Làm thế nào để quản lý Dòng tiền chi ra cho doanh nghiệp một cách hiệu quả trong VHTerp?

Trước hết: Dòng tiền chi ra là gì?

Là tất cả số tiền thực tế công ty bạn đã chi ra trong một khoảng thời gian (thường theo ngày, tuần, tháng).

Bao gồm:

Trả nhà cung cấp, nguyên vật liệu
Trả lương, BHXH, thưởng
Trả tiền thuê nhà, điện nước
Mua sắm thiết bị, chi phí đầu tư
Trả nợ, vay ngân hàng

Trong VHTerp: dòng tiền chi ra được ghi nhận từ đâu?

Loại giao dịch	Ghi nhận từ
Trả tiền nhà cung cấp	Bút toán thanh toán(Trả tiền) gắn với Hóa đơn mua hàng
Trả lương	Phiếu lương+ Bút toán thanh toán
Chi phí vận hành	Bút toán nhật ký hoặc Bút toán thanh toán
Tạm ứng cho nhân viên	Bút toán thanh toán hoặc Yêu cầu hoàn phí

Tất cả các khoản này đều tạo bút toán, và thể hiện trong Báo cáo dòng tiền

Cách quản lý dòng tiền chi ra hiệu quả trong VHTerp

1. Chuẩn hóa việc ghi nhận chi tiền

Mọi khoản chi đều phải qua Bút toán thanh toán, không dùng chi tay hoặc chỉ nhập Excel.

Bước	Thực hiện
Tạo hóa đơn mua hàng	Tạo hóa đơn mua hàng
Khi thanh toán	Tạo Bút toán thanh toán→ loại: Trả tiền
Ghi rõ mục đích	Gắn vào Tham chiếu(Hóa đơn mua hàng, hoặc dùng Tài khoản chi phí)
Không có hóa đơn?	Dùng Bút toán nhật ký hoặc Yêu cầu hoàn phí

2. Gắn đúng loại chi phí

Trong Bút toán thanh toán, hãy gắn vào đúng:

Tài khoản chi phí(chi phí tiền thuê, nguyên vật liệu, lương…)
Dự án hoặc Trung tâm chi phí nếu quản lý theo bộ phận

Giúp bạn biết chi tiền cho ai / cái gì / khi nào / vì sao

3. Theo dõi dòng tiền theo thời gian

Vào:
Kế toán > Báo cáo > Dòng tiền

Tại đây bạn sẽ thấy:

Diễn giải
Tồn đầu kỳ
Tiền thu vào
Tiền chi ra
Thu – Chi
Số dư cuối kỳ

Cho phép bạn đánh giá: “Tháng này mình thu được bao nhiêu – chi bao nhiêu – dư/thiếu bao nhiêu tiền mặt”

4. Phân tích theo loại chi / nhà cung cấp

Bạn có thể:

Vào Danh sách bút toán → Nhóm bởi: Nhà cung cấp, Tài khoản chi phí, Dự án, Phương thức thanh toán...
Tạo Báo cáo theo Bút toán thanh toán

5. Kiểm soát trước khi chi

Khi doanh nghiệp lớn hơn, bạn có thể:

Kiểm soát	Cách làm
Trình duyệt phê duyệt	Dùng Qui trình trong VHTerp: mỗi Bút toán thanh toán phải được quản lý duyệt
Giới hạn ngân sách	Gắn Bút toán thanh toán theo Trung tâm chi phí so với Ngân sách
Tự động cảnh báo nếu chi vượt mức	Dùng Notification hoặc Script đơn giản

Mục tiêu cuối cùng khi quản lý dòng tiền chi:

Đảm bảo doanh nghiệp chi tiêu hợp lý, đúng lúc, không lãng phí
Không để hết tiền mặt, dẫn đến khủng hoảng tài chính
Có thể trả lời ngay câu hỏi:

💬 “Tháng này công ty đã chi những gì? Cho ai? Bao nhiêu? Còn tiền không?”

Tác giả: Đỗ Ngọc Tú
Công Ty Phần Mềm VHTSoft