30,000,000 VND.
- Vốn chủ sở hữu: 140,000,000 VND.

Cách thực hiện trong VHTerp:

Tạo một Journal Entry.
Chọn loại: Opening Entry.

Nhập các số liệu như sau:

Tài khoản	Loại	Số tiền (VND)
Cash (Tiền mặt)	Nợ	50,000,000
Bank Account (Ngân hàng)	Nợ	100,000,000
Accounts Receivable	Nợ	20,000,000
Accounts Payable	Có	30,000,000
Equity (Vốn chủ sở hữu)	Có	140,000,000

Bút toán kế toán:
- Nợ: 50,000,000 (Tiền mặt).
- Nợ: 100,000,000 (Ngân hàng).
- Nợ: 20,000,000 (Công nợ phải thu).
- Có: 30,000,000 (Công nợ phải trả).
- Có: 140,000,000 (Vốn chủ sở hữu).

2. Sau khi hoàn tất:

Hệ thống sẽ:
- Ghi nhận số dư ban đầu cho tất cả các tài khoản.
- Tạo báo cáo tài chính với số dư mở đầu chính xác.

Lưu ý khi sử dụng Opening Entry

Không dùng cho giao dịch mới:
- Opening Entry chỉ dùng để thiết lập số dư ban đầu, không sử dụng cho các giao dịch hàng ngày.
Đối chiếu sổ sách cũ:
- Đảm bảo rằng số dư mở đầu khớp với sổ sách hoặc báo cáo tài chính trước đó.
Điều chỉnh chênh lệch:
- Nếu tổng Nợ và Có không cân bằng, có thể tạo một mục điều chỉnh vào tài khoản Opening Balance Adjustment.

Lợi ích của Opening Entry

Khởi tạo chính xác: Đảm bảo số liệu ban đầu của hệ thống đúng với tình hình tài chính thực tế.
Tích hợp nhanh chóng: Giúp doanh nghiệp chuyển đổi từ hệ thống kế toán cũ sang VHTerp một cách mượt mà.
Quản lý minh bạch: Tạo nền tảng chính xác để quản lý tài chính và đưa ra quyết định kinh doanh.

Journal Entry - Bút toán

New Payment Entry - Tạo bút toán mới - Advance Taxes and Charges

Dưới đây là giải thích chi tiết và ví dụ cụ thể cho từng loại Type trong phần Advance Taxes and Charges của VHTerp:

1. Actual (Thực tế)

Cách hoạt động:
- Khoản thuế/phí được tính dựa trên một số tiền cố định, không phụ thuộc vào giá trị nào khác.
- Thường được sử dụng khi khoản thuế/phí có giá trị đã biết trước.
Ví dụ:
- Phí vận chuyển cố định: 1.000.000 VND cho mỗi giao dịch, bất kể giá trị đơn hàng.
- Thuế đăng ký: 500.000 VND cho việc đăng ký xe máy mới.

2. On Paid Amount (Dựa trên số tiền đã thanh toán)

Cách hoạt động:
- Khoản thuế/phí được tính theo tỷ lệ phần trăm trên số tiền đã thanh toán.
- Phù hợp cho các tình huống thuế/phí phụ thuộc vào khoản tiền thực tế thanh toán trong giao dịch.
Ví dụ:
- Phí giao dịch thẻ tín dụng: 2% trên số tiền thanh toán.
- Phí dịch vụ ngân hàng: 1,5% trên số tiền chuyển khoản.

3. On Previous Row Amount (Dựa trên số tiền của dòng trước đó)

Cách hoạt động:
- Thuế/phí được tính dựa trên giá trị đã được tính toán trong dòng trước đó của bảng thuế/phí.
- Loại này phù hợp cho các loại thuế/phí liên quan đến một khoản cụ thể đã được xác định trước đó.
Ví dụ:
- Thuế môi trường: Tính 5% dựa trên phí vận chuyển (dòng trước đó).
  - Dòng 1: Phí vận chuyển = 1.000.000 VND.
  - Dòng 2: Thuế môi trường = 1.000.000 × 5% = 50.000 VND.

4. On Previous Row Total (Dựa trên tổng cộng của các dòng trước đó)

Cách hoạt động:
- Khoản thuế/phí được tính dựa trên tổng giá trị của tất cả các dòng trước đó trong bảng thuế/phí.
- Phù hợp khi thuế/phí liên quan đến tổng giá trị nhiều khoản phí/tính toán trước đó.
Ví dụ:
- Phí quản lý: Tính 3% trên tổng giá trị của phí vận chuyển và thuế môi trường.
  - Dòng 1: Phí vận chuyển = 1.000.000 VND.
  - Dòng 2: Thuế môi trường = 50.000 VND.
  - Dòng 3: Phí quản lý = (1.000.000 + 50.000) × 3% = 31.500 VND.

Tóm tắt tình huống áp dụng

Type	Tình huống áp dụng	Ví dụ cụ thể
Actual	Phí cố định, không phụ thuộc giá trị giao dịch.	Phí đăng ký cố định: 500.000 VND.
On Paid Amount	Thuế/phí tỷ lệ trên số tiền thanh toán thực tế.	Phí giao dịch thẻ: 2% trên thanh toán.
On Previous Row Amount	Thuế/phí phụ thuộc giá trị của một khoản phí cụ thể trong dòng trước đó.	Thuế môi trường: 5% phí vận chuyển.
On Previous Row Total	Thuế/phí dựa trên tổng cộng của nhiều khoản phí/tính toán trong các dòng trước.	Phí quản lý: 3% tổng phí vận chuyển & thuế.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Account Head, Rate, Net Amount, và Amount hoạt động trong mỗi loại Type (Actual, On Paid Amount, On Previous Row Amount, On Previous Row Total) trong VHTerp:

1. Actual (Thực tế)

Account Head:
- Tài khoản kế toán nơi thuế/phí sẽ được ghi nhận.
- Ví dụ: Tài khoản "Chi phí vận chuyển".
Rate:
- Không được áp dụng, vì giá trị là cố định.
Net Amount:
- Số tiền cơ sở để tính thuế/phí, nhưng với Actual, Net Amount = Amount.
Amount:
- Giá trị thuế/phí thực tế được nhập trực tiếp.
- Ví dụ: Nếu "Phí vận chuyển cố định" là 1.000.000 VND, thì:
  - Account Head: "Chi phí vận chuyển".
  - Amount: 1.000.000 VND.

2. On Paid Amount (Dựa trên số tiền đã thanh toán)

Account Head:
- Tài khoản ghi nhận khoản thuế/phí được tính trên số tiền thanh toán.
- Ví dụ: Tài khoản "Phí giao dịch thẻ".
Rate:
- Phần trăm thuế/phí áp dụng trên số tiền thanh toán.
- Ví dụ: 2% phí giao dịch thẻ tín dụng.
Net Amount:
- Số tiền thanh toán thực tế (số tiền cơ sở để tính thuế/phí).
- Ví dụ: Thanh toán 50.000.000 VND.
Amount:
- Số tiền thuế/phí được tính = Net Amount × Rate.
- Ví dụ:
  - Net Amount: 50.000.000 VND.
  - Rate: 2%.
  - Amount = 50.000.000 × 2% = 1.000.000 VND.

3. On Previous Row Amount (Dựa trên số tiền của dòng trước đó)

Account Head:
- Tài khoản ghi nhận khoản thuế/phí tính toán dựa trên số tiền ở dòng trước.
- Ví dụ: Tài khoản "Thuế môi trường".
Rate:
- Phần trăm áp dụng trên số tiền của dòng trước.
- Ví dụ: 5% trên phí vận chuyển.
Net Amount:
- Số tiền từ dòng trước đó.
- Ví dụ: Phí vận chuyển là 1.000.000 VND.
Amount:
- Số tiền thuế/phí được tính = Net Amount × Rate.
- Ví dụ:
  - Net Amount: 1.000.000 VND.
  - Rate: 5%.
  - Amount = 1.000.000 × 5% = 50.000 VND.

4. On Previous Row Total (Dựa trên tổng cộng của các dòng trước đó)

Account Head:
- Tài khoản ghi nhận khoản thuế/phí tính toán dựa trên tổng giá trị các dòng trước đó.
- Ví dụ: Tài khoản "Phí quản lý".
Rate:
- Phần trăm áp dụng trên tổng các dòng trước đó.
- Ví dụ: 3%.
Net Amount:
- Tổng cộng của các dòng trước đó.
- Ví dụ:
  - Dòng 1: Phí vận chuyển = 1.000.000 VND.
  - Dòng 2: Thuế môi trường = 50.000 VND.
  - Net Amount = 1.000.000 + 50.000 = 1.050.000 VND.
Amount:
- Số tiền thuế/phí được tính = Net Amount × Rate.
- Ví dụ:
  - Rate: 3%.
  - Amount = 1.050.000 × 3% = 31.500 VND.

Tóm tắt

Type	Account Head	Rate	Net Amount	Amount
Actual	Tài khoản ghi phí cố định	Không áp dụng	Số tiền cơ sở = Số tiền thực tế	Giá trị nhập trực tiếp.
On Paid Amount	Tài khoản thu phí trên thanh toán	Phần trăm (%)	Số tiền thanh toán thực tế	Net Amount × Rate.
On Previous Row Amount	Tài khoản thu phí từ dòng trước	Phần trăm (%)	Số tiền ở dòng trước đó	Net Amount × Rate.
On Previous Row Total	Tài khoản thu phí tổng hợp	Phần trăm (%)	Tổng cộng các dòng trước	Net Amount × Rate.

Order - Đơn hàng

Inter Company Order Reference - Đơn hàng tham chiếu công ty liên kết

Trong VHTerp, Inter Company Order Reference là một tính năng giúp liên kết các đơn đặt hàng giữa các công ty con và công ty mẹ hoặc giữa các công ty khác nhau trong cùng một tập đoàn hoặc nhóm doanh nghiệp. Tính năng này giúp theo dõi và quản lý các đơn đặt hàng liên công ty, tạo sự minh bạch và đồng bộ trong quá trình bán hàng và mua hàng nội bộ.

Cách hoạt động của Inter Company Order Reference trong VHTerp:

Mục đích của Inter Company Order Reference:
- Inter Company Order Reference cho phép người dùng thiết lập và theo dõi các đơn đặt hàng giữa các công ty trong hệ thống VHTerp. Khi một công ty đặt hàng từ công ty khác trong cùng một tập đoàn, người dùng có thể tham chiếu đến đơn đặt hàng này để tạo sự liên kết giữa các giao dịch bán hàng và mua hàng nội bộ.
- Điều này giúp đơn giản hóa quy trình bán hàng và mua hàng giữa các công ty con hoặc công ty mẹ, đồng thời đảm bảo rằng thông tin về đơn hàng và giao dịch tài chính được đồng bộ và chính xác.
Cách sử dụng Inter Company Order Reference:
- Khi tạo một Sales Order hoặc Purchase Order trong VHTerp, người dùng có thể thêm Inter Company Order Reference để tham chiếu đến đơn hàng giữa các công ty con và công ty mẹ. Ví dụ, công ty A (công ty mẹ) có thể tạo một đơn đặt hàng cho công ty B (công ty con) để mua một số sản phẩm hoặc dịch vụ. Đơn hàng này sẽ có một tham chiếu đến Inter Company Order để liên kết đơn hàng giữa hai công ty.
- Reference này giúp liên kết các đơn hàng mua bán với nhau và theo dõi sự chuyển giao hàng hóa hoặc dịch vụ từ công ty này sang công ty kia trong hệ thống.
Quá trình tạo Inter Company Order Reference:
- Tạo Sales Order hoặc Purchase Order: Khi một công ty muốn tạo một đơn đặt hàng cho công ty khác, người dùng sẽ tạo một Sales Order hoặc Purchase Order trong VHTerp.
- Thêm Inter Company Order Reference: Trong phần tạo đơn hàng, người dùng sẽ thêm một tham chiếu đến đơn hàng giữa các công ty. Điều này có thể là một Inter Company Sales Order (đơn hàng bán) hoặc Inter Company Purchase Order (đơn hàng mua) để liên kết đơn hàng với giao dịch nội bộ giữa các công ty.
- Theo dõi và quản lý giao dịch: Các thông tin liên quan đến đơn đặt hàng, bao gồm cả chi tiết sản phẩm, số lượng, giá trị và các điều khoản thanh toán, sẽ được đồng bộ giữa các công ty và có thể theo dõi trong hệ thống VHTerp.
Lợi ích của Inter Company Order Reference:
- Quản lý đơn hàng nội bộ dễ dàng hơn: Tính năng này giúp người dùng quản lý các đơn hàng giữa các công ty con và công ty mẹ một cách dễ dàng, giảm thiểu sai sót và mất mát thông tin.
- Theo dõi giao dịch nội bộ: Các tham chiếu liên công ty giúp theo dõi quá trình giao dịch nội bộ giữa các công ty, từ đó đảm bảo rằng hàng hóa hoặc dịch vụ được chuyển giao đúng thời gian và theo đúng điều khoản đã thỏa thuận.
- Tạo sự minh bạch và đồng bộ trong báo cáo: Việc sử dụng Inter Company Order Reference giúp đồng bộ các báo cáo tài chính và bán hàng giữa các công ty, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và chính xác về các giao dịch nội bộ.
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Các tham chiếu này giúp giảm thiểu công sức nhập liệu thủ công và các lỗi liên quan đến việc quản lý đơn hàng và giao dịch tài chính giữa các công ty con.
Ví dụ về Inter Company Order Reference:

Giả sử, công ty A (công ty mẹ) có một đơn đặt hàng cho công ty B (công ty con) để mua một số sản phẩm. Trong quá trình tạo đơn đặt hàng, người dùng sẽ tạo một Sales Order cho công ty B và tham chiếu đến Inter Company Purchase Order từ công ty A. Tham chiếu này sẽ giúp liên kết đơn hàng giữa hai công ty và tạo ra sự minh bạch trong quá trình giao dịch nội bộ.

