Book Advance Payments in Separate Party Account - Thanh toán trả trước

Trong VHTerp, tùy chọn "Book Advance Payments in Separate Party Account" khi được bật sẽ thay đổi cách ghi nhận các khoản thanh toán trước (Advance Payments) cho khách hàng và nhà cung cấp theo cách cụ thể hơn:

Ý nghĩa của tùy chọn:

1. Advances Received (Tạm ứng nhận được):
   Các khoản thanh toán trước từ khách hàng sẽ được ghi vào Tài khoản Nợ phải trả (Liability Account) thay vì Tài khoản Tài sản (Asset Account) như thông thường.

2. Advances Paid (Tạm ứng đã trả):
   Các khoản thanh toán trước cho nhà cung cấp sẽ được ghi vào Tài khoản Tài sản (Asset Account) thay vì Tài khoản Nợ phải trả (Liability Account) như thông thường.

Lý do và lợi ích:

• Phân loại tài chính chính xác hơn:
  • Khoản tạm ứng nhận từ khách hàng là một khoản trách nhiệm của doanh nghiệp (do bạn phải cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ tương ứng sau này).
  • Khoản tạm ứng trả trước cho nhà cung cấp là một khoản tài sản của doanh nghiệp (do nhà cung cấp còn phải cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ tương ứng).
• Theo dõi chi tiết hơn:
  Mỗi khoản tạm ứng được ghi nhận đúng với tính chất tài chính của nó, giúp báo cáo tài chính rõ ràng và dễ hiểu hơn.

Ví dụ minh họa cụ thể:

1. Advances Received in a Liability Account (Tạm ứng nhận được):

Tình huống:
Công ty bạn nhận tạm ứng 20 triệu từ khách hàng ABC Corp để cung cấp sản phẩm.

• Khi không bật tùy chọn:

  • Hệ thống sẽ ghi nhận khoản tạm ứng này vào Tài khoản Tài sản (Asset Account) như "Accounts Receivable" hoặc "Customer Advances".
  • Bút toán:
    • Debit: Bank Account (Ngân hàng) 20 triệu
    • Credit: Customer Advances (Tạm ứng khách hàng) 20 triệu

• Khi bật tùy chọn:

  • Hệ thống sẽ ghi nhận khoản tạm ứng vào Tài khoản Nợ phải trả (Liability Account) như "Advances from Customers".
  • Bút toán:
    • Debit: Bank Account (Ngân hàng) 20 triệu
    • Credit: Advances from Customers (Nợ phải trả) 20 triệu

Ý nghĩa:
Số tiền tạm ứng này là trách nhiệm của công ty (Liability), vì công ty cần thực hiện nghĩa vụ cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ.

2. Advances Paid in an Asset Account (Tạm ứng đã trả):

Tình huống:
Công ty bạn thanh toán tạm ứng 15 triệu cho nhà cung cấp XYZ Ltd để mua nguyên vật liệu.

• Khi không bật tùy chọn:

  • Hệ thống sẽ ghi nhận khoản tạm ứng này vào Tài khoản Nợ phải trả (Liability Account) như "Accounts Payable".
  • Bút toán:
    • Debit: Advance to Suppliers (Tạm ứng cho nhà cung cấp) 15 triệu
    • Credit: Bank Account (Ngân hàng) 15 triệu

• Khi bật tùy chọn:

  • Hệ thống sẽ ghi nhận khoản tạm ứng vào Tài khoản Tài sản (Asset Account) như "Advances to Suppliers".
  • Bút toán:
    • Debit: Advances to Suppliers (Tài sản) 15 triệu
    • Credit: Bank Account (Ngân hàng) 15 triệu

Ý nghĩa:
Số tiền tạm ứng này được coi là tài sản của công ty (Asset), vì nhà cung cấp vẫn còn nghĩa vụ giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ.

Tóm tắt bảng so sánh:

Lưu ý khi sử dụng:

• Cấu hình tài khoản:
  Bạn cần chỉ định các tài khoản Liability và Asset phù hợp cho từng loại tạm ứng trong cấu hình hệ thống.
• Tùy chọn phù hợp:
  Tùy thuộc vào chính sách tài chính của doanh nghiệp, bạn có thể bật hoặc tắt tùy chọn này để đảm bảo ghi sổ kế toán chính xác.