Nhảy đến nội dung chính

Default Employee Advance Account - Tài khoản tạm ứng cho nhân viên mặc định

Default Employee Advance Account trong module VHThr của VHTerp là tài khoản kế toán mặc định được sử dụng để ghi nhận các khoản tạm ứng mà công ty cấp trước cho nhân viên. Đây là một công cụ hữu ích để quản lý các khoản tạm ứng, đảm bảo chúng được hạch toán chính xác và dễ dàng theo dõi.

Chi tiết về Default Employee Advance Account

  1. Mục đích:

    • Lưu trữ thông tin về các khoản tiền tạm ứng (Advance) mà công ty đã cấp cho nhân viên.
    • Là một tài khoản thuộc loại Receivable (Phải thu), vì đây là số tiền nhân viên phải hoàn trả hoặc được trừ dần qua lương hoặc các khoản thanh toán khác.

  2. Chức năng:

    • Tự động ghi nhận các giao dịch tạm ứng tiền cho nhân viên.
    • Kết nối với các quy trình khấu trừ hoặc thanh toán liên quan đến tạm ứng trong VHTerp.

  3. Vai trò trong hệ thống:

    • Đảm bảo rằng tất cả các khoản tạm ứng đều được ghi nhận vào sổ sách kế toán một cách chính xác.
    • Cung cấp các báo cáo minh bạch để quản lý tài chính liên quan đến nhân viên.

Cách cài đặt Default Employee Advance Account

  1. Vị trí cài đặt:

    • Truy cập  Company Settings trong VHTerp.

  2. Cách thiết lập:

    • Trong phần Accounts Settings, tìm trường Default Employee Advance Account.
    • Chọn một tài khoản từ danh sách tài khoản kế toán có sẵn, thường là một tài khoản thuộc nhóm Receivables.

  3. Ví dụ tài khoản phổ biến:

    • Employee Advances (Tạm ứng nhân viên).
    • Receivable - Employee (Phải thu từ nhân viên).

Quy trình làm việc:

  1. Nhân viên yêu cầu tạm ứng:

    • Một nhân viên gửi yêu cầu tạm ứng qua module Employee Advance Request, chỉ định số tiền và lý do.

  2. Phê duyệt tạm ứng:

    • Bộ phận quản lý phê duyệt yêu cầu.
    • Hệ thống sẽ tự động ghi nhận số tiền tạm ứng vào Default Employee Advance Account.

  3. Hoàn trả hoặc khấu trừ:

    • Nhân viên hoàn trả khoản tạm ứng hoặc khoản tạm ứng được khấu trừ dần qua lương.
    • Số dư trong tài khoản này sẽ được giảm tương ứng.

Ví dụ minh họa:

  • Yêu cầu tạm ứng: Nhân viên yêu cầu tạm ứng 10.000.000 VNĐ để thực hiện một dự án.

  • Ghi nhận kế toán: Sau khi phê duyệt, khoản 10.000.000 VNĐ được ghi nhận vào tài khoản Default Employee Advance Account (ví dụ: Employee Advances).

  • Hoàn trả/Khấu trừ: Nhân viên hoàn trả khoản tiền hoặc khoản này được khấu trừ dần qua lương trong 2 tháng (5.000.000 VNĐ mỗi tháng).

 

Kết luận:

Default Employee Advance Account là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các khoản tạm ứng cho nhân viên. Việc thiết lập tài khoản này trong VHTerp không chỉ đảm bảo tính minh bạch mà còn giúp theo dõi, đối soát và báo cáo chính xác các khoản liên quan đến tạm ứng nhân viên.

Lên đầu trang