Timesheet - Bảng chấm công

Đây là một tính năng cho phép doanh nghiệp tạo hóa đơn dựa trên thời gian làm việc của nhân viên, thường được sử dụng trong các dịch vụ hoặc dự án tính phí theo giờ (ví dụ, dịch vụ tư vấn, thiết kế, phát triển phần mềm, hoặc công việc theo hợp đồng).

Cách hoạt động của Time Sheet khi tạo hóa đơn trong VHTerp:

1. Ghi nhận giờ làm việc (Time Entries): Khi nhân viên thực hiện công việc, họ ghi lại số giờ làm việc trong bảng chấm công (Time Sheet). Các giờ làm việc này có thể được phân bổ cho các dự án hoặc công việc cụ thể.

2. Liên kết với Service Item: Các giờ làm việc trong Time Sheet thường sẽ liên kết với một Service Item (Mặt hàng dịch vụ) mà công ty cung cấp. Ví dụ: dịch vụ tư vấn, phát triển phần mềm, hoặc các dịch vụ khác.

3. Tạo hóa đơn (Invoice): Khi bảng chấm công đã được hoàn thành và xác nhận, người dùng có thể tạo hóa đơn từ bảng chấm công này. Hệ thống VHTerp sẽ sử dụng các thông tin từ bảng chấm công (ví dụ, số giờ làm việc và rate - giá dịch vụ theo giờ) để tự động tạo một hóa đơn cho khách hàng.

4. Tính toán chi phí: VHTerp sẽ tính toán số tiền cần phải thanh toán dựa trên số giờ làm việc ghi nhận trong bảng chấm công và giá dịch vụ đã được thiết lập (rate).

5. Gửi hóa đơn: Hóa đơn sẽ được tạo và có thể được gửi cho khách hàng để thu tiền cho các dịch vụ đã cung cấp.

Ví dụ:

• Một công ty tư vấn có thể theo dõi số giờ làm việc của nhân viên qua bảng chấm công (Time Sheet).
• Khi nhân viên làm việc 10 giờ cho khách hàng A, họ ghi nhận 10 giờ vào bảng chấm công.
• Dựa trên số giờ và mức giá đã thiết lập (ví dụ: 100 nghìn/giờ), hệ thống sẽ tạo một hóa đơn trị giá 1.000.000 cho khách hàng A.

Lợi ích:

• Giúp tính toán và tạo hóa đơn chính xác cho các dịch vụ tính theo giờ.
• Tự động hóa quá trình tạo hóa đơn dựa trên thời gian thực tế làm việc.
• Giảm thiểu sai sót trong việc tính toán chi phí hoặc hóa đơn khi không cần nhập thông tin thủ công.