General Ledger - Sổ cái tổng hợp

Sổ cái là gì?

Sổ cái (General Ledger) là một sổ ghi chép kế toán tổng hợp trong đó lưu trữ tất cả các giao dịch tài chính của một doanh nghiệp. Nó là nơi tập hợp toàn bộ thông tin liên quan đến tài khoản tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí. Sổ cái đóng vai trò là cơ sở để lập các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Vai trò của sổ cái

1. Quản lý tài chính tổng thể:

   • Sổ cái là nơi lưu trữ tất cả giao dịch tài chính, giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình tài chính tổng thể.

2. Cơ sở cho báo cáo tài chính:

   • Dữ liệu trong sổ cái được sử dụng để lập báo cáo tài chính theo các chuẩn mực kế toán.

3. Theo dõi từng tài khoản:

   • Mỗi tài khoản trong sổ cái phản ánh thông tin chi tiết về biến động số dư, giúp kiểm soát tài sản, nợ và doanh thu hiệu quả.

4. Hỗ trợ kiểm toán:

   • Sổ cái cung cấp bằng chứng cụ thể để kiểm toán viên đánh giá tính minh bạch của báo cáo tài chính.

Cấu trúc của sổ cái

Sổ cái bao gồm nhiều tài khoản, được tổ chức theo một hệ thống mã số tài khoản (Chart of Accounts). Mỗi tài khoản trong sổ cái có:

1. Tên tài khoản: Ví dụ: Tiền mặt, Khoản phải thu, Doanh thu bán hàng.
2. Mã số tài khoản: Để dễ dàng phân loại và truy xuất.
3. Số dư đầu kỳ: Số tiền còn lại từ kỳ kế toán trước.
4. Các giao dịch: Bao gồm các bút toán ghi Nợ (Debit) hoặc Có (Credit).
5. Số dư cuối kỳ: Số dư sau khi đã cộng/trừ tất cả các giao dịch trong kỳ.

Ví dụ minh họa

Một giao dịch mua hàng:

• Doanh nghiệp mua nguyên liệu thô trị giá 10.000.000 VND bằng tiền mặt. Giao dịch này sẽ được ghi như sau:

Ý nghĩa:

• Tài khoản Nguyên liệu tăng thêm 10.000.000 (ghi Nợ).
• Tài khoản Tiền mặt giảm đi 10.000.000 (ghi Có).

Phân loại tài khoản trong sổ cái

1. Tài sản (Assets):
   • Bao gồm: Tiền mặt, Khoản phải thu, Hàng tồn kho, Tài sản cố định.
2. Nợ phải trả (Liabilities):
   • Bao gồm: Khoản phải trả, Vay nợ, Thuế phải nộp.
3. Vốn chủ sở hữu (Equity):
   • Bao gồm: Vốn góp, Lợi nhuận chưa phân phối.
4. Doanh thu (Revenue):
   • Bao gồm: Doanh thu bán hàng, Doanh thu dịch vụ.
5. Chi phí (Expenses):
   • Bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu, Chi phí vận hành, Chi phí lương.

Sổ cái trong VHTerp

Trong VHTerp, Sổ cái (General Ledger) được tự động cập nhật khi có các giao dịch như:

• Bán hàng (Sales Invoice).
• Mua hàng (Purchase Invoice).
• Thanh toán (Payment Entry).
• Ghi nhận chi phí hoặc điều chỉnh tài sản.

Báo cáo Sổ cái trong VHTerp:

• Cho phép bạn xem chi tiết từng tài khoản.
• Hiển thị số dư đầu kỳ, các bút toán phát sinh, và số dư cuối kỳ.
• Hỗ trợ xuất dữ liệu để phân tích.