Tóm lại, Inter Company Order Reference trong VHTerp là một tính năng mạnh mẽ giúp quản lý các đơn đặt hàng nội bộ giữa các công ty trong cùng một tập đoàn hoặc nhóm doanh nghiệp. Việc sử dụng tham chiếu này giúp tạo sự liên kết giữa các đơn hàng và đảm bảo rằng thông tin về giao dịch giữa các công ty được đồng bộ và chính xác. Tính năng này mang lại nhiều lợi ích, bao gồm việc quản lý đơn hàng dễ dàng, theo dõi giao dịch nội bộ hiệu quả, và tạo sự minh bạch trong các báo cáo tài chính và bán hàng.

Order - Đơn hàng

Against Blanket Order - Cam kết khung thỏa thuận mua hàng

Against Blanket Order trong VHTerp liên quan đến việc tạo các tài liệu giao dịch, chẳng hạn như Purchase Order hoặc Sales Order, dựa trên một thỏa thuận hoặc cam kết trước đó được gọi là Blanket Order.

1. Blanket Order là gì?

Blanket Order là một loại thỏa thuận giữa bạn và nhà cung cấp (hoặc khách hàng) để mua (hoặc bán) một lượng hàng hóa hoặc dịch vụ nhất định trong một khoảng thời gian với các điều kiện cụ thể, như giá cả và lịch giao hàng.
Nó không phải là một đơn đặt hàng cụ thể, mà là một cam kết tổng thể.

2. Against Blanket Order nghĩa là gì?

Khi bạn tạo một Purchase Order hoặc Sales Order và liên kết nó với một Blanket Order, hệ thống sẽ đánh dấu giao dịch này là "Against Blanket Order." Điều này có nghĩa là đơn hàng này đang thực hiện một phần của cam kết trong Blanket Order.

Mục đích:
- Để theo dõi tiến độ thực hiện Blanket Order.
- Đảm bảo rằng tổng lượng hàng hóa hoặc dịch vụ không vượt quá cam kết.

3. Cách hoạt động:

Tình huống:

Bạn ký một Blanket Order với nhà cung cấp để mua 10,000 sản phẩm A trong 6 tháng với giá 100,000 VND/sản phẩm.

Thực hiện:

Bạn tạo một Purchase Order để mua 2,000 sản phẩm A từ nhà cung cấp.
Trong Purchase Order, bạn chọn Against Blanket Order và liên kết nó với Blanket Order đã tạo.
VHTerp sẽ:
- Trừ 2,000 sản phẩm khỏi tổng cam kết 10,000 sản phẩm.
- Cập nhật trạng thái của Blanket Order.

4. Ví dụ thực tế:

Blanket Order:

Bạn có một Blanket Order với khách hàng, cam kết bán 5,000 sản phẩm B trong vòng 1 năm.

Sales Order 1:

Bạn tạo một Sales Order để giao 1,000 sản phẩm B trong tháng 1.
Đánh dấu Against Blanket Order và liên kết với Blanket Order.

Sales Order 2:

Bạn tạo thêm một Sales Order cho 2,000 sản phẩm B vào tháng 3.
Tiếp tục liên kết với Blanket Order.

Theo dõi tiến độ:

Sau các giao dịch trên, VHTerp sẽ hiển thị rằng bạn đã thực hiện 3,000 sản phẩm trong tổng số 5,000 sản phẩm.

5. Lợi ích của Against Blanket Order:

Quản lý cam kết: Giúp theo dõi tiến độ và đảm bảo các đơn hàng không vượt quá thỏa thuận.
Tiết kiệm thời gian: Tự động hóa việc liên kết các giao dịch với Blanket Order.
Tuân thủ: Đảm bảo rằng các điều kiện đã cam kết (giá cả, số lượng) được tuân thủ.

Depreciation - Khấu hao

Trang mới

Trong VHTerp, các phương pháp khấu hao được sử dụng để tính toán và phân bổ chi phí của tài sản cố định trong suốt vòng đời của nó. Các phương pháp này bao gồm:

1. Straight Line Depreciation (Khấu hao đường thẳng)

Cách hoạt động:

Phân bổ chi phí tài sản đồng đều qua các kỳ.
Mỗi kỳ khấu hao một số tiền cố định.

Ví dụ:

Giá trị tài sản: 100 triệu VNĐ.
Giá trị còn lại: 10 triệu VNĐ.
Thời gian sử dụng: 5 năm.

2. Double Declining Balance (Khấu hao giảm dần kép)

Cách hoạt động:

Áp dụng tỷ lệ khấu hao cao hơn trong các kỳ đầu và giảm dần qua các kỳ.
Tính khấu hao dựa trên giá trị còn lại (không đều nhau).

Công thức:

Ví dụ:

Giá trị tài sản: 100 triệu VNĐ.
Thời gian sử dụng: 5 năm.

3. Written Down Value (WDV - Khấu hao theo giá trị còn lại)

Cách hoạt động:

Khấu hao được tính theo tỷ lệ cố định, áp dụng trên giá trị còn lại của tài sản qua các kỳ.
Khác với Double Declining Balance ở tỷ lệ khấu hao thường nhỏ hơn.

Công thức:

4. Manual (Khấu hao thủ công)

Cách hoạt động:

Người dùng tự nhập giá trị khấu hao cho từng kỳ.
Phù hợp cho những tài sản có quy trình khấu hao không đều hoặc phức tạp.

Ví dụ:

Năm 1: Khấu hao 30 triệu VNĐ.
Năm 2: Khấu hao 25 triệu VNĐ.

So sánh các phương pháp

Phương pháp	Ưu điểm	Nhược điểm	Khi nào sử dụng?
Straight Line	Dễ tính toán, chi phí đều qua các kỳ.	Không phản ánh được giá trị giảm dần thực tế.	Tài sản có giá trị sử dụng ổn định qua các năm.
Double Declining Balance	Phản ánh giá trị giảm nhanh ở giai đoạn đầu.	Tính toán phức tạp hơn, giảm nhanh đầu kỳ.	Tài sản nhanh mất giá trị, như máy móc, thiết bị công nghệ.
Written Down Value	Linh hoạt hơn so với Straight Line.	Tính toán tương tự Double Declining Balance.	Thích hợp cho tài sản có mức khấu hao trung bình.
Manual	Rất linh hoạt, phù hợp cho trường hợp đặc biệt.	Dễ sai sót nếu không kiểm soát tốt.	Khi không áp dụng được các phương pháp cố định.

Depreciation - Khấu hao

Opening Accumulated Depreciation- Khấu hao lũy kế ban đầu

Opening Accumulated Depreciation (Khấu hao lũy kế ban đầu)

Ý nghĩa:

Opening Accumulated Depreciation đại diện cho tổng giá trị khấu hao đã được ghi nhận đối với một tài sản trước ngày bắt đầu sử dụng VHTerp.
Giá trị này thường được nhập vào khi bạn chuyển dữ liệu từ một hệ thống khác sang ERPNext hoặc khi bắt đầu sử dụng ERPNext giữa vòng đời của tài sản.

Ví dụ cụ thể:

Tài sản có giá trị ban đầu: 1 tỷ VNĐ.
Đã khấu hao trong 3 năm, mỗi năm 200 triệu VNĐ.
Tổng giá trị khấu hao (lũy kế):

$VNĐ.\text{Khấu hao lũy kế} = 3 \times 200 = 600 \, \text{triệu VNĐ}.$

Khi nhập tài sản vào ERPNext, bạn sẽ nhập Opening Accumulated Depreciation = 600 triệu VNĐ.

Depreciation - Khấu hao

Opening Number of Booked Depreciations (Số lần khấu hao đã ghi nhận ban đầu)

Ý nghĩa:

Opening Number of Booked Depreciations thể hiện số kỳ khấu hao đã được thực hiện trước khi bắt đầu sử dụng ERPNext.
Số liệu này giúp hệ thống tiếp tục tính toán khấu hao đúng từ kỳ tiếp theo mà không cần khấu hao lại các kỳ đã thực hiện trước đó.

Ví dụ cụ thể:

Tài sản có thời gian sử dụng: 10 năm.
Đã khấu hao trong 3 năm trước khi sử dụng VHTerp.
Số kỳ đã khấu hao (Booked Depreciations): 3 kỳ.

Trong ERPNext:

Nhập Opening Number of Booked Depreciations = 3 để hệ thống tiếp tục tính khấu hao từ kỳ thứ 4.

Amended Document Naming: Quy tắc đặt tên tài liệu sửa đổi.

Amended Document Naming là cách đặt tên cho các tài liệu đã được sửa đổi (amended documents) trong VHTerp. Khi bạn sửa đổi một tài liệu đã được "Submit" (đã chính thức), hệ thống sẽ tạo một phiên bản mới của tài liệu đó và gắn thêm một hậu tố để phân biệt với bản gốc.

Cách hoạt động:

Khi tài liệu đã được "Submit":
- Ví dụ: Bạn tạo một Sales Invoice (SI-0001) và Submit.
Khi cần chỉnh sửa (amend):
- Bạn không thể chỉnh sửa trực tiếp một tài liệu đã được Submit.
- VHTerp sẽ yêu cầu bạn thực hiện hành động Amend.
- Hệ thống sẽ tạo một bản sao của tài liệu gốc, với trạng thái mới là Amended, và đặt tên với một hậu tố như -1, -2 (hoặc tùy theo cấu hình).
Tên của tài liệu amended:
- Ví dụ: Nếu tài liệu gốc là SI-0001, sau khi sửa đổi lần đầu, tài liệu mới sẽ được đặt tên là SI-0001-1. Nếu sửa đổi thêm lần nữa, tài liệu tiếp theo sẽ là SI-0001-2, và cứ thế tiếp tục.

Lý do sử dụng Amended Document Naming:

Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu:
- Các tài liệu đã được Submit có thể liên quan đến các quy trình khác (ví dụ: kế toán, kho, báo cáo), nên không thể chỉnh sửa trực tiếp để tránh ảnh hưởng đến dữ liệu.
Lưu giữ lịch sử thay đổi:
- Việc sử dụng một tài liệu mới với tên amended giúp dễ dàng theo dõi lịch sử các lần sửa đổi.

Cấu hình Amended Document Naming trong VHTerp:

Truy cập Customize Form.
Chọn tài liệu muốn cấu hình (ví dụ: Sales Invoice, Purchase Order...).
Tìm phần liên quan đến Amended Naming.
Bạn có thể thiết lập cách đặt tên, như:
- Sử dụng hậu tố -1, -2...
- Gắn thêm ngày hoặc số phiên bản vào tên tài liệu.

