Opening Invoice - Hóa đơn mở đầu

Opening Invoice trong VHTerp

Khái niệm

• Opening Invoice là các hóa đơn được tạo để phản ánh các giao dịch chưa hoàn tất từ trước khi hệ thống VHTerp bắt đầu được sử dụng.
• Mục tiêu chính là ghi nhận các khoản công nợ (Accounts Receivable) hoặc khoản phải trả (Accounts Payable) còn tồn đọng tại thời điểm bắt đầu vận hành VHTerp.

Tại sao cần sử dụng Opening Invoice?

• Khi doanh nghiệp chuyển sang sử dụng VHTerp, cần nhập các dữ liệu tài chính ban đầu để hệ thống phản ánh chính xác tình trạng tài chính, bao gồm:
  • Các hóa đơn khách hàng chưa thanh toán.
  • Các hóa đơn nhà cung cấp chưa được thanh toán.
• Những hóa đơn này được gọi là Opening Invoice, giúp thiết lập số dư mở đầu trong hệ thống.

Quy trình hoạt động trong VHTerp

1. Kích hoạt chế độ số dư mở đầu (Opening Balance Mode):

   • Khi tạo hóa đơn, bật tùy chọn "Is Opening" để đánh dấu đây là hóa đơn mở đầu.
   • VHTerp không ghi nhận doanh thu hoặc chi phí từ các hóa đơn này vì chúng đã được ghi nhận trong hệ thống kế toán cũ.

2. Tạo hóa đơn mở đầu:

   • Customer Invoice (Hóa đơn khách hàng):
     • Ghi nhận số tiền mà khách hàng còn nợ doanh nghiệp.
     • Ví dụ: Khách hàng A còn nợ 10,000,000 VND.
   • Supplier Invoice (Hóa đơn nhà cung cấp):
     • Ghi nhận số tiền mà doanh nghiệp còn nợ nhà cung cấp.
     • Ví dụ: Nợ nhà cung cấp B 15,000,000 VND.

3. Không ảnh hưởng đến báo cáo doanh thu hoặc chi phí:

   • Hóa đơn mở đầu chỉ ảnh hưởng đến số dư tài khoản công nợ và không tác động đến báo cáo lãi lỗ.

4. Thanh toán hóa đơn mở đầu:

   • Khi khách hàng thanh toán hoặc doanh nghiệp trả tiền nhà cung cấp, bút toán thanh toán sẽ đóng hóa đơn mở đầu.

Ví dụ cụ thể

1. Nhập hóa đơn khách hàng chưa thanh toán

• Thông tin giao dịch:

  • Khách hàng A còn nợ 10,000,000 VND.
  • Ngày hóa đơn: 31/12/2024.

• Cách thực hiện trong VHTerp:

  • Tạo một Sales Invoice.
  • Chọn khách hàng A.
  • Bật tùy chọn "Is Opening" và nhập số dư 10,000,000 VND.
  • Ngày hóa đơn: 31/12/2024.

• Bút toán kế toán:

  • Nợ: 10,000,000 VND (Accounts Receivable - Công nợ phải thu).
  • Có: 10,000,000 VND (Opening Balance Adjustment - Điều chỉnh số dư mở đầu).

2. Thanh toán hóa đơn mở đầu

• Thông tin thanh toán:

  • Khách hàng A thanh toán 10,000,000 VND vào ngày 10/01/2025.

• Cách thực hiện trong VHTerp:

  • Tạo một Payment Entry.
  • Chọn hóa đơn mở đầu của khách hàng A.
  • Xác nhận thanh toán.

• Bút toán kế toán:

  • Nợ: 10,000,000 VND (Ngân hàng/Tiền mặt).
  • Có: 10,000,000 VND (Accounts Receivable - Công nợ phải thu).

Lưu ý khi sử dụng Opening Invoice

1. Chỉ sử dụng cho số dư mở đầu: Không dùng hóa đơn mở đầu cho các giao dịch mới.
2. Điều chỉnh tài khoản: VHTerp sử dụng tài khoản "Opening Balance Adjustment" để cân đối số dư mở đầu.
3. Kiểm tra dữ liệu: Đảm bảo số dư trong VHTerp khớp với sổ sách cũ sau khi nhập hóa đơn mở đầu.

Lợi ích của Opening Invoice

• Giúp khởi tạo hệ thống kế toán với dữ liệu chính xác.
• Đảm bảo thông tin công nợ và phải trả được quản lý đầy đủ từ ngày đầu vận hành VHTerp.
• Tạo điều kiện cho các báo cáo tài chính chính xác.