Nhảy đến nội dung chính

Periodic Inventory - Quản lý tồn kho theo phương pháp Hàng Tồn Kho Định Kỳ

"Periodic Inventory" là phương pháp quản lý hàng tồn kho theo cách định kỳ. Khác với phương pháp Perpetual Inventory (Hàng tồn kho thường xuyên), Periodic Inventory không tự động ghi nhận các giao dịch nhập/xuất kho vào sổ cái kế toán ngay khi phát sinh. Thay vào đó, giá trị tồn kho và giá vốn hàng bán chỉ được xác định và cập nhật vào cuối kỳ (tháng, quý, hoặc năm) thông qua việc kiểm kê thủ công hoặc điều chỉnh.

Cơ chế hoạt động của Periodic Inventory

  1. Không tự động ghi nhận kế toán:

    • Trong suốt kỳ, hệ thống không thực hiện các bút toán kế toán cho hàng hóa nhập kho, xuất kho, hoặc sản xuất.

  2. Ghi nhận cuối kỳ:

    • Vào cuối kỳ, doanh nghiệp thực hiện kiểm kê hàng tồn kho thực tế.
    • Dựa vào kết quả kiểm kê, doanh nghiệp ghi nhận:
      • Cost of Goods Sold (COGS) (Giá vốn hàng bán).
      • Ending Inventory (Tồn kho cuối kỳ).

  3. Tài khoản liên quan:

    • Purchase Account (Tài khoản Mua hàng) được sử dụng để ghi nhận các giao dịch mua nguyên liệu hoặc hàng hóa trong kỳ.
    • Stock Account không được cập nhật tự động trong suốt kỳ.

Lợi ích của Periodic Inventory

  1. Đơn giản và dễ sử dụng:

    • Không yêu cầu cấu hình phức tạp hoặc theo dõi chi tiết từng giao dịch kho.
    • Phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các doanh nghiệp không cần quản lý tồn kho chi tiết.

  2. Giảm khối lượng công việc kế toán hàng ngày:

    • Không phải thực hiện các bút toán kế toán cho từng giao dịch nhập, xuất kho.

  3. Tiết kiệm thời gian và chi phí:

    • Không cần đầu tư vào hệ thống tự động hóa hoặc phần mềm phức tạp để theo dõi tồn kho.

Hạn chế của Periodic Inventory

  1. Thiếu thông tin theo thời gian thực:

    • Do không theo dõi tồn kho hàng ngày, doanh nghiệp không thể biết chính xác giá trị tồn kho hoặc giá vốn hàng bán tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ.

  2. Rủi ro sai lệch:

    • Phụ thuộc vào độ chính xác của kiểm kê cuối kỳ.
    • Dễ xảy ra sai sót nếu quy trình kiểm kê không được thực hiện cẩn thận.

  3. Không phù hợp với doanh nghiệp lớn:

    • Với doanh nghiệp có lượng hàng hóa lớn hoặc yêu cầu theo dõi tồn kho chi tiết, phương pháp này không đáp ứng được nhu cầu.

Cách thiết lập Periodic Inventory trong VHTerp

  1. Tắt tùy chọn "Enable Perpetual Inventory":

    • Điều hướng đến Accounting > Settings > Company.
    • Đảm bảo tùy chọn Enable Perpetual Inventory không được bật.

  2. Sử dụng tài khoản mua hàng:

    • Cấu hình tài khoản Expense Account (Tài khoản Chi phí) để ghi nhận chi phí hàng mua.

  3. Thực hiện kiểm kê cuối kỳ:

    • Sử dụng công cụ Stock Reconciliation trong ERPNextVHTerp để điều chỉnh tồn kho thực tế so với sổ sách.

  4. Ghi nhận giá vốn cuối kỳ:

    • Dựa trên kiểm kê và báo cáo, ghi nhận Cost of Goods Sold (COGS) thủ công trong sổ cái kế toán.

Ví dụ minh họa

Trong kỳ:
  • Doanh nghiệp mua hàng hóa trị giá 10,000.
  • Tài khoản Purchase Account được ghi nhận:
    • Debit: 10,000 vào Purchase Account.
    • Credit: 10,000 vào Accounts Payable.
Cuối kỳ:
  • Thực hiện kiểm kê, xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ là 3,000.
  • Ghi nhận giá vốn hàng bán (COGS):
    • Debit: 7,000 vào COGS Account.
    • Credit: 3,000 vào Stock Account (giá trị tồn kho cuối kỳ).

Khi nào nên sử dụng Periodic Inventory?

  • Doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa, không có nhiều giao dịch liên quan đến kho hàng.
  • Các lĩnh vực kinh doanh không yêu cầu kiểm soát tồn kho chi tiết.
  • Doanh nghiệp muốn giảm khối lượng công việc kế toán hàng ngày và chấp nhận rủi ro kiểm kê cuối kỳ.
Lên đầu trang