Điều gì sẽ xảy ra, nếu cho phép tạo Hóa đơn bán hàng từ Đơn hàng ở trạng thái chỉnh sửa(nháp)

- Một thực tế và quan trọng — đặc biệt khi bạn muốn linh hoạt quy trình “Nhận cọc → Tạo đơn → Ra hóa đơn” hoặc tạo hóa đơn tạm khi Đơn hàng vẫn đang được chỉnh sửa (trạng thái Draft).

- VHTerp mặc định KHÔNG cho phép bạn tạo Hóa đơn bán hàng từ Đơn hàng ở trạng thái chỉnh sửa, vì đó chưa phải là đơn hàng chính thức.

Nếu bạn cho phép tạo Hóa đơn bán hàng từ Đơn hàng đang chỉnh sửa, thì

Tác động	Chi tiết
Vi phạm nguyên tắc kế toán cơ bản	Vì bạn ghi nhận doanh thu dựa trên đơn hàng chưa chốt
Có thể tạo nhiều hóa đơn từ 1 bản nháp chưa hoàn chỉnh	Ví dụ: sản phẩm, giá, thuế còn đang thay đổi
Rủi ro dữ liệu trùng / sai	Vì SO chưa finalized mà đã tạo hóa đơn
Doanh thu được ghi nhận kế toán	Dù khách có thể hủy đơn
Khi ghi nhận đơn hàng sau này	Không tự liên kết ngược lại được đầy đủ (nếu có thay đổi sản phẩm)

I. Tại sao Vi phạm nguyên tắc kế toán cơ bản

1. Nguyên tắc Kế toán: Ghi nhận doanh thu khi đã hoàn thành nghĩa vụ

Theo nguyên tắc Doanh thu được ghi nhận khi có cơ sở chắc chắn rằng hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp và khách hàng có nghĩa vụ thanh toán.

Đơn hàng ở trạng thái Chỉnh sửa => nghĩa là khách hàng chưa cam kết, bạn chưa có nghĩa vụ giao hàng, và giao dịch chưa chắc chắn xảy ra.
Nếu bạn tạo hóa đơn (ghi nhận doanh thu) từ một đơn hàng chưa được xác nhận, tức là bạn ghi nhận doanh thu sớm, trước khi có bằng chứng chắc chắn rằng khách hàng chấp nhận mua.

Tại sao điều này là sai?

Lý do	Diễn giải
Thiếu ràng buộc pháp lý	Đơn hàng Nháp không có giá trị pháp lý – khách hàng chưa ký, chưa cam kết
Doanh thu ảo	Ghi nhận doanh thu sớm làm sai lệch kết quả kinh doanh – giống như “doanh thu ảo”
Báo cáo tài chính sai	Doanh thu được ghi nhận không đúng thời điểm => báo cáo lợi nhuận sai lệch
Thuế GTGT (VAT)	Nếu tạo hóa đơn thuế từ đơn hàng chưa xác nhận, có thể bị truy thu, phạt do ghi nhận sai thời điểm chịu thuế

Ngày 01: Khách đặt hàng (Trạng thái chỉnh sửa)
Ngày 02: Nhân viên tạo hóa đơn từ đơn hàng Trạng thái chỉnh sửa => hệ thống ghi nhận 10 triệu doanh thu
Ngày 03: Khách hủy đơn => không mua nữa

=> Doanh thu 10 triệu là **sai** – vì đơn hàng chưa chắc chắn xảy ra.

Giải pháp khuyên dùng (chuẩn & linh hoạt):

Tình huống	Giải pháp
Khách muốn lấy hóa đơn tạm ứng (đặt cọc) khi Đơn hàng chưa chốt	Tạo Hóa đơn bán hàng không liên kết với Đơn hàng, chỉ ghi "đặt cọc hợp đồng XYZ"
Sau này Đơn hàng hoàn tất	Tạo hóa đơn còn lại và khấu trừ khoản thanh toán trước(deduct advance payment)
Muốn theo dõi số tiền đã trả cho 1 đơn Chỉnh sửa	Như ta đã làm: custom field + tính tổng tiền đã thanh toán

Câu hỏi đặt ra
vậy khi tạo Hóa đơn độc lập, không liên kết Đơn hàng, thì số tiền vẫn tính vào doanh thu mà, nếu khách hàng hủy thì sao?

