Common Party Accounting - Kế toán đối tác chung

Common Party Accounting trong VHTerp là một tính năng hỗ trợ việc quản lý kế toán và giao dịch tài chính liên quan đến các đối tác (Party) được chia sẻ bởi nhiều công ty (Company) trong cùng một tổ chức.

---

Giải thích chi tiết:

1. Party (Đối tác):

   • Party trong VHTerp là các bên giao dịch như Customer (Khách hàng), Supplier (Nhà cung cấp), hoặc Employee (Nhân viên).
   • Đối tác có thể thực hiện giao dịch với nhiều công ty trong tổ chức của bạn.

2. Common Party Accounting (Kế toán đối tác chung):

   • Tính năng này cho phép gộp chung các tài khoản công nợ (Receivables hoặc Payables) của một đối tác trong một tài khoản chung, thay vì tạo tài khoản riêng cho từng công ty.
   • Điều này giúp dễ dàng quản lý giao dịch và tài khoản của đối tác nếu họ liên quan đến nhiều công ty trong cùng một tổ chức.

3. Hoạt động như thế nào?

   • Khi Common Party Accounting được bật:
     • Hệ thống sẽ tạo ra một tài khoản chung (Common Ledger) cho mỗi đối tác.
     • Mọi giao dịch liên quan đến đối tác đó (dù thuộc công ty nào) sẽ được ghi nhận vào tài khoản chung.
   • Nếu tính năng này không bật, mỗi công ty sẽ có các tài khoản riêng biệt cho cùng một đối tác.

---

Ưu điểm:

• Dễ dàng tổng hợp dữ liệu: Cho phép xem tổng công nợ hoặc công nhận của một đối tác trên toàn bộ tổ chức.
• Đơn giản hóa quản lý: Giảm sự phức tạp trong quản lý tài khoản và giao dịch tài chính.
• Tiết kiệm thời gian: Không cần tạo tài khoản riêng cho từng đối tác với mỗi công ty.

---

Nhược điểm:

• Có thể làm mất đi tính minh bạch chi tiết của từng công ty nếu không sử dụng hệ thống báo cáo đúng cách.
• Phù hợp với các tổ chức chia sẻ cùng một hệ thống tài khoản, nhưng có thể không phù hợp với các công ty hoàn toàn độc lập về tài chính.

Ví dụ về Common Party Accounting trong VHTerp

Tình huống:
Công ty ABC Group có 2 công ty con:

1. Công ty A (Chuyên về sản xuất).
2. Công ty B (Chuyên về phân phối).

Cả hai công ty đều giao dịch với một nhà cung cấp XYZ Supplies.

---

Trường hợp 1: Không sử dụng Common Party Accounting

• Công ty A và Công ty B sẽ có tài khoản công nợ riêng cho XYZ Supplies.
• Giao dịch được ghi nhận riêng biệt trong từng công ty:
  • Công ty A nợ XYZ Supplies 100 triệu VND.
  • Công ty B nợ XYZ Supplies 200 triệu VND.
• Khi kiểm tra tài khoản, bạn phải vào từng công ty để biết tổng số tiền phải trả cho XYZ Supplies.

Công ty	Nhà cung cấp	Số tiền (VND)
Công ty A	XYZ Supplies	100 triệu
Công ty B	XYZ Supplies	200 triệu

⟹ Tổng số tiền phải trả cho XYZ Supplies là 300 triệu, nhưng bạn phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều tài khoản khác nhau.

---

Trường hợp 2: Sử dụng Common Party Accounting

• Công ty A và Công ty B chia sẻ một tài khoản chung cho XYZ Supplies.
• Mọi giao dịch liên quan đến XYZ Supplies sẽ được ghi nhận vào tài khoản chung (Common Ledger):
  • Công ty A mua nguyên liệu, nợ 100 triệu VND.
  • Công ty B mua hàng phân phối, nợ 200 triệu VND.
• Khi kiểm tra tài khoản chung của XYZ Supplies, bạn sẽ thấy ngay tổng nợ là 300 triệu VND.

Nhà cung cấp	Số tiền từ Công ty A (VND)	Số tiền từ Công ty B (VND)	Tổng cộng (VND)
XYZ Supplies	100 triệu	200 triệu	300 triệu

⟹ Báo cáo tài chính hiển thị tổng nợ của XYZ Supplies trên toàn tổ chức, giúp việc quản lý dễ dàng hơn.

---

Lợi ích của Common Party Accounting trong ví dụ này:

1. Tổng hợp dễ dàng: Dễ dàng biết được tổng số tiền mà tổ chức đang nợ nhà cung cấp XYZ Supplies, thay vì phải kiểm tra từng công ty.
2. Giảm bớt sự trùng lặp: Không cần tạo tài khoản công nợ riêng biệt cho cùng một nhà cung cấp trong từng công ty.
3. Quản lý hiệu quả: Khi thanh toán, bạn có thể quyết định thanh toán từ một hoặc nhiều công ty dựa trên số dư trong tài khoản.

---

Lưu ý:

• Khi sử dụng Common Party Accounting, bạn cần đảm bảo báo cáo tài chính của từng công ty vẫn minh bạch.
• VHTerp hỗ trợ phân tích giao dịch theo từng công ty ngay cả khi dùng tài khoản chung, nhờ các trường như Cost Center hoặc Company trong bút toán.