Bút toán thanh toán(Payment entry) - Nhận thanh toán(Receive)

1. Tài khoản chi tiền(Account Paid From)

• Đây là tài khoản mà tiền được lấy ra khi thực hiện giao dịch thanh toán.

• Áp dụng cho Kiểu thanh toán(Payment Type) = Chi tiền hoặc Chuyển nội bộ

• Ví dụ:

  • Thanh toán bằng tiền mặt → chọn: 111 - Tiền mặt

  • Thanh toán qua ngân hàng → chọn: 1121 - Ngân hàng ACB

  • Chi tạm ứng → chọn: 141 - Tạm ứng nội bộ

• 👉 Khi bạn Chi tiền ra (Pay), VHTerp sẽ ghi Có vào tài khoản này.

2. Tài khoản nhận tiền(Account Paid To)

• Là tài khoản mà tiền được chuyển vào khi nhận tiền hoặc chuyển nội bộ.

• Áp dụng cho Kiểu thanh toán(Payment Type) = Nhận tiền(Receive) hoặc chuyển nội bộ(Internal Transfer)

• Ví dụ:

  • Khách hàng chuyển khoản → chọn: 1121 - Ngân hàng

  • Thu tiền mặt tại quầy → chọn: 111 - Tiền mặt

  • Nhận ứng trước từ nhân viên → chọn: 141 - Tạm ứng

• 👉 Khi bạn nhận tiền (Receive), VHTerp sẽ ghi Nợ vào tài khoản này.

3. Số dư của tài khoản đối tác(Party Balance)

• Là số dư của Khách hàng/Nhà cung cấp tại thời điểm hiện tại.

• Với khách hàng:

  • Nếu dương: Khách hàng đang nợ bạn (cần thanh toán thêm).

  • Nếu âm: Bạn đang nợ lại khách hàng (đã thanh toán thừa).

Đây là tổng công nợ theo các hoá đơn bán hàng chưa thanh toán đầy đủ.

4. Số dư tài khoản nguồn(Account Balance (From))

• Là số dư hiện tại của tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt mà bạn chọn ở trường Tài khoản chi tiền.

• Ví dụ: Nếu bạn chọn tài khoản "Ngân hàng A", thì Account Balance là số dư hiện có trong tài khoản đó.

👉 Dùng để kiểm tra bạn còn đủ tiền trong tài khoản để thanh toán không (nếu loại là Chi tiền), hoặc biết tiền sẽ về tài khoản nào (nếu Nhận tiền).

4. Số dư tài khoản nhận tiền(Account Balance (To)):

Đây là số dư hiện tại của tài khoản được chọn trong ô Tài khoản nhận tiền(Account Paid To) trước khi thực hiện bút toán này.

Dùng trong các Kiểu thanh toán có loại là  Thu tiền(Receive) hoặc Chuyển tiền nội bộ(Internal Transfer).

Mục đích dùng để làm gì?

• Giúp kế toán xác nhận số dư hiện tại của tài khoản sẽ nhận tiền, để biết xem tài khoản còn bao nhiêu, hoặc xem sau khi nhận tiền xong thì số dư thay đổi thế nào.

• Không ảnh hưởng đến bút toán, chỉ là giá trị tham khảo, lấy từ hệ thống dựa trên các bút toán đã hạch toán.

5. Tổng số tiền đã phân bổ(Total Allocated Amount)

• Là tổng số tiền bạn đã phân bổ (allocate) cho các hóa đơn hoặc đơn hàng trong bảng Tham chiếu thanh toán(Payment References).

• Nếu bạn thêm 2 hóa đơn và phân bổ mỗi cái 5 triệu, thì Total Allocated = 10 triệu.

• Đây là phần tiền được liên kết chính thức với các chứng từ (Đơn hàng/Hóa đơn bán hàng).

6. Số tiền chưa phân bổ(Unallocated Amount)

• Phần tiền còn chưa được phân bổ cho hóa đơn cụ thể nào.

• = Số tiền đã nhận(Paid Amount) –  Tổng số tiền đã phân bổ(Total Allocated Amount)

• Thường là tạm ứng (Advance).

👉 Bạn có thể để một phần tiền không phân bổ, và hệ thống sẽ ghi nhận là Tạm ứng.

7. Số tiền chênh lệch(Difference Amount),

• = Số tiền đã nhận – Tổng số tiền đã phân bổ – Các khoản khấu trừ

• Nếu số tiền bạn nhập không khớp với phần phân bổ + các khoản khấu trừ, sẽ có chênh lệch ở đây.

• VHTerp không cho nghi nhận nếu Số tiền chênh lệch ≠ 0, trừ khi bạn điều chỉnh.

👉 Đảm bảo thanh toán cân đối đúng.

8. Khấu trừ hoặc tổn thất thanh toán(Payment Deductions or Loss)

Là phần giảm trừ hoặc tổn thất trong quá trình thanh toán.

• Ví dụ: Phí chuyển khoản ngân hàng, chiết khấu thanh toán, hoặc lỗ ngoại tệ.

• Bạn sẽ điền:

  • Số tiền

  • Tài khoản kế toán (chi phí ngân hàng, chi phí tài chính...)

👉 Dùng để xử lý phần tiền bị thiếu do lý do hợp lệ.