Ví dụ thực tế:

Tạo hóa đơn bán hàng (Sales Invoice):
- Tên tài liệu gốc: SI-0001
- Submit tài liệu.
Sửa đổi hóa đơn (Amend):
- Lần 1: Hệ thống tạo SI-0001-1.
- Lần 2: Hệ thống tạo SI-0001-2.
Kết quả:
- Tất cả các phiên bản (SI-0001, SI-0001-1, SI-0001-2) đều được lưu trong hệ thống, giúp theo dõi các thay đổi.

Warehouse - Kho

Accepted Warehouse và Rejected Warehouse - Kho hàng chuẩn và Kho hàng bị từ chối

1. Accepted Warehouse (Kho hàng đạt chuẩn)

Ý nghĩa: Đây là kho lưu trữ dành cho hàng hóa đã vượt qua kiểm tra chất lượng và được chấp nhận nhập kho.
Sử dụng:
- Khi thực hiện nhập hàng, nếu hàng hóa đạt tiêu chuẩn, hệ thống sẽ tự động chuyển chúng vào Accepted Warehouse.
- Đây là nơi lưu trữ chính thức các mặt hàng sẵn sàng để bán, sản xuất, hoặc sử dụng.
Ví dụ thực tế:
- Bạn nhập một lô gỗ nguyên liệu để sản xuất nội thất. Sau khi kiểm tra chất lượng, các thanh gỗ đạt tiêu chuẩn được đưa vào kho Nguyên vật liệu đạt chuẩn (Accepted Warehouse).

2. Rejected Warehouse (Kho hàng bị từ chối)

Ý nghĩa: Đây là kho dùng để lưu trữ tạm thời các hàng hóa không đạt tiêu chuẩn sau kiểm tra chất lượng.
Sử dụng:
- Hàng hóa bị từ chối không được đưa vào lưu thông hoặc sử dụng.
- Các mặt hàng trong Rejected Warehouse thường cần xử lý thêm, như trả lại nhà cung cấp, sửa chữa, hoặc loại bỏ.
Ví dụ thực tế:
- Bạn nhập 100 bộ máy tính. Sau kiểm tra, 5 bộ có lỗi kỹ thuật (hỏng nguồn, màn hình không hoạt động). Những bộ này được chuyển vào kho Hàng bị từ chối để xử lý thêm.

3. Cách hoạt động trong VHTerp

Khi nào dùng?
- Khi thực hiện quy trình kiểm tra chất lượng (Quality Inspection).
- Khi có hàng hóa trả về từ khách hàng (Sales Return) hoặc bị lỗi trong quá trình sản xuất.
Quy trình:
1. Hàng hóa nhập kho ban đầu được kiểm tra chất lượng.
2. Phân loại:
  - Đạt chuẩn: Chuyển vào Accepted Warehouse.
  - Không đạt chuẩn: Chuyển vào Rejected Warehouse.
3. Hàng bị từ chối có thể:
  - Trả lại nhà cung cấp (Purchase Return).
  - Sửa chữa, tái chế, hoặc hủy.
Thiết lập trong VHTerp:
- Vào Stock Settings > Chỉ định các kho cho Accepted Warehouse và Rejected Warehouse.
- Khi tạo Stock Entry hoặc Purchase Receipt, hệ thống sẽ tự động sử dụng các kho này theo quy trình.

4. Lợi ích của việc phân loại kho

Quản lý chất lượng: Dễ dàng phân biệt giữa hàng đạt tiêu chuẩn và hàng bị lỗi.
Tối ưu lưu trữ: Đảm bảo kho chính chỉ chứa hàng hóa chất lượng cao.
Dễ theo dõi: Hệ thống cung cấp báo cáo về số lượng và trạng thái hàng hóa trong từng loại kho.

Warehouse - Kho

Thiết lập kho

Hướng dẫn thiết lập Accepted Warehouse và Rejected Warehouse trong VHTerp

Bước 1: Tạo kho (Warehouse)

Trước khi chỉ định Accepted Warehouse và Rejected Warehouse, bạn cần tạo các kho này trong hệ thống.

Đi tới:
- Home > Stock > Masters > Warehouse
Tạo Accepted Warehouse:
- Nhấp vào nút New.
- Warehouse Name: "Kho hàng đạt chuẩn" (Accepted Warehouse).
- Parent Warehouse: Chọn kho chính (nếu có, ví dụ: "Kho tổng").
- Lưu.
Tạo Rejected Warehouse:
- Nhấp vào nút New.
- Warehouse Name: "Kho hàng bị từ chối" (Rejected Warehouse).
- Parent Warehouse: Chọn kho chính (nếu có).
- Lưu.

Bước 2: Chỉ định kho trong Stock Settings

Đi tới:
- Home > Stock > Settings > Stock Settings.
Tìm các trường:
- Default Accepted Warehouse: Chọn "Kho hàng đạt chuẩn" (Accepted Warehouse).
- Default Rejected Warehouse: Chọn "Kho hàng bị từ chối" (Rejected Warehouse).
Nhấp Save để lưu cài đặt.

Bước 3: Sử dụng trong quy trình nhập kho (Purchase Receipt)

Tạo Phiếu nhập kho (Purchase Receipt):
- Đi tới: Home > Buying > Transactions > Purchase Receipt.
- Thêm mặt hàng cần nhập.
Thực hiện kiểm tra chất lượng:
- Trong tab Quality Inspection, chỉ định phiếu kiểm tra (nếu cần).
- Kết quả kiểm tra:
  - Nếu đạt chuẩn: Hệ thống sẽ chuyển hàng vào Accepted Warehouse.
  - Nếu không đạt chuẩn: Hệ thống chuyển hàng vào Rejected Warehouse.

Bước 4: Quản lý hàng hóa trong Rejected Warehouse

Kiểm tra tồn kho bị từ chối:
- Đi tới: Home > Stock > Reports > Stock Ledger.
- Lọc Warehouse = Rejected Warehouse.
Hành động tiếp theo:
- Trả lại nhà cung cấp (Purchase Return): Nếu hàng lỗi không thể sử dụng.
- Sửa chữa: Nếu hàng có thể khắc phục.
- Loại bỏ: Thực hiện điều chỉnh tồn kho (Stock Entry).

Bước 5: Báo cáo và theo dõi

Kiểm tra tồn kho Accepted và Rejected:
- Đi tới: Home > Stock > Reports > Stock Balance.
- Chọn kho cần xem: "Accepted Warehouse" hoặc "Rejected Warehouse".
Xem báo cáo kiểm tra chất lượng:
- Home > Stock > Reports > Quality Inspection Report.
- Báo cáo này sẽ hiển thị các mặt hàng đạt chuẩn và không đạt chuẩn.

Lưu ý

Đảm bảo quy trình kiểm tra chất lượng (Quality Inspection):
- Bạn cần định nghĩa các tiêu chí kiểm tra trong Quality Inspection Template để đảm bảo hàng hóa được kiểm tra đúng chuẩn.
Kiểm tra lại cài đặt mặc định:
- Nếu có nhiều Accepted Warehouse hoặc Rejected Warehouse, bạn có thể chỉ định cụ thể trong từng giao dịch.

Tax - Thuế

Direct Tax (Thuế trực tiếp) và Indirect Tax (Thuế gián tiếp)

Trong VHTerp, thuế được phân thành hai loại chính: Direct Tax (Thuế trực tiếp) và Indirect Tax (Thuế gián tiếp). Đây là các khái niệm quen thuộc trong kế toán và quản lý thuế.

1. Thuế Trực Tiếp (Direct Tax)

Định nghĩa: Đây là loại thuế được áp trực tiếp lên thu nhập hoặc tài sản của một cá nhân hoặc tổ chức, và người chịu thuế là người phải nộp thuế cho cơ quan thuế.
Đặc điểm:
- Không thể chuyển nghĩa vụ nộp thuế sang người khác.
- Được tính dựa trên thu nhập, lợi nhuận, hoặc tài sản.
- Thường áp dụng ở cấp quốc gia hoặc địa phương.
Ví dụ:
- Thuế thu nhập doanh nghiệp (Corporate Income Tax).
- Thuế thu nhập cá nhân (Personal Income Tax).
- Thuế bất động sản (Property Tax).

2. Thuế Gián Tiếp (Indirect Tax)

Định nghĩa: Đây là loại thuế được áp lên hàng hóa hoặc dịch vụ. Người tiêu dùng cuối cùng chịu thuế này, nhưng nghĩa vụ nộp thuế thuộc về nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ.
Đặc điểm:
- Có thể chuyển nghĩa vụ nộp thuế sang người khác (ví dụ: từ doanh nghiệp sang khách hàng).
- Tăng giá hàng hóa/dịch vụ để bao gồm phần thuế này.
- Thường được thu tại điểm bán hàng.
Ví dụ:
- Thuế giá trị gia tăng (VAT/GST).
- Thuế tiêu thụ đặc biệt (Excise Tax).
- Thuế nhập khẩu/xuất khẩu (Customs Duty).

Thuế trong VHTerp

Trong VHTerp, bạn có thể cấu hình và áp dụng cả thuế trực tiếp và thuế gián tiếp:

Cách cấu hình:

Tax Templates (Mẫu thuế):
- Dùng để tạo các loại thuế áp dụng cho giao dịch, ví dụ: VAT 10%, VAT 5%, hoặc Corporate Tax 20%.
- Gắn với các hóa đơn (Invoice), đơn hàng (Order), hoặc giao dịch liên quan.
Direct Tax:
- Thường được xử lý ở cấp độ sổ sách kế toán, chẳng hạn như khai báo thuế thu nhập doanh nghiệp cuối năm.
Indirect Tax:
- Được gắn vào hóa đơn mua (Purchase Invoice) hoặc hóa đơn bán (Sales Invoice) thông qua các trường thuế cụ thể.

Ví dụ thực tế trong VHTerp:

Thuế gián tiếp (Indirect Tax):

Bạn bán một sản phẩm với giá 10.000.000 VND và VAT 10%.
VHTerp sẽ tính:
- Tổng số tiền = Giá sản phẩm + Thuế = 10.000.000 + 1.000.000 = 11.000.000 VND.
- Ghi nhận khoản VAT vào tài khoản thuế VAT.

Thuế trực tiếp (Direct Tax):

Bạn có lợi nhuận trong năm là 200.000.000 VND, với thuế thu nhập doanh nghiệp 20%.
VHTerp sẽ hỗ trợ bạn tạo bút toán nộp thuế:
- Khoản thuế phải nộp = 200.000.000 × 20% = 40.000.000 VND.
- Ghi nhận khoản nộp thuế này vào tài khoản thuế thu nhập doanh nghiệp.

Tóm lại:

Direct Tax: Áp dụng trực tiếp lên người nộp thuế (thu nhập hoặc tài sản).
Indirect Tax: Áp dụng lên hàng hóa/dịch vụ, người tiêu dùng cuối cùng chịu thuế này.

VHTerp giúp tự động hóa việc tính toán và ghi nhận cả hai loại thuế, đảm bảo tuân thủ quy định thuế của Việt Nam hoặc bất kỳ quốc gia nào bạn đang hoạt động.

Tax - Thuế

Basic Rate - giá cơ bản của sản phẩm

Basic Rate trong ngữ cảnh của VHTerp thường được hiểu là giá cơ bản của sản phẩm hoặc dịch vụ, tức là giá ban đầu trước khi áp dụng bất kỳ thuế, chiết khấu, hoặc các khoản phí khác.

Giải thích chi tiết

Basic Rate (Giá cơ bản):
- Là giá trị mà bạn ghi nhận cho một sản phẩm hoặc dịch vụ trong hóa đơn hoặc đơn hàng.
- Giá này có thể:
  - Đã bao gồm thuế (nếu chọn "Tax Included in Basic Rate").
  - Chưa bao gồm thuế (nếu không chọn "Tax Included in Basic Rate").
Vai trò của Basic Rate:
- Là cơ sở để tính toán tổng giá trị hóa đơn hoặc đơn hàng.
- Được dùng để áp dụng thuế hoặc các chiết khấu.

Ví dụ

Trường hợp 1: Basic Rate chưa bao gồm thuế

Giá cơ bản (Basic Rate) = 1.000.000 VND.
Thuế VAT 10% = 1.000.000 × 10% = 100.000 VND.
Tổng giá thanh toán = 1.100.000 VND.