Trả lời:

Không nên ghi nhận doanh thu thực sự cho khoản đặt cọc.
Khoản này nên được hạch toán là "nợ phải trả" (liability) hoặc "doanh thu chưa thực hiện" (unearned revenue).
Nếu khách hủy thì xử lý hoàn trả hoặc khấu trừ theo thỏa thuận.

Chi tiết hơn: Ghi nhận kế toán đúng cho hóa đơn đặt cọc

Khoản mục	Kế toán đúng	Giải thích
Hóa đơn đặt cọc	Không ghi vào doanh thu	Vì bạn chưa thực hiện nghĩa vụ cung cấp hàng hóa/dịch vụ
Ghi nhận ở đâu?	Vào tài khoản "Tiền nhận trước của khách hàng" (Advance from customers)	Đây là nợ phải trả, bạn nợ khách hàng 1 nghĩa vụ
Khi nào mới ghi doanh thu?	Khi giao hàng xong hoặc hoàn thành dịch vụ, tạo hóa đơn chính	Lúc đó mới ghi vào doanh thu thực hiện

Vì Vây, Nếu ghi doanh thu từ hóa đơn đặt cọc và khách hủy

Bạn sẽ gặp rủi ro:

Doanh thu bị ghi sai – cần hoàn trả → phải làm bút toán điều chỉnh
Nếu đã khai thuế → rắc rối với cơ quan thuế vì phải điều chỉnh hóa đơn
Báo cáo lợi nhuận sai
Có thể phải hủy hóa đơn đã phát hành (liên quan đến hóa đơn điện tử)

II. Ghi nhận doanh thu sớm làm sai lệch kết quả kinh doanh – giống như “doanh thu ảo”

1. Doanh thu ảo là gì?

Doanh thu ảo là khoản doanh thu được ghi nhận trên sổ sách, nhưng thực tế chưa phát sinh nghĩa vụ cung cấp hàng hóa/dịch vụ.

Nói cách khác: chưa làm gì, chưa giao hàng, chưa xong hợp đồng, nhưng đã ghi nhận doanh thu.

2. Ví dụ thực tế

Giả sử bạn có một khách hàng ký hợp đồng mua hàng trị giá 100 triệu, yêu cầu đặt cọc 30 triệu.

Bạn tạo Hóa đơn bán hàng cho 30 triệu và hệ thống/kế toán ghi nhận:

Doanh thu: +30,000,000

Nhưng:

Hàng chưa giao
Đơn hàng chưa xác nhận (vẫn draft)
Khách có thể hủy bất kỳ lúc nào

Thực chất bạn chưa có doanh thu! Mà mới chỉ nhận được tiền tạm ứng.

3. Hậu quả của việc ghi nhận doanh thu sớm

Hậu quả	Giải thích
Lợi nhuận tăng ảo	Vì hệ thống tính: Doanh thu - Chi phí = Lợi nhuận. Nếu doanh thu sai → lợi nhuận sai
Đóng thuế thu nhập doanh nghiệp sai	Bạn phải đóng thuế trên doanh thu chưa thật sự phát sinh
Báo cáo tài chính không phản ánh đúng	Ban giám đốc, cổ đông... hiểu nhầm rằng công ty đang "ăn nên làm ra"
Vỡ kế hoạch tài chính	Khi kế hoạch chi tiêu dựa vào "doanh thu ảo" mà không có dòng tiền thật
Phải điều chỉnh báo cáo, hủy hóa đơn, ghi giảm doanh thu	Rắc rối kế toán, dễ bị truy thu thuế nếu cơ quan phát hiện

4. Nguyên tắc kế toán liên quan

Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) và chuẩn quốc tế (IFRS), doanh thu chỉ được ghi nhận khi hội đủ 5 điều kiện:

Có rủi ro và lợi ích của hàng hóa đã chuyển giao cho khách hàng
Không còn quyền quản lý hoặc kiểm soát hàng hóa
Doanh thu được xác định chắc chắn
Có khả năng thu được tiền
Chi phí liên quan đến giao dịch được xác định đáng tin cậy

Như vậy: nếu đơn hàng vẫn chỉnh sửa, chưa giao hàng → không được ghi nhận doanh thu.

