VHThr - Default Expense Claim Payable Account - Tài Khoản Mặc Định Phải Trả cho Yêu Cầu Hoàn Trả Chi Phí

Default Expense Claim Payable Account trong module VHTHR của VHTerp là tài khoản kế toán mặc định dùng để ghi nhận các khoản chi phí phải trả (Expense Claims) khi nhân viên yêu cầu hoàn trả chi phí. Đây là một phần của hệ thống quản lý kế toán tích hợp trong VHTerp, giúp tự động hóa việc hạch toán các khoản phải trả liên quan đến chi phí nhân viên.

Chi tiết về Default Expense Claim Payable Account:

1. Mục đích:

   • Ghi nhận các chi phí mà công ty đã hoặc sẽ phải thanh toán cho nhân viên.
   • Là một tài khoản Payable (Tài khoản phải trả), thường được sử dụng để quản lý các khoản hoàn trả.

2. Chức năng:

   • Khi một Expense Claim (Yêu cầu hoàn trả chi phí) được gửi bởi nhân viên và được phê duyệt, chi phí này sẽ được ghi nhận vào tài khoản mặc định đã thiết lập.
   • Sau khi công ty thực hiện thanh toán, số dư của tài khoản này sẽ giảm tương ứng.

3. Tích hợp tự động:

   • Hệ thống sẽ tự động chọn tài khoản mặc định này trong mọi giao dịch liên quan đến yêu cầu hoàn trả chi phí, trừ khi bạn chỉ định một tài khoản khác.

Cài đặt trong VHTerp:

1. Vị trí cài đặt:

   • Bạn có thể cài đặt Default Expense Claim Payable Account trong phần thiết lập Nhân sự và Tiền lương hoặc Company Settings.

2. Cách cài đặt:

   • Truy cập Accounts Settings hoặc Nhân sự và tiền lương.
   • Tìm trường Default Expense Claim Payable Account.
   • Chọn tài khoản phải trả từ danh sách tài khoản kế toán.

3. Ví dụ:

   • Một tài khoản phổ biến được sử dụng là Employee Payables (Phải trả nhân viên), giúp quản lý toàn bộ chi phí phải trả liên quan đến nhân viên.

Quy trình làm việc:

1. Nhân viên gửi yêu cầu hoàn trả chi phí:

   • Nhân viên nộp yêu cầu hoàn trả qua module Expense Claim, kèm theo các chi tiết như hóa đơn, lý do chi phí, và số tiền.

2. Phê duyệt yêu cầu:

   • Bộ phận liên quan (như HR hoặc kế toán) phê duyệt yêu cầu.
   • VHTerp sẽ tự động ghi nhận số tiền phải trả vào Default Expense Claim Payable Account.

3. Thanh toán:

   • Sau khi phê duyệt, kế toán thực hiện thanh toán cho nhân viên.
   • Giao dịch thanh toán sẽ giảm số dư trong tài khoản Payable.

Dịch sang tiếng Việt:

Default Expense Claim Payable Account có thể được dịch là "Tài Khoản Mặc Định Phải Trả cho Yêu Cầu Hoàn Trả Chi Phí".

• Đây là tài khoản mặc định dùng để ghi nhận các khoản chi phí mà công ty cần hoàn trả cho nhân viên.
• Tên thường dùng trong kế toán Việt Nam có thể là "Tài khoản phải trả nhân viên" hoặc "Chi phí nhân viên chờ thanh toán".

Ví dụ minh họa:

Giả sử nhân viên nộp yêu cầu hoàn trả chi phí mua vật liệu cho dự án với số tiền 5.000.000 VNĐ.

1. Yêu cầu được phê duyệt:

   • Số tiền 5.000.000 VNĐ được ghi nhận vào Default Expense Claim Payable Account.

2. Thanh toán:

   • Kế toán chuyển khoản thanh toán 5.000.000 VNĐ cho nhân viên.
   • Sau khi thanh toán, số dư của tài khoản giảm tương ứng.

Kết luận:

Default Expense Claim Payable Account là một công cụ tiện ích trong VHTerp, giúp quản lý tự động các khoản chi phí phải trả liên quan đến nhân viên. Việc sử dụng tài khoản này đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong việc theo dõi chi phí và thanh toán trong doanh nghiệp.