Trường hợp 2: Basic Rate đã bao gồm thuế

Giá cơ bản (Basic Rate) = 1.100.000 VND (đã bao gồm VAT 10%).
Thuế VAT 10% = 1.100.000 ÷ (1 + 10%) = 100.000 VND.
Giá chưa thuế = 1.000.000 VND.

Khi nào sử dụng Basic Rate?

Khi tạo Sales Invoice, Purchase Invoice, hoặc các tài liệu bán hàng, mua hàng khác trong VHTerp.
Là cơ sở để:
- Áp dụng thuế (VAT, GST, v.v.).
- Áp dụng chiết khấu nếu có.
- Ghi nhận doanh thu hoặc chi phí.

Tax - Thuế

Tax Included in Basic Rate - bao gồm thuế suất cơ bản

"Tax Included in Basic Rate" trong VHTerp không chỉ đơn thuần là "bao gồm thuế suất cơ bản" mà mang một ý nghĩa cụ thể liên quan đến cách tính giá và thuế trong hóa đơn hoặc đơn hàng. Đây là một tùy chọn thường gặp khi cấu hình thuế trong hệ thống.

Giải thích chi tiết

"Tax Included in Basic Rate" có nghĩa là giá trị thuế đã được tích hợp sẵn vào giá bán (Basic Rate) của sản phẩm/dịch vụ.
Khi tùy chọn này được bật, VHTerp sẽ hiểu rằng giá bạn nhập vào cho sản phẩm đã bao gồm thuế. Vì vậy, hệ thống sẽ tự động tính toán ngược để tách thuế ra từ giá đã bao gồm thuế.

Ví dụ cụ thể

Không chọn "Tax Included in Basic Rate" (Thuế chưa bao gồm trong giá):
- Giá sản phẩm (Basic Rate) = 1.000.000 VND.
- Thuế VAT 10% = 1.000.000 × 10% = 100.000 VND.
- Tổng giá thanh toán = 1.000.000 + 100.000 = 1.100.000 VND.
Chọn "Tax Included in Basic Rate" (Thuế đã bao gồm trong giá):
- Giá sản phẩm (Basic Rate) = 1.100.000 VND (đã bao gồm VAT).
- Thuế VAT 10% = 1.100.000 ÷ (1 + 10%) = 100.000 VND.
- Giá chưa thuế = 1.100.000 - 100.000 = 1.000.000 VND.
- Tổng giá thanh toán = 1.100.000 VND.

Mục đích của tùy chọn này

Đơn giản hóa giao dịch: Nếu giá bán của bạn niêm yết công khai (ví dụ: tại cửa hàng hoặc trang web) đã bao gồm thuế, tùy chọn này giúp bạn không phải nhập giá chưa thuế rồi tính thuế riêng lẻ.
Tự động hóa quy trình: Hệ thống sẽ tự động tách và ghi nhận thuế vào tài khoản thuế mà không cần tính tay.

Khi nào sử dụng?

Sử dụng nếu doanh nghiệp của bạn niêm yết giá bán đã bao gồm thuế để tiện lợi cho khách hàng.
Phù hợp với các ngành như bán lẻ, nơi giá trên sản phẩm thường đã bao gồm VAT/GST.

Lưu ý

Nếu bạn bật tùy chọn này, hãy đảm bảo rằng giá niêm yết của sản phẩm đã bao gồm thuế để tránh nhầm lẫn.
Kiểm tra cách cấu hình thuế và tài khoản thuế để đảm bảo hệ thống ghi nhận đúng số liệu kế toán.

Tax - Thuế

Considered In Paid Amount - Được tính vào số tiền được thanh toán

Tùy chọn "Considered In Paid Amount" trong VHTerp có ý nghĩa cụ thể liên quan đến cách hệ thống xử lý thuế khi ghi nhận các khoản thanh toán (Payment Entry).

Giải thích

Nếu "Considered In Paid Amount" được chọn:
- Số tiền thuế sẽ được coi là đã được bao gồm trong Paid Amount (Số tiền thanh toán) khi thực hiện Payment Entry.
- Điều này có nghĩa là khi bạn ghi nhận một khoản thanh toán từ khách hàng hoặc thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp, số tiền đã trả bao gồm cả thuế và hệ thống sẽ tự động phân bổ số tiền đó, bao gồm cả phần thuế.
Nếu "Considered In Paid Amount" không được chọn:
- Số tiền thuế sẽ không được coi là một phần của Paid Amount.
- Trong trường hợp này, bạn cần tách riêng số tiền thuế ra và xử lý nó như một khoản riêng biệt trong sổ sách kế toán.

Ví dụ minh họa

Có chọn "Considered In Paid Amount":
- Hóa đơn (Invoice):
  - Tổng cộng: 1,100 VND (bao gồm 1,000 VND tiền hàng và 100 VND thuế).
- Khoản thanh toán (Payment Entry):
  - Paid Amount: 1,100 VND (đã bao gồm 100 VND thuế).
- Hệ thống:
  - Tự động ghi nhận 100 VND vào tài khoản thuế và 1,000 VND vào doanh thu.
Không chọn "Considered In Paid Amount":
- Hóa đơn (Invoice):
  - Tổng cộng: 1,100 VND (bao gồm 1,000 VND tiền hàng và 100 VND thuế).
- Khoản thanh toán (Payment Entry):
  - Paid Amount: 1,000 VND (chỉ là số tiền gốc, không bao gồm thuế).
- Hệ thống:
  - Chỉ ghi nhận 1,000 VND vào doanh thu, phần thuế 100 VND cần được xử lý riêng trong một bút toán khác.

Ứng dụng thực tế

Khi nào nên chọn tùy chọn này?
- Khi số tiền thanh toán của khách hàng hoặc nhà cung cấp luôn bao gồm thuế.
- Đơn giản hóa việc ghi nhận thanh toán và tự động phân bổ số tiền thuế vào tài khoản thuế.
Khi nào không nên chọn tùy chọn này?
- Khi bạn cần tách riêng phần thanh toán tiền hàng và thuế để quản lý hoặc báo cáo riêng biệt.

Tax - Thuế

So sánh giữa "Tax Included in Basic Rate" và "Considered In Paid Amount"

Đặc điểm	Tax Included in Basic Rate	Considered In Paid Amount
Ý nghĩa	Thuế đã được bao gồm trong giá cơ bản của sản phẩm/dịch vụ.	Thuế đã được bao gồm trong số tiền thanh toán của khách hàng.
Phạm vi áp dụng	Áp dụng khi định giá sản phẩm/dịch vụ.	Áp dụng khi xử lý thanh toán (Payment Entry).
Cách thức hoạt động	Nếu được chọn, số tiền thuế được tính là một phần của giá sản phẩm/dịch vụ (Print Rate/Amount).	Nếu được chọn, số tiền thuế được coi là đã được khách hàng thanh toán trong hóa đơn.
Tác động đến giao dịch	Giá sản phẩm hiển thị đã bao gồm thuế, không cần cộng thuế riêng.	Số tiền thanh toán từ khách hàng sẽ bao gồm luôn cả phần thuế.
Ví dụ sử dụng	Tax Included in Basic Rate: Một sản phẩm được niêm yết giá là 100, và giá này đã bao gồm thuế VAT. Hệ thống tự động tách thuế ra khi ghi nhận.	Considered In Paid Amount: Một hóa đơn tổng cộng là 110 (bao gồm thuế). Khi nhận thanh toán 110, hệ thống hiểu rằng số tiền này đã bao gồm cả phần thuế.

Điểm khác biệt chính:

"Tax Included in Basic Rate": Liên quan đến cách tính và trình bày giá bán của sản phẩm/dịch vụ.
"Considered In Paid Amount": Liên quan đến cách xử lý thuế trong các khoản thanh toán nhận được từ khách hàng.

1. Tax Included in Basic Rate

Ý nghĩa: Thuế được tính là đã bao gồm trong giá cơ bản (giá niêm yết) của sản phẩm/dịch vụ.
Khi nào sử dụng:
- Khi bạn bán sản phẩm/dịch vụ với giá niêm yết mà khách hàng nhìn thấy đã bao gồm thuế.
- Ví dụ: Bạn bán một sản phẩm giá 110. Giá này đã bao gồm thuế VAT 10%. Hệ thống sẽ tự động tách thuế ra (thuế là 10, giá cơ bản là 100).
Cách hoạt động:
- Khi tạo hóa đơn, hệ thống sẽ tính toán phần thuế đã nằm trong giá bán và ghi nhận đúng số tiền thuế cùng giá trị thực của sản phẩm.

2. Considered In Paid Amount

Ý nghĩa: Số tiền thanh toán từ khách hàng được coi là đã bao gồm thuế.
Khi nào sử dụng:
- Khi bạn muốn xử lý thanh toán một cách trực tiếp, không cần phải cộng thêm thuế vào giá thanh toán.
- Ví dụ: Tổng tiền thanh toán mà khách hàng gửi là 110 (bao gồm cả thuế 10). Hệ thống sẽ hiểu rằng 10 trong 110 này là thuế và sẽ ghi nhận đúng số tiền thuế đã thanh toán.
Cách hoạt động:
- Trong quá trình thanh toán (Payment Entry), VHTerp sẽ ghi nhận rằng phần thuế đã nằm trong số tiền thanh toán, không cần ghi thêm dòng riêng biệt cho thuế.

Khi chọn cả hai tùy chọn

Ý nghĩa:
- Thuế được bao gồm cả trong giá niêm yết của sản phẩm (Tax Included in Basic Rate).
- Khi khách hàng thanh toán, thuế cũng được coi là đã nằm trong tổng số tiền thanh toán (Considered In Paid Amount).
Ví dụ:
- Bạn bán một sản phẩm với giá 110, giá này đã bao gồm thuế (Tax Included in Basic Rate). Khách hàng thanh toán đúng 110, và hệ thống sẽ hiểu rằng số tiền này đã bao gồm thuế (Considered In Paid Amount).
Lợi ích:
- Thích hợp cho các trường hợp đơn giản hóa việc thanh toán, giá niêm yết đã bao gồm thuế, và khách hàng chỉ cần thanh toán đúng số tiền ghi trên hóa đơn.

Kết luận

Nếu chỉ Tax Included in Basic Rate: Dùng khi muốn tách thuế ra từ giá bán.
Nếu chỉ Considered In Paid Amount: Dùng khi quản lý thanh toán và thuế trực tiếp trong khoản nhận.

Tax - Thuế

Tax Amount After Discount Amount - Tiền thuế sau khi áp dụng chiết khấu

Tax - Thuế

Actual - Giá trị thực tế của sản phẩm

Giải thích: Khi chọn Actual, số thuế sẽ được tính dựa trên giá trị thực tế của dòng sản phẩm hoặc dịch vụ đó.
Cách tính: Thuế sẽ được tính dựa trên giá trị của mặt hàng hoặc dịch vụ mà bạn đã nhập vào, không liên quan đến các yếu tố khác như tổng giá trị của hóa đơn hoặc chiết khấu.
Ví dụ: Nếu bạn bán một sản phẩm có giá 100.000 VNĐ và thuế VAT là 10%, thuế được tính là 10% của 100.000 VNĐ, tức là 10.000 VNĐ.

Tax - Thuế

On Net Total - giá trị của tông các sản phẩm sau chiết khấu

Giải thích: Khi chọn On Net Total, thuế sẽ được tính dựa trên tổng giá trị của tất cả các sản phẩm trong hóa đơn (net total) sau khi đã áp dụng chiết khấu.
Cách tính: Thuế sẽ được tính trên tổng giá trị của tất cả các mặt hàng trong hóa đơn sau khi chiết khấu được áp dụng. Nếu có nhiều mặt hàng và chiết khấu, thuế sẽ được tính trên tổng giá trị sau chiết khấu.
Ví dụ: Nếu tổng giá trị của hóa đơn sau chiết khấu là 500.000 VNĐ và thuế VAT là 10%, thuế được tính là 10% của 500.000 VNĐ, tức là 50.000 VNĐ.

Tax - Thuế

On Previous Row Amount - Số tiền của dòng trước đó.

