Nhảy đến nội dung chính

Immutable Ledger - Sổ cái bất biến

Immutable Ledger trong VHTerp là một tính năng bảo mật giúp đảm bảo rằng các bút toán kế toán không thể bị thay đổi sau khi đã được ghi nhận. Điều này giúp duy trì tính toàn vẹn và minh bạch của sổ cái kế toán, đáp ứng các tiêu chuẩn kiểm toán và quy định tài chính nghiêm ngặt.

Tính năng của Immutable Ledger

  1. Không thể chỉnh sửa hoặc xóa bút toán:

    • Một khi bút toán đã được ghi nhận trong sổ cái, bạn không thể chỉnh sửa hoặc xóa nó. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu kế toán không thể bị thay đổi một cách tùy tiện.

  2. Sửa lỗi thông qua bút toán đảo ngược:

    • Nếu có sai sót, bạn phải tạo một bút toán đảo ngược (Reversal Entry) để điều chỉnh sai lệch thay vì thay đổi trực tiếp bút toán ban đầu.

  3. Lịch sử giao dịch minh bạch:

    • Mọi thay đổi (như bút toán đảo ngược hoặc ghi nhận bổ sung) đều được lưu lại, giúp truy vết dễ dàng và đảm bảo tính minh bạch.

  4. Tuân thủ quy định kế toán:

    • Tính năng này giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định kế toán và kiểm toán, nơi yêu cầu các giao dịch phải được ghi nhận trung thực và không thể bị chỉnh sửa.

Lợi ích của Immutable Ledger

  1. Tăng cường bảo mật:

    • Ngăn chặn việc giả mạo dữ liệu kế toán hoặc thay đổi không được phép.

  2. Giảm sai sót:

    • Giảm nguy cơ thay đổi dữ liệu vô tình dẫn đến lỗi kế toán.

  3. Phù hợp với các tiêu chuẩn kiểm toán:

    • Đảm bảo hệ thống tuân thủ các tiêu chuẩn như GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) hoặc IFRS (International Financial Reporting Standards).

  4. Minh bạch và tin cậy:

    • Cung cấp dữ liệu minh bạch, giúp củng cố lòng tin từ các bên liên quan như kiểm toán viên, cổ đông, hoặc cơ quan thuế.

Cách hoạt động của Immutable Ledger

  1. Ghi nhận bút toán:

    • Khi một giao dịch (ví dụ: hóa đơn bán hàng, phiếu thu, hoặc bút toán thủ công) được đăng (Submit), giao dịch đó sẽ được ghi nhận vào sổ cái.

  2. Khóa bút toán:

    • Sau khi ghi nhận, bút toán sẽ bị khóa, không thể chỉnh sửa hoặc xóa.

  3. Điều chỉnh thông qua bút toán mới:

    • Nếu cần điều chỉnh, bạn phải tạo:
      • Bút toán đảo ngược (Reversal Entry): Hủy bỏ hiệu lực của bút toán gốc.
      • Bút toán mới: Ghi nhận giá trị đúng thay thế.

  4. Lưu lịch sử:

    • Hệ thống lưu lại toàn bộ lịch sử giao dịch và các bút toán liên quan, cho phép kiểm tra mọi thay đổi.

Kích hoạt và sử dụng Immutable Ledger

  1. Bật tính năng Immutable Ledger:

    • Truy cập Accounts Settings trong module Accounting.
    • Bật tùy chọn Enable Immutable Ledger.

  2. Sử dụng:

    • Khi tính năng được kích hoạt, mọi giao dịch kế toán sẽ tuân thủ quy tắc không chỉnh sửa sau khi được ghi nhận.

  3. Kiểm tra nhật ký hệ thống:

    • Truy cập Audit Trail hoặc General Ledger Report để xem lịch sử các giao dịch.

 

Ví dụ về sử dụng Immutable Ledger

  1. Hóa đơn bị sai:

    • Một hóa đơn bán hàng đã được ghi nhận với số tiền sai.
    • Bạn không thể sửa trực tiếp số tiền trên hóa đơn. Thay vào đó:
      • Ghi nhận một bút toán đảo ngược để hủy hóa đơn sai.
      • Tạo một hóa đơn mới với thông tin chính xác.

  2. Sai sót trong phiếu thu:

    • Một phiếu thu đã được ghi nhận nhưng sai số tiền hoặc tài khoản.
    • Bạn phải tạo bút toán đảo ngược và ghi nhận lại phiếu thu đúng.

Tóm lại

Immutable Ledger là một tính năng quan trọng trong VHTerp để đảm bảo tính toàn vẹn và minh bạch của dữ liệu kế toán. Nó ngăn ngừa việc chỉnh sửa hoặc xóa bút toán đã ghi nhận, đồng thời cho phép sửa lỗi thông qua bút toán điều chỉnh, giúp hệ thống kế toán minh bạch và tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế.

Lên đầu trang