Include Payment (POS) - Ghi nhận thanh toán tức thời
nclude Payment (POS) trong Sales Invoice của VHTerp là một tùy chọn cho phép bạn ghi nhận việc thanh toán ngay tại thời điểm tạo hóa đơn bán hàng, thường được sử dụng trong các giao dịch tại Điểm bán hàng (Point of Sale - POS).
Ý nghĩa của "Include Payment (POS)"
-
Ghi nhận thanh toán tức thời:
- Khi chọn tùy chọn này, VHTerp sẽ ghi nhận rằng khách hàng đã thanh toán toàn bộ số tiền ngay khi hóa đơn được tạo.
- Tùy chọn này rất hữu ích cho các giao dịch trực tiếp, như tại cửa hàng bán lẻ, nơi khách hàng trả tiền ngay khi mua hàng.
-
Tự động tạo bút toán thanh toán:
- VHTerp sẽ tạo một Payment Entry liên kết với Sales Invoice, thể hiện khoản tiền đã được thanh toán.
- Số tiền thanh toán được ghi nhận trong tài khoản tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng tương ứng, tùy vào phương thức thanh toán.
-
Đơn giản hóa quy trình kế toán:
- Bạn không cần tạo riêng một Payment Entry sau khi xuất hóa đơn, vì khoản thanh toán đã được tích hợp vào quy trình tạo hóa đơn.
Cách hoạt động
Khi bạn chọn Include Payment (POS) trong Sales Invoice:
- Trường Mode of Payment (Phương thức thanh toán) sẽ xuất hiện.
- Ví dụ: Tiền mặt, Chuyển khoản ngân hàng, Thẻ tín dụng, Ví điện tử, v.v.
- Điền thông tin cần thiết, như tài khoản ghi nhận tiền thanh toán.
- VHTerp sẽ tự động:
- Đánh dấu hóa đơn là Paid.
- Ghi nhận giao dịch thanh toán vào sổ cái kế toán.
- Liên kết hóa đơn với bút toán thanh toán (Payment Entry).
Ví dụ thực tế
Tình huống:
- Cửa hàng bán lẻ xuất hóa đơn bán 1 chiếc bàn với giá 5.000.000 VNĐ.
- Khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt.
Thao tác trong VHTerp:
- Tạo một Sales Invoice.
- Chọn tùy chọn Include Payment (POS).
- Chọn Mode of Payment là Cash (Tiền mặt).
- Lưu và nộp hóa đơn.
Kết quả:
- Hóa đơn được đánh dấu Paid.
- Một bút toán thanh toán tự động được tạo, ghi nhận số tiền 5.000.000 VNĐ vào tài khoản Cash.
- Không cần tạo thêm Payment Entry riêng lẻ.
Khi nào nên sử dụng?
- Giao dịch bán hàng tại cửa hàng (POS) hoặc trực tiếp.
- Các trường hợp khách hàng thanh toán đầy đủ ngay khi mua hàng.
- Bạn muốn tiết kiệm thời gian ghi nhận thanh toán thủ công.