5. Giải pháp thay thế

Khi khách đặt cọc, bạn nên:

Ghi nhận vào tài khoản nợ phải trả (VD: 3387 – Doanh thu chưa thực hiện hoặc 131 – Khách hàng trả trước)
Không ghi vào doanh thu (tài khoản 511)
Khi giao hàng, cung cấp dịch vụ, chuyển khoản tạm ứng sang doanh thu

III. Rủi ro dữ liệu trùng / sai

Ý chính:

Nếu bạn tạo hóa đơn (invoice) khi đơn hàng vẫn còn ở trạng thái chỉnh sửa (draft), thì dễ dẫn đến:

Dữ liệu trùng (duplicate)
Dữ liệu sai lệch
Giao dịch không rõ ràng / thiếu căn cứ

Ví dụ dễ hiểu

Tình huống:

Bạn có đơn hàng SO-001 đang ở trạng thái Chỉnh sửa (chưa được xác nhận).
Nhân viên kế toán tạo luôn Sales Invoice từ đơn hàng này.
Sau đó nhân viên bán hàng sửa lại đơn hàng (thay đổi sản phẩm / số lượng / giá).
Hóa đơn đã phát hành lại không đúng với thông tin đơn hàng sau cùng.

Rủi ro gặp phải:

Rủi ro	Mô tả
Dữ liệu bị trùng	Một đơn hàng có thể được tạo hóa đơn nhiều lần vì chưa được "chốt", dẫn đến ghi nhận doanh thu 2 lần
Thông tin hóa đơn không khớp đơn hàng	Ví dụ: đơn hàng đặt 10 sản phẩm, nhưng sau chỉnh lại còn 8 → hóa đơn đã xuất vẫn là 10
Báo cáo sai lệch	Báo cáo doanh thu, công nợ, tồn kho sai vì số liệu không đồng nhất
Hóa đơn không hợp lệ theo quy định	Hóa đơn cần căn cứ trên giao dịch cụ thể đã xác nhận, không phải trạng thái tạm
Khó xử lý điều chỉnh / hoàn / sửa	Nếu hóa đơn đã gửi cho khách, mà thông tin thay đổi → bạn phải hủy hóa đơn, làm lại thủ tục phức tạp

Vì sao nên chốt đơn hàng trước khi tạo hóa đơn?

Trạng thái Đã Ghi Nhận trong hệ thống VHTerp:

Nghĩa là: đơn hàng đã được duyệt và không thể chỉnh sửa tùy ý
Đảm bảo rằng: thông tin về giá, số lượng, chiết khấu, điều khoản là chính thức

→ Giúp cho hệ thống hóa đơn, ghi nhận doanh thu, tồn kho, giao hàng đều đồng nhất và tin cậy.

IV. Doanh thu được ghi nhận kế toán, dù khách có thể hủy đơn

Nghĩa là gì?

Khi bạn tạo hóa đơn (Hóa đơn bán hàng), hệ thống kế toán sẽ:
- Ghi nhận doanh thu
- Tăng công nợ phải thu (Accounts Receivable)
- Ảnh hưởng đến báo cáo tài chính

Nhưng nếu hóa đơn này được tạo trước khi đơn hàng chính thức chốt, khách vẫn có thể hủy đơn, hoặc thay đổi, hoặc từ chối nhận hàng.

Kết quả là:
Doanh thu đã ghi nhận = Không thực tế
→ Gọi là doanh thu ảo hoặc doanh thu bị ghi nhận sai.

