Bảng chấm công(Attendance) và Chấm công(Check-in)
Trong hệ thống quản lý nhân sự (HRMS), Chấm công(Check-in) và Bảng chấm công(Attendance) đều liên quan đến việc theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, nhưng chúng có sự khác biệt về mục đích và cách sử dụng.
1. Chấm công
Employee Check-in là quá trình nhân viên ghi nhận thời gian vào làm và rời khỏi nơi làm việc. Việc này có thể được thực hiện thông qua nhiều phương thức như:
- Máy chấm công vân tay hoặc thẻ từ
- Ứng dụng di động hoặc web
- GPS hoặc WiFi khi làm việc từ xa
Mục đích của Chấm công(Check-in)
✔️ Ghi lại thời gian nhân viên bắt đầu và kết thúc ca làm việc.
✔️ Giúp theo dõi giờ làm thực tế, so với ca làm việc được phân công.
✔️ Cung cấp dữ liệu để tính toán bảng công (Attendance) và lương.
Ví dụ về Chấm công(Check-in)
| Nhân viên | Thời gian Check-in | Thời gian Check-out | Tổng thời gian làm việc |
|---|---|---|---|
| Nguyễn Văn A | 08:00 AM | 05:00 PM | 9 giờ |
| Trần Thị B | 08:30 AM | 05:30 PM | 9 giờ |
2. Bảng chấm công / Điểm danh nhân viên
Bảng chấm công là bản ghi chấm công tổng hợp của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định (thường là theo ngày, tuần hoặc tháng). Dữ liệu từ Chấm công(Check-in) sẽ được sử dụng để xác định tình trạng Có mặt (Present), Vắng mặt (Absent), Đi muộn (Late), Về sớm (Early Leave), Nghỉ phép (Leave), Làm thêm giờ (Overtime).
Mục đích của Bảng chấm công
✔️ Xác nhận nhân viên có đi làm theo lịch hay không.
✔️ Tính toán công và hỗ trợ xử lý bảng lương.
✔️ Kiểm soát tuân thủ thời gian làm việc.
Bảng chấm công tổng hợp(Attendance)
| Ngày | Nhân viên | Trạng thái | Giờ vào | Giờ ra | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|
| 01/03/2024 | Nguyễn Văn A | Present | 08:00 AM | 05:00 PM | Đủ công |
| 01/03/2024 | Trần Thị B | Late | 08:30 AM | 05:30 PM | Đi muộn 30 phút |
| 01/03/2024 | Lê Văn C | Absent | - | - | Không có check-in |
Sự khác biệt giữa Employee Check-in và Attendance
| Tiêu chí | Employee Check-in | Attendance |
|---|---|---|
| Định nghĩa | Ghi nhận thời gian vào/ra của nhân viên | Tổng hợp trạng thái chấm công trong ngày/tháng |
| Dữ liệu đầu vào | Máy chấm công, ứng dụng, GPS | Dữ liệu từ Employee Check-in |
| Mục đích | Theo dõi thời gian thực tế làm việc | Xác định có mặt, nghỉ phép, đi muộn, vắng mặt |
| Ứng dụng | Quản lý giờ làm, ca làm | Quản lý nhân sự, bảng công, bảng lương |
Kết luận
- Employee Check-in chỉ đơn thuần là ghi nhận thời gian vào/ra của nhân viên.
- Attendance là dữ liệu tổng hợp từ Check-in để đánh giá trạng thái làm việc của nhân viên.
- Cả hai đều quan trọng trong việc quản lý nhân sự, đảm bảo tính chính xác khi tính lương và kiểm soát tuân thủ giờ làm việc.