Sale Invoice - Hóa đơn bán hàng

Include Payment (POS) - Ghi nhận thanh toán tức thời

nclude Payment (POS) trong Sales Invoice của VHTerp là một tùy chọn cho phép bạn ghi nhận việc thanh toán ngay tại thời điểm tạo hóa đơn bán hàng, thường được sử dụng trong các giao dịch tại Điểm bán hàng (Point of Sale - POS).

Ý nghĩa của "Include Payment (POS)"

  1. Ghi nhận thanh toán tức thời:

    • Khi chọn tùy chọn này, VHTerp sẽ ghi nhận rằng khách hàng đã thanh toán toàn bộ số tiền ngay khi hóa đơn được tạo.
    • Tùy chọn này rất hữu ích cho các giao dịch trực tiếp, như tại cửa hàng bán lẻ, nơi khách hàng trả tiền ngay khi mua hàng.

  2. Tự động tạo bút toán thanh toán:

    • VHTerp sẽ tạo một Payment Entry liên kết với Sales Invoice, thể hiện khoản tiền đã được thanh toán.
    • Số tiền thanh toán được ghi nhận trong tài khoản tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng tương ứng, tùy vào phương thức thanh toán.

  3. Đơn giản hóa quy trình kế toán:

    • Bạn không cần tạo riêng một Payment Entry sau khi xuất hóa đơn, vì khoản thanh toán đã được tích hợp vào quy trình tạo hóa đơn.

Cách hoạt động

Khi bạn chọn Include Payment (POS) trong Sales Invoice:

  1. Trường Mode of Payment (Phương thức thanh toán) sẽ xuất hiện.
    • Ví dụ: Tiền mặt, Chuyển khoản ngân hàng, Thẻ tín dụng, Ví điện tử, v.v.
  2. Điền thông tin cần thiết, như tài khoản ghi nhận tiền thanh toán.
  3. VHTerp sẽ tự động:
    • Đánh dấu hóa đơn là Paid.
    • Ghi nhận giao dịch thanh toán vào sổ cái kế toán.
    • Liên kết hóa đơn với bút toán thanh toán (Payment Entry).

Ví dụ thực tế

Tình huống:

Thao tác trong VHTerp:

  1. Tạo một Sales Invoice.
  2. Chọn tùy chọn Include Payment (POS).
  3. Chọn Mode of Payment là Cash (Tiền mặt).
  4. Lưu và nộp hóa đơn.

Kết quả:

Khi nào nên sử dụng?

Is Return (Credit Note) - Hóa đơn điều chỉnh giảm

Hóa đơn điều chỉnh giảm  trong Sales Invoice của VHTerp được dùng để chỉ rằng hóa đơn này là một hóa đơn trả lại hàng (còn gọi là Hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc Phiếu ghi có) do hàng hóa đã được khách hàng trả lại hoặc giá trị hóa đơn cần được giảm trừ.

Ý nghĩa:

  1. Hóa đơn trả lại hàng:

    • Được lập khi khách hàng trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa đã mua trước đó.
    • Ghi nhận số lượng hàng hóa trả lại vào kho và giảm doanh thu tương ứng.

  2. Phiếu ghi có (Credit Note):

    • Là tài liệu kế toán nhằm giảm số tiền mà khách hàng phải trả trong trường hợp có lỗi trên hóa đơn, trả lại hàng, hoặc các khoản giảm giá sau khi hóa đơn đã được phát hành.

Khi chọn Hóa đơn điều chỉnh giảm  trong VHTerp:

Net Amount - Giá trị cơ bản của phí bổ sung trước khi áp dụng thuế (nếu có).

Ví dụ thực tế:

Bạn bán một sản phẩm trị giá 1.000.000 VND và áp dụng:

Net Amount: 1.050.000 VND (Giá trị hàng + phí vận chuyển)