Một ví dụ thực tế

Khách hàng yêu cầu đơn hàng 100 triệu → bạn tạo Đơn hàng (SO-001) ở trạng thái Chỉnh sửa.
Kế toán lập luôn Hóa đơn hệ thống ghi nhận:
- Doanh thu +100 triệu
- Công nợ phải thu +100 triệu
Sau đó, khách hàng hủy đơn hoặc giảm xuống còn 60 triệu.

Trong hệ thống kế toán, vẫn ghi nhận 100 triệu doanh thu, điều này:

Là sai so với thực tế.
Làm báo cáo lợi nhuận bị phóng đại.
Gây rủi ro kiểm toán / thuế.

Vì sao kế toán phải cẩn trọng với ghi nhận doanh thu?

Theo Chuẩn mực kế toán (VAS/IFRS):

Doanh thu chỉ được ghi nhận khi:

Giao dịch đã hoàn tất hoặc gần như chắc chắn hoàn tất
Quyền sở hữu & rủi ro đã chuyển giao cho khách hàng
Giá trị doanh thu xác định được, và có khả năng thu được tiền

Tức là: Không ghi nhận trước, không ghi khi còn "dự kiến".

Hệ quả nếu ghi nhận sai

Hệ quả	Mô tả
Báo cáo tài chính sai lệch	Doanh thu, lợi nhuận, công nợ… không đúng với thực tế
Sai sót trong ra quyết định quản trị	Lãnh đạo nghĩ công ty lãi, nhưng thật ra không
Rủi ro kiểm toán / thuế	Thuế thu nhập doanh nghiệp, VAT bị tính trên doanh thu không thực tế
Phải hủy/sửa hóa đơn – gây rối hệ thống	Xử lý hoàn, điều chỉnh, ghi bút toán đảo cực kỳ phức tạp

V. Không tự liên kết ngược lại được đầy đủ (nếu có thay đổi sản phẩm)

Ý nghĩa là gì?

Khi bạn tạo Hóa đơn bán hàng không liên kết trực tiếp với đơn hàng (Sales Order) — ví dụ vì đơn hàng còn ở trạng thái "Chỉnh sửa" — hệ thống sẽ:

Không hiểu hóa đơn này thuộc đơn hàng nào
Không thể đối chiếu lại nếu đơn hàng sau đó được cập nhật, thay đổi, hay xác nhận.

Tình huống thực tế minh họa:

Bước 1: Tạo đơn hàng (Sales Order)

Đơn hàng SO-001 gồm:
- Sản phẩm A – 10 cái – 1 triệu/chiếc = 10 triệu

Nhưng đơn hàng này còn ở trạng thái Chỉnh sửa (chưa được xác nhận).

Bước 2: Kế toán tạo luôn hóa đơn (Sales Invoice)

Ghi lại hóa đơn:
- Sản phẩm A – 10 cái – 10 triệu
- Không liên kết trực tiếp tới SO-001 (vì nó chưa được submit)

Bước 3: Nhân viên kinh doanh chỉnh lại đơn hàng

Khách yêu cầu đổi sang:
- Sản phẩm A – 8 cái
- Sản phẩm B – 2 cái

Nhưng hóa đơn cũ vẫn giữ nguyên thông tin ban đầu.

💥 Hệ quả:

Vấn đề	Tác động
Không có liên kết giữa SO và Invoice	Không thể biết hóa đơn này thuộc đơn nào
Không thể đối chiếu chính xác	Sản phẩm, số lượng, giá đã bị thay đổi
Rủi ro sai lệch số liệu	Doanh thu không khớp với thực tế bán hàng
Tính toán tồn kho / chiết khấu / thuế bị lệch	Do hệ thống không hiểu được quan hệ dữ liệu chính xác

Tổng kết

Khi bạn không liên kết hóa đơn với đơn hàng:

Mất tính đối chiếu tự động
Mất khả năng kiểm tra toàn vẹn dữ liệu
Dễ phát sinh sai lệch số liệu, khó kiểm toán, khó truy vết

Tác giả: Đỗ Ngọc Tú
Công Ty Phần Mềm VHTSoft