Giải thích: Khi chọn On Previous Row Amount, thuế sẽ được tính trên số tiền của dòng trước đó.
Cách tính: Thuế sẽ được tính dựa trên số tiền của dòng trước trong hóa đơn. Điều này có thể hữu ích khi bạn muốn áp dụng thuế cho các dịch vụ hoặc phí dựa trên số tiền của mặt hàng trước đó.
Ví dụ: Giả sử bạn có hai dòng trong hóa đơn: một là sản phẩm có giá trị 100.000 VNĐ và một dịch vụ với giá trị 50.000 VNĐ. Nếu bạn áp dụng thuế cho dòng dịch vụ này dựa trên giá trị của dòng sản phẩm trước đó (100.000 VNĐ), thuế sẽ được tính là 10% của 100.000 VNĐ, tức là 10.000 VNĐ.

Tax - Thuế

On Previous Row Total - Tổng giá trị của dòng trước đó

Giải thích: Khi chọn On Previous Row Total, thuế sẽ được tính trên tổng giá trị của dòng trước đó, tức là tổng giá trị của mặt hàng hoặc dịch vụ đã bao gồm các yếu tố như chiết khấu hoặc các khoản phí phụ thêm.
Cách tính: Thuế sẽ được tính trên tổng giá trị của dòng trước đó, đã bao gồm bất kỳ chiết khấu hoặc phí nào.
Ví dụ: Nếu dòng sản phẩm trước có tổng giá trị sau chiết khấu là 120.000 VNĐ, thuế sẽ được tính là 10% của 120.000 VNĐ, tức là 12.000 VNĐ.

Tax - Thuế

On Item Quantity - Số lượng mặt hàng

Giải thích: Khi chọn On Item Quantity, thuế sẽ được tính dựa trên số lượng mặt hàng trong hóa đơn, thay vì giá trị của mặt hàng.
Cách tính: Thuế sẽ được tính dựa trên số lượng sản phẩm trong hóa đơn, với một mức thuế cụ thể cho mỗi sản phẩm.
Ví dụ: Nếu bạn bán 10 sản phẩm và mỗi sản phẩm có thuế là 10.000 VNĐ, thì thuế sẽ được tính là 10.000 VNĐ x 10 sản phẩm = 100.000 VNĐ.

Tax - Thuế

Sales Taxes and Charges -> Actual: Tính thuế trên giá trị thực tế của sản phẩm

Giải thích: Thuế được tính trên giá trị thực tế của sản phẩm hoặc dịch vụ.

Ví dụ thực tế:

Bạn bán 1 chiếc ghế với giá 1.000.000 VNĐ.
Thuế suất VAT là 10%.

Tính toán thuế:

Thuế = 1.000.000 VNĐ * 10% = 100.000 VNĐ.

Trong trường hợp này, thuế được tính trực tiếp trên giá trị của mặt hàng bán ra (giá bán của chiếc ghế).

Tax - Thuế

Sales Taxes and Charges -> On Net Total: Thuế được tính trên tổng giá trị của tất cả các mặt hàng

Giải thích: Thuế được tính trên tổng giá trị của tất cả các mặt hàng trong hóa đơn sau khi áp dụng chiết khấu.

Ví dụ thực tế:

Bạn có 3 mặt hàng trong hóa đơn:
- Mặt hàng 1: 2.000.000 VNĐ
- Mặt hàng 2: 1.500.000 VNĐ
- Mặt hàng 3: 1.000.000 VNĐ
Tổng giá trị hóa đơn trước chiết khấu: 4.500.000 VNĐ.
Chiết khấu áp dụng: 10% (450.000 VNĐ).
Tổng giá trị sau chiết khấu: 4.500.000 VNĐ - 450.000 VNĐ = 4.050.000 VNĐ.
Thuế suất VAT là 10%.

Tính toán thuế:

Thuế = 4.050.000 VNĐ * 10% = 405.000 VNĐ.

Thuế được tính trên tổng giá trị sau chiết khấu (net total), tức là 4.050.000 VNĐ, không phải trên giá trị ban đầu.

Tax - Thuế

Sales Taxes and Charges -> On Previous Row Amount: Thuế được tính dựa trên số tiền của dòng trước

"On Previous Row Amount", hệ thống sẽ tính thuế cho dòng hiện tại (dòng B) dựa trên số tiền của dòng trước (dòng A), bao gồm cả giá trị của thuế đã được tính trên dòng trước.

Ví dụ thực tế:

Giả sử bạn có 2 mặt hàng trong hóa đơn:

Mặt hàng A: Giá trị là 1.000.000 VNĐ, thuế suất VAT là 10%.
Mặt hàng B: Giá trị là 2.000.000 VNĐ, bạn muốn tính thuế cho mặt hàng này dựa trên số tiền của mặt hàng A (bao gồm thuế).

Bước 1: Tính thuế cho Mặt hàng A

Giá trị của mặt hàng A = 1.000.000 VNĐ.
Thuế VAT cho Mặt hàng A = 1.000.000 VNĐ * 10% = 100.000 VNĐ.
Tổng giá trị của Mặt hàng A (bao gồm thuế) = 1.000.000 VNĐ + 100.000 VNĐ = 1.100.000 VNĐ.

Bước 2: Tính thuế cho Mặt hàng B (dựa trên "On Previous Row Amount")

Khi bạn sử dụng "On Previous Row Amount", hệ thống sẽ tính thuế cho Mặt hàng B dựa trên tổng số tiền của Mặt hàng A (bao gồm thuế).

Tổng số tiền của Mặt hàng A (bao gồm thuế) = 1.100.000 VNĐ.
Thuế VAT cho Mặt hàng B = 1.100.000 VNĐ * 10% = 110.000 VNĐ.

Kết quả:

Thuế cho Mặt hàng B sẽ là 110.000 VNĐ, vì thuế được tính dựa trên tổng số tiền của dòng trước đó (dòng A, bao gồm cả thuế).

Tax - Thuế

Sales Taxes and Charges -> On Previous Row Total: Thuế được tính dựa trên tổng giá trị của dòng trước (bao gồm chiết khấu hoặc các phí khác nếu có).

Giải thích: Thuế được tính dựa trên tổng giá trị của dòng trước (bao gồm chiết khấu hoặc các phí khác nếu có).

Ví dụ thực tế:

Bạn có 2 dòng trong hóa đơn:
- Dòng 1: Mặt hàng A, giá trị 1.500.000 VNĐ.
- Dòng 2: Mặt hàng B, giá trị 2.000.000 VNĐ, có chiết khấu 10% (200.000 VNĐ).
Tổng giá trị dòng 1 là 1.500.000 VNĐ.
Tổng giá trị dòng 2 sau chiết khấu là 2.000.000 VNĐ - 200.000 VNĐ = 1.800.000 VNĐ.
Thuế suất VAT là 10%.

Tính toán thuế:

Thuế cho dòng 2 = 1.500.000 VNĐ (tổng giá trị của dòng 1) * 10% = 150.000 VNĐ.

Thuế của dòng 2 được tính dựa trên tổng giá trị của dòng 1, bao gồm chiết khấu và phí.

Tax - Thuế

Sales Taxes and Charges -> On Item Quantity: Thuế được tính dựa trên số lượng sản phẩm bán ra.

Giải thích: Thuế được tính dựa trên số lượng sản phẩm bán ra.

Ví dụ thực tế:

Bạn bán 3 chiếc bàn với giá 2.000.000 VNĐ mỗi chiếc.
Tổng giá trị của các mặt hàng là 3 * 2.000.000 VNĐ = 6.000.000 VNĐ.
Thuế suất VAT là 10%.
Thuế được tính trên số lượng sản phẩm.

Tính toán thuế:

Thuế cho mỗi sản phẩm = 10% của 2.000.000 VNĐ = 200.000 VNĐ.
Thuế cho tổng số lượng 3 chiếc bàn = 200.000 VNĐ * 3 = 600.000 VNĐ.

Tax - Thuế

On Previous Row Amount và On Previous Row Total

On Previous Row Amount: Thuế sẽ được tính dựa trên số tiền của mặt hàng trước đó (bao gồm cả giá trị của mặt hàng và thuế đã được tính).
On Previous Row Total: Thuế sẽ được tính dựa trên tổng số tiền của dòng trước đó, bao gồm cả giá trị của mặt hàng và thuế. Điều này tương tự với "Amount", nhưng có thể có sự khác biệt nếu bạn thay đổi cách tính hay có các yếu tố khác tác động vào tổng tiền dòng trước.

Giải thích thêm:

"On Previous Row Amount" sẽ tính thuế dựa trên số tiền chưa bao gồm thuế của dòng trước đó. Ví dụ, nếu dòng trước có một mặt hàng với giá trị là 1.000.000 VNĐ và thuế là 100.000 VNĐ, số tiền dùng để tính thuế sẽ là số tiền gốc của mặt hàng A là 1.000.000 VNĐ (chưa tính thuế).
"On Previous Row Total" sẽ tính thuế dựa trên tổng số tiền của dòng trước, bao gồm cả giá trị của mặt hàng và thuế. Do đó, tổng số tiền của dòng A sẽ là 1.100.000 VNĐ (gồm giá trị mặt hàng và thuế), và thuế cho dòng B sẽ được tính trên số tiền này.

Ví dụ thực tế để so sánh:

Giả sử:

Mặt hàng A: Giá trị = 1.000.000 VNĐ, Thuế VAT = 10% (100.000 VNĐ)
Mặt hàng B: Giá trị = 2.000.000 VNĐ.

1. Dùng "On Previous Row Amount":

Tổng tiền của Mặt hàng A = 1.000.000 VNĐ (chưa tính thuế).
Thuế cho Mặt hàng B sẽ được tính trên 1.000.000 VNĐ (tức là giá trị chưa có thuế của Mặt hàng A).
Thuế VAT cho Mặt hàng B = 1.000.000 VNĐ * 10% = 100.000 VNĐ.

2. Dùng "On Previous Row Total":

Tổng tiền của Mặt hàng A = 1.000.000 VNĐ (giá trị của mặt hàng) + 100.000 VNĐ (thuế) = 1.100.000 VNĐ.
Thuế cho Mặt hàng B sẽ được tính trên 1.100.000 VNĐ (tức là tổng tiền của Mặt hàng A, bao gồm thuế).
Thuế VAT cho Mặt hàng B = 1.100.000 VNĐ * 10% = 110.000 VNĐ.

Tóm tắt:

"On Previous Row Amount" tính thuế dựa trên số tiền chưa có thuế của dòng trước.
"On Previous Row Total" tính thuế dựa trên tổng số tiền đã bao gồm thuế của dòng trước.

Tax - Thuế

Ví dụ thực tế : Sales Taxes and Charges

1. Actual

Ví dụ: Bạn mua một chiếc máy tính với giá 10.000.000 VNĐ và thuế VAT 10%. Thuế được tính trực tiếp và chính xác trên giá trị của chiếc máy tính.

Giải thích: Thuế tính trực tiếp trên giá trị của mặt hàng mà không thay đổi gì. Tổng giá trị phải trả là 10.000.000 VNĐ + 1.000.000 VNĐ thuế = 11.000.000 VNĐ.

2. On Net Total

Ví dụ: Bạn mua một chiếc sofa với giá 15.000.000 VNĐ, nhưng cửa hàng có khuyến mãi giảm giá 10% cho sofa. Sau khi giảm giá, giá trị mặt hàng còn lại là 13.500.000 VNĐ. Thuế VAT 10% sẽ được tính trên giá trị sau giảm giá (13.500.000 VNĐ).

Giải thích: Thuế được tính trên tổng số tiền sau khi áp dụng mọi giảm giá. Trong ví dụ này, thuế sẽ được tính trên 13.500.000 VNĐ, không phải 15.000.000 VNĐ ban đầu.

3. On Previous Row Amount(ít dùng ở Việt Nam)

Ví dụ: Bạn mua một chiếc ghế với giá 5.000.000 VNĐ. Sau đó, bạn mua thêm một chiếc bàn với giá 7.000.000 VNĐ. Giả sử thuế VAT cho chiếc ghế là 10%, khi bạn mua bàn, thuế cho bàn sẽ được tính dựa trên giá trị của chiếc ghế (5.000.000 VNĐ).

