Audit Trail: Lịch sử kiểm toán.

Là một tính năng hoặc khái niệm trong các hệ thống kế toán và quản lý như VHTerp, nhằm ghi lại toàn bộ các thay đổi, giao dịch, và hoạt động liên quan đến dữ liệu hoặc quy trình trong hệ thống.

Mục đích của Audit Trail

1. Minh bạch:

   • Audit Trail cho phép theo dõi ai đã làm gì, khi nào, và như thế nào trên hệ thống.
   • Điều này giúp minh bạch hóa các hoạt động trong hệ thống.

2. Kiểm soát nội bộ:

   • Giúp các nhà quản lý giám sát và phát hiện các hoạt động bất thường hoặc sai phạm.
   • Là một công cụ quan trọng trong việc quản lý rủi ro.

3. Phục vụ kiểm toán:

   • Khi doanh nghiệp được kiểm toán, Audit Trail là cơ sở để kiểm toán viên đánh giá tính chính xác và hợp pháp của các giao dịch.

4. Tuân thủ pháp luật:

   • Một số quốc gia hoặc ngành nghề yêu cầu doanh nghiệp phải duy trì Audit Trail để đáp ứng các quy định pháp luật.

Cách hoạt động của Audit Trail

• Lưu trữ thông tin: Audit Trail ghi lại thông tin chi tiết về các hành động, bao gồm:
  • Ai thực hiện hành động (người dùng hoặc hệ thống).
  • Khi nào hành động được thực hiện (ngày và giờ).
  • Hành động gì đã được thực hiện (thêm, sửa, xóa, hoặc xem).
  • Thay đổi gì đã xảy ra (giá trị trước và sau khi thay đổi).
  • Tại đâu trong hệ thống (mục nào, bảng nào hoặc bản ghi nào).

Ví dụ trong VHTerp:

1. Cập nhật hóa đơn:

   • Người dùng sửa thông tin một hóa đơn từ "100 triệu" thành "120 triệu".
   • Audit Trail sẽ ghi lại:
     • Tên người dùng.
     • Thời gian sửa đổi.
     • Giá trị trước: "100 triệu".
     • Giá trị sau: "120 triệu".
     • Tên hóa đơn.

2. Xóa một tài sản:

   • Khi xóa một tài sản khỏi hệ thống, Audit Trail ghi lại:
     • Người thực hiện xóa.
     • Thời gian.
     • Mã tài sản hoặc chi tiết tài sản bị xóa.

Lợi ích của Audit Trail:

1. Phát hiện gian lận:
   • Nếu có sai phạm, Audit Trail giúp phát hiện và xác định người chịu trách nhiệm.
2. Tối ưu hóa vận hành:
   • Hiểu rõ quy trình nào hay gặp lỗi hoặc cần cải thiện.
3. Hỗ trợ khôi phục dữ liệu:
   • Khi xảy ra lỗi hoặc mất dữ liệu, có thể dựa vào Audit Trail để khôi phục thông tin.

Cách sử dụng Audit Trail trong VHTerp:

• Kích hoạt Audit Trail:
  • Vào mục cài đặt (Settings) và bật tính năng Audit Trail.
• Xem lịch sử thay đổi:
  • Trong từng tài liệu (Document), có thể xem phần "View Audit Trail" để thấy danh sách các thay đổi đã thực hiện.
• Tìm kiếm thông tin:
  • Audit Trail thường có bộ lọc để tìm kiếm các thay đổi theo người dùng, thời gian, hoặc loại tài liệu.