Biên bản nhận hàng - Purchase Receipt
Biên bản nhận hàng là phiếu xác nhận đã nhận hàng từ nhà cung cấp,
nhưng chưa chắc đã lập hóa đơn hoặc thanh toán.
Mục đích của Purchase Receipt:
| Mục tiêu | Giải thích |
|---|---|
| Ghi nhận số lượng hàng đã nhận | Từ nhà cung cấp, đưa vào kho |
| Cập nhật tồn kho thực tế | Tăng tồn kho ngay khi nhận |
| Là bằng chứng giao nhận | Trước khi có hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice) |
| ❌ Không phải hóa đơn thanh toán | Không ghi nhận công nợ (trừ khi thiết lập “Tự động tạo hóa đơn”) |
Quy trình chuẩn trong VHTerp:
Purchase Order (PO) ➡ Purchase Receipt ➡ Purchase Invoice ➡ Payment Entry| Bước | Giải thích |
|---|---|
| PO – Đơn đặt hàng | Bạn đặt hàng với nhà cung cấp |
| PR – Nhận hàng | Nhà cung cấp giao hàng → bạn tạo Purchase Receipt |
| PI – Hóa đơn mua hàng | Nhà cung cấp gửi hóa đơn → bạn tạo Purchase Invoice |
| PE – Thanh toán | Bạn trả tiền → tạo Payment Entry |
Ví dụ thực tế:
-
Ngày 01/04: Bạn đặt 100 chiếc ghế → tạo Purchase Order
-
Ngày 05/04: Nhận đủ hàng → tạo Purchase Receipt (ghi nhận vào kho)
-
Ngày 10/04: Nhận được hóa đơn từ NCC → tạo Purchase Invoice
-
Ngày 15/04: Trả tiền → tạo Payment Entry
Khi nào nên dùng Biên bản nhận hàng?
-
Khi hàng về trước – hóa đơn về sau
-
Khi bạn cần kiểm kê, nhập kho nhanh mà chưa có chứng từ chính thức
-
Để kiểm tra số lượng thực nhận so với đơn đặt hàng