Subscription - Đăng ký theo định kỳ

Subscription (Đăng ký theo định kỳ( là một tính năng cho phép bạn quản lý các dịch vụ hoặc sản phẩm có tính chất định kỳ (ví dụ: dịch vụ thuê bao, bảo trì, hoặc các sản phẩm/dịch vụ được cung cấp theo chu kỳ). Khi tạo một invoice (hóa đơn), nếu có lựa chọn Subscription, bạn sẽ quản lý và tính toán các khoản thanh toán định kỳ cho khách hàng.

Giải thích về Subscription khi tạo Invoice:

1. Subscription liên quan đến các dịch vụ hoặc sản phẩm có chu kỳ thanh toán, ví dụ như dịch vụ internet, dịch vụ điện thoại, phần mềm SaaS (Software as a Service), bảo trì thiết bị, v.v. Những dịch vụ này có thể được tính phí định kỳ theo tháng, quý, năm, hoặc một khoảng thời gian cụ thể.

2. Khi bạn tạo một Subscription, VHTerp sẽ tự động tạo hóa đơn (invoice) cho khách hàng theo chu kỳ đã thiết lập.

Các thành phần của Subscription trong VHTerp:

1. Start Date: Ngày bắt đầu dịch vụ hoặc sản phẩm đăng ký.
2. End Date: Ngày kết thúc dịch vụ hoặc sản phẩm đăng ký (nếu có).
3. Billing Cycle: Chu kỳ thanh toán, có thể là hàng tháng, hàng quý, hàng năm, v.v.
4. Price List: Danh sách giá sẽ được áp dụng cho dịch vụ hoặc sản phẩm đăng ký.
5. Items: Các mặt hàng được đăng ký, có thể là dịch vụ hoặc sản phẩm.
6. Renewal Date: Ngày gia hạn, nếu dịch vụ tiếp tục sau khi hết hạn.
7. Status: Trạng thái của đăng ký, có thể là Active, Suspended, hoặc Expired.

Cách hoạt động của Subscription khi tạo Invoice:

• Tạo Subscription: Khi một khách hàng đăng ký dịch vụ hoặc sản phẩm, bạn tạo một bản đăng ký với các thông tin như ngày bắt đầu, chu kỳ thanh toán, và các mặt hàng/dịch vụ đăng ký.

• Tạo Invoice cho Subscription: VHTerp sẽ tự động tạo một invoice dựa trên chu kỳ thanh toán đã cấu hình. Ví dụ:

  • Nếu khách hàng đăng ký dịch vụ theo tháng, hệ thống sẽ tự động tạo hóa đơn vào đầu mỗi tháng.
  • Nếu khách hàng đăng ký dịch vụ theo quý, hệ thống sẽ tự động tạo hóa đơn mỗi 3 tháng.

• Hóa đơn định kỳ: Hóa đơn sẽ bao gồm các dịch vụ hoặc sản phẩm trong đăng ký và có thể tự động tạo ra vào ngày đáo hạn của chu kỳ thanh toán.

• Renewal: Sau khi một Subscription kết thúc, nếu nó được gia hạn, một Subscription mới sẽ được tạo, và hóa đơn sẽ được tạo lại cho chu kỳ tiếp theo.

Ví dụ về Subscription:

Giả sử bạn cung cấp dịch vụ bảo trì máy móc với chi phí 5 triệu đồng mỗi tháng. Một khách hàng ký hợp đồng bảo trì dịch vụ này trong 12 tháng. Bạn sẽ tạo một Subscription với các thông tin:

• Start Date: 01/01/2024
• End Date: 31/12/2024
• Billing Cycle: Monthly (hàng tháng)
• Item: Dịch vụ bảo trì máy móc
• Price: 5 triệu đồng/tháng

VHTerp sẽ tự động tạo hóa đơn hàng tháng cho khách hàng này với số tiền 5 triệu đồng. Khi hợp đồng hết hạn, bạn có thể gia hạn đăng ký và VHTerp sẽ tiếp tục tạo hóa đơn cho chu kỳ tiếp theo.

Tóm lại:

• Subscription giúp quản lý các dịch vụ và sản phẩm có tính chất định kỳ.
• Khi tạo một invoice cho Subscription, hệ thống sẽ tự động tạo hóa đơn cho khách hàng theo chu kỳ thanh toán đã thiết lập (hàng tháng, hàng quý, hàng năm, v.v.).
• Các tính năng như Renewal Date và Billing Cycle giúp duy trì quá trình thanh toán định kỳ và gia hạn hợp đồng một cách dễ dàng trong VHTerp.