Nhảy đến nội dung chính

Payment Entry - Bút toán thanh toán

Payment Entry trong VHTerp là một tính năng quan trọng để ghi nhận và quản lý các giao dịch thanh toán giữa doanh nghiệp và các bên liên quan như khách hàng, nhà cung cấp, hoặc nhân viên. Nó giúp cập nhật thông tin tài chính trong hệ thống kế toán, đảm bảo sổ sách luôn chính xác và minh bạch.

Chức năng chính của Payment Entry

  1. Ghi nhận thanh toán từ khách hàng:

    • Khi khách hàng thanh toán một phần hoặc toàn bộ hóa đơn.
    • Giảm số dư công nợ (Accounts Receivable).

  2. Thanh toán cho nhà cung cấp:

    • Khi công ty thực hiện thanh toán cho hóa đơn mua hàng.
    • Giảm số dư phải trả (Accounts Payable).

  3. Hoàn tiền hoặc thanh toán không liên quan đến hóa đơn:

    • Hoàn tiền cho khách hàng (Refund).
    • Thanh toán cho các khoản không gắn liền với hóa đơn, ví dụ: chi phí thuê văn phòng hoặc các khoản ứng trước.

  4. Điều chỉnh giữa các tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt:

    • Ghi nhận chuyển tiền giữa các tài khoản ngân hàng.
    • Rút tiền mặt từ ngân hàng hoặc gửi tiền vào ngân hàng.

Các loại Payment Entry

VHTerp hỗ trợ nhiều loại Payment Entry tùy theo mục đích:

  1. Receive (Nhận thanh toán):

    • Thanh toán từ khách hàng.
    • Gắn liền với hóa đơn bán hàng (Sales Invoice).

  2. Pay (Thanh toán):

    • Thanh toán cho nhà cung cấp.
    • Gắn liền với hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice).

  3. Internal Transfer (Chuyển nội bộ):

    • Chuyển tiền giữa các tài khoản trong cùng doanh nghiệp.
    • Ví dụ: Chuyển từ tài khoản ngân hàng A sang tài khoản ngân hàng B.

  4. Refund (Hoàn tiền):

    • Hoàn trả số tiền đã nhận hoặc thanh toán.

  5. Advance Payment (Tạm ứng):

    • Khoản thanh toán trước không gắn liền với hóa đơn cụ thể.

Cách tạo Payment Entry

Ví dụ: Nhận thanh toán từ khách hàng

  1. Truy cập Payment Entry:

    • Vào Accounting > Payments > Payment Entry.
    • Nhấn New.

  2. Điền thông tin cơ bản:

    • Payment Type: Chọn Receive.
    • Party Type: Chọn Customer.
    • Party: Chọn khách hàng cụ thể.
    • Company: Chọn công ty của bạn.

  3. Điền thông tin tài chính:

    • Paid From Account: Tài khoản nhận tiền (ví dụ: tài khoản ngân hàng).
    • Paid To Account: Tài khoản công nợ khách hàng (Accounts Receivable).
    • Paid Amount: Số tiền thanh toán.

  4. Liên kết hóa đơn (nếu có):

    • Trong mục References, chọn hóa đơn (Sales Invoice) mà khách hàng thanh toán.
    • Hệ thống tự động khớp số tiền thanh toán.

  5. Lưu và Submit:

    • Nhấn Save, kiểm tra lại thông tin và nhấn Submit.

Lợi ích của Payment Entry

  • Tự động cập nhật công nợ: Giảm số dư công nợ khi thanh toán được ghi nhận.
  • Hỗ trợ thanh toán nhiều hóa đơn cùng lúc: Một Payment Entry có thể liên kết với nhiều hóa đơn.
  • Quản lý dòng tiền dễ dàng: Cung cấp báo cáo chi tiết về dòng tiền thu và chi.
  • Tự động tính tỷ giá hối đoái: Hỗ trợ thanh toán bằng nhiều loại tiền tệ với tỷ giá tự động hoặc do người dùng thiết lập.

Bài tập thực hành

Tình huống:

Công ty ABC bán hàng cho khách hàng XYZ với hóa đơn INV-001 trị giá 10,000,000 VND. XYZ đã thanh toán 5,000,000 VND qua tài khoản ngân hàng.

Thực hiện:

  1. Tạo hóa đơn bán hàng (Sales Invoice) cho XYZ.
  2. Vào Payment Entry:
    • Payment Type: Receive.
    • Party Type: Customer.
    • Party: XYZ.
    • Paid From Account: Tài khoản ngân hàng.
    • Paid To Account: Accounts Receivable.
    • Paid Amount: 5,000,000 VND.
  3. Trong References, chọn hóa đơn INV-001.
  4. Lưu và Submit.

Kết quả:

  • Hóa đơn INV-001 sẽ hiển thị số dư còn lại là 5,000,000 VND.
  • Báo cáo dòng tiền cập nhật khoản thu từ XYZ.
Lên đầu trang