Amended Document Naming: Quy tắc đặt tên tài liệu sửa đổi.
Amended Document Naming là cách đặt tên cho các tài liệu đã được sửa đổi (amended documents) trong VHTerp. Khi bạn sửa đổi một tài liệu đã được "Submit" (đã chính thức), hệ thống sẽ tạo một phiên bản mới của tài liệu đó và gắn thêm một hậu tố để phân biệt với bản gốc.
Cách hoạt động:
-
Khi tài liệu đã được "Submit":
- Ví dụ: Bạn tạo một Sales Invoice (SI-0001) và Submit.
-
Khi cần chỉnh sửa (amend):
- Bạn không thể chỉnh sửa trực tiếp một tài liệu đã được Submit.
- VHTerp sẽ yêu cầu bạn thực hiện hành động Amend.
- Hệ thống sẽ tạo một bản sao của tài liệu gốc, với trạng thái mới là Amended, và đặt tên với một hậu tố như
-1,-2(hoặc tùy theo cấu hình).
-
Tên của tài liệu amended:
- Ví dụ: Nếu tài liệu gốc là SI-0001, sau khi sửa đổi lần đầu, tài liệu mới sẽ được đặt tên là SI-0001-1. Nếu sửa đổi thêm lần nữa, tài liệu tiếp theo sẽ là SI-0001-2, và cứ thế tiếp tục.
Lý do sử dụng Amended Document Naming:
- Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu:
- Các tài liệu đã được Submit có thể liên quan đến các quy trình khác (ví dụ: kế toán, kho, báo cáo), nên không thể chỉnh sửa trực tiếp để tránh ảnh hưởng đến dữ liệu.
- Lưu giữ lịch sử thay đổi:
- Việc sử dụng một tài liệu mới với tên amended giúp dễ dàng theo dõi lịch sử các lần sửa đổi.
Cấu hình Amended Document Naming trong VHTerp:
- Truy cập Customize Form.
- Chọn tài liệu muốn cấu hình (ví dụ: Sales Invoice, Purchase Order...).
- Tìm phần liên quan đến Amended Naming.
- Bạn có thể thiết lập cách đặt tên, như:
- Sử dụng hậu tố
-1,-2... - Gắn thêm ngày hoặc số phiên bản vào tên tài liệu.
- Sử dụng hậu tố
Ví dụ thực tế:
-
Tạo hóa đơn bán hàng (Sales Invoice):
- Tên tài liệu gốc: SI-0001
- Submit tài liệu.
-
Sửa đổi hóa đơn (Amend):
- Lần 1: Hệ thống tạo SI-0001-1.
- Lần 2: Hệ thống tạo SI-0001-2.
-
Kết quả:
- Tất cả các phiên bản (SI-0001, SI-0001-1, SI-0001-2) đều được lưu trong hệ thống, giúp theo dõi các thay đổi.