Opening Entry - Bút toán mở đầu

• Khái niệm

  • Opening Entry là bút toán mở đầu dùng để thiết lập số dư ban đầu của các tài khoản kế toán khi bắt đầu sử dụng VHTerp.
  • Mục tiêu của Opening Entry là đảm bảo rằng sổ sách kế toán trong VHTerp khớp với sổ sách kế toán cũ hoặc số dư tài chính thực tế của doanh nghiệp tại thời điểm chuyển đổi hệ thống.

  ---

  Tại sao cần Opening Entry?

  • Khi một doanh nghiệp bắt đầu sử dụng VHTerp, hệ thống cần biết:
    • Số dư tiền mặt và tài khoản ngân hàng.
    • Số dư các khoản công nợ phải thu, phải trả.
    • Số dư tài sản cố định, hàng tồn kho, và vốn chủ sở hữu.
  • Những số dư này được nhập vào hệ thống thông qua Opening Entry.

  ---

  Cách hoạt động trong VHTerp

  1. Kích hoạt chế độ số dư mở đầu (Opening Balance):

     • Tạo một Journal Entry và chọn loại giao dịch là Opening Entry.
     • Nhập số dư ban đầu cho các tài khoản.

  2. Phân bổ số dư:

     • Nợ (Debit): Các tài khoản tài sản như tiền mặt, ngân hàng, công nợ phải thu, hàng tồn kho.
     • Có (Credit): Các tài khoản nguồn vốn như công nợ phải trả, vốn chủ sở hữu.

  3. Cân đối số dư:

     • VHTerp yêu cầu tổng giá trị Nợ và Có trong Opening Entry phải cân bằng để đảm bảo tính toàn vẹn kế toán.

  ---

  Ví dụ cụ thể

  1. Nhập số dư mở đầu

  • Thông tin doanh nghiệp:

    • Tiền mặt: 50,000,000 VND.
    • Tài khoản ngân hàng: 100,000,000 VND.
    • Công nợ phải thu từ khách hàng: 20,000,000 VND.
    • Công nợ phải trả nhà cung cấp: 30,000,000 VND.
    • Vốn chủ sở hữu: 140,000,000 VND.

  • Cách thực hiện trong VHTerp:

    • Tạo một Journal Entry.

    • Chọn loại: Opening Entry.

    • Nhập các số liệu như sau:

      Tài khoản	Loại	Số tiền (VND)
      Cash (Tiền mặt)	Nợ	50,000,000
      Bank Account (Ngân hàng)	Nợ	100,000,000
      Accounts Receivable	Nợ	20,000,000
      Accounts Payable	Có	30,000,000
      Equity (Vốn chủ sở hữu)	Có	140,000,000

  • Bút toán kế toán:

    • Nợ: 50,000,000 (Tiền mặt).
    • Nợ: 100,000,000 (Ngân hàng).
    • Nợ: 20,000,000 (Công nợ phải thu).
    • Có: 30,000,000 (Công nợ phải trả).
    • Có: 140,000,000 (Vốn chủ sở hữu).

  2. Sau khi hoàn tất:

  • Hệ thống sẽ:
    • Ghi nhận số dư ban đầu cho tất cả các tài khoản.
    • Tạo báo cáo tài chính với số dư mở đầu chính xác.

  ---

  Lưu ý khi sử dụng Opening Entry

  1. Không dùng cho giao dịch mới:
     • Opening Entry chỉ dùng để thiết lập số dư ban đầu, không sử dụng cho các giao dịch hàng ngày.
  2. Đối chiếu sổ sách cũ:
     • Đảm bảo rằng số dư mở đầu khớp với sổ sách hoặc báo cáo tài chính trước đó.
  3. Điều chỉnh chênh lệch:
     • Nếu tổng Nợ và Có không cân bằng, có thể tạo một mục điều chỉnh vào tài khoản Opening Balance Adjustment.

  ---

  Lợi ích của Opening Entry

  • Khởi tạo chính xác: Đảm bảo số liệu ban đầu của hệ thống đúng với tình hình tài chính thực tế.
  • Tích hợp nhanh chóng: Giúp doanh nghiệp chuyển đổi từ hệ thống kế toán cũ sang VHTerp một cách mượt mà.
  • Quản lý minh bạch: Tạo nền tảng chính xác để quản lý tài chính và đưa ra quyết định kinh doanh.