Tài khoản phải thu(receivable)

Linked Delivery Notes - phiếu giao hàng

Trong VHTerp, "Linked Delivery Notes" trong Receivable (tài khoản phải thu) là một phần thể hiện mối liên kết giữa Invoice (hóa đơn bán hàng) và các Delivery Notes (phiếu giao hàng) liên quan.

Ý nghĩa của "Linked Delivery Notes":

  1. Delivery Note (Phiếu giao hàng) là tài liệu ghi lại việc giao sản phẩm hoặc hàng hóa cho khách hàng, được tạo trước hoặc sau khi phát hành hóa đơn (Invoice).
  2. Linked Delivery Notes chỉ ra các phiếu giao hàng nào đã được liên kết với hóa đơn cụ thể trong sổ phải thu. Điều này giúp bạn theo dõi:
    • Hàng hóa đã giao cho khách hàng là những mặt hàng nào.
    • Hóa đơn nào tương ứng với các lần giao hàng.

Khi nào Linked Delivery Notes được sử dụng?

Ví dụ cụ thể:

Giả sử bạn bán 100 ghế cho khách hàng A:

  1. Ngày 01/01/2024: Bạn giao 50 ghế và tạo một Delivery Note (DN-0001) để ghi nhận giao hàng.
  2. Ngày 02/01/2024: Bạn giao tiếp 50 ghế còn lại và tạo một Delivery Note khác (DN-0002).
  3. Ngày 05/01/2024: Bạn tạo một Sales Invoice (SINV-0001) bao gồm toàn bộ 100 ghế.

Khi kiểm tra hóa đơn SINV-0001 trong Receivable, bạn sẽ thấy phần Linked Delivery Notes liệt kê:

Lợi ích của Linked Delivery Notes:

  1. Quản lý dễ dàng: Giúp bạn theo dõi xem hàng hóa trong hóa đơn đã được giao hết chưa, và liên kết với những lần giao hàng nào.
  2. Tránh sai sót: Xác minh hóa đơn và phiếu giao hàng trùng khớp về số lượng và giá trị.
  3. Báo cáo chính xác: Dễ dàng kiểm tra tiến độ giao hàng liên quan đến các hóa đơn.

Customer LPO - Đơn đặt hàng của khách hàng

Customer LPO trong Receivable là viết tắt của Customer Local Purchase Order (Đơn đặt hàng nội bộ của khách hàng).

Ý nghĩa:

LPO là tài liệu do khách hàng phát hành, thường được sử dụng trong quá trình mua bán, để:

  1. Xác nhận đơn hàng: Khách hàng đặt mua sản phẩm hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp.
  2. Thể hiện chi tiết đơn hàng: Gồm số lượng, giá cả, và điều khoản giao hàng.
  3. Ràng buộc pháp lý: Được coi là một thỏa thuận chính thức giữa khách hàng và nhà cung cấp.

Trong Receivable của VHTerp:

Ví dụ:

  1. Khách hàng gửi một LPO để mua 100 chiếc bàn gỗ.
  2. Nhà cung cấp tạo hóa đơn bán hàng (Sales Invoice) và đính kèm thông tin LPO này trong Customer LPO.
  3. Trong Receivable, bạn có thể tra cứu các hóa đơn liên quan đến từng LPO để quản lý công nợ hiệu quả hơn.

Future Payments - Thanh toán dự kiến

Future Payments trong Receivable (Công nợ phải thu) ám chỉ các khoản thanh toán mà khách hàng dự kiến sẽ thực hiện trong tương lai. Đây thường là các khoản:

  1. Đã được lập hóa đơn: Khách hàng đã nhận hóa đơn nhưng chưa đến hạn thanh toán.
  2. Lên lịch thanh toán: Khách hàng cam kết sẽ thanh toán vào một ngày cụ thể trong tương lai.

Ý nghĩa trong VHTerp:

Ví dụ:

  1. Ngày 1/1/2025, bạn bán hàng cho khách hàng và lập hóa đơn với hạn thanh toán là 31/1/2025.
  2. Trước ngày 31/1/2025, số tiền trên hóa đơn sẽ được hiển thị trong Future Payments.
  3. Khi khách hàng thanh toán, khoản đó được chuyển từ Future Payments sang Received Payments.

Party Currency - Theo tiền tệ của đối tác

In Party Currency trong Receivable (Công nợ phải thu) đề cập đến số tiền công nợ được hiển thị bằng đồng tiền gốc của khách hàng hoặc đối tác (Party Currency).

Giải thích chi tiết:

  1. Party Currency:

    • Là loại tiền tệ được định nghĩa cho khách hàng hoặc nhà cung cấp khi tạo tài khoản của họ trong hệ thống VHTerp.
    • Ví dụ: Nếu khách hàng được định nghĩa với đơn vị tiền tệ là USD, thì Party Currency sẽ là USD.

  2. In Party Currency:

    • Là giá trị công nợ phải thu từ khách hàng, hiển thị theo đơn vị tiền tệ của khách hàng, thay vì tiền tệ mặc định của công ty bạn.
    • Điều này hữu ích khi công ty bạn hoạt động trong môi trường quốc tế và giao dịch bằng nhiều loại tiền tệ khác nhau.

Ví dụ minh họa:

Lợi ích:

 

Revaluation Journal - Nhật ký điều chỉnh tỷ giá

Revaluation Journals trong Receivable (Công nợ phải thu) là các bút toán điều chỉnh được tạo ra để xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái đối với các khoản Nợ (hoặc Có) được ghi nhận bằng ngoại tệ.

Giải thích chi tiết:

  1. Khi nào cần Revaluation Journals?

    • Khi doanh nghiệp giao dịch với khách hàng hoặc nhà cung cấp bằng ngoại tệ, các khoản phải thu hoặc phải trả thường được ghi nhận theo tỷ giá hối đoái tại thời điểm giao dịch.
    • Tuy nhiên, đến thời điểm thanh toán hoặc cuối kỳ kế toán, tỷ giá có thể thay đổi, dẫn đến chênh lệch giữa giá trị thực tế và giá trị ghi sổ.
    • Revaluation Journals được dùng để ghi nhận chênh lệch này, nhằm phản ánh đúng giá trị công nợ theo tỷ giá hiện tại.

  2. Cách hoạt động:

    • VHTerp sẽ tạo ra các bút toán tự động hoặc thủ công để điều chỉnh giá trị của các khoản công nợ theo tỷ giá mới.
    • Bút toán này sẽ ảnh hưởng đến:
      • Tài khoản công nợ phải thu hoặc phải trả.
      • Tài khoản lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá (Exchange Gain/Loss Account).

  3. Ví dụ minh họa:

    • Tình huống:
      • Bạn xuất hóa đơn cho khách hàng ở nước ngoài với số tiền 1,000 USD.
      • Tỷ giá tại thời điểm ghi nhận là 23,500 VND/USD, ghi nhận 23,500,000 VND.
      • Đến cuối kỳ kế toán, tỷ giá tăng lên 24,000 VND/USD, nên giá trị thực tế của công nợ là 24,000,000 VND.
    • Revaluation Journal sẽ ghi nhận chênh lệch:
      • Ghi có vào tài khoản Lãi do chênh lệch tỷ giá: 500,000 VND.
      • Ghi nợ vào tài khoản Công nợ phải thu: 500,000 VND.

  4. Mục đích:

    • Đảm bảo giá trị công nợ được phản ánh đúng theo tỷ giá hiện hành.
    • Hỗ trợ báo cáo tài chính chính xác trong môi trường đa tiền tệ.