Hold Invoice - Đóng băng hóa đơn

Hold Invoice trong VHTerp là một tính năng cho phép bạn tạm dừng hoặc đóng băng một hóa đơn bán hàng (Sales Invoice) hoặc hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice) trước khi nó được hoàn tất và ghi nhận trong hệ thống. Khi một hóa đơn được Hold, nó sẽ không được xử lý tiếp, ví dụ như không thể thanh toán, không thể ghi nhận doanh thu, hay không thể liên quan đến bất kỳ quy trình tài chính nào cho đến khi nó được tháo hold.

Giải thích chi tiết về Hold Invoice:

1. Lý do sử dụng Hold Invoice:

   • Xác nhận lại thông tin: Nếu có sự không rõ ràng hoặc cần xác nhận thông tin trên hóa đơn, bạn có thể tạm dừng hóa đơn để kiểm tra lại các chi tiết như số lượng, giá cả, thuế suất, v.v.
   • Điều chỉnh giá trị hóa đơn: Khi có thay đổi về giá trị hóa đơn hoặc các khoản chi phí liên quan, bạn có thể đặt hóa đơn vào trạng thái Hold để tránh việc ghi nhận tài chính trước khi các thay đổi được thực hiện.
   • Kiểm tra thủ tục nội bộ: Hóa đơn có thể cần phải phê duyệt từ một bộ phận khác (ví dụ, bộ phận tài chính hoặc bộ phận mua hàng) trước khi có thể tiến hành các bước tiếp theo.

2. Ảnh hưởng khi Hold Invoice:

   • Không thể thanh toán: Một hóa đơn đang ở trạng thái Hold không thể được thanh toán cho đến khi nó được tháo bỏ trạng thái này.
   • Không ảnh hưởng đến báo cáo tài chính: Vì hóa đơn chưa được hoàn tất, các số liệu về hóa đơn sẽ không được tính vào báo cáo tài chính hoặc các báo cáo thuế cho đến khi hóa đơn được xử lý hoàn tất.
   • Không liên quan đến các bước xử lý khác: Các quy trình tiếp theo như giao hàng, xuất kho, hay các quy trình khác cũng bị tạm dừng cho đến khi hóa đơn được bỏ Hold.

3. Thao tác trong VHTerp:

   • Trong VHTerp, bạn có thể đặt một hóa đơn vào trạng thái Hold bằng cách sử dụng tùy chọn Hold Invoice trên giao diện của hóa đơn khi tạo hoặc sửa một hóa đơn.
   • Khi hóa đơn đã được Hold, người dùng có thể kiểm tra lại và điều chỉnh thông tin, hoặc đợi phê duyệt từ các bộ phận liên quan. Sau khi các điều chỉnh hoàn tất, hóa đơn có thể được tháo hold và tiếp tục quá trình xử lý.

Ví dụ thực tế về Hold Invoice:

• Trong bán hàng: Giả sử một khách hàng đặt hàng với một số lượng lớn và có yêu cầu về chiết khấu đặc biệt. Bộ phận bán hàng có thể tạo một hóa đơn nhưng tạm thời Hold Invoice để chờ phê duyệt từ bộ phận quản lý cấp cao trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng.
• Trong mua hàng: Công ty có thể nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp với thông tin chưa rõ ràng hoặc sai lệch. Bộ phận mua hàng có thể Hold Invoice để yêu cầu chỉnh sửa trước khi tiếp tục thanh toán.

Lợi ích của tính năng Hold Invoice:

• Kiểm soát chất lượng và chính xác hóa đơn: Giúp đảm bảo rằng các hóa đơn chỉ được xử lý khi mọi thông tin đã chính xác.
• Quản lý quy trình nội bộ hiệu quả: Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc phê duyệt các hóa đơn và quản lý chúng một cách hợp lý.
• Tránh sai sót tài chính: Việc sử dụng Hold Invoice giúp ngăn ngừa việc thanh toán hoặc ghi nhận doanh thu sai, ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của công ty.

Kết luận:

Hold Invoice trong VHTerp là công cụ giúp kiểm soát quá trình xử lý hóa đơn, đảm bảo rằng hóa đơn chỉ được ghi nhận khi mọi thông tin đều đúng và các phê duyệt cần thiết đã được thực hiện.