Automate Exchange Rate Revaluation Creation và Submit Exchange Rate Revaluation(ERR) Journals
1. Automate Exchange Rate Revaluation Creation (Tự động tạo điều chỉnh tỷ giá hối đoái):
Khi bạn bật tính năng này trong VHTerp, hệ thống sẽ tự động tạo các bút toán đánh giá lại tỷ giá hối đoái mà không cần sự can thiệp thủ công.
Cách hoạt động:
- Hệ thống sẽ tự động kiểm tra sự thay đổi giữa tỷ giá ban đầu và tỷ giá hiện tại của các tài khoản ngoại tệ.
- Dựa trên sự thay đổi này, hệ thống sẽ tạo các bút toán điều chỉnh tài khoản để phản ánh đúng giá trị thực của tài sản và nợ phải trả trong ngoại tệ.
Lợi ích:
- Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu lỗi do nhập liệu thủ công.
- Đảm bảo việc điều chỉnh tỷ giá được thực hiện chính xác mỗi lần.
2. Submit ERR Journals (Gửi bút toán điều chỉnh tỷ giá):
Sau khi hệ thống tự động tạo các bút toán đánh giá lại tỷ giá hối đoái, các bút toán này cần được Submit (gửi) vào sổ cái kế toán (General Ledger) để có hiệu lực.
Cách hoạt động:
- Các bút toán được tạo ra trong phần Exchange Rate Revaluation dưới dạng các bút toán Unrealized Exchange Gain/Loss (chênh lệch tỷ giá chưa thực hiện ).
- Sau khi các bút toán này được tạo, bạn cần Submit chúng để ghi nhận vào hệ thống chính thức, qua đó các thay đổi về tỷ giá sẽ được phản ánh trong các báo cáo tài chính.
Lợi ích:
- Cung cấp kiểm soát và xác nhận cho kế toán viên trước khi các thay đổi được đưa vào báo cáo tài chính.
- Đảm bảo rằng các bút toán được duyệt và phê duyệt đầy đủ trước khi ghi nhận.
Quy trình thực hiện:
Bước 1: Tạo Exchange Rate Revaluation
- Vào Accounting > Exchange Rate Revaluation trong VHTerp.
- Chọn các tài khoản ngoại tệ cần đánh giá lại và nhập tỷ giá hiện tại.
- Hệ thống sẽ tự động tạo các bút toán đánh giá lại tỷ giá hối đoái.
Bước 2: Kiểm tra các bút toán
- Các bút toán sẽ được tạo ra trong Journal Entries dưới dạng các bút toán lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá.
- Bạn có thể kiểm tra các bút toán này trong bảng Journal Entries.
Bước 3: Submit bút toán
- Sau khi kiểm tra và xác nhận các bút toán, bạn có thể Submit các bút toán này để chúng chính thức được ghi nhận vào sổ cái kế toán (General Ledger).
Bước 4: Hoàn tất quy trình
- Sau khi các bút toán được Submit, các tài khoản sẽ được cập nhật theo tỷ giá hiện tại và báo cáo tài chính của công ty sẽ phản ánh đúng tình hình tài chính.
Ví dụ cụ thể:
Tình huống:
- Công ty bạn có một khoản phải thu bằng USD, số dư là 1,000 USD.
- Tỷ giá ban đầu khi ghi nhận giao dịch là 23,000 VND/USD.
- Tỷ giá hiện tại là 23,500 VND/USD.
Quy trình tự động:
- Hệ thống tự động nhận thấy tỷ giá thay đổi.
- Nó tạo ra bút toán đánh giá lại tỷ giá hối đoái, ví dụ:
- Debit: Accounts Receivable (Phải thu khách hàng) 500,000 VND.
- Credit: Unrealized Exchange Gain (Lãi chưa thực hiện) 500,000 VND.
- Các bút toán này sẽ được ghi nhận dưới dạng các bản nháp.
- Bạn kiểm tra và Submit chúng để đưa vào sổ cái kế toán chính thức.
Lợi ích của tính năng này:
- Tiết kiệm thời gian: Tự động hóa quy trình giúp giảm thời gian thủ công cho kế toán viên.
- Chính xác hơn: Hệ thống tự động tính toán sự thay đổi tỷ giá, giúp tránh sai sót.
- Kiểm soát: Bạn có thể kiểm tra và duyệt các bút toán trước khi chúng được ghi nhận vào sổ cái kế toán.
Nếu bạn cần trợ giúp thêm trong việc thiết lập hoặc thực hiện quy trình này trong ERPNext, vui lòng cho tôi biết! 😊