Nhảy đến nội dung chính

Điều gì sẽ xảy ra, nếu cho phép tạo HĐ bán hàng từ Đơn hàng ở trạng thái chỉnh sửa(nháp)

- Một thực tế và quan trọng — đặc biệt khi bạn muốn linh hoạt quy trình “nhận cọc → làm đơn → ra hóa đơn” hoặc tạo hóa đơn tạm khi Đơn hàng vẫn đang được chỉnh sửa (trạng thái Draft).

- VHTerp mặc định KHÔNG cho phép bạn tạo Hóa đơn bán hàng từ Đơn hàng ở trạng thái chỉnh sửa, vì đó chưa phải là đơn hàng chính thức.

Nếu bạn cho phép tạo Hóa đơn bán hàng từ Đơn hàng đang chỉnh sửa, thì

Tác động Chi tiết
Vi phạm nguyên tắc kế toán cơ bản Vì bạn ghi nhận doanh thu dựa trên đơn hàng chưa chốt
Có thể tạo nhiều hóa đơn từ 1 bản nháp chưa hoàn chỉnh Ví dụ: sản phẩm, giá, thuế còn đang thay đổi
Rủi ro dữ liệu trùng / sai Vì SO chưa finalized mà đã invoice
Doanh thu được ghi nhận kế toán Dù khách có thể hủy đơn
Khi submit SO sau này Không tự liên kết ngược lại được đầy đủ (nếu có thay đổi sản phẩm)

I. Tại sao Vi phạm nguyên tắc kế toán cơ bản

1. Nguyên tắc Kế toán: Ghi nhận doanh thu khi đã hoàn thành nghĩa vụ

Theo nguyên tắc Doanh thu được ghi nhận khi có cơ sở chắc chắn rằng hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp và khách hàng có nghĩa vụ thanh toán.

  • Đơn hàng ở trạng thái Chỉnh sửa => nghĩa là khách hàng chưa cam kết, bạn chưa có nghĩa vụ giao hàng, và giao dịch chưa chắc chắn xảy ra.

  • Nếu bạn tạo hóa đơn (ghi nhận doanh thu) từ một đơn hàng chưa được xác nhận, tức là bạn ghi nhận doanh thu sớm, trước khi có bằng chứng chắc chắn rằng khách hàng chấp nhận mua.

Tại sao điều này là sai?
Lý do Diễn giải
Thiếu ràng buộc pháp lý Đơn hàng Draft không có giá trị pháp lý – khách hàng chưa ký, chưa cam kết
Doanh thu ảo Ghi nhận doanh thu sớm làm sai lệch kết quả kinh doanh – giống như “doanh thu ảo”
Báo cáo tài chính sai Doanh thu được ghi nhận không đúng thời điểm => báo cáo lợi nhuận sai lệch
Thuế GTGT (VAT) Nếu tạo hóa đơn thuế từ đơn hàng chưa xác nhận, có thể bị truy thu, phạt do ghi nhận sai thời điểm chịu thuế 
Ngày 01: Khách đặt hàng (Trạng thái chỉnh sửa)
Ngày 02: Nhân viên tạo hóa đơn từ đơn hàng Trạng thái chỉnh sửa => hệ thống ghi nhận 10 triệu doanh thu
Ngày 03: Khách hủy đơn => không mua nữa

=> Doanh thu 10 triệu là **sai** – vì đơn hàng chưa chắc chắn xảy ra.
 
Giải pháp khuyên dùng (chuẩn & linh hoạt):
Tình huống Giải pháp
Khách muốn lấy hóa đơn tạm ứng (đặt cọc) khi Đơn hàng chưa chốt Tạo Sales Invoice không liên kết với Đơn hàng, chỉ ghi "đặt cọc hợp đồng XYZ"
Sau này Đơn hàng hoàn tất Tạo hóa đơn còn lại và deduct advance payment
Muốn theo dõi số tiền đã trả cho 1 đơn draft Như ta đã làm: custom field + tính tổng tiền đã thanh toán

Câu hỏi đặt ra
vậy khi tạo Hóa đơn độc lập, không liên kết Đơn hàng,  thì số tiền vẫn tính vào doanh thu mà, nếu khách hàng hủy thì sao?

Trả lời:

Không nên ghi nhận doanh thu thực sự cho khoản đặt cọc.
Khoản này nên được hạch toán là "nợ phải trả" (liability) hoặc "doanh thu chưa thực hiện" (unearned revenue).
Nếu khách hủy thì xử lý hoàn trả hoặc khấu trừ theo thỏa thuận.

Chi tiết hơn: Ghi nhận kế toán đúng cho hóa đơn đặt cọc
Khoản mục Kế toán đúng Giải thích
Hóa đơn đặt cọc Không ghi vào doanh thu Vì bạn chưa thực hiện nghĩa vụ cung cấp hàng hóa/dịch vụ
Ghi nhận ở đâu? Vào tài khoản "Tiền nhận trước của khách hàng" (Advance from customers) Đây là nợ phải trả, bạn nợ khách hàng 1 nghĩa vụ
Khi nào mới ghi doanh thu? Khi giao hàng xong hoặc hoàn thành dịch vụ, tạo hóa đơn chính Lúc đó mới ghi vào doanh thu thực hiện
Vì Vây, Nếu ghi doanh thu từ hóa đơn đặt cọc và khách hủy

Bạn sẽ gặp rủi ro:

  • Doanh thu bị ghi sai – cần hoàn trả → phải làm bút toán điều chỉnh

  • Nếu đã khai thuế → rắc rối với cơ quan thuế vì phải điều chỉnh hóa đơn

  • Báo cáo lợi nhuận sai

  • Có thể phải hủy hóa đơn đã phát hành (liên quan đến hóa đơn điện tử)

 

Lên đầu trang