Phân chia sổ cái

Trong một công ty có thể có nhiều sổ cái (Ledgers), nhưng thường chỉ có một sổ cái tổng hợp (General Ledger). Điều này phụ thuộc vào cách tổ chức kế toán và các yêu cầu quản lý tài chính cụ thể của công ty. Dưới đây là các trường hợp và giải thích chi tiết:

1. Sổ cái tổng hợp (General Ledger)

• Tổng hợp tất cả các giao dịch tài chính của công ty.
• Đây là sổ cái chính, lưu giữ toàn bộ dữ liệu kế toán liên quan đến tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí.
• Là cơ sở để lập báo cáo tài chính và phân tích toàn diện về tình hình tài chính của doanh nghiệp.

2. Sổ cái chi tiết hoặc sổ cái bổ sung (Subsidiary Ledgers)

Ngoài sổ cái tổng hợp, các doanh nghiệp thường sử dụng các sổ cái chi tiết để quản lý giao dịch liên quan đến các khía cạnh cụ thể:

• Sổ công nợ phải thu (Accounts Receivable Ledger): Theo dõi chi tiết giao dịch của từng khách hàng.
• Sổ công nợ phải trả (Accounts Payable Ledger): Theo dõi giao dịch với từng nhà cung cấp.
• Sổ tài sản cố định (Fixed Assets Ledger): Quản lý các giao dịch liên quan đến tài sản cố định.
• Sổ tồn kho (Inventory Ledger): Theo dõi chi tiết hàng tồn kho và các giao dịch liên quan.

Mối quan hệ với General Ledger:

• Các sổ cái chi tiết này thường được kết nối với General Ledger. Số liệu tổng hợp từ các sổ chi tiết được chuyển vào sổ cái tổng hợp để lập báo cáo tài chính.

3. Sổ cái theo chi nhánh, bộ phận hoặc dự án

Trong các công ty lớn, có thể có nhiều sổ cái tổng hợp riêng biệt để quản lý tài chính của từng:

• Chi nhánh: Ví dụ, một công ty có chi nhánh tại Hà Nội, TP.HCM, và Đà Nẵng, mỗi nơi có sổ cái riêng.
• Bộ phận hoặc phòng ban: Ví dụ, sổ cái cho bộ phận sản xuất, sổ cái cho bộ phận kinh doanh.
• Dự án: Nếu công ty triển khai nhiều dự án lớn, mỗi dự án có thể có sổ cái riêng để quản lý tài chính.

Lợi ích:

• Dễ dàng theo dõi hiệu quả hoạt động của từng chi nhánh, bộ phận hoặc dự án.
• Đáp ứng yêu cầu pháp lý nếu công ty hoạt động ở nhiều khu vực có quy định kế toán khác nhau.

4. Sổ cái đa tiền tệ

• Trong các doanh nghiệp hoạt động quốc tế, có thể có các sổ cái theo tiền tệ khác nhau, như USD, EUR, hoặc VND.
• VHTerp hỗ trợ tính năng sổ cái đa tiền tệ, trong đó General Ledger sẽ lưu trữ số liệu bằng tiền tệ gốc (functional currency) và chuyển đổi ra các tiền tệ khác nếu cần.

Tóm lại:

• Một công ty thường có một sổ cái tổng hợp (General Ledger).
• Ngoài ra, có thể có nhiều sổ cái bổ sung hoặc chi tiết (Subsidiary Ledgers) cho các khía cạnh cụ thể như công nợ, tồn kho, tài sản cố định.
• Đối với công ty lớn hoặc đa chi nhánh, có thể triển khai nhiều sổ cái tổng hợp riêng biệt, nhưng vẫn cần tổng hợp dữ liệu vào một báo cáo tài chính chung.

Việc sử dụng nhiều sổ cái phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, cách tổ chức tài chính và yêu cầu quản lý. Trong VHTerp, hệ thống hỗ trợ rất tốt việc quản lý nhiều sổ cái thông qua các cấu hình như Cost Center, Project, Multi-Currency, và Warehouse Management.