Perpetual Inventory - Quản lý Tồn kho Thường xuyên

"Perpetual Inventory" là một tùy chọn trong VHTerp được sử dụng để quản lý tồn kho theo phương pháp kế toán Perpetual Inventory (Hàng tồn kho thường xuyên). Khi kích hoạt tùy chọn này, hệ thống sẽ tự động cập nhật giá trị hàng tồn kho trong sổ cái kế toán bất cứ khi nào có giao dịch liên quan đến kho hàng, như nhập kho, xuất kho, hoặc điều chỉnh tồn kho.

Cơ chế của Perpetual Inventory

• Tự động hóa ghi sổ kế toán:

  • Hệ thống tự động ghi nhận giá trị hàng hóa nhập/xuất vào các tài khoản liên quan, như:
    • Stock In Hand Account (Tài khoản Hàng tồn kho).
    • Cost of Goods Sold Account (Tài khoản Giá vốn hàng bán).
    • Expense Account (Tài khoản Chi phí).
  • Các bút toán được ghi ngay khi có giao dịch xảy ra.

• Không cần điều chỉnh cuối kỳ:

  • Với phương pháp này, giá trị tồn kho luôn được cập nhật chính xác trong sổ sách, giúp loại bỏ nhu cầu thực hiện bút toán điều chỉnh cuối kỳ để phản ánh giá trị tồn kho.

Lợi ích của việc bật Perpetual Inventory

1. Độ chính xác cao:

   • Giá trị hàng tồn kho và giá vốn luôn được theo dõi theo thời gian thực.
   • Hỗ trợ đưa ra các quyết định kinh doanh nhanh chóng và chính xác.

2. Tích hợp với kế toán:

   • Giao dịch kho hàng được liên kết trực tiếp với kế toán, giúp đảm bảo sự đồng nhất giữa dữ liệu kho và sổ sách kế toán.

3. Giảm khối lượng công việc cuối kỳ:

   • Không cần phải thực hiện các bút toán điều chỉnh cuối kỳ cho hàng tồn kho.

4. Báo cáo chính xác:

   • Các báo cáo như Balance Sheet (Bảng cân đối kế toán) và Profit and Loss Statement (Báo cáo lãi lỗ) luôn phản ánh chính xác giá trị hàng tồn kho.

Cách bật "Enable Perpetual Inventory"

1. Điều hướng đến Company Settings:
   • Vào Accounting > Settings > Company.
2. Bật tùy chọn:
   • Tìm mục Enable Perpetual Inventory và đánh dấu vào ô kiểm.
3. Cấu hình các tài khoản liên quan:
   • Đảm bảo các tài khoản như Stock In Hand Account, Expense Account, và Cost of Goods Sold Account đã được cấu hình đúng cách trong Chart of Accounts.
4. Lưu lại:
   • Nhấn Save để áp dụng cài đặt.

Lưu ý quan trọng

1. Chỉ nên bật khi cần thiết:

   • Nếu doanh nghiệp có quy trình kế toán đơn giản hoặc không cần quản lý chi tiết hàng tồn kho, bạn có thể không cần bật tùy chọn này.

2. Cần cấu hình chính xác tài khoản:

   • Nếu các tài khoản liên quan không được thiết lập đúng, hệ thống có thể ghi nhận sai giá trị hàng tồn kho hoặc chi phí.

3. Ảnh hưởng đến báo cáo:

   • Khi bật tùy chọn này, tất cả giao dịch kho sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính. Đảm bảo kiểm tra kỹ trước khi áp dụng.