Sổ cái(General Ledger)

Voucher - Chứng từ

Trong General Ledger (Sổ cái kế toán) của VHTerp (và các phần mềm kế toán khác), Voucher là một thuật ngữ dùng để chỉ các tài liệu hoặc giao dịch ghi nhận hoạt động tài chính trong hệ thống kế toán. Mỗi Voucher thường đại diện cho một giao dịch cụ thể và chứa thông tin chi tiết về giao dịch đó.

Ý nghĩa của Voucher:

  1. Voucher đóng vai trò là bằng chứng ghi nhận một giao dịch tài chính (ví dụ: hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, hoặc bút toán điều chỉnh).
  2. Trong General Ledger, Voucher liên kết các bút toán kế toán với một tài liệu cụ thể để dễ dàng tra cứu và quản lý.

Các loại Voucher phổ biến trong VHTerp:

  1. Journal Entry (Bút toán nhật ký):

    • Ghi nhận các giao dịch kế toán như điều chỉnh tài khoản, chuyển tiền giữa tài khoản ngân hàng, hoặc bút toán kết chuyển.
    • Voucher Type: Journal Entry

  2. Sales Invoice (Hóa đơn bán hàng):

    • Ghi nhận doanh thu từ việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ.
    • Voucher Type: Sales Invoice

  3. Purchase Invoice (Hóa đơn mua hàng):

    • Ghi nhận chi phí hoặc nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp.
    • Voucher Type: Purchase Invoice

  4. Payment Entry (Bút toán thanh toán):

    • Ghi nhận thanh toán hoặc nhận tiền từ khách hàng hoặc nhà cung cấp.
    • Voucher Type: Payment Entry

  5. Expense Claim (Yêu cầu chi phí):

    • Ghi nhận chi phí được nhân viên khai báo.
    • Voucher Type: Expense Claim

  6. Stock Entry (Phiếu nhập/xuất kho):

    • Ghi nhận các giao dịch liên quan đến hàng tồn kho, chẳng hạn như nhập kho, xuất kho hoặc chuyển kho.
    • Voucher Type: Stock Entry

Mối liên hệ giữa Voucher và General Ledger:

  1. Khi một giao dịch được ghi nhận qua bất kỳ Voucher nào, hệ thống sẽ tự động tạo các bút toán ghi sổ trong General Ledger.
  2. Mỗi dòng bút toán trong General Ledger đều liên kết với một Voucher cụ thể, giúp bạn truy xuất nguồn gốc giao dịch dễ dàng.

Ví dụ:

Ví dụ cụ thể:

  1. Journal Entry (JE-0001):

    • Chuyển tiền từ tài khoản A sang tài khoản B:
      • Nợ: Bank Account B (1,000,000 VNĐ).
      • Có: Bank Account A (1,000,000 VNĐ).
    • Voucher Type: Journal Entry
    • Voucher No: JE-0001

  2. Sales Invoice (SINV-0002):

    • Ghi nhận doanh thu từ khách hàng:
      • Nợ: Accounts Receivable - Customer A (500,000 VNĐ).
      • Có: Sales Income - Product A (500,000 VNĐ).
    • Voucher Type: Sales Invoice
    • Voucher No: SINV-0002

Tóm lại:

Against Voucher - Chứng từ đối ứng

Trường "Against Voucher" trong sổ cái (General Ledger) của VHTerp được sử dụng để hiển thị mối liên hệ giữa các bút toán kế toán và chứng từ kế toán mà bút toán đó liên quan đến.

Mục đích chính của "Against Voucher":

  1. Theo dõi giao dịch liên quan:

    • Cho biết bút toán này được ghi nhận để đối ứng hoặc liên quan đến chứng từ nào (ví dụ: Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn mua hàng, Phiếu thu, Phiếu chi, hoặc các bút toán điều chỉnh).

  2. Dễ dàng đối chiếu số liệu:

    • Kế toán có thể nhanh chóng tra cứu mối liên hệ giữa các khoản mục tài khoản và chứng từ gốc.
    • Ví dụ: Một bút toán ghi có trong tài khoản Sales sẽ cho biết chứng từ Sales Invoice (SI-001) đã tạo nên doanh thu này.

  3. Hỗ trợ truy vết giao dịch:

    • Khi kiểm tra sổ cái, bạn có thể dễ dàng xác định:
      • Giao dịch này liên quan đến chứng từ nào.
      • Số tiền đã thanh toán (hoặc chưa thanh toán) liên quan đến hóa đơn nào.

  4. Cải thiện quản lý công nợ:

    • Đối với các tài khoản công nợ phải thu (Accounts Receivable) hoặc phải trả (Accounts Payable), trường này cho biết giao dịch cụ thể (ví dụ, thanh toán hoặc điều chỉnh) đang đối ứng với hóa đơn nào.

Ví dụ cụ thể:

Trường hợp 1: Ghi nhận doanh thu từ hóa đơn bán hàng (Sales Invoice)

Trường hợp 2: Thanh toán hóa đơn (Payment Entry)

Khi mở sổ cái, mục đích của trường "Against Voucher":

Against Account - Tài khoản đối ứng

Against Account" trong General Ledger(Sổ cái) của VHTerp là trường dùng để chỉ tài khoản đối ứng trong một bút toán kế toán. Nó cho biết bút toán này được ghi nhận để đối ứng với tài khoản nào, giúp người dùng dễ dàng truy vết và phân tích mối quan hệ giữa các giao dịch.

Ý nghĩa của "Against Account":

  1. Xác định tài khoản đối ứng:

    • Trường này ghi rõ tài khoản đối ứng của một bút toán cụ thể trong sổ cái.
    • Ví dụ: Nếu ghi nợ vào tài khoản Bank Account, thì tài khoản đối ứng có thể là Accounts Receivable (nếu thanh toán hóa đơn) hoặc Sales (nếu ghi nhận doanh thu).

  2. Hỗ trợ truy vết giao dịch:

    • Dễ dàng tra cứu tài khoản nào liên quan đến giao dịch.
    • Ví dụ: Một khoản chi từ Cash Account sẽ ghi rõ tài khoản đối ứng là Expense Account, giúp nhanh chóng kiểm tra lý do chi phí.

  3. Phân tích dòng tiền và công nợ:

    • Dễ dàng theo dõi dòng tiền ra/vào hoặc các khoản công nợ liên quan đến một giao dịch.

Ví dụ cụ thể:

Trường hợp 1: Ghi nhận doanh thu từ hóa đơn bán hàng (Sales Invoice)

Trường hợp 2: Thanh toán hóa đơn (Payment Entry)

Trường hợp 3: Chi phí vận hành

Mục đích sử dụng "Against Account" trong General Ledger:

  1. Kiểm tra tính hợp lệ của giao dịch:

    • Xác minh xem bút toán kế toán có liên kết đúng với tài khoản đối ứng không.
    • Ví dụ: Tài khoản ngân hàng có giao dịch ghi có, thì tài khoản đối ứng phải là công nợ, doanh thu, hoặc khoản mục hợp lý khác.

  2. Truy vết giao dịch nhanh hơn:

    • Giúp kế toán hoặc kiểm toán viên dễ dàng kiểm tra nguồn gốc và mối liên hệ giữa các giao dịch.

  3. Hỗ trợ báo cáo tài chính:

    • Cung cấp thông tin rõ ràng về dòng tiền, công nợ, doanh thu, và chi phí, giúp tạo báo cáo chính xác hơn.