Mối quan hệ giữa Bút toán thanh toán, Đơn hàng, và Hóa đơn bán hàng

– Khi nào liên kết với nhau?
– Tiền đi đâu?
– Ghi nhận kế toán ra sao?

Trước hết: hiểu rõ từng thành phần

Loại chứng từ	Vai trò chính	Có ảnh hưởng kế toán không?
Đơn hàng	Đơn đặt hàng	❌ Không tạo bút toán
Hóa đơn bán hàng	Hóa đơn bán hàng (ghi nhận doanh thu)	Có
Bút toán thanh toán	Chứng từ thu tiền từ khách	Có

Mối quan hệ tổng quát:

Đơn hàng (khách đặt hàng)
       ↓
Hóa đơn bán hàng (xuất hóa đơn / ghi nhận doanh thu)
       ↓
Bút toán thanh toán (khách trả tiền - 1 phần hoặc toàn bộ)

Cụ thể quan hệ từng cặp:

1. Đơn hàng ↔ Hóa đơn bán hàng

Mối quan hệ	Ghi chú
Đơn hàng → Hóa đơn bán hàng	nếu chia thành nhiều đợt hóa đơn
Khi tạo Hóa đơn bán hàng từ Đơn hàng	hệ thống sẽ tính Số tiền đã lập hóa đơn, cập nhật tỷ lệ

Trạng thái Đã lập hóa đơn của Đơn hàng sẽ tăng dần theo % đã lập Hóa đơn

2. Hóa đơn bán hàng ↔ Bút toán thanh toán(payment entry)

Mối quan hệ	Ghi chú
1 Hóa đơn bán hàng → nhiều Bút toán thanh toán	nếu khách trả tiền nhiều lần
Mỗi Bút toán thanh toán sẽ gắn với Hóa đơn bán hàng thông qua tham chiếu
Khi Bút toán thanh toán được Ghi nhận	hệ thống cập nhật Số tiền đã trả và Số tiền chưa thanh toán của Invoice

3. Đơn hàng ↔ Bút toán thanh toán (khi chưa tạo Hóa đơn bán hàng)

Mặc định trong VHTerp, Đơn hàng và Bút toán thanh toán không liên kết trực tiếp với nhau nếu bạn chưa tạo Hóa đơn bán hàng.

Chi tiết hơn:

Hành động	VHTerp xử lý ra sao?
Tạo Đơn hàng	Không sinh bút toán, không ảnh hưởng kế toán
Tạo Bút toán thanh toán trước khi tạo Hóa đơn bán hàng	Có thể làm được, nhưng không có liên kết trực tiếp với Đơn hàng
Hệ thống có lưu Đơn hàng trong Bút toán thanh toán không?	❌ Không (mặc định)
Có ghi nhận là "đặt cọc cho đơn hàng nào" không?	❌ Không có mặc định – bạn phải tự custom

Vậy tiền đi đâu?

Khi bạn tạo Bút toán thanh toán mà không có Hóa đơn bán hàng nào để gắn vào, VHTerp sẽ:

Thu tiền → Sinh bút toán:
- Nợ 111/112 (tiền mặt/ngân hàng)
- Có 131 (hoặc 3387) nếu thiết lập đúng

Ghi vào Số tiền chưa phân bổ trong Bút toán thanh toán

Tiền này được xem là Đặt cọc(Advance) của khách hàng

Sẽ được gợi ý để dùng trừ vào Hóa đơn bán hàng sau này

Đỗ Ngọc Tú
Công Ty Phần Mềm VHTSoft