Allocate Advances Automatically (FIFO) - tự động phân bổ số tiền tạm ứng(FIFO)
Tự động phân bổ số tiền tạm ứng(FIFO) trong VHTerp có nghĩa là hệ thống sẽ tự động phân bổ số tiền tạm ứng (advance payment) vào hóa đơn dựa trên phương pháp FIFO (First In, First Out), tức là sử dụng số tiền tạm ứng đã được trả đầu tiên cho các hóa đơn trước.
Cách hoạt động của "Allocate Advances Automatically (FIFO)":
-
Tạm ứng (Advance Payment): Khi khách hàng thực hiện thanh toán trước một phần hoặc toàn bộ số tiền cho một đơn hàng nhưng chưa xuất hóa đơn, số tiền này được ghi nhận là tạm ứng trong hệ thống.
-
FIFO (First In, First Out): Khi một hóa đơn được tạo ra và có tạm ứng được ghi nhận trước đó, hệ thống sẽ tự động phân bổ số tiền tạm ứng từ các khoản tạm ứng đã thực hiện trước (được ghi nhận đầu tiên) vào hóa đơn theo nguyên tắc FIFO, tức là khoản tạm ứng cũ nhất sẽ được sử dụng trước.
-
Áp dụng vào hóa đơn: Ví dụ, nếu khách hàng đã tạm ứng 100 USD trong 2 lần (50 USD lần 1 và 50 USD lần 2), khi hóa đơn được tạo, hệ thống sẽ tự động sử dụng 50 USD từ lần tạm ứng đầu tiên và 50 USD từ lần tạm ứng thứ hai để thanh toán cho hóa đơn (nếu hóa đơn có giá trị tương ứng). Điều này giúp tránh việc phân bổ sai số tiền tạm ứng vào hóa đơn.
Lợi ích của việc sử dụng "Allocate Advances Automatically (FIFO)":
- Tiết kiệm thời gian và giảm sai sót: Phân bổ tạm ứng tự động giúp giảm thiểu công việc thủ công và giảm khả năng xảy ra lỗi khi phân bổ số tiền tạm ứng vào hóa đơn.
- Đảm bảo tính nhất quán: FIFO giúp đảm bảo rằng số tiền tạm ứng đã được thanh toán trước sẽ được sử dụng để thanh toán cho hóa đơn trước, tránh tình trạng tạm ứng không được sử dụng đúng cách.
- Quản lý dòng tiền rõ ràng: Các khoản tạm ứng được phân bổ một cách hợp lý, giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả hơn.
Ví dụ cụ thể:
- Khách hàng A đã thanh toán 200 USD làm tạm ứng cho một đơn hàng.
- Khi hóa đơn được tạo, hệ thống sẽ phân bổ 200 USD này vào hóa đơn.
- Nếu hệ thống sử dụng FIFO, nó sẽ trừ tiền tạm ứng theo thứ tự thời gian, tức là các khoản tạm ứng đã thanh toán trước sẽ được sử dụng trước.