Nhảy đến nội dung chính

Get Advances Received - Lấy các khoản thanh toán đã trả trước

Trong Sales Invoice của VHTerp, nút "Get Advances Received" ở phần Payment được sử dụng để tự động liên kết các khoản thanh toán trả trước (Advance Payments) mà khách hàng đã thực hiện trước đó với hóa đơn bán hàng hiện tại.

Ý nghĩa và mục đích của "Get Advances Received":

  1. Ý nghĩa:

    • Khi khách hàng thực hiện thanh toán trước (Advance Payment) cho công ty, khoản tiền này thường được ghi nhận trong hệ thống thông qua Payment Entry hoặc Journal Entry.
    • Nút "Get Advances Received" giúp hệ thống tìm kiếm và liên kết các khoản thanh toán trả trước đó với hóa đơn bán hàng (Sales Invoice) hiện tại, đảm bảo sự chính xác trong quá trình thanh toán và hạch toán.

  2. Mục đích:

    • Giảm số dư phải thanh toán trong hóa đơn (Outstanding Amount).
    • Ghi nhận việc sử dụng các khoản tiền trả trước một cách tự động và chính xác.
    • Tránh việc nhập liệu thủ công, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.

Cách hoạt động:

  1. Khi bạn nhấn "Get Advances Received", hệ thống sẽ:

    • Tìm kiếm các khoản thanh toán trả trước (Advance Payments) đã được ghi nhận cho khách hàng tương ứng.
    • Hiển thị danh sách các khoản thanh toán trả trước có sẵn.
    • Liên kết các khoản thanh toán này với hóa đơn hiện tại và tự động cập nhật số tiền đã thanh toán (Paid Amount).

  2. Số tiền trả trước được trừ vào số tiền phải thanh toán (Outstanding Amount) của hóa đơn.

Ví dụ thực tế:

  1. Tình huống:

    • Khách hàng đặt mua hàng hóa trị giá 100 triệu VNĐ.
    • Khách hàng thanh toán trước 30 triệu VNĐ, được ghi nhận trong Payment Entry.
    • Hóa đơn bán hàng (Sales Invoice) được tạo ra với tổng giá trị là 100 triệu VNĐ.

  2. Sử dụng "Get Advances Received":

    • Nhấn nút "Get Advances Received".
    • Hệ thống tìm thấy khoản 30 triệu VNĐ đã được thanh toán trước.
    • Hóa đơn tự động cập nhật:
      • Outstanding Amount: 100 triệu - 30 triệu = 70 triệu VNĐ.
      • Khoản 30 triệu VNĐ được liên kết với hóa đơn.

Kết quả trong báo cáo:

  • Doanh thu bán hàng: Ghi nhận đủ 100 triệu VNĐ.
  • Tài khoản tiền mặt (Cash) hoặc Ngân hàng (Bank): Tăng thêm 30 triệu VNĐ từ khoản trả trước.
  • Công nợ khách hàng (Accounts Receivable): Chỉ còn 70 triệu VNĐ.
Lên đầu trang