GL Entry (General Ledger Entry) Bút toán sổ cái

Trong VHTerp, GL Entry (General Ledger Entry) là một loại Doctype đóng vai trò trung tâm trong hệ thống kế toán. Đây là nơi ghi nhận các giao dịch kế toán chi tiết trong Sổ Cái (General Ledger) của doanh nghiệp. Mỗi GL Entry đại diện cho một mục ghi nợ hoặc ghi có tương ứng với một tài khoản cụ thể, đảm bảo rằng các giao dịch luôn tuân thủ nguyên tắc cân đối kế toán (debits = credits).

---

Vai trò của GL Entry trong VHTerp:

1. Ghi nhận giao dịch tài chính:

   • Mỗi giao dịch kế toán (như hóa đơn, thanh toán, bút toán điều chỉnh) sẽ tạo ra một hoặc nhiều mục GL Entry để ghi nhận tác động của giao dịch lên các tài khoản.

2. Cấu thành sổ cái kế toán:

   • GL Entry là nền tảng để xây dựng Sổ cái tài khoản (Ledger), cho phép theo dõi số dư của từng tài khoản.

3. Đảm bảo tính minh bạch và chính xác:

   • Tất cả các giao dịch đều được ghi nhận rõ ràng với chi tiết như tài khoản, số tiền, loại giao dịch (Nợ/Có), ngày tháng, và tham chiếu liên quan.

---

Các trường dữ liệu quan trọng trong Doctype GL Entry:

1. Account:

   • Tên tài khoản kế toán liên quan đến giao dịch (ví dụ: Ngân hàng, Doanh thu, Chi phí).

2. Posting Date:

   • Ngày ghi nhận giao dịch.

3. Debit (Nợ):

   • Số tiền được ghi vào bên Nợ của tài khoản.

4. Credit (Có):

   • Số tiền được ghi vào bên Có của tài khoản.

5. Voucher Type và Voucher No:

   • Loại chứng từ tạo ra GL Entry (ví dụ: Sales Invoice, Payment Entry) và số chứng từ tham chiếu.

6. Party Type và Party:

   • Thông tin về bên liên quan, như Customer (Khách hàng) hoặc Supplier (Nhà cung cấp).

7. Cost Center:

   • Trung tâm chi phí liên quan đến giao dịch, nếu áp dụng.

8. Against Account:

   • Tài khoản đối ứng trong giao dịch.

9. Company:

   • Tên công ty thực hiện giao dịch (quan trọng khi có nhiều công ty trong cùng hệ thống ERPNext).

10. Is Cancelled:

• Cờ đánh dấu nếu GL Entry bị hủy bỏ.

---

Cách GL Entry hoạt động trong VHTerp:

1. Tự động tạo:

   • GL Entry được tạo tự động khi thực hiện các giao dịch kế toán, chẳng hạn như:
     • Tạo hóa đơn bán hàng (Sales Invoice).
     • Thanh toán (Payment Entry).
     • Nhập kho hoặc xuất kho (Stock Entry).

2. Cân đối kế toán:

   • Với mỗi giao dịch, tổng số tiền Debit phải bằng tổng số tiền Credit để đảm bảo cân đối kế toán.

3. Liên kết với các module khác:

   • GL Entry không chỉ liên quan đến các giao dịch kế toán mà còn được tích hợp với các module như Stock, Payroll, và Assets, đảm bảo mỗi giao dịch đều được phản ánh trong sổ cái.

---

Ví dụ về GL Entry trong ERPNext:

Ví dụ 1: Ghi nhận hóa đơn bán hàng (Sales Invoice):

• Hóa đơn bán hàng trị giá 10,000,000 VNĐ.
• Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt.

Các GL Entry được tạo ra:

Account	Debit (Nợ)	Credit (Có)	Details
Accounts Receivable	10,000,000		Ghi nhận doanh thu bán hàng
Sales Income		10,000,000	Ghi nhận doanh thu

---

Ví dụ 2: Thanh toán hóa đơn (Payment Entry):

• Khách hàng thanh toán hóa đơn 10,000,000 VNĐ.

Các GL Entry được tạo ra:

Account	Debit (Nợ)	Credit (Có)	Details
Bank Account	10,000,000		Tiền vào tài khoản ngân hàng
Accounts Receivable		10,000,000	Xóa nợ khách hàng

---

Lợi ích của GL Entry trong ERPNext:

1. Quản lý dữ liệu kế toán tập trung:

   • Tất cả các giao dịch được ghi nhận một cách chi tiết và có tổ chức.

2. Hỗ trợ báo cáo tài chính:

   • Dựa trên GL Entry, bạn có thể tạo các báo cáo như:
     • Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet).
     • Báo cáo kết quả kinh doanh (Profit and Loss Statement).

3. Dễ dàng đối chiếu và kiểm tra:

   • Mỗi GL Entry đều liên kết với các chứng từ gốc, giúp bạn dễ dàng kiểm tra và đối chiếu.

---

Dịch sang tiếng Việt:

• GL Entry: "Bút toán sổ cái" hoặc "Mục nhập sổ cái".
• Debit: "Ghi Nợ".
• Credit: "Ghi Có".

GL Entry là thành phần cốt lõi để ERPNext quản lý và xử lý các giao dịch kế toán một cách chính xác và minh bạch.