Enable Provisional Accounting For Non Stock Items - Kích hoạt hạch toán dự phòng cho các mặt hàng không tồn kho.

"Enable Provisional Accounting For Non Stock Items" là một tùy chọn trong VHTerp cho phép hệ thống ghi nhận các bút toán kế toán tạm thời cho Non-Stock Items (Mặt hàng không tồn kho) tại thời điểm giao dịch, ngay cả khi mặt hàng không được quản lý trong kho.

Ý nghĩa của Non-Stock Items trong VHTerp

• Non-Stock Items là các mặt hàng hoặc dịch vụ không cần theo dõi tồn kho chi tiết, chẳng hạn như:
  • Dịch vụ (ví dụ: lắp đặt, vận chuyển).
  • Vật liệu tiêu hao không lưu trữ trong kho.
  • Các sản phẩm không thực sự nhập kho, chẳng hạn như hàng mua bán qua tay.

Cách hoạt động của Provisional Accounting

1. Khi tùy chọn này được bật:

   • VHTerp sẽ ghi nhận một bút toán kế toán tạm thời tại thời điểm giao dịch.
   • Bút toán này nhằm thể hiện giá trị liên quan đến Non-Stock Items trong báo cáo tài chính, giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn về chi phí hoặc doanh thu chưa thanh toán.

2. Khi không bật:

   • Hệ thống chỉ ghi nhận các giao dịch kế toán liên quan đến Non-Stock Items khi hóa đơn đã được thanh toán hoàn toàn (kế toán dồn tích).

Ví dụ về Provisional Accounting

Tình huống 1: Không bật "Enable Provisional Accounting For Non Stock Items"

• Doanh nghiệp cung cấp một dịch vụ lắp đặt trị giá 10,000.
• Khi dịch vụ được bán, hệ thống sẽ không ghi nhận bất kỳ bút toán kế toán nào cho đến khi:
  • Hóa đơn được thanh toán.
  • Ghi nhận cuối kỳ được thực hiện thủ công.

Tình huống 2: Bật "Enable Provisional Accounting For Non Stock Items"

• Cùng tình huống trên, khi dịch vụ được bán:
  • Debit: 10,000 vào Provisional Expense Account (Tài khoản Chi phí Tạm Thời).
  • Credit: Accounts Payable hoặc Accounts Receivable, tùy thuộc vào trạng thái thanh toán.

Khi hóa đơn được thanh toán, bút toán tạm thời sẽ được điều chỉnh hoặc thay thế bằng bút toán chính thức.

Lợi ích của việc sử dụng Provisional Accounting

1. Minh bạch tài chính:

   • Các giao dịch liên quan đến Non-Stock Items được ghi nhận tạm thời, giúp doanh nghiệp biết chính xác nghĩa vụ tài chính của mình tại thời điểm giao dịch.

2. Quản lý chi phí tốt hơn:

   • Giúp theo dõi các chi phí hoặc doanh thu chưa thanh toán liên quan đến Non-Stock Items.

3. Tự động hóa:

   • Giảm thiểu công việc kế toán thủ công, đặc biệt trong các kỳ báo cáo tài chính.

Nhược điểm hoặc Hạn chế

1. Phức tạp hóa sổ sách kế toán:

   • Cần điều chỉnh bút toán tạm thời thành bút toán chính thức khi thanh toán hoàn tất.

2. Không phù hợp với mọi doanh nghiệp:

   • Doanh nghiệp nhỏ, ít giao dịch Non-Stock Items, có thể không cần tùy chọn này.

Cách thiết lập trong VHTerp

1. Điều hướng đến:

   • Accounts Settings > Company Settings.

2. Bật tùy chọn:

   • Enable Provisional Accounting For Non Stock Items.

3. Cấu hình các tài khoản liên quan:

   • Provisional Expense Account: Tài khoản chi phí tạm thời.
   • Provisional Revenue Account: Tài khoản doanh thu tạm thời.

Dịch sang tiếng Việt

• Enable Provisional Accounting For Non Stock Items: Kích hoạt kế toán tạm thời cho các mặt hàng không tồn kho.
• Tùy chọn này giúp ghi nhận các giao dịch liên quan đến dịch vụ hoặc hàng hóa không lưu trữ trong kho ngay tại thời điểm phát sinh, thay vì đợi đến khi thanh toán hoặc kiểm kê.

Khi nào nên sử dụng tùy chọn này?

• Doanh nghiệp cung cấp nhiều dịch vụ hoặc mặt hàng không tồn kho.
• Yêu cầu minh bạch tài chính chi tiết ngay tại thời điểm giao dịch.
• Muốn giảm thiểu rủi ro trong báo cáo tài chính bằng cách ghi nhận sớm nghĩa vụ tài chính.