Giải thích: Thuế sẽ được tính dựa trên giá trị của dòng trước đó. Trong ví dụ này, thuế cho chiếc bàn được tính dựa trên giá trị của chiếc ghế trước đó (5.000.000 VNĐ).

4. On Previous Row Total(ít dùng ở Việt Nam)

Ví dụ: Bạn mua một chiếc TV với giá 20.000.000 VNĐ và thuế VAT 10%. Sau đó, bạn mua thêm một chiếc máy giặt với giá 12.000.000 VNĐ. Khi tính thuế cho máy giặt, thuế sẽ được tính dựa trên tổng giá trị của chiếc TV và thuế.

Giải thích: Thuế cho mặt hàng sau sẽ được tính dựa trên tổng giá trị của dòng trước, tức là tổng tiền của chiếc TV (20.000.000 VNĐ) cộng với thuế (2.000.000 VNĐ). Tổng của dòng trước là 22.000.000 VNĐ, và thuế cho chiếc máy giặt sẽ được tính trên số tiền này.

5. On Item Quantity

Ví dụ: Bạn mua 3 chiếc áo với giá mỗi chiếc là 200.000 VNĐ và thuế VAT là 10%. Thuế sẽ được tính dựa trên số lượng sản phẩm.

Giải thích: Thuế sẽ được tính trên số lượng mặt hàng. Trong ví dụ này, bạn mua 3 chiếc áo với giá mỗi chiếc là 200.000 VNĐ, tổng giá trị là 600.000 VNĐ, và thuế sẽ được tính trên số lượng (3 chiếc áo). Thuế VAT cho mỗi chiếc áo là 20.000 VNĐ, vì vậy thuế tổng cộng sẽ là 20.000 VNĐ x 3 = 60.000 VNĐ.

Tóm tắt cách sử dụng các tùy chọn:

Actual: Thuế tính trực tiếp trên giá trị của sản phẩm.
On Net Total: Thuế tính trên tổng số tiền sau khi giảm giá.
On Previous Row Amount: Thuế tính dựa trên giá trị của mặt hàng trước đó (không bao gồm thuế).
On Previous Row Total: Thuế tính dựa trên tổng số tiền của mặt hàng trước, bao gồm cả thuế.
On Item Quantity: Thuế tính dựa trên số lượng sản phẩm.

Tax - Thuế

Apply Tax Withholding Amount - Thuế khấu trừ tại nguồn

Apply Tax Withholding Amount trong VHTerp là một tùy chọn liên quan đến việc áp dụng thuế khấu trừ tại nguồn (Withholding Tax) khi tạo hóa đơn mua (Purchase Invoice) hoặc thanh toán (Payment Entry).

Giải thích chi tiết:

Thuế khấu trừ tại nguồn là gì?
- Thuế khấu trừ tại nguồn là khoản thuế mà người mua hoặc bên chi trả giữ lại từ tổng số tiền thanh toán cho nhà cung cấp hoặc đối tác, và sau đó nộp khoản này cho cơ quan thuế thay mặt cho nhà cung cấp.
- Điều này thường áp dụng cho các giao dịch mua dịch vụ hoặc hàng hóa theo quy định của từng quốc gia.
Mục đích của tùy chọn "Apply Tax Withholding Amount":
- Nếu bật tùy chọn này, VHTerp sẽ tự động tính toán và áp dụng số tiền thuế khấu trừ dựa trên tỷ lệ thuế đã thiết lập.
- Số tiền thuế khấu trừ sẽ được khấu trừ từ tổng số tiền phải trả cho nhà cung cấp và được ghi nhận riêng biệt trong sổ cái.
Cách hoạt động:
- Khi tạo hóa đơn mua (Purchase Invoice) hoặc bút toán thanh toán (Payment Entry), VHTerp sẽ:
  - Tính toán số tiền thuế khấu trừ dựa trên tỷ lệ thuế khấu trừ đã được thiết lập trong Tax Withholding Category.
  - Trừ số tiền này khỏi tổng số tiền thanh toán cho nhà cung cấp.
  - Ghi nhận số tiền thuế khấu trừ vào một tài khoản thuế khấu trừ (Withholding Tax Account) trong sổ cái.

Ví dụ minh họa:

Tình huống:

Bạn mua dịch vụ từ nhà cung cấp với tổng giá trị là 10,000,000 VND.
Theo quy định, thuế khấu trừ tại nguồn là 10%.

Các bước thực hiện:

Trong VHTerp, bật tùy chọn Apply Tax Withholding Amount khi tạo Purchase Invoice.

Hóa đơn sẽ hiển thị:

Mô tả	Số tiền (VND)
Giá trị dịch vụ	10,000,000
Thuế khấu trừ (10%)	-1,000,000
Tổng phải trả	9,000,000

Cách thiết lập trong VHTerp:

Thiết lập Tax Withholding Category:
- Vào module Accounts > Tax Withholding Category.
- Tạo một loại thuế khấu trừ và chỉ định tỷ lệ phần trăm áp dụng.
Khi tạo Purchase Invoice:
- Chọn Tax Withholding Category tương ứng.
- Bật tùy chọn Apply Tax Withholding Amount.

Lợi ích:

Tuân thủ quy định pháp luật: Đảm bảo thuế khấu trừ được hạch toán chính xác theo quy định.
Tự động hóa: Giảm sai sót khi tính toán thủ công.
Quản lý tài chính: Ghi nhận đầy đủ các khoản thuế khấu trừ vào tài khoản liên quan.

Tax - Thuế

Tax Deducted at Source(TDS) - Thuế Khấu Trừ tại Nguồn

Thuế Khấu Trừ tại Nguồn (Tax Deducted at Source - TDS) trong các giao dịch như Purchase Invoice hoặc Payment Entry. TDS thường được áp dụng khi bạn thanh toán cho nhà cung cấp hoặc đối tác và phải khấu trừ thuế từ số tiền thanh toán theo quy định pháp luật.

Giải thích chi tiết:

TDS là gì?
- TDS là một loại thuế mà người trả tiền (bên mua) khấu trừ trực tiếp từ số tiền thanh toán cho nhà cung cấp (bên bán) và nộp lại cho cơ quan thuế.
- Điều này đảm bảo rằng thuế được thu ngay tại nguồn và nhà cung cấp sẽ nhận được số tiền sau khi đã trừ thuế.
Tùy chọn Apply TDS trong VHTerp:
- Khi bật Apply TDS, VHTerp sẽ tự động tính toán và khấu trừ thuế từ số tiền thanh toán theo mức TDS đã cấu hình.
- TDS được ghi nhận vào một tài khoản thuế cụ thể và số tiền thanh toán ròng (Net Payment) được giảm tương ứng.

Cách hoạt động:

Cấu hình TDS trong VHTerp:
- Đầu tiên, bạn cần cấu hình TDS Tax Category và các mức thuế áp dụng trong module Accounting > Tax Rule.
- Xác định tài khoản thuế TDS trong Chart of Accounts.
Trong giao dịch Purchase Invoice hoặc Payment Entry:
- Khi bạn bật Apply TDS, VHTerp sẽ áp dụng TDS trên tổng số tiền (hoặc theo cấu hình cụ thể).
- Số tiền khấu trừ sẽ được ghi nhận vào tài khoản thuế TDS, và số tiền thanh toán ròng sẽ là tổng số tiền sau khi trừ thuế.

Ví dụ thực tế:

Tình huống:

Bạn thanh toán cho nhà cung cấp số tiền 100,000 VND.
Theo quy định pháp luật, TDS là 10%.

Quy trình:

Tổng tiền hóa đơn (Invoice Total): 100,000 VND.
TDS khấu trừ: 10,000 VND.
Số tiền thanh toán thực tế cho nhà cung cấp (Net Payment): 90,000 VND.
VHTerp sẽ ghi nhận:
- 90,000 VND vào tài khoản tiền mặt hoặc ngân hàng.
- 10,000 VND vào tài khoản thuế TDS.

Lợi ích của TDS:

Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo rằng thuế được khấu trừ và nộp đúng quy định.
Tự động hóa: Giảm sai sót trong tính toán và ghi nhận thuế.
Quản lý dễ dàng: Ghi nhận và theo dõi các khoản thuế TDS một cách hiệu quả trong hệ thống kế toán.

Liên quan đến các trường khác trong VHTerp:

Tax Withholding: Là một phần của TDS, áp dụng khi thanh toán quốc tế hoặc giao dịch lớn.
Distributed Discount Amount: Nếu có giảm giá trước khi tính thuế, số tiền TDS sẽ dựa trên tổng tiền đã giảm giá.

Tax - Thuế

Advance Taxes and Charges - Thuế và chi phí liên quan đến các khoản tiền tạm ứng

Advance Taxes and Charges trong Payment Entry của VHTerp là một phần được sử dụng để ghi nhận và quản lý các khoản thuế và chi phí liên quan đến các khoản tiền tạm ứng (Advance Payment) mà bạn nhận hoặc thanh toán trước khi thực hiện giao dịch chính thức (như hóa đơn mua hàng hoặc bán hàng).

Ý nghĩa của Advance Taxes and Charges:

Quản lý thuế và chi phí tạm ứng:
- Khi khách hàng hoặc nhà cung cấp thực hiện một khoản thanh toán tạm ứng, các loại thuế và chi phí liên quan cần được tính toán, ghi nhận đúng cách để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
Tuân thủ quy định kế toán và thuế:
- Một số quốc gia yêu cầu thuế VAT hoặc các loại thuế khác phải được nộp hoặc ghi nhận ngay khi nhận/chi trả tiền tạm ứng, thay vì chờ hóa đơn chính thức.
Tự động phân bổ thuế:
- Khi thanh toán tạm ứng, phần mềm tự động tính toán và phân bổ thuế dựa trên các loại thuế đã được cấu hình, giúp giảm thiểu sai sót trong kế toán.

Thành phần của Advance Taxes and Charges:

Khi bạn mở phần Advance Taxes and Charges trong Payment Entry, bạn sẽ thấy các trường sau:

Type (Loại):
- Quy định cách tính thuế/chi phí, tương tự như trong Sales Taxes and Charges hoặc Purchase Taxes and Charges (Actual, On Net Total, v.v.).
Account Head (Tài khoản thuế):
- Tài khoản kế toán để ghi nhận thuế/chi phí liên quan đến khoản tạm ứng.
Rate (Thuế suất):
- Tỷ lệ phần trăm áp dụng cho khoản tạm ứng.
Amount (Giá trị thuế):
- Giá trị thực tế của thuế hoặc chi phí được tính toán.

Ví dụ thực tế:

Tình huống:

Công ty A nhận một khoản tạm ứng 50,000,000 VND từ khách hàng cho một đơn hàng.
Thuế VAT được áp dụng là 10%.

Cách tính:

Thuế VAT:
- 10% của 50,000,000 = 5,000,000 VND.
Ghi nhận:
- Advance Amount (Số tiền tạm ứng): 50,000,000 VND.
- Advance Taxes and Charges (Thuế tạm ứng): 5,000,000 VND.

Khi xuất hóa đơn chính thức:

Khoản thuế 5,000,000 VND đã được ghi nhận trước đó sẽ được khấu trừ khỏi thuế phải nộp trong hóa đơn.

Cách áp dụng trong VHTerp:

Khi tạo Payment Entry, chọn Advance Payment làm Payment Type.
Điền thông tin về khoản thanh toán tạm ứng.
Mở tab Advance Taxes and Charges và thêm các loại thuế/chi phí liên quan:
- Chọn Type và Account Head.
- Nhập Rate hoặc Actual Amount.
VHTerp sẽ tự động tính toán và ghi nhận các khoản thuế tạm ứng.

Ứng dụng tại Việt Nam:

Tại Việt Nam, việc ghi nhận thuế trên các khoản tạm ứng phụ thuộc vào quy định của pháp luật, đặc biệt là thuế VAT. Ví dụ:

Thuế VAT trên tiền tạm ứng thường phải được xuất hóa đơn và ghi nhận ngay khi nhận khoản tạm ứng.
VHTerp hỗ trợ doanh nghiệp tự động quản lý và tính toán các khoản thuế này, giúp tuân thủ quy định và giảm khối lượng công việc kế toán.

