Voucher - Chứng từ

Trong General Ledger (Sổ cái kế toán) của VHTerp (và các phần mềm kế toán khác), Voucher là một thuật ngữ dùng để chỉ các tài liệu hoặc giao dịch ghi nhận hoạt động tài chính trong hệ thống kế toán. Mỗi Voucher thường đại diện cho một giao dịch cụ thể và chứa thông tin chi tiết về giao dịch đó.

• Chứng từ
• Phiếu giao dịch
• Bút toán giao dịch

Ý nghĩa của Voucher:

1. Voucher đóng vai trò là bằng chứng ghi nhận một giao dịch tài chính (ví dụ: hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, hoặc bút toán điều chỉnh).
2. Trong General Ledger, Voucher liên kết các bút toán kế toán với một tài liệu cụ thể để dễ dàng tra cứu và quản lý.

Các loại Voucher phổ biến trong VHTerp:

1. Journal Entry (Bút toán nhật ký):

   • Ghi nhận các giao dịch kế toán như điều chỉnh tài khoản, chuyển tiền giữa tài khoản ngân hàng, hoặc bút toán kết chuyển.
   • Voucher Type: Journal Entry

2. Sales Invoice (Hóa đơn bán hàng):

   • Ghi nhận doanh thu từ việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ.
   • Voucher Type: Sales Invoice

3. Purchase Invoice (Hóa đơn mua hàng):

   • Ghi nhận chi phí hoặc nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp.
   • Voucher Type: Purchase Invoice

4. Payment Entry (Bút toán thanh toán):

   • Ghi nhận thanh toán hoặc nhận tiền từ khách hàng hoặc nhà cung cấp.
   • Voucher Type: Payment Entry

5. Expense Claim (Yêu cầu chi phí):

   • Ghi nhận chi phí được nhân viên khai báo.
   • Voucher Type: Expense Claim

6. Stock Entry (Phiếu nhập/xuất kho):

   • Ghi nhận các giao dịch liên quan đến hàng tồn kho, chẳng hạn như nhập kho, xuất kho hoặc chuyển kho.
   • Voucher Type: Stock Entry

Mối liên hệ giữa Voucher và General Ledger:

1. Khi một giao dịch được ghi nhận qua bất kỳ Voucher nào, hệ thống sẽ tự động tạo các bút toán ghi sổ trong General Ledger.
2. Mỗi dòng bút toán trong General Ledger đều liên kết với một Voucher cụ thể, giúp bạn truy xuất nguồn gốc giao dịch dễ dàng.

Ví dụ:

• Một hóa đơn bán hàng (Sales Invoice) có mã SINV-0001 sẽ ghi nhận các bút toán:
  • Nợ: Accounts Receivable (Phải thu khách hàng).
  • Có: Sales Income (Doanh thu bán hàng).
• Trong General Ledger, các bút toán này sẽ hiển thị mã Voucher là SINV-0001 để tra cứu hóa đơn gốc.

Ví dụ cụ thể:

1. Journal Entry (JE-0001):

   • Chuyển tiền từ tài khoản A sang tài khoản B:
     • Nợ: Bank Account B (1,000,000 VNĐ).
     • Có: Bank Account A (1,000,000 VNĐ).
   • Voucher Type: Journal Entry
   • Voucher No: JE-0001

2. Sales Invoice (SINV-0002):

   • Ghi nhận doanh thu từ khách hàng:
     • Nợ: Accounts Receivable - Customer A (500,000 VNĐ).
     • Có: Sales Income - Product A (500,000 VNĐ).
   • Voucher Type: Sales Invoice
   • Voucher No: SINV-0002

Tóm lại:

• Voucher trong General Ledger là đại diện cho các tài liệu hoặc giao dịch tài chính được ghi nhận.
• Nó là "cầu nối" giúp bạn tra cứu, đối chiếu, và kiểm tra các giao dịch kế toán một cách minh bạch và chính xác.
• Ví dụ: Hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, hoặc bút toán nhật ký đều là các Voucher liên quan.