Phân biệt Payment Entry và Journal Entry
So sánh giữa "Payment Entry" và "Journal Entry" trong VHTerp:
-
Mục đích sử dụng:
- Payment Entry: Dùng để ghi nhận các giao dịch thanh toán (cả thu và chi) của doanh nghiệp, chẳng hạn như khi trả tiền cho nhà cung cấp hoặc thu tiền từ khách hàng. Nó phản ánh một giao dịch tiền mặt hoặc chuyển khoản giữa công ty và đối tác.
- Journal Entry: Dùng để ghi nhận mọi giao dịch tài chính không liên quan trực tiếp đến tiền mặt, chẳng hạn như điều chỉnh tài khoản, chi phí, doanh thu, hoặc phân bổ chi phí. Journal Entry cho phép ghi nhận các khoản mục khác nhau mà không nhất thiết phải có dòng tiền ngay lập tức.
-
Loại giao dịch:
- Payment Entry: Chủ yếu được sử dụng cho các giao dịch thanh toán trực tiếp (như trả tiền hoặc nhận tiền), thường liên quan đến các tài khoản ngân hàng, tiền mặt, hay các tài khoản phải thu/phải trả.
- Journal Entry: Được sử dụng để ghi nhận các loại giao dịch tài chính không phải thanh toán trực tiếp, chẳng hạn như khấu hao tài sản, điều chỉnh dự phòng, hoặc điều chỉnh số dư tài khoản kế toán.
-
Giao diện và chi tiết:
- Payment Entry: Khi bạn tạo một Payment Entry, bạn cần chỉ định đối tác (nhà cung cấp hoặc khách hàng), phương thức thanh toán (tiền mặt, ngân hàng), số tiền và tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt được sử dụng.
- Journal Entry: Bạn có thể ghi nhận nhiều tài khoản trong một bút toán, có thể bao gồm cả tài khoản ghi nợ và ghi có. Journal Entry có thể bao gồm nhiều tài khoản kế toán với các số tiền tương ứng (Debit và Credit), điều này giúp phản ánh các thay đổi phức tạp trong tài chính.
-
Phân bổ số dư:
- Payment Entry: Thường không yêu cầu phân bổ số dư, nhưng bạn có thể chọn phân bổ số tiền thanh toán cho các hóa đơn hay các khoản phải thu hoặc phải trả.
- Journal Entry: Cho phép phân bổ số dư giữa các tài khoản một cách chi tiết, có thể sử dụng trong việc điều chỉnh các khoản mục như chi phí, doanh thu, hoặc tài sản.
Ví dụ:
-
Payment Entry:
- Công ty thanh toán 10.000 VND cho nhà cung cấp bằng tiền mặt.
- Tạo một Payment Entry với thông tin:
- Tài khoản: Tiền mặt
- Đối tác: Nhà cung cấp
- Số tiền: 10.000 VND
- Loại giao dịch: Thanh toán (Payment)
Ví dụ về một Journal Entry ghi nhận nhiều tài khoản trong một bút toán
Tình huống:
Công ty ABC quyết định ghi nhận khấu hao tài sản cố định và phân bổ chi phí cho các phòng ban trong tháng. Tài sản cố định là một chiếc máy in, và chi phí khấu hao được chia đều cho hai phòng ban: Marketing và Kỹ thuật.
- Tổng chi phí khấu hao trong tháng: 10.000 VND
- Tài khoản khấu hao liên quan:
- Chi phí khấu hao Marketing: 5.000 VND
- Chi phí khấu hao Kỹ thuật: 5.000 VND
- Tài khoản tích lũy khấu hao: Tài sản cố định tích lũy khấu hao
Journal Entry
| Tài khoản | Ghi nợ (Debit) | Ghi có (Credit) |
|---|---|---|
| Chi phí khấu hao - Marketing | 5.000 VND | |
| Chi phí khấu hao - Kỹ thuật | 5.000 VND | |
| Tài sản cố định - Tích lũy khấu hao | 10.000 VND |
Cách giải thích:
- Chi phí khấu hao - Marketing (5.000 VND): Ghi nhận chi phí khấu hao cho bộ phận Marketing.
- Chi phí khấu hao - Kỹ thuật (5.000 VND): Ghi nhận chi phí khấu hao cho bộ phận Kỹ thuật.
- Tài sản cố định - Tích lũy khấu hao (10.000 VND): Ghi có để giảm giá trị tài sản cố định thông qua khấu hao.
Cách thực hiện trong VHTerp:
- Module: Vào module Accounting → chọn Journal Entry.
- Thiết lập các tài khoản:
- Thêm tài khoản Chi phí khấu hao - Marketing (Debit) với số tiền 5.000 VND.
- Thêm tài khoản Chi phí khấu hao - Kỹ thuật (Debit) với số tiền 5.000 VND.
- Thêm tài khoản Tài sản cố định - Tích lũy khấu hao (Credit) với số tiền 10.000 VND.
- Kiểm tra tổng số Debit và Credit bằng nhau trước khi lưu.