Tax - Thuế

Được tính vào số tiền đã thanh toán(Considered In Paid Amount)

Nếu được chọn, số tiền thuế sẽ được coi là đã bao gồm trong số tiền đã thanh toán trong Bút toán thanh toán

Giải thích

Trong VHTerp, khi bạn ghi nhận một khoản thanh toán bằng Bút toán thanh toán, có thể xảy ra hai trường hợp:

Thuế đã bao gồm trong số tiền thanh toán
- Ví dụ: Bạn thanh toán 1.100.000 VND cho một hóa đơn có thuế VAT 10%.
- Nếu tùy chọn này được chọn, VHTerp sẽ hiểu rằng số tiền 1.100.000 VND đã bao gồm thuế (trong đó 1.000.000 VND là giá trị hàng hóa/dịch vụ và 100.000 VND là thuế).
- Khi đó, VHTerp sẽ không yêu cầu thanh toán thêm cho phần thuế.
Thuế chưa bao gồm trong số tiền thanh toán
- Nếu tùy chọn này không được chọn, VHTerp sẽ hiểu rằng số tiền 1.100.000 VND là chỉ dành cho hàng hóa/dịch vụ, còn thuế phải thanh toán riêng.

Ví dụ thực tế

🔹 Trường hợp 1: Đã bao gồm thuế (Tùy chọn này được chọn ✅)

Bạn nhận được một hóa đơn từ nhà cung cấp:
- Tổng tiền hàng: 1.000.000 VND
- Thuế VAT 10%: 100.000 VND
- Tổng thanh toán: 1.100.000 VND
Bạn tạo một Bút toán thanh toán và nhập số tiền 1.100.000 VND.
Vì tùy chọn này được bật, VHTerp sẽ tự động hiểu rằng 100.000 VND thuế đã được thanh toán.

🔹 Trường hợp 2: Thuế chưa bao gồm (Tùy chọn này không được chọn ❌)

Bạn nhập số tiền thanh toán 1.000.000 VND trong Bút toán thanh toán
VHTerp sẽ hiểu rằng thuế 100.000 VND chưa được thanh toán và vẫn hiển thị số tiền thuế cần thanh toán.

Khi nào nên chọn tùy chọn này?

✅ Chọn tùy chọn này nếu:

Bạn làm việc với hóa đơn đã bao gồm thuế trong tổng số tiền thanh toán.
Bạn không muốn phải nhập riêng phần thuế trong Bút toán thanh toán

❌ Không chọn nếu:

Bạn muốn theo dõi thuế như một khoản thanh toán riêng biệt.
Bạn cần đảm bảo thuế được ghi nhận chính xác trong các tài khoản kế toán.

Purchase order

Subcontracted - Thầu phụ, đơn vị gia công

"Subcontracted" trong VHTerp là một tùy chọn (checkbox) để đánh dấu rằng nhà cung cấp này cung cấp dịch vụ gia công hoặc là nhà thầu phụ (subcontracting).

Giải thích:

Subcontracting là gì?
- Subcontracting là khi doanh nghiệp thuê một nhà cung cấp thực hiện một phần hoặc toàn bộ quy trình sản xuất thay vì tự làm.
- Nhà cung cấp này được gọi là subcontractor (nhà thầu phụ).
Mục đích của tùy chọn "Is Subcontracted":
- Khi chọn "Subcontracted" cho một nhà cung cấp, VHTerp sẽ nhận biết rằng nhà cung cấp này có khả năng thực hiện gia công.
- Điều này kích hoạt các tính năng liên quan đến quản lý subcontracting, chẳng hạn như:
  - Gửi nguyên vật liệu (Raw Materials) đến nhà cung cấp để họ gia công.
  - Nhận lại sản phẩm hoàn thiện từ nhà cung cấp.

Ví dụ thực tế:

Tình huống:

Doanh nghiệp sản xuất bàn ghế gỗ.
Một phần quy trình (ví dụ: sơn hoàn thiện) được giao cho một nhà cung cấp chuyên về sơn gỗ.

Quy trình Subcontracting:

Nguyên vật liệu gửi đi:
- Doanh nghiệp gửi ghế gỗ thô (chưa sơn) đến nhà cung cấp.
Gia công:
- Nhà cung cấp sơn ghế theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Nhận hàng:
- Doanh nghiệp nhận lại ghế đã hoàn thiện và thanh toán phí gia công.

Trong VHTerp:

Đánh dấu nhà cung cấp là "Is Subcontracted".
Khi tạo Subcontracting Order, VHTerp tự động:
- Tạo danh sách nguyên vật liệu (BOM) cần gửi.
- Theo dõi lượng nguyên vật liệu gửi đi và sản phẩm nhận về.

Kết luận:

Tùy chọn "Subcontracted" giúp doanh nghiệp phân loại và quản lý nhà cung cấp chuyên cung cấp dịch vụ gia công, đồng thời hỗ trợ tối ưu hóa quy trình sản xuất.

Purchase order

Subcontracted Quantity - Lượng hàng hóa hoặc vật tư cần gia công

Subcontracted Quantity là một trường dùng để theo dõi số lượng hàng hóa hoặc vật tư được gửi đến nhà thầu phụ để gia công hoặc xử lý theo hợp đồng phụ (subcontract).

Giải thích chi tiết:

Subcontracting (Hợp đồng phụ):
- Là quá trình một công ty giao một phần hoặc toàn bộ công việc sản xuất/hàng hóa cho nhà thầu phụ.
- Nhà thầu phụ sẽ sử dụng nguyên liệu hoặc vật tư mà bạn cung cấp để sản xuất thành phẩm hoặc thực hiện một giai đoạn gia công cụ thể.
Subcontracted Quantity là gì?
- Đây là số lượng hàng hóa được gửi đi để nhà thầu phụ xử lý.
- Trường này giúp bạn theo dõi và quản lý số lượng hàng hóa đã được phân bổ cho nhà thầu phụ trong một đơn đặt hàng cụ thể.
Mục đích của trường này:
- Quản lý dễ dàng hơn: Giúp doanh nghiệp biết chính xác số lượng hàng hóa nào đang được xử lý bởi nhà thầu phụ.
- Liên kết với các quy trình khác: Đảm bảo rằng số lượng nguyên liệu và thành phẩm được cân đối trong kho hàng và quy trình sản xuất.

Ví dụ thực tế:

Tình huống:

Công ty của bạn sản xuất bàn gỗ và thuê nhà thầu phụ gia công chân bàn.

Bạn gửi 500 cái chân bàn bằng gỗ (nguyên liệu) đến nhà thầu phụ để gia công thành chân bàn hoàn chỉnh.
Bạn tạo một Purchase Order trong VHTerp với các thông tin:
- Mặt hàng: Chân bàn (dạng nguyên liệu).
- Số lượng: 500 cái.
- Subcontracted Quantity: 500 cái (vì toàn bộ số lượng này được gửi đi để xử lý).
Nhà thầu phụ sẽ gia công và gửi trả lại sản phẩm hoàn chỉnh (chân bàn đã qua gia công).

Khi nào sử dụng Subcontracted Quantity?

Khi bạn gửi nguyên liệu đến nhà thầu phụ để họ sản xuất hoặc gia công một phần của sản phẩm.
Khi bạn cần quản lý rõ ràng sự khác biệt giữa số lượng hàng tồn kho trong doanh nghiệp và số lượng hàng đã gửi đến nhà thầu phụ.

Liên kết trong VHTerp:

Subcontracting Workflow:
- Tạo Purchase Order và nhập Subcontracted Quantity.
- Gửi nguyên liệu cho nhà thầu phụ bằng Stock Entry (loại Subcontracting).
- Khi nhận lại sản phẩm, sử dụng Purchase Receipt để ghi nhận thành phẩm từ nhà thầu phụ.
Tích hợp kho hàng (Inventory):
- Nguyên liệu: Sẽ được chuyển từ kho hàng của bạn đến nhà thầu phụ.
- Thành phẩm: Sẽ được ghi nhận trở lại kho sau khi nhà thầu phụ hoàn thành công việc.

Purchase order

Purchase Taxes - Thuế mua hàng

Thuế mua hàng", được sử dụng để quản lý và áp dụng các khoản thuế liên quan đến giao dịch mua hàng.

Mục đích của Purchase Taxes:

Quản lý các loại thuế:
- Áp dụng các loại thuế (VAT, thuế nhập khẩu, thuế môi trường, v.v.) vào các giao dịch mua hàng.
- Đảm bảo rằng các loại thuế này được tính toán chính xác khi tạo Purchase Order hoặc Purchase Invoice.
Tuân thủ quy định pháp luật:
- Giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về thuế tại địa phương, ví dụ như thuế giá trị gia tăng (VAT) hoặc các khoản thuế liên quan đến nhập khẩu.
Báo cáo tài chính:
- Ghi nhận chính xác các khoản thuế để phục vụ việc báo cáo thuế và phân tích tài chính.

Thành phần của Purchase Taxes:

Khi thiết lập hoặc áp dụng Purchase Taxes and Charges, mỗi dòng sẽ bao gồm các trường sau:

Type (Loại):
- Actual: Thuế cố định, nhập giá trị cụ thể.
- On Net Total: Thuế được tính dựa trên tổng giá trị hàng hóa (chưa bao gồm thuế).
- On Previous Row Amount: Thuế được tính dựa trên giá trị thuế của dòng trước.
- On Previous Row Total: Thuế được tính dựa trên tổng giá trị (giá trị hàng hóa + thuế) của dòng trước.
- On Item Quantity: Thuế được tính dựa trên số lượng của mặt hàng.
Account Head (Tài khoản thuế):
- Tài khoản kế toán để ghi nhận khoản thuế này.
Rate (Thuế suất):
- Tỷ lệ phần trăm thuế áp dụng, ví dụ: 10% VAT.
Net Amount (Giá trị ròng):
- Tổng giá trị các mặt hàng trước khi tính thuế.
Amount (Giá trị thuế):
- Giá trị thực tế của khoản thuế được tính.
Total (Tổng):
- Tổng giá trị của hàng hóa bao gồm thuế.

Ví dụ thực tế về Purchase Taxes:

Tình huống:

Bạn mua một lô hàng với giá trị 10,000,000 VND.
Thuế VAT áp dụng là 10%.
Thuế môi trường áp dụng là 2%.

Cách tính:

Thuế VAT:
- 10% của 10,000,000 = 1,000,000 VND.
Thuế môi trường (dựa trên tổng cộng VAT):
- 2% của (10,000,000 + 1,000,000) = 220,000 VND.

Kết quả:

Tổng giá trị hàng hóa: 10,000,000 VND.
Tổng thuế: 1,220,000 VND.
Grand Total (Tổng cộng): 11,220,000 VND.

Cách áp dụng trong VHTerp:

Vào Purchase Taxes and Charges Template để thiết lập các loại thuế áp dụng cho doanh nghiệp.
Liên kết template này với Supplier hoặc áp dụng trực tiếp khi tạo Purchase Invoice hoặc Purchase Order.

Ứng dụng tại Việt Nam:

VHTerp hỗ trợ thiết lập các loại thuế phổ biến tại Việt Nam, như:

Thuế VAT 10% cho mua hàng nội địa.
Thuế nhập khẩu đối với hàng nhập khẩu.
Các loại thuế, phí khác theo quy định như phí bảo vệ môi trường, thuế tiêu thụ đặc biệt, v.v.

Sales order

Price List - Danh sách giá

Price List Rate là giá bán hoặc giá mua của một mặt hàng được định nghĩa trong một danh sách giá (Price List). Giá này sẽ được tự động áp dụng khi bạn tạo các giao dịch như Sales Order, Purchase Order, Invoice, v.v., nếu mặt hàng được liên kết với danh sách giá tương ứng.

Giải thích chi tiết:

Price List (Danh sách giá):
- Là một danh mục chứa các mức giá khác nhau cho từng mặt hàng, được sử dụng trong các ngữ cảnh cụ thể.
- Ví dụ:
  - Selling Price List: Dành cho giá bán hàng.
  - Buying Price List: Dành cho giá mua hàng từ nhà cung cấp.
Price List Rate (Giá trong danh sách giá):
- Là mức giá của một mặt hàng được định nghĩa trong danh sách giá cụ thể.
- Đây là giá mặc định được áp dụng khi giao dịch liên quan đến mặt hàng này.
Mục đích của Price List Rate:
- Tự động hóa: Giảm thiểu việc phải nhập tay giá cho mỗi mặt hàng.
- Đa dạng hóa giá: Hỗ trợ nhiều mức giá khác nhau cho từng ngữ cảnh (ví dụ: giá cho khách hàng lẻ, giá cho khách hàng sỉ).
- Quản lý hiệu quả: Dễ dàng theo dõi và cập nhật giá theo thời gian.

