Exchange Gain / Loss - Chênh lệch tỷ giá hối đoái

Exchange Gain / Loss (Chênh lệch tỷ giá hối đoái) trong VHTerp là một tính năng kế toán ghi nhận sự chênh lệch giá trị phát sinh do thay đổi tỷ giá hối đoái khi thực hiện giao dịch bằng ngoại tệ. Điều này xảy ra khi giá trị đồng tiền thay đổi giữa thời điểm giao dịch được ghi nhận và thời điểm thanh toán thực tế.

Cách hoạt động của Exchange Gain / Loss:

1. Exchange Gain (Lãi tỷ giá hối đoái):
   Xảy ra khi tỷ giá hối đoái thay đổi theo hướng có lợi cho doanh nghiệp. Ví dụ:

   • Bạn tạo một hóa đơn phải thu khách hàng với tỷ giá 1 USD = 23,000 VND. Khi khách hàng thanh toán, tỷ giá tăng lên 1 USD = 24,000 VND. Do đó, bạn nhận được nhiều tiền hơn so với dự kiến ban đầu, dẫn đến lãi tỷ giá.

2. Exchange Loss (Lỗ tỷ giá hối đoái):
   Xảy ra khi tỷ giá hối đoái thay đổi theo hướng bất lợi cho doanh nghiệp. Ví dụ:

   • Bạn tạo một hóa đơn phải trả nhà cung cấp với tỷ giá 1 USD = 23,000 VND. Khi bạn thanh toán, tỷ giá giảm xuống 1 USD = 22,000 VND. Điều này dẫn đến lỗ tỷ giá.

Trong VHTerp, Exchange Gain / Loss được ghi nhận như thế nào?

1. Khi ghi nhận giao dịch ban đầu:

   • Khi tạo một Sales Invoice (Hóa đơn bán hàng) hoặc Purchase Invoice (Hóa đơn mua hàng) bằng ngoại tệ, hệ thống sẽ ghi nhận giá trị giao dịch dựa trên tỷ giá hối đoái tại thời điểm giao dịch.

2. Khi thanh toán:

   • Khi thực hiện thanh toán (Payment Entry), VHTerp sẽ so sánh tỷ giá tại thời điểm thanh toán với tỷ giá tại thời điểm ghi nhận giao dịch ban đầu.
   • Nếu có chênh lệch, VHTerp sẽ tự động ghi nhận khoản Exchange Gain hoặc Exchange Loss.

3. Ghi nhận trong sổ cái (Ledger):

   • Lãi tỷ giá được ghi vào tài khoản Exchange Gain Account.
   • Lỗ tỷ giá được ghi vào tài khoản Exchange Loss Account.
   • Các tài khoản này có thể được cấu hình trong Chart of Accounts (Sơ đồ tài khoản).

Ví dụ minh họa:

Tình huống:

• Bạn tạo một hóa đơn bán hàng cho khách hàng nước ngoài:

  • Số tiền: 1,000 USD.
  • Tỷ giá tại thời điểm ghi nhận hóa đơn: 1 USD = 23,000 VND → Tổng giá trị: 23,000,000 VND.

• Khi khách hàng thanh toán, tỷ giá hối đoái thay đổi:

  • Tỷ giá tại thời điểm thanh toán: 1 USD = 24,000 VND → Tổng giá trị thực nhận: 24,000,000 VND.

Kết quả:

• Exchange Gain = 24,000,000 VND - 23,000,000 VND = 1,000,000 VND.
• VHTerp sẽ tự động ghi nhận khoản lãi này vào tài khoản Exchange Gain Account.

Cách thiết lập Exchange Gain / Loss trong VHTerp:

1. Cấu hình tài khoản:

   • Trong Chart of Accounts, tạo các tài khoản như:
     • Exchange Gain Account (Thu nhập từ chênh lệch tỷ giá).
     • Exchange Loss Account (Chi phí từ chênh lệch tỷ giá).

2. Liên kết tài khoản trong cài đặt hệ thống:

   • Vào Accounts Settings.
   • Chỉ định các tài khoản cho Exchange Gain Account và Exchange Loss Account.

3. Kiểm tra giao dịch:

   • Khi thực hiện thanh toán, hệ thống sẽ tự động tính toán chênh lệch và ghi nhận vào các tài khoản tương ứng.

Báo cáo liên quan đến Exchange Gain / Loss:

VHTerp cung cấp các báo cáo như:

• Profit and Loss Statement: Hiển thị tổng hợp lãi/lỗ tỷ giá hối đoái.
• General Ledger: Hiển thị chi tiết các bút toán liên quan đến chênh lệch tỷ giá.

Tóm lại:

Exchange Gain / Loss trong VHTerp là cách ghi nhận các khoản lãi/lỗ phát sinh do biến động tỷ giá hối đoái trong các giao dịch ngoại tệ, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả hơn trong môi trường kinh doanh toàn cầu.