Ví dụ thực tế:

Tình huống:

Công ty bạn bán sản phẩm Laptop Dell Inspiron với các mức giá khác nhau cho từng loại khách hàng.

Bạn tạo hai Price List:
- Retail Price List (Danh sách giá bán lẻ): Giá bán lẻ là 20,000,000 VND.
- Wholesale Price List (Danh sách giá bán sỉ): Giá bán sỉ là 18,500,000 VND.
Trong phần Item (Mặt hàng), bạn định nghĩa Price List Rate cho mỗi danh sách giá:
- Retail Price List: 20,000,000 VND.
- Wholesale Price List: 18,500,000 VND.
Khi tạo Sales Invoice hoặc Sales Order, VHTerp sẽ tự động lấy giá từ danh sách giá tương ứng với từng khách hàng:
- Khách lẻ: Sử dụng Retail Price List.
- Khách sỉ: Sử dụng Wholesale Price List.

Khi nào sử dụng Price List Rate?

Khi bạn có nhiều mức giá cho một mặt hàng tùy thuộc vào khách hàng, nhà cung cấp hoặc ngữ cảnh.
Khi bạn muốn tự động áp dụng giá trong giao dịch mà không cần nhập thủ công.
Khi bạn muốn quản lý hiệu quả các thay đổi giá theo thời gian.

Liên quan đến các trường khác trong VHTerp:

Rate: Là giá cuối cùng áp dụng cho giao dịch, có thể khác với Price List Rate nếu có chiết khấu, thuế, hoặc điều chỉnh giá.
Discount: Nếu khách hàng được giảm giá, Rate sẽ thấp hơn Price List Rate.
Currency: Giá trong danh sách giá có thể được định nghĩa theo từng loại tiền tệ.

Sales order

Dunning: Nhắc nợ

Trong VHTerp, Nhắc nợ là quy trình nhắc nhở khách hàng về các khoản thanh toán quá hạn. Nó giúp doanh nghiệp quản lý các khoản phải thu bằng cách gửi thông báo hoặc thư nhắc nợ đến khách hàng khi họ chưa thanh toán đúng hạn.

Cách hoạt động của Nhắc nợ trong VHTerp:

Thiết lập Quy tắc nhắc nợ
- Xác định thời điểm gửi thư nhắc nợ (ví dụ: sau 7 ngày, 14 ngày, 30 ngày quá hạn).
- Cấu hình các mức nhắc nhở khác nhau (cảnh báo nhẹ, mạnh hơn, có thể kèm phí trễ hạn).
Tạo nhắc nợ
- Khi hóa đơn đến hạn mà chưa được thanh toán, hệ thống sẽ tự động tạo một bản ghi nhắc nợ.
Gửi thông báo nhắc nợ
- VHTerp có thể tự động gửi email hoặc thư nhắc nợ đến khách hàng theo từng giai đoạn.
Theo dõi và xử lý
- Người quản lý có thể theo dõi phản hồi từ khách hàng và thực hiện các bước tiếp theo (gia hạn, tính phí trễ hạn, hoặc chuyển sang xử lý nợ xấu).

Lợi ích của nhắc nợ

Giúp thu hồi công nợ hiệu quả.
Giảm rủi ro nợ xấu.
Tạo quy trình nhắc nhở tự động, tiết kiệm thời gian.

Unrealized Profit / Loss Account - Tài khoản Lãi / Lỗ Chưa Thực Hiện

Giải thích về Tài khoản Lãi / Lỗ Chưa Thực Hiện:

Đây là một tài khoản kế toán dùng để ghi nhận các khoản lãi hoặc lỗ chưa thực hiện từ các giao dịch hoặc tài sản chưa được hiện thực hóa. Các khoản lãi/lỗ này chưa được ghi nhận chính thức trong sổ sách kế toán vì giao dịch liên quan chưa hoàn thành hoặc chưa đến thời điểm ghi nhận.

Hoạt động của Tài khoản Lãi / Lỗ Chưa Thực Hiện:

Ngữ cảnh sử dụng:
- Trong kinh doanh:
  Dùng để ghi nhận sự thay đổi giá trị của tài sản, hàng hóa, hoặc giao dịch trước khi chúng được hiện thực hóa (ví dụ: chưa bán hàng hoặc chưa thanh lý tài sản).
- Trong ngoại hối:
  Dùng để theo dõi lãi/lỗ từ sự thay đổi tỷ giá hối đoái của các giao dịch quốc tế.
- Trong chứng khoán:
  Ghi nhận giá trị tăng/giảm của danh mục đầu tư chứng khoán mà chưa bán.
Cách hoạt động:
- Khi có lãi/lỗ chưa thực hiện, hệ thống sẽ ghi nhận vào Unrealized Profit / Loss Account thay vì tài khoản chính thức như Profit and Loss Account.
- Chỉ khi giao dịch được hiện thực hóa (bán hàng, thanh lý tài sản, hoặc hoàn thành giao dịch), khoản lãi/lỗ mới được chuyển vào Profit and Loss Account.

Ví dụ thực tế về Tài khoản Lãi / Lỗ Chưa Thực Hiện:

1. Lãi/Lỗ từ Tỷ Giá Ngoại Tệ (Foreign Exchange):

Tình huống:
Công ty ký hợp đồng mua nguyên liệu từ nhà cung cấp quốc tế với giá $10,000, tỷ giá tại thời điểm ký hợp đồng là 24,000 VNĐ/USD. Sau đó, tỷ giá tăng lên 24,500 VNĐ/USD.
Unrealized Loss:
Công ty sẽ ghi nhận lỗ chưa thực hiện là:
(24,500 - 24,000) * 10,000 = 5,000,000 VNĐ vào Unrealized Loss Account.
Khi thanh toán thực tế, khoản lỗ này sẽ được chuyển sang Profit and Loss Account.

2. Lãi/Lỗ từ Hàng Hóa Chưa Bán (Stock Valuation):

Tình huống:
Công ty mua hàng tồn kho với giá 100,000 VNĐ/sản phẩm, nhưng giá thị trường hiện tại tăng lên 120,000 VNĐ/sản phẩm.
Unrealized Profit:
Lãi chưa thực hiện là: (120,000 - 100,000) * số lượng sản phẩm.
Khoản này sẽ được ghi nhận tạm thời vào Unrealized Profit Account.
Khi hàng được bán với giá 120,000 VNĐ, khoản lãi này được chuyển sang tài khoản Profit and Loss Account.

Lợi ích của Unrealized Profit / Loss Account:

Phản ánh tình hình tài chính chính xác hơn:
Ghi nhận lãi/lỗ chưa thực hiện giúp doanh nghiệp thấy được giá trị thực của tài sản hoặc giao dịch trong từng thời điểm.
Tuân thủ các tiêu chuẩn kế toán:
Các chuẩn mực như IFRS hoặc VAS (Chuẩn mực kế toán Việt Nam) yêu cầu ghi nhận rõ ràng các khoản lãi/lỗ chưa thực hiện.
Hỗ trợ quyết định kinh doanh:
Hiểu rõ các khoản lãi/lỗ chưa thực hiện giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định phù hợp, chẳng hạn có nên bán tài sản hay chờ giá cao hơn.

Asset - Tài sản

WIP Composite Asset - Tài sản tổng hợp WIP

WIP Composite Asset (Tài sản Composite đang thi công) trong VHTerp liên quan đến việc theo dõi và quản lý tài sản trong quá trình xây dựng hoặc hoàn thiện, đặc biệt là khi tài sản là một "tài sản composite" (bao gồm nhiều phần hoặc bộ phận cấu thành).

Giải thích chi tiết về WIP Composite Asset

WIP (Work in Progress):
- WIP là trạng thái của tài sản hoặc dự án chưa hoàn thành, tức là tài sản đó vẫn đang được xây dựng, lắp ráp, hoặc thi công và chưa thể đưa vào sử dụng hoặc ghi nhận hoàn toàn.
- Trong VHTerp, WIP là một tài khoản tạm thời để ghi nhận chi phí hoặc các khoản liên quan đến các tài sản đang được hoàn thiện, như xây dựng một tòa nhà, hoặc lắp ráp một máy móc thiết bị.
Composite Asset:
- Composite Asset là một tài sản bao gồm nhiều phần hoặc thành phần khác nhau, có thể là các bộ phận của một hệ thống lớn hơn.
- Ví dụ: Một hệ thống máy tính có thể bao gồm nhiều thành phần như CPU, RAM, ổ cứng, v.v. Mỗi thành phần này là một tài sản riêng biệt, nhưng chúng tạo thành một "tài sản composite" khi hợp nhất lại.
WIP Composite Asset:
- Là tài sản composite đang được xây dựng hoặc lắp ráp, và chi phí liên quan đến việc xây dựng hoặc lắp ráp các thành phần của tài sản này sẽ được theo dõi trong tài khoản Work in Progress cho đến khi tài sản hoàn thành và được ghi nhận vào tài sản cố định chính thức.

Quy trình hoạt động của WIP Composite Asset trong VHTerp

Tạo WIP Composite Asset:
- Trong VHTerp, bạn có thể tạo một WIP Composite Asset bằng cách tạo một tài sản composite và chỉ định nó là một tài sản Work in Progress.
- Ví dụ: Bạn đang xây dựng một máy móc lớn. Mỗi bộ phận của máy (như motor, bộ điều khiển, v.v.) sẽ được theo dõi trong tài khoản WIP cho đến khi máy hoàn thành.
Theo dõi chi phí và tiến độ:
- Các chi phí liên quan đến việc xây dựng hoặc lắp ráp các bộ phận của tài sản composite (như chi phí lao động, vật liệu, v.v.) sẽ được ghi nhận vào tài khoản Work in Progress.
- Chi phí này sẽ được tích lũy cho đến khi tài sản hoàn thiện.
Chuyển tài sản từ WIP sang tài sản cố định:
- Khi tài sản composite hoàn thành, bạn có thể chuyển nó từ Work in Progress sang tài khoản tài sản cố định và bắt đầu tính khấu hao cho tài sản này.
Kết thúc và chuyển giao tài sản:
- Khi tài sản composite đã hoàn tất, bạn có thể tạo các tài khoản tài sản cố định tương ứng cho từng phần của tài sản (nếu cần) và thực hiện chuyển giao tài sản từ WIP sang tài sản cố định trong hệ thống.

Lợi ích của WIP Composite Asset trong VHTerp

Theo dõi chi phí chính xác: Giúp quản lý chi phí liên quan đến việc xây dựng và lắp ráp tài sản composite một cách rõ ràng.
Quản lý tài sản hiệu quả: Giúp xác định khi nào các tài sản composite hoàn thành và có thể chuyển sang tài sản cố định để tính khấu hao.
Tăng cường kiểm soát tài chính: Giúp doanh nghiệp kiểm soát các chi phí liên quan đến tài sản chưa hoàn thành, tránh bị nhầm lẫn hoặc thiếu sót trong việc tính toán chi phí.

Ví dụ cụ thể

Giả sử công ty của bạn đang xây dựng một dây chuyền sản xuất mới. Dây chuyền này bao gồm nhiều thiết bị, chẳng hạn như máy ép, máy cắt và các thiết bị phụ trợ. Bạn sẽ theo dõi các chi phí cho từng thiết bị trong Work in Progress. Khi các thiết bị được hoàn thiện và lắp ráp thành công, chúng sẽ trở thành WIP Composite Asset và sau đó sẽ chuyển sang tài sản cố định (Fixed Asset) của công ty.

Kết luận

WIP Composite Asset trong VHTerp là công cụ hữu ích giúp theo dõi các tài sản lớn hoặc phức tạp được xây dựng từ nhiều thành phần khác nhau. Việc sử dụng WIP giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí trong suốt quá trình xây dựng hoặc lắp ráp, đồng thời đảm bảo việc chuyển giao tài sản sang tài sản cố định khi hoàn thành để thực hiện tính khấu hao.